Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt

Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt: Vor gut zwei Jahren haben wir darüber berichtet, dass das «Besetztzeichen» endlich für Festnetzanrufe in Teams verfügbar ist. Aufgrund der aktuellen Situation steigt die Menge der geführten Gespräche per Telefon oder Video Call immer noch an. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie ihre Anrufbeantwortungsregeln so flexibel wie möglich gestalten. Da kommt uns eine neue Möglichkeit, Anrufe bei «besetzt» zu steuern sehr gelegen. Auch wenn Microsoft den Anrufrichtlinien in Teams neue Optionen spendiert hat, bleibt die Grundsatzfrage die gleiche: Möchten Sie einen zweiten Anruf signalisiert bekommen, wenn Sie sich bereits in einem anderen Gespräch befinden?

Wenn ihre Antwort darauf “Nein” lautet, haben wir gute Neuigkeiten für Sie. Per sofort können Sie neben «Aktivieren» und «Deaktivieren» auch “Unbeantwortet” als Einstellung für das Besetztzeichen wählen. Was das genau bedeutet, erfahren Sie im nächsten Abschnitt, gleich nachdem wir ihnen die bisherige Problematik erklärt haben.

Bisheriges Verhalten

Bisher war es so, dass wenn «Busy on Busy» aktiviert war, ein Anrufer aus dem Fest- oder Mobilnetz das Besetztzeichen hörte, sofern Sie bereits am Telefon waren. Ihren internen Kollegen wurde nur für sehr kurze Zeit eine visuelle Meldung gezeigt. Das «klassische», akustische Besetztzeichen blieb leider aussen vor. Dies hat oft für Verwirrung unter den Benutzern gesorgt.

Dank der “New Meeting & Calling Experience” bleibt die Meldung neuerdings bestehen. So wissen Sie zumindest, dass die Person besetzt ist, auch wenn Sie intern kein Besetztzeichen hören.

Neue Möglichkeit: Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt:

Bestimmt wissen Sie bereits, dass Sie Ihre Anrufeinstellungen individuell konfigurieren können. Am interessantesten ist die Einstellung “Wenn unbeantwortet”. Neu können Sie (ihr Administrator besser gesagt) Busy on Busy so zu konfigurieren, dass diese Einstellung auch dann greift, wenn Sie besetzt sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen internen oder externen Anruf erhalten. Sogar «federierte» Anrufe von anderen Organisationen werden entsprechend weitergeleitet.

Wenn Busy on Busy auf «Unbeantwortet» eingestellt wird, greifen ihre persönlichen Anrufbeantwortungsregeln

Ihren Anrufern wird dann kein Besetztzeichen mehr abgespielt, sondern sie werden z.B. direkt mit Ihrer Voicemail oder Anrufgruppe verbunden. Die Klingeldauer in Sekunden vor dem Umleiten wird ignoriert. Anrufe werden bei besetzt direkt umgeleitet.

Zur Auswahl haben Sie eines der folgenden Ziele:

• Voicemail
• Interner Kontakt
• Externe Nummer (z.B. Handy, Hauptnummer)
• Anrufgruppe (max. 25 Personen)
• Stellvertreter
• Nichts tun

Nichts tun empfehlen wir ihnen nicht. Dabei sendet Microsoft ein “480 vorübergehend nicht erreichbar” and den Provider zurück. Dies führt zu einer Fehlermeldung.

So wird’s gemacht: Anrufe Weiterleiten wenn besetzt

Damit auch Sie von dieser neuen Einstellung profitieren können, müssen Sie (der IT Admin) die Einstellung in Teams via PowerShell konfigurieren.

Öffnen Sie PowerShell als Administrator um das Microsoft Teams Modul zu installieren:

Install-Module MicrosoftTeams

Loggen Sie sich mit einem Admin Account ein:

Connect-MicrosoftTeams

Setzen Sie die Einstellung auf ihrer Teams Anruf Richtlinie:

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global –BusyOnBusyEnabledType “Unanswered”

Es kann einige Zeit dauern, bis ihre Änderungen übernommen werden und ihre Anrufe bei besetzt an das gewünschte Ziel weitergeleitet werden. Die Einstellung ist zurzeit nicht im Teams Admin Center GUI verfügbar. Für die Einrichtung wird mind. Version 2.0.0 des Teams Modules benötigt. Im Beispiel wird die Anrufrichtlinie «Global» verwendet. Dies ist die Richtlinie welche standardmässig allen Benutzern zugeordnet ist. Wenn Sie das Feature zuerst testen möchten, empfehlen wir ihnen eine neue Teams Anruf Richtlinie zu erstellen.

Fazit

Auch wenn die neuen Einstellungsmöglichkeiten nichts mit dem Besetztzeichen zu tun haben, begrüssen wir dieses Update sehr. Mitarbeiter bleiben während aktiven Anrufen ungestört und Anrufer werden trotzdem effizient an die korrekte Stelle weitergeleitet. Aus unserer Sicht eine Win-Win Situation. Gerne unterstützen wir Sie dabei die Einstellung auch in Ihrem Tenant vorzunehmen.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.