PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen

PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen: Mit Power Automate (ehm. Microsoft Flow) – Microsofts hauseigener “Low-Code” Plattform kannst du ganz einfach Business Prozesse digitalisieren und automatisieren. Wie der Name schon sagt, brauchst du dazu nicht einmal Programmierkenntnisse. Das schränkt die Nutzerbasis von Power Automate nicht nur auf die IT-Abteilung ein, sondern auch du kannst einen Flow erstellen! 

Überlege dir nur was du erreichen möchtest und welche Cloud-Dienste dazu brauchst. Wenn du das einmal hast, musst du nur noch einen Trigger (Bedingung) und die korrekte Reihenfolge definieren. 

Die Plattform bietet von Haus aus sehr viele Funktionen und Anbindungen an verschiedenste Cloud-Dienste. Dennoch gibt es einige Limitationen. Neulich hat uns ein Kunde die folgende Anforderung gestellt: Zu einem bestimmten Punkt im Flow soll der Benutzer eine Eingabe machen.

Um was geht es konkret?

Stell dir vor, du hast in der Buchhaltung ein Multifunktionsgerät mit integriertem Scanner. Nun scannen deine Mitarbeiter fleissig Dokumente ein. Diese sollen auf OneDrive gespeichert sein. Ein Jahr später suchst du eine bestimmte Rechnung. Du findest Sie nicht, weil in diesem Order hunderte von Dokumenten mit dem Namen “Scan-xxx.pdf” existieren. Kommt dir das bekannt vor? Genau so ging es jedenfalls unserem Kunden.

Flows eignen sich perfekt, um Dateien auf OneDrive zu manipulieren. Du kannst damit eine Datei umbenennen, verschieben, kopieren usw. Wie kannst du Flow dazu bringen dich während der Ausführung nach einem Dateinamen zu fragen? Geht das überhaupt?

Diese Frage habe ich mir auch gestellt. Als erstes habe ich mir alle Methoden zur Abfrage von Benutzereingaben angesehen. Damit du siehst wo man Power Automate einsetzen kann, stelle ich dir die möglichen Optionen kurz vor.

Option 1: Flow Button mit Eingabe am Anfang

Die einfachste Variante, wie du einen Benutzer nach einer Eingabe fragen kannst, ist die Erstellung eines „Buttons“. Flow Buttons erscheinen in der Mobile App von Power Automate. Mit Knopfdruck startet man manuell den Flow. Ein Button kann verschiedene Eingabefelder wie Text oder Zahlen enthalten. Mit dieser Methode kannst du beispielsweise eine Zeiterfassung realisieren. Die Werte, welche du so erfasst, kannst du von Flow in eine Excel Tabelle schreiben lassen. In meinem Fall soll der Flow aber automatisch laufen. Deshalb habe ich diese Option schnell wieder verworfen.

PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Eingaben beim Button können z.B. in eine Excel oder SharePoint Liste geschrieben werden.

 

Option 2: Approvals mit Kommentar

Eine andere Möglichkeit ist einen Genehmigungs-Prozess zu starten. Genehmigungen bieten sich dann an, wenn du basierend auf der Eingabe (Genehmigung oder Ablehnung) eine andere Aktion im Flow ausführen lassen möchtest. Optional bietet dir diese Methode auch ein Kommentarfeld, in welchem du einen Grund für die Genehmigung oder Ablehnung in Form eines Textfeldes mitgeben kannst. Auch diese Art von Benutzereingabe eignet sich leider nicht für mein Vorhaben. Deshalb habe ich auch einen ApprovalProzess nicht in Erwägung gezogen. 

PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Bei einer Genehmigung oder Ablehnung können optional Kommentare erfasst werden.

 

Option 3: E-Mail mit Optionen

Die dritte und Letzte Methode, welche du nutzen kannst, um Benutzereingaben während eines Flows abzurufen, sind E-Mails mit Optionen. Dabei sendet Flow eine E-Mail mit einer Auswahl an Links. Die Links werden in Form von Buttons dargestellt. Wird einer dieser Buttons angeklickt, wird die Auswahl von Power Automate registriert. Diese Methode bietet dir im Vergleich zu Option 2 den Vorteil, dass mehr Optionen als nur «Genehmigen» oder «Ablehnen» zur Verfügung stehen. Wenn es nur darum ginge, gescannte Dokumente zu klassifizieren, wäre dies eine tolle Lösung. Aber auch hier gibt es keine Möglichkeit zur Eingabe eines Freitextes. Meine Anforderung ist also immer noch nicht erfüllt. 

