Shortcut Feature in SharePoint

Shortcut Feature in SharePoint: Dir ist ist die Synchronisierung zwischen SharePoint und OneDrive sicher bekannt? Gemeint ist einen Ordner anwählen, dann den Synch starten? Kurz darauf sind die Dateien in der lokalen Explorer Umgebung bereit. Seit einigen Monaten bietet SharePoint eine neue Synchronisationsmöglichkeit an. Die Rede ist vom Shortcut Feature in SharePoint.

Via Shortcut in die Library

Das klassische Synchronisierungsverfahren kann man auf zwei Arten starten. Entweder über eine Richtlinie oder der Benutzer holt sich den gewünschten Ordner selbst in seine Umgebung. Dabei bindet man ausgewählte Ordner in die organisationsbezogene OneDrive Struktur ein. Sprich das Shortcut Feature in SharePoint lässt allein den User entscheiden, welcher Ordnerbereich innerhalb der Dokumentenbibliothek in das lokale Umfeld gesyncht wird. In diesem Rahmen wird der gewünschte Ordner in der SharePoint Bibliothek selektiert und du führts die Funktion «Add Shortcut to My files» aus. Dieselbe Funktion kann auch über das gegebene Symbol auf Höhe des Ordner gestartet werden.

Shortcut Feature in SharePoint

Klickt man auf den «My files» Link, öffnet sich die persönliche OneDrive Online Umgebung. Dabei kommt man zur Schlussfolgerung, dass SharePoint mit dieser Funktion den gewünschten Ordner in eine Art aktive Verknüpfung zum effektiven SharePoint Inhalt verwandelt. Anders als beim bekannten Synchronisations-Prozess, bindet sich das selektierte Shortcut Ordnerelement in die persönliche OneDrive Umgebung ein. Zudem findet sich der Shortcut im Root Verzeichnis. Wünscht man sich einen Platzwechsel, so verschiebt man den gekennzeichnete Ordner «A-Monitoring» unkompliziert an eine neue Stelle. Die Unbenennung des Ordners ist ebenso möglich. Bei dieser Aktion wird der Ursprung in SharePoint nicht verändert.

 

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Besonderheiten des Shortcut Feature

Das Shortcut Feature zeichnet sich durch die flexible Nutzungsart aus. Zum Beispiel bleibt es dem jeweiligen Benutzer vorbehalten, welche Bereiche der SharePoint Bibliothek er auswählt und in die eigene Umgebung holt. Aber es findet sich auch eine Eigenheit im Handling zwischen mehreren Geräten. Da sich der verknüpfte Ordner in der persönlichen Umgebung befindet, kann der Inhalt ohne Zusatzschritte auf mehreren Geräten nutzen. Wird der verknüpfte Ordner nicht mehr verwendet, kann die Verknüpfung aufgehoben werden und die Daten werden auf sämtlichen Geräten gelöscht, ohne dass sich in der Herkunft, sprich auf SharePoint, etwas ändert.

 

Shortcut vs. Sync in SharePoint

Add to Shortcut Sync
Nur manuelle Auslösung der Synchronisation Manuelle Auslösung der Synchronisation per Sync Button oder automatisch mittels Richtlinien
Synchronisierung in das persönliche OneDrive Synchronisierung in das organisationsweite OneDrive
Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
Synchronisierung in allen Geräten einschliesslich mobile Geräte Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
Verknüpfung kann umbenannt werden Umbenennen des Root Ordners nicht möglich

 

Zu guter letzt noch ein paar Hinweise

Wer die klassische Synchronisierung bereits einsetzt, kann die Shortcut Funktion innerhalb des betroffenen Bereiches leider nicht nutzen. Zudem muss man die aktuell hinterlegte Synchronisierung vorgängig auf allen Geräten aufheben, sowie auch die lokal hinterbliebenen Daten löschen. Macht man sich zudem Gedanken, das klassische Synchronisierungsverfahren durch die Nutzung von Shortcuts zu ersetzen, bedingt dies eine potenzielle Umstrukturierung des aktuell gegebenen SharePoint Libraryverzeichnisses.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie zum Shortcut Feature in SharePoint mehr wissen? Kommen Sie auf uns zu.

Microsoft Teams Feature Rollout

Microsoft Teams Feature Rollout​: Hast Du dich auch schon gefragt, wieso der Kollege ein Teams Feature nutzen kann und du nicht? Könnte es lediglich an einem Update liegen? Aber auch nachdem die Versionen auf den identischem Stand gebracht sind immer noch Fehlanzeige? Vom neuen Feature fehlt immer noch jede Spur fehlt?  Schnell werden die Forschungsarbeiten eingestellt. Doch was steckt dahinter? In diesem Blog bringen wir Licht ins Dunkle und klären auf, was ein Microsoft Teams Feature Rollout an sich hat und wie es für die öffentliche Nutzung freigegeben wird.

