Micrsosoft CSP Lizenzen (Part 1)

TwinCap First AG bietet nicht nur Dienstleistungen rund um die Microsoft Cloud, sondern auch diverse Software Produkte, respektive Lizenzen für Cloud Lösungen. Dazu gehören beispielsweise Skykick Backup, Printix, Kontakt Synch und natürlich die ganzen Microsoft Cloud Dienste. Daher heute unsere Abhandlung im Blog «Microsoft CSP Cloud Lizenzen (Part 1)».

Microsoft Lizenzierung über CSP

In diesem Blog möchte ich etwas näher auf die Microsoft Cloud Lizenzierung eingehen. Da es immer wieder Fragen dazu gibt, hole ich etwas weiter aus. Ich beleuchte aber nur Cloud Lizenzen, keine klassischen On Prem Lizenzierungs-Modelle. Im ersten Teil geht es um Microsoft 365. Im zweiten Teil dann um Microsoft Azure, der grossen «Cloud Plattform» von Microsoft. In Azure ist auch Microsoft 365 eingebettet. Der zweite Teil über Azure folgt dann im nächsten Blog.

Grundsätzlich umfassen die Microsoft Lizenzen einerseits die kompletten Produkte im Bereich Microsoft 365, andererseits auch Produkte, welche über die Azure Plattform bezogen werden können (z.B. Visual Studio). Die Abwicklung und der Verkauf der Lizenzen erfolgt über den sogenannten CSP Marktplatz. Diesen haben wir bereits in diesem Blog Beitrag vorgestellt. D.h. wenn jemand heute über Kreditkarte Lizenzen bezahlt, so kann er auf den CSP Marktplatz wechseln. Wir bieten unseren Kunden zum Beispiel folgende Benefits über den CSP Kanal.

Unsere Bedingungen

  • Attraktive Bedingungen für M365 und Azure Pläne
  • Tagesgenaue Abrechnung (es wird pro Tag abgerechnet, nicht nach fixen Monaten)
  • Rechnung monatlich (auf Tages Basis), keine Vorauszahlung
  • keine Mindest-Vertragsdauer, der Wechsel zu einem anderen Anbieter ist täglich möglich
  • Lizenzen können direkt und nach Wunsch selbst über das CSP Portal gekauft/zurückgegeben oder über unseren Helpdesk beantragt werden (frei wählbar)
  • 1 Jahr Preisgarantie von Microsoft ab Kaufdatum
  • Rascher und kompetenter Support bei Fragen (in der Schweiz und in deutscher Sprache)

Gut zu Wissen

Gut zu wissen ist auch, ein Wechsel von «Kreditkarte» nach «CSP» ist ein reiner administrativer Wechsel. Allfällige über Kreditkarte vorausbezahlte Lizenzen werden von Microsoft zurückvergütet. Es gibt auch keinen Unterbruch oder Funktionseinschränkungen bei einem Wechsel. Im Wesentlichen wird nur die kommerzielle Abrechnung von Kreditkarte auf Rechnung umgestellt.

Microsoft 365 Lizenzen

Unter dem Namen Microsoft 365 versteckt sich eine ganze Reihe von Produkten und Diensten. Diese Dienste kann man grösstenteils einzeln «lizenzieren», also im Monatsmodell einzeln als Dienst mieten. Eine jährliche Vorauszahlung ist ebenfalls möglich, womit es bei Microsoft etwas günstiger wird. Abgerechnet wird normalerweise pro Benutzer pro Monat (mit Ausnahmen, wäre ja langweilig, wenn es so einfach wäre 😉).

Ein solcher Dienst ist zum Beispiel «Exchange Online Plan 1» im Wesen eine Mailbox mit der man Mails, Kalender und Kontakte verwalten kann, inbegriffen ist der Zugriff jedoch nur über einen Webbrowser, d.h. ohne Outlook auf dem Desktop. Möchte man nun aber auch noch Office als installierbare Software nutzen, also mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook, müsste man diesen Dienst auch noch dazu mieten. Damit die Kunden nicht dutzende einzelne Dienste zusammensuchen müssen, hat Microsoft die meistgenutzten Dienste in sogenannten «Plänen» zusammengefasst.