 

PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Im Beispiel werden die Optionen zur Klassifizierung von gescannten Dokumenten verwendet.

 

Option 4: Mussten wir zuerst erfinden: PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Ich habe noch nicht aufgegeben. Mit etwas Kreativität bin ich schlussendlich auf eine passable Lösung gekommen. Als Fan von Automatisierungen ist mir Siri Kurzbefehle (engl. Siri Shortcuts) kein Fremdwort. Die Siri Shortcuts sind eine Art lokale Flows welche direkt auf dem iPhone erstellt und ausgeführt werden. Das Prinzip dabei ist dasselbe wie bei Cloud-Flows. Sobald eine Bedingung erfüllt ist, wird eine Aktion ausgeführt. 

Grafische Darstellung des Ablaufs

So wirds gemacht PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen

Schritt 1 – Trigger: Neue Datei auf OneDrive

Der erste Flow wird ausgelöst, sobald der Scanner eine Datei auf OneDrive abspeichert. Danach schickt dir er Flow eine E-Mail in dein Postfach. Als Betreff wird die eindeutige ID der Datei mitgeschickt. Warum du dies so machen musst, sehen wir gleich im nächsten Schritt. 

New File Trigger

Der Flow prüft auf neue Dateien und schickt den Identifier der neuen Datei per E-Mail.

Schritt 2 – Siri Shortcut Automation

Auf dem iPhone erstellst du nun eine Automation. Diese willst du immer dann ausführen, wenn du eine neue E-Mail von Power Apps erhältst. Im Kurzbefehl definierst du anschliessend die Variabel “FileIdentifier” welche mit dem Betreff der empfangenen Nachricht abgefüllt wird. Die zweite Variabel “Text” musst du auf “Jedes Mal nachfragen” setzen. Du möchtest ja bei jeder Datei einen individuellen Namen angeben können.  

 

Siri Shortcut

Die Automation in den Siri Kurzbefehlen wird immer dann ausgeführt, wenn eine E-Mail erhalten wird.

So sieht es aus auf deinem iPhone aus. Du wirst aufgefordert die gescannte Datei zu benennen. Nach dem Ausführen der Push Meldung kannst du einen Dateinamen eingeben. Sobald du auf “Fertig” getippt hast wird deine Eingabe wieder per E-Mail übermittelt. Der File Identifier wird ebenfalls wieder mitgeschickt. Dadurch weiss Power Automate dann auch welche Datei umbenannt werden muss. 

 

Siri Shortcut Ausführen

Der Benutzer kann den gewünschten Dateinamen ganz einfach in sein Smart Phone eintippen oder sprechen.

 

Schritt 3 – Trigger: Neue Email in Ordner

Der zweite Flow wird ausgeführt, sobald eine Antwort-E-Mail von Siri erhalten wurde. Flow ruft dann die entsprechende Datei von OneDrive ab und benennt diese gemäss deiner Eingabe um. Damit deine Mailbox aufgeräumt bleibt werden zum Schluss beide E-Mails automatisch gelöscht. Diese sind nur Mittel zum Zweck. 

Et Voilà. Schon hast du einen Flow welcher Freitext-Eingaben und sogar Spracheingaben über dein Handy akzeptiert.  

Power Automate Low-Code Auszug

Mit dem übermittelten Dateinamen wird eine Variable initialisiert.

Datei umbenennen

Die Flow Variable DefinedFileName enthält nun den benutzerdefinierten Text.

 

Fazit

Es hat Spass gemacht das Projekt umzusetzen. Trotzdem sehe ich darin eher ein “Proof of Concept” als eine vollwertige Lösung. Siri Kurzbefehle können nicht zentral verwaltet werden was eine Skallierung ausser Frage setllt.

Das vorgestellte Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Der Abfragemechanismus lässt sich auch für alle anderen Zwecke einsetzen, bei welchen die drei Optionen „Button“, „Approval“ oder „E-Mail“ mit Optionen ungeeignet sind. 

In Online-Foren habe ich einige Beiträge zu diesem Thema gefunden. Deshalb haben wir uns dazu entschieden unsere Erkenntnisse mit euch zu teilen. Hoffentlich hilft unser Workaround auch dir weiter. 