Du erhältst das Feature, du kannst warten ..

Bei einem Microsoft Teams Feature Rollout für hunderte von Millionen von Desktop oder Mobile Benutzern, ist ein durchdachtes Vertriebsverfahren von Nöten. Die Rollout Methodik nennt sich Flagging. So beinhalten die neuen Builds der verschiedenen Teams App bereits integrierte Feature Flags. Diese sind zum Zeitpunkt der Aktualisierung inaktiv und werden erst in einer nächsten Phase freigeschaltet.

Zusammengefasst findet der Aktualisierungsprozess in zwei verschiedenen Aktivitätsfenstern statt, welche ab einem gewissen Zeitpunkt auf progressive Weise, gleichzeitig abgewickelt werden. Doch wann ist dieser Zeitpunkt?

Die präzise Erklärung

Nachdem die neue Version ausgerollt wurde, beginnt zwischen dem Vorgänger Build und dem neuen Build eine Aufzeichnung von Kennzahlen und nutzungsbezogenen Metriken. Erhöht sich die Nutzungszahl der neuen Version, werden ausgewertete Scorecards vorgelegt, welche das Go Live der Features befürworten. Ab diesem Zeitpunkt werden die Feature Flags auf den Builds freigeschaltet, was für beide Aktivitäten zu einem weltweit progressiven Teams Feature Rollout führt. Für die Ermittlung von verlässlichen Daten, berücksichtigt Microsoft den weltweiten User Pool und richtet sich somit nicht auf Level Organisation/Tenant. Dementsprechend ist es gut möglich, dass dein Arbeitskollege das Feature einige Tage vorher erhält.

Die nachfolgende Grafik zeigt die Segmentierung während eines Rolloutprozesses.

Microsoft Teams Feature Rollout
DEV Entwicklung
Internal Dogfood Interne Nutzung der neuen Features
TAP + Preview Vorzeitiges Release für ausgewählte Kunden
Public Öffentliche Nutzung

 

Möchtest Du von frühzeitigen Microsoft Teams Feature Rollout profitieren? Microsoft bietet das Public Preview Programm an, welches neue Funktionen einen Tick schneller liefert, bevor sie offiziell im Public Ring veröffentlicht werden.

Mehr Infos findest Du unter folgendem Link:

https://docs.microsoft.com/de-ch/microsoftteams/public-preview-doc-updates

Presence Status in Microsoft Teams

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Presence Status in Microsoft Teams

Presence Status in Microsoft Teams: In diesem Beitrag erfahren Sie Einiges über die Bedeutung des Presence Status in Microsoft Teams. Dies bei der Benutzung der Teams Desktop- und Mobile-App, sowie auf Desktopgeräten. Haben Sie sich auch schon gefragt, wieso Ihr Statussymbol im Teams in gewissen Situationen rot und nicht grün ist? Wir klären auf. Neben den benutzerdefinierten Statusanzeigen, welche der User selbst bestimmen kann, gibt es noch Präsenz Statusse in Teams, welche anhand von Systembedingungen bestimmt werden. Dabei spielen zum Beispiel Kalendereinträge im Outlook oder Energieoptionen eine Rolle. Dann gibts aber noch das Verhalten zwischen verschiedenen Teams Clients wie Mobile App, Desktop App, Webbrowser, Tischtelefon….

Busy oder Away?

Der Status «abwesend» (oranges Symbol) als Presence Status in Microsoft Teams erscheint, wenn man nicht am Arbeitsplatz ist oder für einige Minuten inaktiv ist im App. Soll heissen, Teams definiert den Status automatisch, sobald das Gerät, je nach gesetzten Powersettings in den Standbymodus wechselt, den Screen ausschaltet oder ein Screen Lock durchgeführt wird. Der Status kann auch manuell zu «abwesend» gesetzt werden. Der Wechsel zu «verfügbar» erscheint dann wieder, wenn Aktivität herrscht. Sprich bei einem erneuten Login oder dem Aufrufen des Teams-Apps. So haben auch andere Statusse einen Einfluss auf Systemzustände. Zum Beispiel «beschäftigt» (rotes Symbol): Wenn Sie in Ihrem Outlook Kalender einen einfachen Termin gebucht haben, erscheint dieser Zustand. Anrufe, Chats, Videocalls werden aber weiterhin empfangen. Ähnliches Szenario: Kalendereintrag mit weiteren Teilnehmern oder Meeting Link führt zum Status «in einer Besprechung»

Do not disturb

Bei Statusanzeigen aus der Kategorie «nicht stören» werden sie in Ruhe gelassen. Bedeutet, dass Anrufe oder Videocalls nicht berücksichtigt und Chats nicht benachrichtigt werden. Dazu gehören folgende Statusse:

