Wie kann ich alle meine Kontakte in Teams anzeigen?

Kontakte anzeigen in Teams

 

Kontakte anzeigen in Teams: Im letzten Blogartikel zum Thema Kontakte haben wir über ein paar Limitationen berichtet. An einem gewissen Punkt haben wir uns die Frage gestellt, warum wir nicht einfach Outlook als Datenquelle für die Kontakte verwenden? In Outlook bzw. Exchange Online sind alle Kontakte und dazugehörigen Informationen enthalten. Es spielt zum Beispiel keine Rolle ob es mehrere Kontakte mit denselben Nummern gibt oder nicht.

Die Idee stammt nicht von uns, sondern von Brent Whichel (Director of Storytelling – Modern Work | Microsoft) der schon 2019 eine Teams App als Proof of Concept veröffentlicht hat, um Outlook on the Web (OWA) in Teams einzubinden. Da das komplette OWA in Teams ein bisschen zu viel des Guten ist, haben wir die App so angepasst, dass nur die Outlook Kontakte zur Verfügung stehen.

 

Was kann ich mit der OWA Contacts App machen?

 

Da es sich um die Web-Version von Outlook handelt, haben Sie nun Zugriff auf alle Ihre Outlook Kontakte. Sie können nach Kontakten suchen, neue erstellen oder vorhandene bearbeiten. Auf diesem Weg finden Sie auch problemlos alle ihre Kontakte, auch wenn dieselbe Nummern bei mehreren Kontakten hinterlegt ist.

Kontakte anzeigen in Teams

Sie können einen Teams Anruf starten, indem Sie jede beliebige Nummer anklicken.

Wenn auf dem Kontakt auch eine Chat/IM Adresse hinterlegt ist, können Sie auch direkt einen neuen oder vorhanden Teams Chat öffnen. Selbst wenn Sie bisher noch nie mit dieser Person in Teams gechattet haben.

 

Wie installiere ich eine App in Teams?

 

Laden Sie als erstes die App von unserer Webseite herunter.

Navigieren Sie zum Teams Admin Center und wählen Sie “Teams-Apps” und dann “Apps verwalten”. Klicken Sie auf “+ Hochladen” und anschliessend auf Datei auswählen. Selektieren Sie die soeben heruntergeladene Datei “OWAContacts.zip”

Kontakte anzeigen in Teams

Wechseln Sie nun in der Navigation zu “Einrichtungsrichtlinien” und klicken Sie auf “Global (organisationsweiter Standard”).

Klicken Sie unter “Installierte Apps” auf “+ Apps hinzufügen” und suchen Sie nach “OWA Contacts” um die App hinzuzufügen.

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Klicken Sie als nächstes unter “Angeheftete Apps” auf “+ Apps hinzufügen” und suchen Sie erneut nach “OWA Contacts”. Wenn Sie möchten, können Sie noch die Reihenfolge editieren. Ansonsten klicken Sie auf “Speichern”.

Es kann einige Stunden dauern, bis die App automatisch bei allen Benutzern erscheint.

Kontakte anzeigen in Teams

Wie logge ich mich bei OWA innerhalb von Teams ein?

 

Im Teams Web Client funktioniert der Login ohne Weiteres. In der Teams App müssen Sie noch einen zusätzlichen Schritt machen, da Apps mit sogenannten Personal Tabs nicht dazu ermächtigt sind, die Login Seite zu öffnen. Navigieren Sie zu einem beliebigen Team und fügen Sie einem Kanal einen Webseiten Tab hinzu indem Sie auf das Icon mit dem “Plus” klicken.

Kontakte anzeigen in Teams

Wählen Sie “Website” aus.

Kontakte anzeigen in Teams

Geben Sie https://outlook.office.com als URL an und klicken Sie “speichern”. Loggen Sie sich anschliessend mit ihrem Microsoft 365 Account ein und kehren Sie zur OWA Contacts App zurück.

 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den «Kontakte anzeigen in Teams» Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Teams Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Falls Sie das Thema «Kontakte» vertieft interessiert, anbei auch ein weiterer Link zu unserer Kontakt Synch Lösung für Outlook und Microsoft Teams.