Teams Meeting Zoom Funktion

Teams Meeting Zoom Funktion: Teams und Zoom sollten mittlerweile jedem einen Begriff sein, der seine Tage im Home Office verbringt. Dadurch sind Online Meetings mit Screen-Sharing längst an der Tagesordnung. Heute gehts um Zoom, aber um den effektiven Zoom und nicht die App.

Nicht alle haben jedoch auch einen grossen und hochauflösenden Monitor zuhause, wie man sich dies vom Büroarbeitsplatz gewohnt ist. Dennoch gibt es immer wieder Situationen, in denen man selbst mit Brille und bei gutem Licht nicht wirklich etwas auf dem geteilten Bildschirm der präsentierenden Person erkennen kann. Ganz egal ob es sich dabei um eine riesige Excel Liste, hunderte Zeilen von Code oder einfach nur um Meeting Notizen handelt, diesen Blog werden Sie lieben.

Verstecktes Feature Teams Meeting Zoom Funktion

Mit der Teams Meeting Zoom Funktion in Teams gibt es nämlich die versteckte Funktion, mit welcher man beim geteilten Bildschirm einer anderen Person hinein zoomen kann. Dies bedeutet, dass jeder Meeting Teilnehmer den Zoom Level individuell für sich selbst bestimmen kann.

Auf dem Desktop kann man in einem Teams Meeting in welchem der Bildschirm geteilt wird ganz einfach durch Drücken und Halten der CTRL Taste und bewegen des Scrollrads der Maus den Inhalt beliebig vergrössern oder verkleinern. Wenn man gerade keine Maus zur Hand hat und vielleicht nur am Laptop sitzt, kann die Funktion alternativ auch via Pinch to Zoom Geste auf dem Touchpad ausgeführt werden. Sobald man sich im Zoom Modus befindet, ist es möglich sich durch Drücken, Halten und Bewegen der linken Maustaste frei im vergrösserten Bereich der teilenden Person zu bewegen. Das Beste am Ganzen: die Zoom Einstellung hat keinen Einfluss auf den Bildschirm oder die Auflösung der teilenden Person. Diese kann den Inhalt normal und ungestört präsentieren und merkt nicht einmal, dass andere Teilnehmer die Zoom Funktion verwenden.

Meeting Zoom auf Mobile Apps

Multi Touch Zoom hingegen wird leider erst auf Smart Phones unterstützt und noch nicht auf PCs oder Laptops mit Touchscreen. Dies ist besonders nützlich, falls man unterwegs ist und via Teams Mobile App an einem Meeting teilnehmen muss.

Wir hoffen, dass dieses Feature auch Ihnen den Tag im Home Office erleichtert.

 

 
 
 
 

Microsoft Teams Extension Dialing

Microsoft Teams Extension Dialing

Bei klassischen Telefonanlagen war es oftmals so, dass eine Firma nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine eigene Direktnummer hatte. Vielmehr wurden die Anrufe über eine zentrale Nummer empfangen und dann an die internen Nebenstellen (Telefonapparate) innerhalb des Netzwerks verteilt.

Ähnlich wie man in Cloud deployments jeden einzelnen Benutzer lizenziert, vergibt man üblicherweise auch jedem Benutzer seine eigene Direktnummer. Dies ist meist auch kostentechnisch kein Problem, da viele Anbieter, wie auch wir, keine monatliche Gebühr pro Nummer erheben.

Es gibt dennoch Situationen, in welchen nicht jedem Mitarbeiter eine Nummer zugeteilt werden kann. Typische Beispiele sind Start-Ups welche mit wenigen Nummern beginnen und dann rasant wachsen oder Firmen welche seit Jahrzenten dieselben fünf Nummern besitzen und einfach keine fortlaufenden Nummern mehr verfügbar sind.

Aus technischer Sicht kann in Teams jede Nummer nur einmal zugewiesen sein. Das bedeutet, dass die Attribute der Benutzer in jedem Fall eindeutig sein müssen. In diesem Fall kann das sogenannte Microsoft Teams Extension Dialing die Rettung sein. Hierbei können mehreren Benutzern die Hauptnummer, gefolgt von einer Extension Nummer zugewiesen werden.

Mehrere Benutzer mit der Hauptnummer + eindeutiger Extension Nummer

Verhalten bei ausgehenden Anrufen

Die Rufnummer widerspiegelt sich dann auch entsprechend im Teams Client. Der Benutzer kann also somit sehen, welches seine Extension Nummer ist.