  • «Nicht stören»: Wird manuell festgelegt
  • «Hält Präsentation» (Auto): Wird automatisch festgelegt z.B während ScreenSharing
  • «Fokussierend» (Auto): Wird automatisch festgelegt. Hier bucht der Dienst MyAnalytics für Sie einen Kalendertermin im Outlook ein, bei welchem Sie von Teams Notifications verschont bleiben

Zertifizierte Teams Telefone

Bekanntlich gibt es Telefone von verschiedenen Herstellern wie Audiocodes, Yealink usw. welche mittels eines integrierten Teams Clients gesteuert werden. Die verschiedenen Zustände haben auch auf diesen Clients ein verbindliches Handling. Dabei funktioniert der automatische, sowie manuelle Statuswechsel auch in diesem Bereich der Apps. Ist man nur noch auf dem Telefon im Teams angemeldet, bestimmt der Zustand des Gerätes oder der Kalender den Status.

Handling mit Direct Routing

Bei Teams DR Installationen gibt es die eine oder andere Sache, welche im Zusammenhang mit dem Presence Status in Microsoft Teams berücksichtigt werden muss. Bekanntlich beinhalten Call Queues die Funktion Presence-Based Routing. Ist diese aktiviert, werden nur Teilnehmer in der Call Queue berücksichtigt, welche explizit «verfügbar» sind. Dabei gilt zu beachten, dass jeder Kalendereintrag oder Inaktivität des Teams Client den Status automatisch verändert. Folgen dieser Aktion: Der Agent ist nicht mehr erreichbar. Bedeutet als Massnahme: Aufhebung der Funktion oder das Streben nach einer sauberen und aktuellen Kalenderführung.

Zudem ist Busy on Busy bei der aktiven Presence-Based Funktion während eines Anrufs innerhalb der Call Queue nutzlos. Bedeutet, dass Anrufe während eines aktiven Calls trotzdem reinkommen. Da sich dieser Override nicht umgehen lässt, bleibt nur noch übrig Presence-Based Routing zu deaktivieren oder damit zu leben.

Weitere Presence Status in Microsoft Teams

Verfügbar – ausser Haus: Kombination zwischen Kalendereintrag auf “ausser Haus” aber im Teams Client verfügbar (Mobile oder Desktop App) Weitere Ursache: Abwesenheitsmeldung

Am Telefon – abwesend: Während eines Telefonats über längere Zeit keine getätigte Aktivität im Teams App

Ausser Haus: Kalendereintrag auf «ausser Haus» und auf keinem App aktiv (Mobile oder Desktop App)

Offline: User ist auf jedem Teams App ausgeloggt.

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/presence-admins

TwinCap Kontakt Synch Office 365

Kontakt Synch für Office 365

TwinCap Kontakt Synch: Möchten Sie beispielsweise alle ihre Kundenkontakte aus ihrer CRM oder ERP Applikation innerhalb von Outlook (z.B. Kontakt mit Mail Adresse) oder Microsoft Teams (Telefonnummern) nutzen? Kein Problem – der TwinCap Kontakt Synch synchronisiert alle Ihre Daten (nach Ihren Wünschen) mit Office 365 und somit sind alle Kontaktdaten in der entsprechenden Client Applikationen nutzbar (siehe Abschnitt zum Thema Lizenzen für Details was benötigt wird).

Mit dem TwinCap Kontakt Synch bieten wir Ihnen eine hochflexible Lösung, wie Sie Ihre Kontaktdaten mit Office 365 synchronisieren können. Durch die Synchronisation sind diese Daten in allen Office Anwendungen (Outlook, Teams, Skype etc.) verfügbar, dies sowohl innerhalb der Desktop Anwendungen wie auch in den mobilen Apps.

Kann ich bestimmen, welche Benutzer welche Kontaktdaten bekommt?

  • Ja, Sie bestimmen anhand von dynamischen oder statischen Gruppen, welche Benutzer welche Kontaktdaten erhalten sollen

Braucht es einen Benutzer (Service Account) welcher ein Login mit Password und Rechte haben muss?

  • Es wird kein Account und damit auch kein direktes Passwort benötigt. Die Synchronisation erfolgt mit modernen Azure Apps, welche mit Keys arbeiten. Die Berechtigung ist minimiert auf die entsprechenden Bedürfnisse (Leserechte auf die minimalen Benutzer Attribute mit Gruppen Abfrage, Schreibrechte auf die Kontakt Objekte aller Benutzer)

Werden entsprechende Lizenzen dafür benötigt?

  • Der TwinCap Kontakt SynchKontakt Synch synchronisiert in die Outlook Kontakte jedes Benutzers und funktioniert mit jeder M365/O365 Lizenz
  • Um Kontakte von Outlook in Teams (Calling Tab) zu synchronisieren, benötigt es Teams Direct routing, respektive Enterprise Lizenzen (E1 / E3 + Phone System oder E5). Bei Business Lizenzen wird der Synch nach Teams noch nicht unterstützt.