 

Outlook Kontakte in Teams anzeigen

Die Microsoft Outlook Kontakte in Teams anzeigen

Outlook Kontakte in Teams anzeigen: Vorwort – diesen Blog haben wir leider aus Versehen an Blog Abonnenten verschickt, bevor er «fertig» war. Wir bitten um Entschuldigung hierfür. Wir wünschen nun aber entsprechend viel Spass mit der finalen Version.

Microsoft Teams dient als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Ganz egal ob Sie mit jemandem Chatten, via Teams telefonieren oder einen externen Kunden anrufen, ohne Ihre Outlook Kontakte läuft nichts. Wir werden oft gefragt, warum in Teams nicht alle Kontakte aus Outlook ersichtlich sind. Mit diesem Blog-Post möchten wir Ihnen erklären, warum dies so ist, und welche Workarounds es aktuell gibt.

 

Kontakte in Teams

Auch wenn dies nicht auf Anhieb klar ist, in Teams gibt es zwei Arten von Kontakten: Chat Kontakte und Anruf Kontakte. Bei Chat Kontakten handelt es sich um all diejenigen Kontakte, welche ebenfalls Teams, Skype for Business oder Skype (Consumer) nutzen. Also Einträge, welche automatisch von Microsoft als Personen erkannt werden. Mit diesen können Sie somit direkt via Teams kommunizieren. Ein Anruf Kontakt hingegen, kann auch eine Person oder ein Firmenkontakt sein. Also ein Kontakt, von welchem Sie nur eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse haben.

 

Wo finde ich meine Kontakte in Teams?

Chat Kontakte

In der Chat App sehen Sie alle Ihre Kontakte, mit welchen Sie kürzlich gechattet oder via Teams telefoniert haben. Ganz oben in der Teams Navigation befindet sich ein kleiner Pfeil nach unten. Mit diesem können Sie die Ansicht auf «Kontakte» ändern. Standardmässig ist diese Ansicht aber leer. Es sei denn, Sie haben zuvor Skype for Business genutzt. Dann sind Ihre Kontakte und Gruppen (mit)-migriert worden. Wenn ihre Kontaktliste leer ist, können Sie ganz unten im Fenster auf “Neue Kontaktgruppe erstellen” klicken, um eine neue Gruppe anzulegen.

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Anschliessend können Sie auf die drei Punkte klicken, um der Gruppe einen Kontakt hinzuzufügen.

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Suchen Sie nach der E-Mail Adresse einer Person und klicken Sie auf hinzufügen.

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Danach erscheint der Kontakt in der von Ihnen erstellten Gruppe.

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Wenn Sie nun zu der Anrufe App wechseln, sehen Sie dort ebenfalls Ihre Gruppen und Kontakte unter dem Punkt “Kurzwahl”. Auch hier
können Sie eine neue Gruppe anlegen.

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Die Gruppe “Kurzwahl” ist jedoch eine spezielle Gruppe. Diese wird automatisch erstellt, wenn Sie einen Kontakt aus den Anruf Kontakten in der Anrufe App zur Kurzwahl hinzufügen. Diese Gruppe erscheint nicht unter den Kontakten in der Chat App, da diese auch Kontakte enthalten kann, welche Teams nicht verwenden. Ansonsten sehen Sie unter dem Punkt “Kurzwahl” dieselben Kontakte und Gruppen wie in der Chat App.

WO FINDE ICH MEINE ANRUF KONTAKTE?

Wechseln Sie nun in der Anrufe App auf “Kontakte”. In dieser Liste sehen Sie ihre internen, externen «Teams» Kontakte sowie Ihre Outlook Kontakte. Ob es sich bei den jeweiligen Kontakten um Chat oder Anruf Kontakte handelt, sehen Sie anhand der verfügbaren Optionen auf der rechten Seite. Teams Kontakte sind mit Icons für Chat, Mail, Video- oder Audio Anruf ausgeschmückt. Bei reinen Anruf Kontakt (also Firma oder Person ohne «Teams») steht nur ein Icon für Anrufe zur Verfügung.

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“Martin Heusser” gibt es nun zwei Mal in der Liste. Der obere Kontakt wurde aus Outlook synchronisiert. Der untere, ist der externe Teams Chat Kontakt. Da bei föderierten (eine kurze Erklärung was «federated» bedeutet, finden Sie auf diesem Link) Kontakten nur die E-Mail Adresse und der Name freigegeben wird, gibt es auf dem Chat Kontakt keine Telefonnummer. Die Kontakte werden leider nicht aggregiert (verschmolzen). Kontakte welche dieselbe E-Mail Adresse, aber unterschiedliche Telefonnummern haben, werden immer beide angezeigt.