Nummer inkl. Extension im Teams Client

Bei ausgehenden Anrufen auf externe Nummern wird dann je nach Provider oder Gerät entweder nur die Hauptnummer oder die Hauptnummer + Extension angezeigt. Viele Firmen setzen ohnehin nach wie vor darauf, bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer oder die Nummer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wenn dies der Fall ist, bringt eine Implementation der Extension Nummern keinen Nachteil gegenüber der Zuweisung einer Direktnummer für jeden Benutzer.

Interne Anrufe

Ein Wechsel auf eine moderne Telefonie Plattform wie Microsoft Teams erfordert oftmals auch eine Umgewöhnung der Benutzer. Einige gewöhnen sich vielleicht schnell daran, die Kollegen/Innen neu per Namen, anstatt der Kurzwahl zu suchen, während andere vielleicht lieber wieder die drei oder vierstellige Kurzwahl eintippen würden. Auch das ist kein Problem.

Mit einer sogenannten Normalisierungs-Regel können Muster definiert werden (z.B. vierstellige Nummern) welche mit einer bestimmten Zahl beginnen und anschliessend in eine volle E.164 Rufnummer umgewandelt werden. Dies geschieht anhand einer Regular Expression (RegEx) welche die gewählte Nummer auf die Gültigkeit der Regel überprüft.

Beipsiel einer Normalization Rule

RegEx kann einem auf den ersten Blick ziemlich komplex und schwer zu lernen erscheinen. Daher hat Microsoft einen grafischen RegEx Wizard ins Teams Admin Center eingebaut mit welchem diese Regeln auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können.

In diesem Beispiel verwenden wir vierstellige stellige Kurzwahlen welche mit der Ziffer «4» beginnen, exakt vier Zeichen lang sind und normalisieren diese zu +4144512xxxx.

Dabei wird eigentlich nicht die Kurzwahl gewählt, sondern Sie wird lediglich am Ende des Präfixes «+4144512» angehängt. Deshalb braucht für diese Funktion trotzdem jeder Benutzer eine eigene Direktnummer. Teams erkennt automatisch, dass es sich dabei um eine Nummer handelt, welche einem internen Benutzer zugeordnet ist und es wird ein interner Teams Anruf aufgebaut. Dabei entstehen keine Kosten für den Anruf.

Eingehende Anrufe

Eingehend sieht dies dann anders aus. Die Nummer «+41445124075;ext=4072» ist keine Normale Telefonnummer, daher kann ein Anruf nicht einfach so an die entsprechende Extension durchgestellt werden. Damit dies gelingt, braucht es eine gewisse Logik auf der Hauptnummer. Die richtige Komponente in Teams dafür heisst Auto Attenant (oder auch Automatische Telefonzentrale). Mit diesem Baustein lassen sich einfach IVRs (Interaktive Sprach Menus) realisieren. Ein Auto Attendant unterstützt zwei Möglichkeiten, (jedoch nur eine pro Auto Attendant) einen Anruf an eine bestimmte Person weiterzuleiten:

  • Dial by Name (Der Anrufer sagt den Namen der Person, welche er erreichen möchte)
  • Dial by extension (Der Anrufer tippt die Nummer der Person via Tastatur ein)

Nach Einagbe der Extension oder Sagen des Namens wird der Anrufer automatisch mit der gesuchten Person verbunden. Wer seinen Kunden trotzdem beide Möglichkeiten bieten will, von beiden Varianten gebrauch zu machen, kann dies erreichen, indem zwei verschiedene Auto Attendants verschachtelt werden.

Damit ein Auto Attendant in der Lage ist eine Person anhand der Extension Nummer im Verzeichnis zu finden, muss die Extension im Telefonnummer Feld des Benutzers entsprechend eingetragen sein.

Wenn wir mit diesem Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind Ihnen gerne bei der Konfiguration Ihrer Telefonzentrale in Teams behilflich.

 

Globales Teams direct routing deployment

Es ist nicht neu, dass internationale Unternehmen schon lange die Möglichkeit haben, Microsoft «Calling Plans» zu nutzten. Das heisst konkret, dass in diesem Fall Microsoft der Telefonie Provider ist und die Telefonnummern entweder von Microsoft bezogen oder zu Microsoft portiert werden. Microsoft bietet diese Möglichkeit aber nicht in allen Ländern an. Für Unternehmen, welche in verschiedenen Ländern tätig sind, besteht allerdings die Möglichkeit die beiden Services «Teams direct routing» and «Calling Plans» zu kombinieren. Wer seine moderne Telefonie Architektur, vor allem aus administrativer Sicht, möglichst einfach halten will, der sollte sich auf jeden Fall auch Gedanken dazu machen, nur «Teams direct routing» einzusetzen. Wir durften dies für unseren Kunden Synpulse, eine weltweit tätige Management Consulting Firma mit über 500 Mitarbeitern umsetzen. Wie wir das realisiert haben, wollen wir Ihnen in diesem Blog Beitrag «Globales Teams direct routing deployment» zeigen.