Aufbau der Lizenzen

Der Aufbau besteht eigentlich aus drei Marksegmenten:

  • Home Produkte für den privaten Gebrauch (Familien, Studenten usw.)
  • Die Microsoft 365 Business Linie, gedacht für Unternehmen bis maximal 300 Benutzer
  • Die Microsoft 365 Enterprise Linie, gedacht für grössere Unternehmen (Konzern, globale Unternehmen)

Jedes Segment beinhaltet dann wiederum eigene «Pläne» (siehe Screenshot unten von Microsoft für das Business Segment), z.B. gibt es:

  • einen «Microsoft 365 Business Basic» Plan
  • einen «Microsoft 365 Business Standard» Plan
  • und einen «Microsoft 365 Premium» Plan

Mini, Medium oder Maxi

Wie man dem Preis der ersten drei Pläne entnehmen kann, funktioniert das Modell eigentlich wie ein gängiges «Mini», «Medium» und «Maxi» Produkt. Dies kennt man von anderen Abo-Produkten wie Netflix, Spotify, Apple Music etc. Soll heissen – von links nach rechts, enthält jeder nachfolgende Plan die Dienste des vorangehenden Plans und wird um weitere Dienste und Funktionen ergänzt. D.h. es fängt klein an und aggregiert sich hoch bis zum grössten Paket. Natürlich kann man immer noch einzelne Dienste und Add-Ons zu diesen Plänen hinzufügen, sollte ein Plan nicht alles enthalten was man sich wünscht. Es bleiben, für entsprechendes Geld, fast keine Wünsche offen. Microsoft bietet auch die Möglichkeit «Pläne» zu mischen, d.h. nicht alle Benutzer benötigen den gleichen Plan. Eine Bürokraft benötigt sicher ein Office Paket auf dem Desktop, ein Mitarbeiter im Lager benötigt allenfalls nur einen Plan mit Mail und Teams Online.

Über den CSP Marktplatz sind auch sogenannte NGO und EDU Lizenzen erhältlich. Falls sich eine Institution oder eine Bildungsstätte dafür qualifiziert, erhalten diese erhebliche Rabattierungen. Gerne helfen wir bei EDU/NGO weiter, falls unklar ist, wie man die Qualifikationen bekommt. Die einzelnen Pläne findet man auch bei Microsoft.

Weniger bekannte «Office» Produkte

Nebst den allgemein bekannten Produkten wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint gibt es dutzende zusätzliche Werkzeuge, die man mit Microsoft 365 gratis dazu kriegt oder je nach Produkt dazu gemietet werden können. Microsoft Teams ist gratis dabei, Exchange Online ist in verschiedenen Varianten enthalten (also Mail aus der Cloud) und natürlich OneDrive – der persönliche Cloudspeicher für Benutzer und SharePoint als «Unternehmens-Datenablage» in Microsoft 365.

Weitere Werkzeuge, die im Preis enthalten sind, wären Task Management Tools wie «To-Do», «Microsoft Planner», «Microsoft Lists» aber auch eine Basic «Power Automate Funktion», also eine Workflow Engine, um Abläufe zu automatisieren. Enthalten ist auch eine Basis Version von PowerApps, eine Entwicklungsumgebung für mobile Apps.

Auch möglich ist das Aufschalten der Telefonie ins öffentliche Netz mit Teams direct routing. Dazu wird ein Telekom Provider benötigt sowie die sogenannte «Phone System/Business Voice» Lizenz und schon kann man über Teams auch die klassische Telefonie nutzen. Die Aufzählung oben ist nicht abschliessend – es gibt noch zahlreiche andere Tools (Archivierung, Security usw.), es lohnt sich also die Pläne etwas genauer anzuschauen. Des Weiteren gehören übrigens auch Microsoft Project sowie Visio in verschiedenen Varianten (getreu dem Modell «Mini, Medium, Maxi» oder um bei Microsoft zu bleiben, «Plan 1», «Plan 2» usw.) zu den Diensten/Produkten welche man separat «dazu mieten» kann.

Management Werkzeuge für den IT Admin

Für den IT-Administrator gibt es auch Lizenzen, zum Beispiel um die Sicherheit von Geräten (Mobile Geräte, Desktops/Notebooks etc.) verwalten zu können. Diese sind einzeln oder als Bestandteil des jeweiligen Planes, ebenfalls pro Endbenutzer oder Gerät lizenziert. Das Kern-Werkzeug nennt sich «Microsoft Intune», ein Verwaltungswerkzeug mit dem man mobile Geräte (IOS/Android) sowie auch Windows 10 und Apple (Mac) Geräte verwalten kann. Zum Umfang von Intune gehören Richtlinien für den Einsatz dieser Geräte, Softwareverteilung, Inventarisierung und weitere Funktionen. Nebst Intune gibt es noch zahlreiche weitere Administrations-Tools, welche einzeln oder als Plan in der EMS Suite (Enterprise Mobility Suite) erworben werden können. D.h. was beim «normalen» User mit Office 365 möglich ist, setzt sich auch im Bereich der IT Admin Werkzeuge entsprechend weiter.