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WARUM SEHE ICH NICHT ALLE MEINE KONTAKTE IN TEAMS?

Jeder Kontakt bzw. jede Telefonnummer aus Outlook, wird nur einmal nach Teams synchronisiert. Wenn Sie mehrere Kontakte mit derselben Nummer in ihren Outlook Kontakten haben, wird nur der zuletzt erstellte Kontakt in Teams angezeigt. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie einen Kontakt für die Hauptnummer einer Firma und einen persönlichen Ansprechpartner, mit derselben Nummer haben.

 

UND WAS IST MIT KONTAKTEN, WELCHE ICH IN TEAMS HINZUFÜGE?

Durch den Button “Kontakt hinzufügen” können Sie direkt in Teams, entweder einen externen Chat Kontakt oder eine Telefonnummer erfassen.

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Auch hier gilt wieder: Wenn es bereits einen Outlook Kontakt mit der gelichen Nummer gibt, wird der Kontakt nicht gespeichert. Sie können den Kontakt zwar hinzufügen, aber er verschwindet beim nächsten Refresh gleich wieder. Erst wenn alle Kontakte mit derselben Nummer aus Outlook gelöscht werden, erscheint der Kontakt wieder in der Liste.

 

WIE ERKENNE ICH WELCHE KONTAKTE VON WELCHER QUELLE STAMMEN?

Kontakte die aus Outlook synchronisiert sind, können Sie in Teams nicht über die 3 Punkte löschen. Externe Chat Kontakte oder Kontakte welche Sie via Teams erstellen, können Sie aus der Kontaktlist entfernen.

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Kontakte welche Sie direkt in Teams erstellen, können Sie auch bearbeiten.

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WAS IST MIT GAST (GUEST) ACCOUNTS IN MEINEM TENANT?

Mit Gast Kontakten, also Kontakten welche Sie als Guest in ihren Tenant haben, ist das Verhalten nochmals anders. Gäste werden standardmässig mit ihrem Benutzernamen, ohne den Domänen Suffix angezeigt. Wenn die E-Mail Adresse eines Gasts martin.heusser@twincapfirst.ch lautet, dann wird dieser standardmässig als “martin.heusser (Guest)» angezeigt. Die einfachste Methode dies anzupassen, ist den Benutzer bei der Einladung zu ändern.

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Statt des «Usernames» aus der UPN (User Principal Name – hier mike@domain.xy) sieht man bei “Mike” seinen Anzeigenamen.

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WIE WERDEN SKYPE FOR BUSINESS ON-PREM KONTAKTE ANGEZEIGT?

Kontakte welche Skype for Business Server On-Premises einsetzen, werden über DNS erkannt. In diesem Fall wird jedoch nur die E-Mail resp. SIP Adresse angezeigt.

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Bei Kontakten welche noch Skype for Business Online oder Teams verwenden, wird der Anzeigename verwendet. Dieser Fall ist sicherlich verwirrend, da hier der Name und der Domänen Suffix gezeigt wird.

Die eigentliche E-Mail Adresse sieht man aber nicht. Diese muss man beim Suchen aber trotzdem kennen.

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BESONDERE AUSNAHMEN

Einige Kunden haben uns gemeldet, dass bei Ihnen Kontakte nicht zu Teams synchronisiert werden, falls mehrere Kontakte dieselbe Firma, Job Titel oder gleiche Vor- bzw. Nachnamen haben.

Zudem konnten wir in der Vergangenheit feststellen, dass bei Accounts mit einer Microsoft 365 Business Lizenz nur Kontakte nach Teams synchronisiert wurden, welche eine Telefon Nummer und eine E-Mail Adresse hatten. Dies scheint nun nicht mehr der Fall zu sein. Sowohl Business wie auch Enterprise Lizenzen zeigen in unseren Tests vom 28.05.2021 Kontakte an, welche lediglich einen Namen und eine Telefonnummer enthalten.