Zuerst möchte ich aber nochmals ganz kurz auf die Verfügbarkeit von Microsoft «Calling Plans» eingehen. «Calling Plans» können in folgenden Ländern erworben werden.

  • Belgium
  • Canada
  • France
  • Germany
  • Ireland
  • Puerto Rico
  • Netherlands
  • Spain
  • United Kingdom
  • United States

Quelle: Microsoft Docs, Stand: 10.12.2019

Ausgangslage

Synpulse hat vor der Migration Lync 2013 inkl. Enterprise Voice (PSTN Connectivity) eingesetzt, wobei die Server von einem externen, Schweizer Hosting Provider, betrieben wurden. Diese Konstellation hat einige Knackpunkte mit sich gebracht. Da der Service eingekauft wurde, war es nicht möglich, diese Infrastruktur auf Skype for Business 2015 zu aktualisieren und eine Hybrid-Stellung einzurichten. Somit kamen nur folgende Migrationsszenarien in Frage:

  • ein dedizierte Skype for Business Server Umgebung bauen,
  • Skype for Business Cloud Connector Edition einsetzen oder
  • eine Cut-Over Migration zu Teams direct routing zu machen.

Geografische Challenge

Die bisherige Lösung wurde zentral in der Schweiz betrieben, d.h. alle PSTN und Lync internen Anrufe liefen über die Schweiz, egal ob ein Anruf aus den USA, aus Asien oder Europa abgesetzt wurde. Somit waren also nicht nur Anrufe, sondern auch Online Meetings und Audiokonferenzen von geografisch bedingten Latenzen betroffen. Diesem Problem wollten wir mit der Migration zur Teams direct routing Architektur unbedingt entgegenwirken.

Evaluation

Synpulse verfolgt eine Cloud Strategie, daher wurden Skype for Business Server oder die Cloud Connector Edition aufgrund der notwendigen On-Premises Infrastruktur verworfen. Es gibt zwar eine Handvoll Anbieter, welche CCE als Hosted Lösung verkaufen, Microsoft schreibt aber gemäss der offiziellen Dokumentation immer noch dedizierte Hardware vor und unterstützt keine Virtualisierung. Dazu kommt noch, dass Skype for Business Cloud Connector Edition bzw. Skype for Business Online per Ende Juli 2021 abgekündigt wird. Somit blieb eigentlich nur noch ein globales Deployment von Microsoft «Teams Direct Routing» übrig.

Doch wie rollt man dies global aus? Gibt es globale «Teams direct routing» Service Provider welche auch Breakouts in allen Weltregionen anbieten, statt nur Nummern aus den jeweiligen Ländern? Diese Frage haben wir uns auch gestellt und sind dabei auf Pure-IP gestossen. Ein Voice und Internet Anbieter mit Standorten in den USA, England und Neuseeland. Pure-IP war übrigens auch einer der wenigen Providern, welcher die Skype for Business Cloud Connector Edition als hosted Service angeboten hat.

Technisches Design

Pure-IP betreibt eine globale Infrastruktur mit Session Border Controller (SBCs) in allen Weltregionen auf 11 Data Center verteilt. Anstelle von nur einem zentralen Server und lokalem Breakout ins öffentliche Telefonnetz in der Schweiz hat Synpulse neu pro relevanter Weltregion (USA, Asien und Europa) je 2 SBCs. Microsoft Teams hingegen ist ohnehin schon eine Cloudlösung, bei welcher die interne Kommunikation über den globalen Backbone von Azure läuft.

Office 365 datacenters and Pure-IP SBC locations for Teams direct routing

Grafik: Auszug der Weltkarte mit Office Standorten, SBC Standorten und Ländern in welcher Office 365 / Azure Data Center verfügbar sind.

Rufnummern

Pure-IP kann in allen Ländern in welchen Synpulse tätig ist, inkl. Hong Kong, Singapur und Manila, Telefonnummern bereitstellen und via SIP Trunk und SBC zu Microsoft Phone System routen.

