User Manager PowerApp mit Power Automate

User Manager PowerApp

Eigenschaften eines Benutzers (Attribute) werden in Azure Active Directory (Azure AD) üblicherweise durch IT-Administratoren bearbeitet. Möchte ein HR-Mitarbeitender eigenständig Benutzer (Attribute) anpassen, also ohne Hilfe der IT und ohne Administratorenrechte, kommt die User Manager PowerAppsins Spiel. Der User Manager ist eine von TwinCap First erstellte App, basierend auf PowerApps. Berechtigte Mitarbeiter können ohne Administrationsrechte, definierte Azure AD Benutzerattribute, selbständig bearbeiten. Das klingt komplizierter als es tatsächlich ist.

User Manager

Mit PowerApps stellen wir ein GUI zur Verfügung, welches dem HR-Mitarbeiter erlaubt die Attribute sämtlicher Azure AD User-Objekte anzupassen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie die App aufgebaut ist.

Suchfunktion

Die User Manager PowerApp verfügt über eine Suchfunktion, welche in der Azure AD die passenden Objekte (Benutzer) sucht. Diese werden anschliessend, in diesem Fall auf 15 Einträge limitiert, in einer Liste dargestellt.

User suchen

Objekt Attribute

Wird ein Objekt ausgewählt, wird die zugehörige Information geladen und dargestellt. Dies sind in die zwei Kategorien Job Info und Contact Info. Mit einem Klick auf den edit-Button wird die entsprechende Kategorie zur Bearbeitung freigeschaltet.

Change Attribute of user

Zu den Attributen, die der Mitarbeitende bearbeiten kann, gehören:

  • Job Titel
  • Department
  • Manager
  • Office
  • Street
  • ZIP
  • City
  • State
  • Country
  • Mobile Phone

 

Wurden die entsprechenden Attribute bearbeitet, wird mit Update Properties der ganze Hintergrundprozess zur Editierung gestartet.

Hintergrundprozess

Der Mitarbeiter triggert einen Flow in Power Automate, der die Daten entgegennimmt, verarbeitet und mittels HTTP-Request an einen neuen Flow weitergibt. Dieser prüft erst die Authentifizierung und wenn diese erfolgreich verlaufen ist, werden die Daten weiterverarbeitet. Diese Informationen werden anschliessend mittels Graph API in der Azure AD in das entsprechende User-Objekt geschrieben. Ebenfalls kümmert sich der Flow noch um das Manager-Attribut, falls bei dem etwas geändert werden muss.

Manager Saving

Ist der Prozess erfolgreich durchgelaufen, wird dem Benutzer dies mittels Erfolgsmeldung bestätigt.

Saved Settings

Im Anschluss daran kann er auswählen, ob ein weiterer Mitarbeiter bearbeitet werden soll oder er kann die App direkt schliessen.

Manager Optionscreen

Schlusswort

Mit der User Manager PowerApps kann der Mitarbeitermanagement-Prozess vereinfacht werden. Die IT muss nicht jedes Mal angefragt werden, wenn Attribute geändert werden müssen. Gleichzeitig können HR-Mitarbeitende auch nur ausgewählte Attribute verändern, wodurch keine Gefahr von versehentlichen, kritischen Änderungen entsteht. Mit Graph API wird eine moderne Schnittstelle als Zugang zur Azure AD verwendet und mit der Active Directory OAuth der Zugang geschützt. Die durch den Einsatz dieser Applikation entstandene Vereinfachung des Prozesses lohnt sich für Ihr Unternehmen, um einerseits die IT von administrativen Tasks zu entlasten und andererseits kostbare Zeit einzusparen.

Cascading Dropdowns und Galleries – PowerApps Vol2

Cascading Dropdowns und Galleries – PowerApps Vol2 : ​In diesem Teil der PowerApps-Serie beschäftigen wir uns mit Cascading Dropdowns und Galleries. Damit die Gallery nicht alle Datensätze lädt und dadurch unübersichtlich wird, lässt man sich nur noch die Datensätze anzeigen, die benötigt werden. Wie dies im Fall von PowerApps geht, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

blank

Was ist ein Cascading Dropdown?

Bei einem Kaskadierenden Dropdown erstellt man Abhängigkeiten, ahnhand deren passende Werte angezeigt werden. Beispielsweise hat man zwei Dropdowns und abhängig davon was im ersten angewählt wurde, werden im zweiten die dazu passenden Werte angezeigt.