Wir konnten auch Probleme mit der Synchronisation feststellen, wenn Kontakte nicht in der Ziel Mailbox erstellt wurden, sondern aus einem andern PST File oder E-Mail Konto importiert wurden. Auch dies hat in unseren jüngsten Tests funktioniert. Es scheint als hätte Microsoft hier einige Bugs behoben. Kontakte welche aus einem anderen Konto oder via PST File direkt in Outlook in die eigene Mailbox kopiert wurden, werden nun ebenfalls in Teams angezeigt.

 

FAZIT (Update 24.07.2021)

Die Situation mit den Kontakten in Teams ist noch nicht perfekt. Wir hoffen jedoch, dass Ihnen dieser Blog Post etwas Klarheit verschafft. Ihnen die Unterschiede zwischen Chat und Anruf Kontakten aufzeigt sowie erklärt  wo Sie die jeweiligen Kontakte finden. In einem weiteren Blog-Post werden wir ihnen auch noch aufzeigen, wie Sie Outlook on the Web (OWA) direkt in Teams als App einbinden können. Auf diesem Weg haben Sie stets Zugriff auf alle ihre Kontakte und deren Details.

Update Juli 2021: Wie wir vernommen haben, wird die fehleranfällige Kontaktsynchronisation ab ca. Q1/2022 durch das Exchange Online Kontakte Backend ersetzt. D.h. ab dann kann man in Teams die Outlook Kontakte 1:1 so sehen und nutzen wie in Outlook. Ob das zeitlich so hinkommt oder effektiv so umgesetzt wird, steht natürlich wie immer in den Sternen. Es zeigt aber, dass das Thema genügend Attention, respektive viele Probleme gemacht hat bei der Nutzung der Telefonie.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Teams Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Falls Sie das Thema «Kontakte» vertieft interessiert, anbei auch ein weiterer Link zu unserer Kontakt Synch Lösung für Outlook und Microsoft Teams.

Eigene Nummer als ausgehende Nummer anzeigen

Teams Telefonie Feature Update

Erst kürzlich haben wir darüber geschrieben, was Teams bzw. Microsoft 365 Phone System so alles kann. Nur eine Woche später hat Microsoft bereits wieder nachgelegt und das Feature veröffentlicht, bei welchem ein zweiter Anruf z.B. direkt auf Voicemail umgeleitet werden kann. Das ist scheinbar noch nicht genug, denn Microsoft hat wieder ein häufig angefragtes Feature geliefert: Eine eigene Nummer als ausgehende Nummer anzeigen zu lassen. 

Eigene Nummer als ausgehende Nummer anzeigen zu lassen

Die eigene Nummer direkt einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuweisen, das geht schon lange. Was sich aber viele Kunden wünschen, ist auch die eigene Hauptnummer anstelle der Direktnummer eines Benutzers bei ausgehenden Anrufen anzuzeigen. Unsere Stärke als Microsoft Partner und Anbieter eines “SBC as a Service” war es schon immer, auf die individuellen Kundenwünsche einzugehen. So profitieren unsere Kunden schon seit 2018 von diesem Feature via unserer SBC Plattform. 

Microsoft Service Nummern

Die Nummern-Maskierung direkt via Teams Admin Center einzurichten, war bisher nur für Service Nummern verfügbar. Eine Service Nummer wird direkt von Microsoft bezogen. Im Normalfall möchten Sie aber ihre eigene Hauptnummer anzeigen lassen und nicht irgendeine Nummer, die keine Kunde von Ihnen kennt. 

CallerIDPolicies

So sieht es aus, wenn man die Caller ID eines Benutzers mit einer Microsoft Service Nummer ersetzt.

 

Eigene Nummern als Service Nummern verwenden

Neu können Sie eine Direct Routing Nummer, welche Sie einem Ressourcen Konto zugewiesen haben, ebenfalls für eine Caller ID Policy (Anrufer ID Richtlinie) benutzen. Somit können Sie bei allen oder einzelnen Benutzern bei ausgehenden Anrufen Ihre Haupt- oder Support Nummer anzeigen lassen. Da wir sowieso schon via unserem SBC eigene Nummern als ausgehende Nummer anzeigen lassen konnten, ist das für uns nicht unbedingt etwas NeuesDennoch zeigt es, das Microsoft ständig neue Features liefert und ein Wechsel auf Microsoft 365 Phone System je länger desto mehr sinnvoll erscheint.