Ausgehende Anrufe

Ausgehende Anrufe werden via konfigurierten PSTN Usages und Voice Routing Policies gesteuert, so dass jeder User immer über den entsprechenden bzw. den geografisch nächstgelegenen SBC geroutet wird. Die Voice Routing Policy wiederum wird bei der Provisionierung automatisch via Office 365 Usage Location bestimmt.

DNS Records

Eine Migration der Skype for Business User von einem externen Hosting Provider zu Office 365 bringt auch Änderungen der DNS-Zone mit sich. Logischerweise haben die DNS Records immer noch auf den Lync Hosting Server gezeigt, was im Prinzip auch den Nutzen des Islands Modus verhindert hat. Beim Island Modus werden Skype for Business und Teams parallel eingesetzt und die Benutzer können sich entscheiden, welchen Client sie benutzen wollen. Dies funktioniert aber nur, wenn die DNS Records auch auf Skype for Business Online zeigen. Am Tag X haben wir also die DNS Records auf Office 365 umgestellt, so dass im Prinzip eine Anmeldung bei der alten Lync Umgebung nicht mehr möglich war. Doch was, wenn etwas schief geht? Hatten wir einen Backup Plan? Klar hatten wir das. Es ist tatsächlich möglich, den lyncdiscover zu umgehen und im Skype for Business Client einen benutzerdefinierten Server anzugeben.

SfB Advanced Connection Settings

Hinweis: die Domains sind anonymisiert und erfunden. Sie dienen nur als Beispiel.

User Provisioning

Die Provisionierung der Benutzer erfolgt automatisch via scheduled PowerShell Script. Damit das Script seinen Job ausführt, müssen einige Anforderungen erfüllt sein.

Die IT-Abteilung erfasst den User und vergibt eine freie Telefonnummer. Damit es keine Fehler bei der Nummer Zuweisung gibt, liest das Provisioning Tool zuerst alle bereits vergebenen Nummern aus Office 365 aus und vergleicht diese mit den beim Provider eingekauften Nummern. So werden beim Erfassen nur unbenutzte Nummern zur Auswahl angeboten. Aufgrund der Azure AD Gruppenmitgliedschaft werden dann die entsprechenden Lizenzen zugewiesen (z.B. E3 + Phone System und Audio Conferencing). Danach kommt das Provisioning Script zum Zuge und prüft den effektiven Provisioning Status der Lizenz. Ist dieser erfolgreich, wird automatisch Enterprise Voice aktiviert, die Nummer aus Azure AD, die entsprechende Voice Routing Policy, die benutzerdefinierte Meeting Policy, die benutzerdefinierte Audio Konferenznummer zugewiesen und ein Upgrade des Users auf Teams Only ausgeführt.

Provisioning Tool

Grafik: Das Provisioning Tool liest die freien Nummern aus und zeigt anschliessend eine Auswahl an. Filtern ist auch möglich.

Audio Konferenzen

Microsoft bietet in nahezu allen Ländern eine Conference Bridge, welche das Einwählen per Telefon zum jeweiligen Lokaltarif ermöglicht. Die Standard Conference Bridges können jedoch nicht angepasst werden was die Standardsprache für das Voice Menu betrifft. Viele Unternehmen setzen aber Englisch als Konzernsprache ein. Damit wir auch dieses Problem lösen konnten, haben wir pro Land eine neue Service Nummer erworben und dann einer Conference Bridge zugewiesen. Auf diese Weise konnten wir pro Land Englisch als Standardsprache und die Landessprache als zweite Wahl definieren.

Conference Bridge

Grafik: Den Unterschied der beiden Nummern erkennt man am «Type». Dedicated Nummern sind Nummern, welche nur in Meeting Einladungen von diesem Tenant benutzt werden. Bei dieser Nummer ist die Standardsprache Deutsch, obwohl es eine Nummer aus Gross Britannien ist. Hinweis: Es handelt sich um Beispielnummern.

Ein User hat immer eine Standard Nummer für Audio Konferenzen, welche direkt in der Einladung angezeigt wird. Durch Anklicken des Links «Lokale Nummern» in der Einladung, wird der User auf die entsprechende Liste mit allen für diesen Tenant verfügbaren Nummern weitergeleitet. Dort werden dann beide, also die Shared und die Dedicated Nummer mit dem entsprechenden Vermerk auf die Standard Sprache zur Auswahl angeboten. Somit funktioniert dies auch, wenn das Land aus welchem sich der Empfänger einwählen möchte nicht mit der Standard Konferenznummer des Senders übereinstimmt.