Use-Cases

Kaskadierende Dropdowns einzusetzen ergibt in so ziemlich jedem Kontext Sinn. Hier einige mögliche Use-Cases aufgelistet:

  • HR Abteilung – Mitarbeiterverwaltung
  • Detailhändler – Standortverwaltung
  • Handels-/ Produktionsunternehmen – Produktverwaltung
  • Autohändler – Auto-Konfigurator
  • Immobilien Verwaltung – Immobilienverwaltung
  • etc.

Ich werde Ihnen anhand einer Immobilienverwaltung zeigen, wie sich nur die Immobilen anzeigen lassen, die einem bestimmten Gebäude zugeordnet sind.

1. Dropdown

Im ersten Dropdown lassen wir alle Siedlungen aus der SharePoint-Liste anzeigen. Damit jede Siedlung nur einmal angezeigt wird, verwenden wir die Distinct Funktion.

Somit sieht die Funktion für die Items des Dropdowns folgendendermassen aus:

Sort(Distinct(Liegenschaften, Siedlung), Result)

2. Dropdown

Im zweiten Dropdown lassen wir nun nur noch die Strassen anzeigten, die zur gewählten Siedlung gehören. Neu kann die Abhängigkeit einfach in den Eigenschaften des Dropdowns angewählt werden. Ich werde Ihnen in diesem Beitrag jedoch zeigen, wie es manuell mitels einer Kombination von Funktionen gelöst wird.

Dazu werden in der Items-Property der Combobox die Funktionen Sort, Distinct und Filter verwendet.

Sort(Distinct(Filter(Liegenschaften, Siedlung = ComboBoxSiedlung.Selected.Result), Strasse),Result)

Als Resultat dieser Funktion stehen nun nur noch die Strassen zur Auswahl, die zu der im ersten Dropdown ausgewählten Siedlung gehören.

blank

Gallerie

Um nun die Objekte anzuzeigen, wird ein Gallery-Modul verwendet. Solange keine Strasse ausgewählt wurde, wird ein Standardwert ausgegeben. In diesem Fall wird beim App-Start die Collection colDefaultItem deklariert und mit den entsprechenden Parametern initialisiert. Sie müssen den Default-Value nicht unbedingt individuell deklarieren, Sie können per Default auch einfach alle Objekte anzeigen lassen.

Wurde nun im zweiten Dropdown die Strasse ausgewählt, werden sämtliche Wohnungen, die zu dieser Liegenschaft gehören aufgelistet.

blank

Die Funktion der Items-Property lautet:

If(
    IsEmpty(ComboBoxStrasse.SelectedItems.Result),
    colDefaultItem,
    Filter(
        Liegenschaften,
        Strasse = ComboBoxStrasse.Selected.Result
    )
)

Erklärung:
Wenn also keine Strasse ausgewählt wurde, zeigt es die Collection colDefaultItem an, ansonsten werden alle Objekte aufgelistet, welche die Condition – Strasse = ComboBoxStrasse.Selected.Result – erfüllen.

Schlussworte

Wie Sie sehen, kann die Usability einer App mit wenig Aufwand massiv verbessert werden.

Benötigen Sie unterstützung bei der Erstellung Ihrer Business-Applikation?
Kontaktieren Sie uns ungeniert.

Bis zum nächsten Mal,
Sascha

PowerApps Series Vol.1 – Reparatur-App

blank

PowerApps Series Vol.1 – Reparatur-App: Eine eigene Business-App um papierbasierte Informationen und die mehrfache Erfassung von Daten endlich abzulösen, war bisher schlichtweg sehr teuer und aufwändig. Mit PowerApps hat uns Microsoft ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem es sich endlich lohnt, sich Gedanken über eine eigene Business-Apps zu machen.

In diesem Teil der PowerApps-Serie (PowerApps Series Vol.1 – Reparatur-App) stelle ich Ihnen die von uns entwickelte Reparatur-App vor. Doch erst erkläre ich Ihnen ganz kurz, was denn PowerApps eigentlich ist und wer darauf zugreifen kann.

1. Was ist eigentlich PowerApps?

PowerApps ist ein Teil des Office365 Pakets und bereits ab der Business-Lizenz als PowerApps Plan 1 verfügbar. Falls Sie Office 365 nicht besitzen, kann PowerApps Plan 1 auch separat erworben werden. Für weitere Funktionen, mehrere Custom Connectors, etc. steht der PowerApps Plan 2 zur Verfügung.

Mehr zur Lizenzierung finden Sie auf PowerApps.

Mit PowerApps können einerseits «modellgesteuerte Apps» oder sogenannte «Canvas-Apps» erstellt werden. Was eine Canvas-App genau ist, werde ich Euch gleich erklären. Auf die «modellgesteuerte App» werde ich dann in einem späteren Beitrag eingehen.

Was ist eine Canvas App?