Konfiguration

Das Feature kann aktuell nur via PowerShell konfiguriert werden. Im Teams Admin Center sehen Sie zwar, dass die Policy existiert, sehen aber die zugewiesene Nummer nicht. 

TeamsCallerIDDRNumber

Nach der Einrichtung via PowerShell wird die Policy im TAC sichtbar. Die Direct Routing Nummern stehen aber im GUI nicht zur Verfügung.

 

Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie bei der Einrichtung Unterstützung brauchen!

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Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt

Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt: Vor gut zwei Jahren haben wir darüber berichtet, dass das «Besetztzeichen» endlich für Festnetzanrufe in Teams verfügbar ist. Aufgrund der aktuellen Situation steigt die Menge der geführten Gespräche per Telefon oder Video Call immer noch an. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie ihre Anrufbeantwortungsregeln so flexibel wie möglich gestalten. Da kommt uns eine neue Möglichkeit, Anrufe bei «besetzt» zu steuern sehr gelegen. Auch wenn Microsoft den Anrufrichtlinien in Teams neue Optionen spendiert hat, bleibt die Grundsatzfrage die gleiche: Möchten Sie einen zweiten Anruf signalisiert bekommen, wenn Sie sich bereits in einem anderen Gespräch befinden?

Wenn ihre Antwort darauf “Nein” lautet, haben wir gute Neuigkeiten für Sie. Per sofort können Sie neben «Aktivieren» und «Deaktivieren» auch “Unbeantwortet” als Einstellung für das Besetztzeichen wählen. Was das genau bedeutet, erfahren Sie im nächsten Abschnitt, gleich nachdem wir ihnen die bisherige Problematik erklärt haben.

Bisheriges Verhalten

Bisher war es so, dass wenn «Busy on Busy» aktiviert war, ein Anrufer aus dem Fest- oder Mobilnetz das Besetztzeichen hörte, sofern Sie bereits am Telefon warenIhren internen Kollegen wurde nur für sehr kurze Zeit eine visuelle Meldung gezeigt. Das «klassische», akustische Besetztzeichen blieb leider aussen vor. Dies hat oft für Verwirrung unter den Benutzern gesorgt.

Busy Anruf

Dank der “New Meeting & Calling Experience” bleibt die Meldung neuerdings bestehen. So wissen Sie zumindest, dass die Person besetzt ist, auch wenn Sie intern kein Besetztzeichen hören.

 

Neue Möglichkeit: Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt:

Bestimmt wissen Sie bereits, dass Sie Ihre Anrufeinstellungen individuell konfigurieren können. Am interessantesten ist die Einstellung “Wenn unbeantwortet”. Neu können Sie (ihr Administrator besser gesagt) Busy on Busy so zu konfigurieren, dass diese Einstellung auch dann greift, wenn Sie besetzt sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen internen oder externen Anruf erhalten. Sogar «federierte» Anrufe von anderen Organisationen werden entsprechend weitergeleitet.

Teams Einstellungen

Wenn Busy on Busy auf «Unbeantwortet» eingestellt wird, greifen ihre persönlichen Anrufbeantwortungsregeln

 

Ihren Anrufern wird dann kein Besetztzeichen mehr abgespielt, sondern sie werden z.B. direkt mit Ihrer Voicemail oder Anrufgruppe verbunden. Die Klingeldauer in Sekunden vor dem Umleiten wird ignoriert. Anrufe werden bei besetzt direkt umgeleitet.

Zur Auswahl haben Sie eines der folgenden Ziele:

  • Voicemail
  • Interner Kontakt
  • Externe Nummer (z.B. Handy, Hauptnummer)
  • Anrufgruppe (max. 25 Personen)
  • Stellvertreter
  • Nichts tun

Nichts tun empfehlen wir ihnen nicht. Dabei sendet Microsoft ein “480 vorübergehend nicht erreichbar” and den Provider zurück. Dies führt zu einer Fehlermeldung.

So wird’s gemacht: Anrufe Weiterleiten wenn besetzt

Damit auch Sie von dieser neuen Einstellung profitieren können, müssen Sie (der IT Admin) die Einstellung in Teams via PowerShell konfigurieren.