Meeting Invite

Grafik: Hier sieht man die Meeting Einladung, welche eine Schweizer Nummer enthält.
Bonus Tipp: Der Link enthält auch gleich die Konferenz ID, wenn man den Link auf dem Handy anklickt, wird die ID automatisch via DTMF eingegeben: tel:+41434348572,,810669331#

Conference Bridges Languages

Grafik: Bei der Auswahl der lokalen Nummern erscheinen dann beide Nummern für UK mit verschiedenen Sprachen des Sprach Menus.

Meeting Policies

Microsoft Teams Meetings haben standardmässig eine Lobby aktiviert. D.h. externe Teilnehmer müssen zuerst zu einer Besprechung zugelassen werden. Wer nun von Skype for Business kommt, stört sich evtl. ab diesem Feature und möchte dieses lieber wieder deaktivieren. Dies haben wir anhand einer benutzerdefinierten Meeting Policy bewerkstelligt, welche ebenfalls wie bereits weiter oben erwähnt, während dem Provisioning Prozess jedem User zugewiesen wird.

Meeting Lobby Settings

Grafik: Optionen zum Deaktivieren der Lobby

Telefon Zentralen

Bis anhin haben wir nur über einzelne User und direkt Nummern gesprochen. Doch was ist mit Hauptnummern, Telefonzentralen und Voicemail? Kann Teams das? Die Antwort darauf ist abhängig, was Ihre Anforderungen an eine moderne Cloud basierte Telefonzentrale sind. Wenn man von Skype for Business auf Teams migriert, würde ich sagen, ja.

Als wir mit der Vorbereitung der Migration begonnen hatten, wurden die Auto Attendants und Call Queues noch im Skype for Business Admin Center (Legacy Portal) verwaltet und benötigten ein User Objekt im lokalen AD. Zusätzlich war es noch nicht möglich eine Nummer des SIP Providers direkt einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuweisen. Im Verlauf der Migration wurden dann die neue Version der Auto Attendants und Call Queues veröffentlicht, welche auf dem Azure Bot Service basiert. Kurzerhand haben wir dann reagiert und auf die neuen Versionen umgestellt inkl. Zuweisung der Pure-IP Nummern. Neu verwenden diese Services einen Resource Account, welcher kein On-Prem Pendant mehr voraussetzt, ein willkommenes Upgrade.

Öffnungszeiten

Die Öffnungszeiten und Feiertage werden pro Standort via Auto Attendant gesteuert. Während den Öffnungszeiten werden eingehende Anrufe via Call Queue an die entsprechenden Call Agents verteilt. Zu Beginn wurden die Agents noch exklusiv via Azure AD Gruppe einer Call Queue hinzugefügt. Seit kurzem ist es aber auch möglich einzelne User direkt via TAC (Teams Admin Center) einer Call Queue hinzuzufügen. Pro Call Queue kann definiert werden, ob Agents die Möglichkeit haben, sich von der Queue abzumelden. Das An- und Abmelden von Call Queues ist nun auch direkt via Teams Client möglich und muss nicht mehr mühsam via aka.ms/cqsettings gemacht werden.

Call Queue Opt-In

Grafik: Call Queue Steuerung direkt in den Anrufeinstellungen des Teams Clients. Die obere Call Queue lässt eine Abmeldung von Agents zu, die untere nicht, deshalb gibt es dort auch keinen Toggle Switch.

Hotline

Zusätzlich zu den externen Hauptnummern haben wir eine Call Queue für die IT-Service Desk Hotline eingerichtet. Eine Call Queue (Warteschleife) funktioniert nach dem FIFO (First In First Out) Prinzip. D.h. konkret, dass jeweils nur immer ein Anruf aufs Mal signalisiert wird. Sobald wieder ein Agent frei ist, wird der nächste Anruf signalisiert. Die Queue wird dann von oben nach unten abgearbeitet, so dass jeweils immer der Anrufer mit der längsten Wartezeit als nächster an die Reihe kommt.