In welcher Form müssen die Kontaktdaten bereitgestellt werden?

  • Die Kontaktdaten können in einer beliebigen kompatiblen Form bereitgestellt werden, z.B. SQL / Oracle DB, Azure AD, CSV, XML, TXT usw.
  • Es wird ein direkte Zugang übers Internet benötigt um auf ihre Daten zuzugreifen
  • Direkte Abfragen auf Datenbanken (SQL/Oracle etc.) erhöhen die Flexibilität

Wo läuft die Synchronisation?

  • Die Synchronisation läuft auf einem TwinCap First Azure Rechner auf Microsoft Azure (Holland/EU)
  • Der Zugang an die Source Daten muss durch den Kunden gewährleistet sein (Firewall / SQL Queries etc.)
  • Der Zugang an die Mailboxen erfolgt direkt via Office 365 Graph API

Kann ich meine Daten auch mit einer OnPrem Exchange Installation synchronisieren?

  • Dies ist leider nicht möglich. Es können nur Mailboxen synchronisiert werden, die innerhalb von Office 365 sind
  • Betreiben Sie eine hybride Installation, so können alle Mailboxen synchronisiert werden, welche sich auf Office 365 befinden

Kann ich die Kontakt Daten auch auf dem Mac benutzen?

  • Sie können die synchronisierten Daten sowohl auf Windows, Mac wie auch Linux benutzen. Am einfachsten erfolgt dies mit den Microsoft Client Applikationen Outlook und Teams. Die Nutzung ist jedoch auch mit Standard ActiveSync Clients möglich

Ich habe keine CRM-Datenbank, möchte aber alle Benutzer innerhalb der AD als Kontakte synchronisieren, ist dies möglich?

  • Dies ist vollumfänglich möglich. Da die Kontaktdaten (Telefonnummer, Adressen, Mail usw.) jedoch von der Azure AD und nicht von einer DB ausgelesen werden müssen, bedarf die Synchronisation zusätzlicher Rechte. Diese erweiterten Rechte werden auch auf der Azure App zugewiesen

Ich möchte, dass einzelne Abteilungen unterschiedliche Daten synchronisiert bekommen?

  • Diese Anforderung ist im Design schon fix implementiert. Die Steuerung erfolgt durch Gruppen Mitgliedschaften und kann vollumfänglich und autonom von Ihnen vorgenommen werden. Am effizientesten benutzt man sogenannte dynamische Gruppen

Sie sagen die Steuerung erfolgt durch Gruppen – wie müssen diese heissen?

  • Die Namensgebung der Gruppen obliegt komplett ihrer Wahl. Sie definieren den ‘Trigger’ und die Logik der Synchronisationsgruppen

Was, wen ein Benutzer Mitglied ist von mehr als einer Gruppe?

  • Ist ein Benutzer Mitglied von mehr als einer Gruppe, so werden die Kontakte von allen zugehörigen Gruppen synchronisiert

Wie sieht die Synchronisation für den Benutzer aus?

  • Der Benutzer sieht innerhalb seines ‘Kontakt’ Folders im Office365/Outlook alle synchronisierten Kontakte als ganz normale Kontakte. Sämtliche synchronisierten Kontakte haben zusätzlich eine Kategorie ‘ContactSync’ als Identifikationsmerkmal

Werden bestehende Kontakte bei den Benutzern gelöscht oder überschrieben?

  • Persönliche Benutzerkontakte werden weder gelöscht noch überschrieben. Es werden nur diejenigen Kontakte mit der Kategorie «ContactSync» mutiert

Zudem bieten wir auch die Möglichkeit auf Kundenwünsche einzugehen, z.B. eine two-way (multi master) Synchronisation oder spezielle «Kontaktfelder», können auf Wunsch eingebaut werden

Wie sieht es mit den Kosten aus?

  • Primär muss zwischen der «Erstinstallation/-Konfiguration» und den laufenden Kosten unterschieden werden. Die initiale Konfiguration hängt davon ab, welche Quellen und welche Komplexität vorliegt und welche «speziellen» Wünsche Sie haben und muss daher individuell offeriert werden. Die laufenden Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer, welche synchronisiert werden. Der Preis pro Benutzer der synchronisiert wird, liegt bei CHF 1.-/Monat.

Der TwinCap Kontakt Synch ist eine einfache und verlässliche Lösung zur Kontakt Synchronisation.

Kontakt
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Standort Schweiz

TwinCap First AG
Favreweg 1
CH-8304 Wallisellen
+41 44 666 50 50
info@twincapfirst.ch

Standort Deutschland

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Cloud Systemhaus
Bahnhofstraße 32
DE-72458 Albstadt
+49 7431 9493 440
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