Öffnen Sie PowerShell als Administrator um das Microsoft Teams Modul zu installieren:

Install-Module MicrosoftTeams

Loggen Sie sich mit einem Admin Account ein:

Connect-MicrosoftTeams

Setzen Sie die Einstellung auf ihrer Teams Anruf Richtlinie:

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global –BusyOnBusyEnabledType “Unanswered”

Es kann einige Zeit dauern, bis ihre Änderungen übernommen werden und ihre Anrufe bei besetzt an das gewünschte Ziel weitergeleitet werden. Die Einstellung ist zurzeit nicht im Teams Admin Center GUI verfügbar. Für die Einrichtung wird mind. Version 2.0.0 des Teams Modules benötigt. Im Beispiel wird die Anrufrichtlinie «Global» verwendet. Dies ist die Richtlinie welche standardmässig allen Benutzern zugeordnet ist. Wenn Sie das Feature zuerst testen möchten, empfehlen wir ihnen eine neue Teams Anruf Richtlinie zu erstellen.

Fazit

Auch wenn die neuen Einstellungsmöglichkeiten nichts mit dem Besetztzeichen zu tun haben, begrüssen wir dieses Update sehr. Mitarbeiter bleiben während aktiven Anrufen ungestört und Anrufer werden trotzdem effizient an die korrekte Stelle weitergeleitet. Aus unserer Sicht eine Win-Win Situation. Gerne unterstützen wir Sie dabei die Einstellung auch in Ihrem Tenant vorzunehmen.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – Haben ihre Mitarbeiter bereits jetzt schon die Möglichkeit im Homeoffice mit der geschäftlichen Festnetznummer zu telefonieren? Oder sind Sie noch an eine physische PBX (Telefonanlage) und eine VPN Verbindung gebunden? Telefonieren über Microsoft Teams geht dank dem Service “Direct Routing” schon lange. Doch wie realistisch ist es, dass das in Teams integrierte “Microsoft 365 Phone System” ihre komplette PBX ablösen kann? An dieser Front gibt es einige News welche wir Ihnen in diesem Blog Post gerne aufzeigen möchten. 

Übersicht Teams Telefonie

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – wie realisiert man eine PBX in Teams? 

Microsoft 365 Phone System bietet zwei Komponenten, um Anrufe auf wichtige Nummern zu steuern. Als wichtige Nummern” bezeichnen wir Business kritische Nummern wie z.B. ihre Hauptnummer oder Support-Hotline. Anders als bei normalen Benutzern, ordnen Sie diese Nummern einem sogenannten “Resource Account” zu. Ein Ressourcenkonto ist ein speziell konfigurierter Microsoft 365 Account. Dieser wird wiederum mit einer “Voice App” verknüpft. Es gibt zwei Typen von Voice Apps: Auto Attendants und Call Queues. Bei beiden Varianten handelt es sich um “Bots” also um Systeme, welche ihre eingehenden Anrufe automatisch entgegennehmen. 

Was sind Auto Attendants? 

Was soll geschehen, wenn jemand ihre Hauptnummer anruft? Typischerweise, wird als erstes überprüft, ob heute die Büros offen oder aufgrund eines Feiertages geschlossen sind. Danach wird geprüft, ob der Anrufer innerhalb oder ausserhalb der Geschäftszeiten anruft. Genau solche Anfragen und Anrufsteuerungen können Sie mit einer automatischen Telefonzentrale in Teams realisieren. In einem einfachen Beispiel wird ein Anruf an eine Call Queue übergeben, sobald das System ermitteln konnte, dass alle Bedingungen zutreffen.

Sie können in Teams aber auch weitaus komplexere Anrufverläufe erstellen, in dem Sie Ihrer Zentrale ein IVR (Interactive Voice Response) hinzufügen. Durch Verschachteln von mehreren Auto Attendants können Sie beispielsweise eine Sprachauswahl und/oder eine Abteilungswahl realisieren. Phone System baut auf der Azure Cloud Infrastruktur von Microsoft auf. Deshalb sind Funktionen wie Sprachereingabe/-erkennung oder Text-To-Speech Ansagen von Anfang an mit dabei. Sie können sogar so weit gehen, dass ihre Anrufer beispielsweise nur den Namen des gewünschten Ansprechpartners ins Telefon sprechen müssen, um verbunden zu werden.

Was sind Call Queues? 