Fazit

Dank Microsoft Teams Direct Routing hat Synpulse nun eine zukunftssichere, Cloud basierte und sich stetig weiterentwickelnde Telefonie Lösung. Pure-IP hat uns ermöglicht die Lösung komplett als Service einzukaufen, ohne dass wir selbst SBCs in der ganzen Welt verteilt deployen mussten oder unzählige Verträge mit verschiedenen, lokalen Voice over IP Anbietern abschliessen mussten. Der Schmerzpunkt mit der zentralen Infrastruktur und den damit verbundenen Internet Latenzen ist ebenfalls vom Tisch und auch der Administrative Aufwand hat sich stark verringert, da die Skype for Business User nicht mehr in einem separaten Portal gepflegt werden müssen.

Trotzdem gibt es immer noch einige Stolpersteine. Da vor der Migration ein Hosting Dienst eines Drittanbieters eingesetzt wurde, enthielten alle Skype for Business Meetings auch Links mit dessen Hosting Domain. Daher war es leider nicht möglich den von Microsoft angebotenen Meeting Migration Service zu nutzen. Die User mussten alle Ihre geplanten und wiederkehrenden Skype for Business Meetings neu in Teams erstellen. Ein Kompromiss mit welchem wir leben mussten. Bestehendes Meeting Room Equipment wie Poly Trio 8800 konnte zwar auf eine für Teams zertifizierte Firmware aktualisiert und weiterverwendet werden, bietet aber noch lange nicht dasselbe Feature-Set und die Stabilität wie das Skype for Business Pendant. Insbesondere ist das Poly Trio Visual + nicht mehr mit Teams kompatibel und selbst die neuen Microsoft Teams Room Systems lassen für ihren stolzen Preis noch so einige Wünsche offen.

Teams entwickelt sich aber stetig weiter und hat während der Migration wie auch während dem produktiven Betrieb bereits mehrfach bewiesen, dass sich das Feature Set und die User Experience laufend verbessern. Das jüngste Beispiel dazu wäre wohl die Native Teams Federation, welche vor einigen Monaten ausgerollt wurde. Bis anhin liefen Chats und Anrufe zwischen zwei Teams Clients, welche sich in verschiedenen Tenants befanden via Skype for Business Interop Gateway mit eingeschränkten Features.

Native Federation

Grafik: Neu stehen in Federated Chats auch Funktionen wie Rich Text Editing, Emojis und ja, sogar auch Gifs (falls aktiviert) zur Verfügung.

Wir möchten uns bei Synpulse ganz herzlich für das in uns gesetzte Vertrauen und die gute Zusammenarbeit bedanken. Eine Kundenreferenzaussage ist auf Anfrage erhältlich.

TwinCap First ist an der Commsverse!

TwinCap First ist an der Commsverse!: Die Commsverse ist eine unabhängige Microsoft Teams Konferenz welche im April in der Mercedes-Benz World in Weybridge, England stattfindet. Sie wird von keinem geringeren organisiert als von MVPs Randy Chapman, Martin Boam und Mark Vale. Das Jahr 2020 markiert die erste Ausgabe der Commsverse überhaupt. Über das Momentum und Wachstum von Microsoft Teams haben wir schon oft geschrieben. Daher ist es auch keine Überraschung, dass Microsoft und «Microsoft Teams» die «Technologie Sponsoren» der Konferenz sind. Des weiteren zählen Hersteller wie AudioCodes, Ribbon, Anynode (TE-Systems), Yealink, Poly und viele weitere zu den Sponsoren.

Folgende «Learning Tracks» werden in Zusammenhang mit Microsoft Teams angeboten:

  • Kommunikation
  • Kollaboration
  • Administration
  • Automation

Dabei gibt es pro Learning Track insgesamt 10 Sessions auf 2 Tage verteilt mit unterschiedlichen Know-How Leveln. Die Konferenz schreibt Diversität und Inklusion gross, deshalb gibt es für jeden Track auch Sessions mit unterschiedlichen Leveln, so dass für jeden, egal ob Einsteiger oder UC Veteran etwas dabei sein wird.

Es freut uns anzukündigen, dass unser Mitarbeiter Martin Heusser die TwinCap First AG am 29. & 30. April 2020 an der Commsverse repräsentieren wird und einen Vortrag über «Microsoft 365 Phone System und ob es Ihre Legacy PBX ersetzen kann?» halten wird.

TwinCap First ist an der Commsverse! – Details zur Konferenz und Tickets finden Sie unter: https://www.commsverse.com/
Details zur Session von Martin Heusser finden Sie hier.

TwinCap First ist an der Commsverse!

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