Kostenbetrachtung

Wir hören immer wieder, dass die Cloud Lösungen sehr teuer seien. Vergleicht man aber, welche (neuen) Möglichkeiten man mit den Microsoft 365 Produkten als Gegenwert erhält, so dürften die Kosten, im Vergleich zu lokalen Diensten, durchaus vergleichbar sein. Natürlich nur wenn man eine Komplettrechnung anstellt. Speziell für KMU eröffnen sich mit den Lizenzen Möglichkeiten, welche mit einer lokalen, selbsterstellten Lösung kaum finanzierbar wären oder ein grösseres Investitionsvolumen und hohe Betriebskosten nach sich ziehen würden. Dazu gehören Standortunabhängigkeit, eine hohe Verfügbarkeit, Redundanz, Gerätunabhängigkeit und auch das Umwandeln von fixen Kosten in variable Kosten (freut den Finanzchef). Zudem sind die Applikationen und Dienste immer auf dem neuesten Stand, d.h. es müssen keine «neuen» Updates gekauft werden, da diese im Preis inbegriffen sind.

Fazit

Es lohnt sich die Lizenzpakete näher anzuschauen und auch im Detail zu prüfen welche Funktionen und Dienste man einsetzen möchte. Die Microsoft 365 bietet heute alles was man sich wünscht und viele zusätzliche Möglichkeiten, welche lokal im eigenen Rechenzentrum oder Serverraum kaum realisierbar wären. Auf lange Frist stellt sich nicht die Frage, ob man Microsoft 365 einsetzt,sondern nur die Frage wann.

TwinCap Kontakt Synch Office 365

TwinCap Kontakt Synch: Möchten Sie beispielsweise alle ihre Kundenkontakte aus ihrer CRM oder ERP Applikation innerhalb von Outlook (z.B. Kontakt mit Mail Adresse) oder Microsoft Teams (Telefonnummern) nutzen? Kein Problem – der TwinCap Kontakt Synch synchronisiert alle Ihre Daten (nach Ihren Wünschen) mit Office 365 und somit sind alle Kontaktdaten in der entsprechenden Client Applikationen nutzbar (siehe Abschnitt zum Thema Lizenzen für Details was benötigt wird).

Mit dem TwinCap Kontakt Synch bieten wir Ihnen eine hochflexible Lösung, wie Sie Ihre Kontaktdaten mit Office 365 synchronisieren können. Durch die Synchronisation sind diese Daten in allen Office Anwendungen (Outlook, Teams, Skype etc.) verfügbar, dies sowohl innerhalb der Desktop Anwendungen wie auch in den mobilen Apps.

Kann ich bestimmen, welche Benutzer welche Kontaktdaten bekommt?

  • Ja, Sie bestimmen anhand von dynamischen oder statischen Gruppen, welche Benutzer welche Kontaktdaten erhalten sollen

Braucht es einen Benutzer (Service Account) welcher ein Login mit Password und Rechte haben muss?

  • Es wird kein Account und damit auch kein direktes Passwort benötigt. Die Synchronisation erfolgt mit modernen Azure Apps, welche mit Keys arbeiten. Die Berechtigung ist minimiert auf die entsprechenden Bedürfnisse (Leserechte auf die minimalen Benutzer Attribute mit Gruppen Abfrage, Schreibrechte auf die Kontakt Objekte aller Benutzer)

Werden entsprechende Lizenzen dafür benötigt?

  • Der TwinCap Kontakt SynchKontakt Synch synchronisiert in die Outlook Kontakte jedes Benutzers und funktioniert mit jeder M365/O365 Lizenz
  • Um Kontakte von Outlook in Teams (Calling Tab) zu synchronisieren, benötigt es Teams Direct routing, respektive Enterprise Lizenzen (E1 / E3 + Phone System oder E5). Bei Business Lizenzen wird der Synch nach Teams noch nicht unterstützt.

In welcher Form müssen die Kontaktdaten bereitgestellt werden?