Anrufwarteschleifen sind die Art und Weise, wie eingehende Anrufe an verschiedene Benutzer oder Teams verteilt werden. Sie können direkt angerufen werden (ohne Öffnungszeiten Check) oder hinter einem Auto Attendant verschachtelt werden. Anrufer, welche sich in der Schleife befinden, hören Musik. Die häufigsten Methoden zum Verteilen der Anrufe sind “alle gleichzeitig anrufen” oder “nacheinander anrufen”. Besonders bei kleinen Teams empfehlen wir ihnen “alle gleichzeitig anrufen” auszuwählen. Sie können dann Einstellen, wie lange es bei den einzelnen Benutzern klingeln soll, bevor der Anruf umgeleitet wird. Sie können auch Warteschleifen miteinander verknüpften, um eine Überflusslogik zu bauen. Ein grosser Vorteil von Queues ist, dass sich Ihre Benutzer selbstständig von der Queue an oder abmelden können. Melden Sie sich ab, erhalten Sie keine Anrufe mehr, bis Sie sich wieder über den Teams Client anmelden. 

Callflow

Beispiel eines Call Flows welcher in Microsoft 365 Phone System realisiert wurde. Als erstes wird geprüft, ob Feiertag ist. Danach ob offen oder zu ist. Zuerst klingelt es 45s bei der ersten Gruppe. Wenn niemand abnehmen kann, geht es zur 2. Gruppe. Sollte immer noch niemand abnehmen können, geht es zu Voicemail.

 

Was kosten Auto Attendants und Call Queues? 

Phone System ist eine Erweiterung von Microsoft 365. In der Cloud wird bekanntlich pro Nutzer pro Monat lizenziert. Bei klassischen Telefonanlagen kauft man oftmals Lizenzen für eine maximale Anzahl Benutzer oder gleichzeitige Gespräche. Dass spezielle Features noch zusätzlich lizenziert werden müssen, ist leider keine Seltenheit. Bei Auto Attendants und Call Queues ist dies andersNur “Top-Level Voice Apps”, d.h. Zentralen oder Schleifen, welche eine eigene Telefonnummer haben müssen, lizenziert werden. Die Lizenzierung ist mehr technischer Natur, deshalb können Sie bis zu 25 “Phone System – Virtual User” Lizenzen kostenlos beziehen. Somit entstehen für Sie also keine weiteren Kosten, auch dann nicht, wenn Sie beispielsweise einen Auto Attendant mit Text-To-Speech Ansagen erstellen. Wenn Sie bedenken, dass die Voice Apps die sonst kostenpflichtigen Azure Cognitive Services benutzen, um Text in Sprache zu synthetisieren, ist dieser Punkt auf keinen Fall zu vernachlässigen. 

Was gibt es Neues in Teams rund um das Thema Anrufsteuerung? 

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice: Als wir damit begonnen haben Telefonie Lösungen mit Microsoft Teams Direct Routing zu realisieren, waren die Funktionen zugegebenermassen noch ein wenig limitiert. Das grösste Manko damals war, dass Sie einem Ressourcenkonto keine eigene Nummer zuordnen konnten. Heute können Sie Ihre Hauptnummer, die Sie entweder zu uns portiert oder bei Ihrem aktuellen Anbieter haben ohne Probleme einer automatischen Telefonzentrale zuweisen.

Weitere Schwachpunkte waren, dass Sie keine Gruppen Voicemail oder Möglichkeiten zum Weiterleiten von externen Anrufen aus einer Call Queue hatten. Dazu musste immer extra einen neuen User angelegt und lizenziert werden. Microsoft hat auch in diesem Bereich nachgebessert. Sie können nun Anrufe welche nicht innerhalb einer definierten Zeit von Ihren Mitarbeitern beantwortet werden problemlos auf eine Gruppen Voicemail oder z.B. ein Handy umleiten lassen.

Shared voicemail

Beispiel einer geteilten Voicemail. Anhand des Betreffs und des «To:» Feldes erkennen Sie sofort, für welche Gruppe die Voicemail bestimmt ist.