Ohne dass Sie Code in einer traditionellen Programmiersprache wie C# schreiben müssen, ist es nun möglich eine branchenspezifische Canvas-App zu erstellen.
(Nun ja, sobald es eine etwas komplexere App werden soll, ist es von grossem Vorteil, wenn man über Programmierkenntnisse verfügt.)

Die Canvas-App dient vor allem als Graphical User Interface (GUI), um Daten auf SharePoint, in einer Excel-Tabelle, SQL Datenbank, etc. zu erfassen, bearbeiten oder darzustellen. Diese Aufzählung ist natürlich nicht abschliessend, denn es können Cases wie Meetings erstellen, Personen verwalten, Bestellungen erfassen, Ferienanfragen erfassen, Belege erfassen und noch sehr viel mehr abgedeckt werden.

Eine Canvas-App lässt sich für Mobile Devices oder für Desktop Geräte erstellen. Zudem kann sie den Benutzern auch direkt in SharePoint, Power BI oder in Microsoft Teams zur Verfügung gestellt werden.

Wer kann auf PowerApps zugreifen?

Eine mit PowerApps erstellte App kann von jeder Person verwendet werden, die sich im Azure Active Directory Ihres Unternehmens befindet und für die die App freigegeben wurde.

2. Die Reparatur-App

So, nun kommen wir zum praktischen Teil. Vor kurzer Zeit durfte ich für einen Kunden aus der Immobilien-Branche eine App zur Reparaturverwaltung für die von Ihnen verwalteten Immobilien entwickeln.

Ausgangslage

Bisher erfassten die Hauswarte die Mängel jeweils auf Papier. Anschliessend kümmerten sie sich um die Reparatur oder sie boten die entsprechende Servicestelle auf. Sobald das defekte Objekt wieder repariert war, war der Fall abgeschlossen. Dadurch war es vor allem der Geschäftsstelle weder möglich einen Überblick über die aktuellen und die vergangenen Reparaturen zu behalten (z.b. Zuweisung von Rechnungen aus solchen Aufträgen) noch Statistiken zu erstellen oder eine praktikable Stellevertretungslösung zu haben.

Aus diesem Grund erhielten wir den Auftrag mit PowerApps eine App zu entwickeln, um das Handling in Zukunft zu verbessern und die Daten digital zu erfassen.

Lösung

Um das Bedürfnis des Kunden abzudecken, wurde eine Lösung mit PowerApps und SharePoint Online entwickelt. Dabei können die Hauswarte den Schadenfall mittels App auf das entsprechende Immobilien Objekt erfassen (Text, Photos etc.), die offenen Fälle dann tracken, den Status updaten, das Serviceunternehmen zuweisen, den Reparaturtermin hinzufügen, etc.

Reparatur-App Auftragsübersicht

Zusätzlich können auch sämtliche Unternehmen, die als Servicestellen dienen, erfasst und die Kontaktdaten hinterlegt werden. Durch die neue Lösung mit der Reparatur-App hat auch die Verwaltung einen Überblick über alle Reparaturfälle, ob offen oder schon geschlossen. Da sich die Daten in einer SharePoint-Liste befinden, lassen sie sich einfach nach Excel exportieren und Statistiken erstellen.

Sehen Sie im Video wie die App funktioniert.

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Filter(Table, Formula1 [, Formula2, … ]) – Was bedeutet das denn?

Dies bedeutet in Bezug auf die Reparatur-App, dass wenn die Siedlung ausgewählt wird, nur die Liegenschaften der ausgewählten Siedlung zur Auswahl stehen – ein sogenanntes Cascading Dropdown.

PowerApps Cascading Dropdown

Wie Cascading Dropdowns erstellt und was für Funktionen benötigt werden, stelle ich Ihnen im nächsten Teil der PowerApps Serie vor.

Schlussworte

Meiner Meinung nach erlangt PowerApps in Zukunft eine immer grössere Bedeutung. Die Erstellung einer Business-Anwendung wurde durch die PowerApps-Plattform erheblich vereinfacht. Wenn man unter anderem sieht, wie intensiv Microsoft aktuell an der Plattform arbeitet und stetig Neuerungen rausbringt, stehen wir erst am Anfang.

Bis zum nächsten Mal,
Sascha

Kontakt
close slider

Standort Schweiz

TwinCap First AG
Favreweg 1
CH-8304 Wallisellen
+41 44 666 50 50
info@twincapfirst.ch

Standort Deutschland

IT Boosting
Cloud Systemhaus
Bahnhofstraße 32
DE-72458 Albstadt
+49 7431 9493 440
info@it-boosting.de

Support: Hier klicken!