  • Die Kontaktdaten können in einer beliebigen kompatiblen Form bereitgestellt werden, z.B. SQL / Oracle DB, Azure AD, CSV, XML, TXT usw.
  • Es wird ein direkte Zugang übers Internet benötigt um auf ihre Daten zuzugreifen
  • Direkte Abfragen auf Datenbanken (SQL/Oracle etc.) erhöhen die Flexibilität

Wo läuft die Synchronisation?

  • Die Synchronisation läuft auf einem TwinCap First Azure Rechner auf Microsoft Azure (Holland/EU)
  • Der Zugang an die Source Daten muss durch den Kunden gewährleistet sein (Firewall / SQL Queries etc.)
  • Der Zugang an die Mailboxen erfolgt direkt via Office 365 Graph API

Kann ich meine Daten auch mit einer OnPrem Exchange Installation synchronisieren?

  • Dies ist leider nicht möglich. Es können nur Mailboxen synchronisiert werden, die innerhalb von Office 365 sind
  • Betreiben Sie eine hybride Installation, so können alle Mailboxen synchronisiert werden, welche sich auf Office 365 befinden

Kann ich die Kontakt Daten auch auf dem Mac benutzen?

  • Sie können die synchronisierten Daten sowohl auf Windows, Mac wie auch Linux benutzen. Am einfachsten erfolgt dies mit den Microsoft Client Applikationen Outlook und Teams. Die Nutzung ist jedoch auch mit Standard ActiveSync Clients möglich

Ich habe keine CRM-Datenbank, möchte aber alle Benutzer innerhalb der AD als Kontakte synchronisieren, ist dies möglich?

  • Dies ist vollumfänglich möglich. Da die Kontaktdaten (Telefonnummer, Adressen, Mail usw.) jedoch von der Azure AD und nicht von einer DB ausgelesen werden müssen, bedarf die Synchronisation zusätzlicher Rechte. Diese erweiterten Rechte werden auch auf der Azure App zugewiesen

Ich möchte, dass einzelne Abteilungen unterschiedliche Daten synchronisiert bekommen?

  • Diese Anforderung ist im Design schon fix implementiert. Die Steuerung erfolgt durch Gruppen Mitgliedschaften und kann vollumfänglich und autonom von Ihnen vorgenommen werden. Am effizientesten benutzt man sogenannte dynamische Gruppen

Sie sagen die Steuerung erfolgt durch Gruppen – wie müssen diese heissen?

  • Die Namensgebung der Gruppen obliegt komplett ihrer Wahl. Sie definieren den ‘Trigger’ und die Logik der Synchronisationsgruppen

Was, wen ein Benutzer Mitglied ist von mehr als einer Gruppe?

  • Ist ein Benutzer Mitglied von mehr als einer Gruppe, so werden die Kontakte von allen zugehörigen Gruppen synchronisiert

Wie sieht die Synchronisation für den Benutzer aus?

  • Der Benutzer sieht innerhalb seines ‘Kontakt’ Folders im Office365/Outlook alle synchronisierten Kontakte als ganz normale Kontakte. Sämtliche synchronisierten Kontakte haben zusätzlich eine Kategorie ‘ContactSync’ als Identifikationsmerkmal

Werden bestehende Kontakte bei den Benutzern gelöscht oder überschrieben?

  • Persönliche Benutzerkontakte werden weder gelöscht noch überschrieben. Es werden nur diejenigen Kontakte mit der Kategorie «ContactSync» mutiert

Zudem bieten wir auch die Möglichkeit auf Kundenwünsche einzugehen, z.B. eine two-way (multi master) Synchronisation oder spezielle «Kontaktfelder», können auf Wunsch eingebaut werden

Wie sieht es mit den Kosten aus?

  • Primär muss zwischen der «Erstinstallation/-Konfiguration» und den laufenden Kosten unterschieden werden. Die initiale Konfiguration hängt davon ab, welche Quellen und welche Komplexität vorliegt und welche «speziellen» Wünsche Sie haben und muss daher individuell offeriert werden. Die laufenden Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer, welche synchronisiert werden. Der Preis pro Benutzer der synchronisiert wird, liegt bei CHF 1.-/Monat.

Der TwinCap Kontakt Synch ist eine einfache und verlässliche Lösung zur Kontakt Synchronisation.

Kontakt
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Standort Schweiz

TwinCap First AG
Favreweg 1
CH-8304 Wallisellen
+41 44 666 50 50
info@twincapfirst.ch

Standort Deutschland

IT Boosting
Cloud Systemhaus
Bahnhofstraße 32
DE-72458 Albstadt
+49 7431 9493 440
info@it-boosting.de

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