 

Leser, welche bereits mit Skype for Business vertraut sind, mögen sich sicherlich noch an die teilweise langen Verbindungszeiten der “Response Groups” erinnern. Mit dem neuen “Conference Mode” für Call Queues, baut eine Queue neu ein Meeting anstelle eines klassischen Anrufes auf, wobei die Zeit, bis Sie Ihr Gegenüber hören können, massiv verkürzt wurde. Zudem bieten Call Queues nun auch präsenzbasiertes Routing. D.h. Ihre Mitarbeiter kriegen nur dann Anrufe, wenn Ihr Status in Teams auch “Verfügbar” lautet. Wer nun argumentiert, dass Presence nicht immer zuverlässig ist oder sogar störend sein kann (denn wenn etwas im Kalender steht, heisst es ja nicht dass ich immer Busy bin und keine Anrufe mehr abnehmen kann in dieser Zeit), auch da gibt es einen kleinen Workaround den man anwenden kann um dieses Problem zu «umschiffen».

Neue Tischtelefone 

Auch bei den klassischen Tischapparaten hat sich einiges getan. Teams Tischtelefone registrieren sich nicht wie ein herkömmliches SIP Gerät bei einem SIP Registrar. Ein Teams Phone ist ein modernes Gerät, welches in den meisten Fällen über ein grosses Touch Display verfügt. Zertifizierte Teams Telefone laufen mit Android und führen eine spezielle Version des Teams Client aus. Die Anmeldung am Telefon geschieht über denselben Microsoft 365 Login wie am PC oder Smartphone. Da die Telefone “out of the Box” funktionieren und nicht vorher provisioniert oder konfiguriert werden müssen, können sie z.B. einfach ins Home Office ihrer Mitarbeiter geschickt werden. Das beste am Ganzen? Sie können ihre Telefone ohne zusätzliche Kosten oder Infrastruktur direkt im Teams Admin Center verwalten! Randnotiz: Die Meisten Hersteller unterstützen mittlerweile auch den Dark Mode. 😊

DialPad

Screenshot eines Yealink MP56 Teams Edition

Wann sollte ich mir einen Wechsel auf Teams Direct Routing & Phone System überlegen? 

Wenn Sie bereits Microsoft Teams für Ihre interne Kommunikation und Telefongespräche nutzen, macht es durchaus Sinn sich über die Integration der Festnetz Telefonie in Teams Gedanken zu machen. Ihre Mitarbeiter erhalten dadurch die Möglichkeit, alle Telefonate, intern und extern in derselben App zu tätigen. Besonders dann, wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besitzen, empfehlen wir Ihnen die Kosten zu analysieren. Eine Cloud basierte Telefonie Lösung eines Drittanbieters kostet oftmals mehr pro Benutzer als das Phone System, resp. Business Voice Add-On zur bestehenden Microsoft 365 Lizenz. 

Seit gut einem Jahr ist es technisch möglich, und vor allem auch rechtlich erlaubt, eine Microsoft 365 Business Lizenz mit Business Voice zu kombinieren. Der grösste Vorteil einer cloudbasiertenstandortunabhängigen Lösung ist aber ganz klar, dass Sie so, egal wo Sie sind, ihre Geschäftsnummer nutzen können. Die Vielzahl an verfügbaren Clients wie Desktop, Web, Mobile oder Tischtelefon runden diesen Vorteil weiter ab.

Wer ist für Ihre aktuelle Telefonie Lösung verantwortlich?

Telefonanlagen sind in vielen Firmen ein Buch mit sieben Siegel. Sie wurden irgendwann einmal von irgendjemandem aufgesetzt. Niemand kennt sich so richtig damit aus und niemand hat die Zeit sich damit zu befassen. Wie Sie einem neuen Mitarbeiter eine Nummer zuweisen, wissen Sie gerade noch so knapp. Doch wenn es dann mal brennt, dann weiss niemand was tun. Kommt ihnen das bekannt vor?

Automatisierungsmöglichkeiten

Wie praktisch jedes Microsoft Produkt, können Sie auch Teams komplett über PowerShell provisionieren. Sie haben keine Lust 15 einzelne Feiertage für nächstes Jahr zu erfassen? Wir auch nicht. Deshalb helfen wir Ihnen gerne ein Script zu entwickeln, welches diese Aufgabe für Sie übernimmt. Der Mehrwert von automatisierten Prozessen und Provisionierungen im Bereich IT ist enorm. Warum sollte dies nicht auch auf die Telefonie ausgeweitet werden?

Wenn Sie Ihre PBX ablösen und mit Teams im Home Office telefonieren möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie zu irgendeinem Punkt dieses Beitrages Fragen haben. Wir unterstützen Sie gerne in “all Things Teams”. 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.