Was ist Azure Active Directory Premium?

Azure Active Directory

Was ist Azure Active Directory Premium genau?

Was ist Azure Active Directory Premium? Wir erklären AAD. Grundsätzlich werden mit Azure Active Directory Benutzeridentitäten und Zugriffsprivilegien verwaltet. Zudem umfasst AAD das Identitäten Verzeichnis, die Zugriffsverwaltung und den Identitätsschutz in der Cloud. Wie der Name schon sagt, ist Azure AD Teil von Azure. Azure Active Directory wird in vier Ausprägungen angeboten. Dies sind Azure Active Directory (kostenlos), AAD als Teil von Microsoft 365 Abos, sowie P1 und P2.

Grundlegende Funktionen von Azure AD, mit gewissen Einschränkungen jedoch, können kostenlos genutzt werden. Kunden mit Microsoft 365 Abos erhalten etwas mehr Funktionalität. Zum Beispiel im Bereich Multi Factor Authentication. Die Azure AD Premium Varianten P1/P2 bieten dann zahlreiche Zusatzfunktionen. Deswegen erfordern sie eine kostenpflichtige Lizenzierung.

Was sind die Premium Funktionen?

Für viele Organisationen ist es ohne Zusatzfunktionen in Azure AD nicht möglich, zum Beispiel Microsoft 365, mit den erforderlichen Sicherheitsrichtlinien und gewünschten Funktionen zu nutzen. Zusätzlich zu Microsoft 365, sind die Azure AD Premium Funktionen auch für SaaS-Anwendungen von Drittanbietern immens nützlich.

Eine gute Übersicht welche Funktionen in den vier Varianten, insbesondere in P1 und P2 enthalten sind, finden Sie direkt bei Microsoft.

Alle Funktionen von P1 sind auch in P2 enthalten. D.h. wenn ich P2 kaufe, bekomme ich auch P1 sowie auch alle Funktionen der kostenlosen Version.

Wie kann ich Azure Active Directory lizenzieren?

Sie können Azure AD Premium P1 als Einzelprodukt lizenzieren. Des Weiteren können Sie es als Teil eines Bundles wie der Enterprise Mobility + Security E3 Suite oder auch als Teil von Microsoft 365 Business Premium einsetzen. Die P2 Lizenzen haben noch mehr Funktionen als die P1 Lizenzen. Diese P2 Lizenz ist ebenfalls einzeln oder als Teil von Enterprise Mobility + Security E5 oder Microsoft 365 E5 erhältlich.

Wichtige Funktionen

Nachfolgend sind drei wichtige Funktionen, welche sich mit Azure AD Premium realisieren lassen, beschrieben.

Self-Service-Kennwortzurücksetzung

Vergessene Passwörter sind ein altbekanntes Thema. Anrufe von Endbenutzern beim Service Desk, um ein Passwort zurückzusetzen, sind teuer. Es entstehen Aufwände beim Service Desk Mitarbeiter und verlorene Zeit beim Benutzer.

Azure AD Premium P1 umfasst die selfservice Kennwortrücksetzung (SSPR). Mit SSPR können Benutzer ihr Passwort zurücksetzen oder ihr Konto entsperren. Dies passiert wohlgemerkt ohne die IT-Abteilung. SSPR ist nicht nur für Cloud Passwörter geeignet. Dank Password Writeback, kann Azure AD auch ins lokale Active Directory schreiben. Zum Beispiel eine Kennwortänderung, ein Zurücksetzen oder die Entsperrung eines Kontos. Dies erfolgt ohne eingehende Ports auf der Firewall zu öffnen. Zudem wird ihre lokale AD-Kennwortrichtlinie auch dann eingehalten, wenn die Kennwortänderung/-zurücksetzung in der Cloud durchgeführt wird.

Conditional Access

Eine der leistungsfähigsten und aufregendsten Funktionen in Azure AD Premium ist zweifelsohne Conditional Access. Mit CA können Sie granulare Richtlinien definieren, die das «Wer», «Was», «Wann» und «Wie» des Zugriffs auf einzelne Anwendungen und Microsoft 365 Workloads steuern. Mithilfe von CA-Richtlinien können Sie von der traditionellen Netzwerkabgrenzung «vor» oder «hinter» der Firewall, zu einer modernen Zero-Trust-Architektur übergehen. Dies erlaubt eine Vielzahl von Eingaben und Signalen des Benutzers, der auf die Anwendung zugreift, zu berücksichtigen.

Zusätzlich zu den traditionellen Richtlinien Abfragen (wie z. B. welche Benutzer ID, welche IP-Adresse oder welcher Netzwerkstandort verwendet wird) können Sie auch Informationen über das genutzte Gerät, die verwendete Anwendung, einen dynamischen Risiko Score des Benutzers, sowie seine aktive Sitzung, als Faktoren für das Zulassen oder Sperren des Zugriffs verwenden. Sie könnten zum Beispiel eine Anwendung oder eine SharePoint-Site mit sensiblen Daten haben, auf die Sie den Zugriff nur von einem Firmengerät mit MFA erlauben.

Single Sign-on und Anwendungsbereitstellung

Zusätzlich zu den Microsoft 365 Workloads, lässt sich Azure AD mit Tausenden bekannten SaaS-Anwendungen und sogar mit selbst entwickelten Anwendungen, integrieren. Sie können die gleichen Identitätsmanagement- und Sicherheitskontrollen in Azure AD Premium, die mit Microsoft 365 verwendet werden, auf Drittanbieter ausweiten. Für viele Unternehmen führt die Strategie, alle Anwendungen mit Azure AD zu integrieren, zu einer Vereinfachung für Endbenutzer und IT-Abteilung gleichermassen.

Sobald die Integration abgeschlossen ist, können Endbenutzer über Single Sign-On (SSO) mit Azure AD auf die Anwendung zugreifen. Auch wenn Ihre Anwendung nicht in der Azure Galerie enthalten ist, können Sie eine benutzerdefinierte Anwendung hinzufügen, wenn sie standardbasierte Authentifizierungsprotokolle wie SAML, OAuth, Open ID Connect unterstützten.

Die Verwaltung der vielen Identitäten in SaaS-Anwendungen ist ein ständig wachsendes Problem, da die Anzahl der SaaS-Anwendungen zunimmt. Traditionelle Identitätsmanagement-Prozesse wie Account Provisioning und Deprovisioning, Rollenmanagement und Zugriffszertifizierungen, müssen auf SaaS-Anwendungen ausgeweitet werden.

Auch neuere Probleme, wie das Lizenzmanagement, stellen sich, wenn man für jeden aktiven Benutzer bezahlen muss. Glücklicherweise enthält Azure AD Premium Outbound-Provisioning-Funktionen für ausgewählte SaaS-Anwendungen. Sie können Outbound Provisioning verwenden, um herkömmliche Azure AD-Gruppen dem Zugriff und den Rollen von SaaS-Anwendungen zuzuordnen. Wenn Azure AD eine Änderung an einem Benutzer in einer Gruppe oder an der Gruppenmitgliedschaft selbst feststellt, wird das Konto des Benutzers in der SaaS-Anwendung erstellt oder aktualisiert und die Gruppen- oder Rollenmitgliedschaft in der Anwendung verwaltet.

Fazit und Vorgehen Azure Active Directory Premium?

Azure AD Premium bittet einen grossen und manchmal komplexen Satz von Funktionen, die einen enormen Mehrwert bieten können, aber es ist unmöglich, alle Funktionen auf einmal zu implementieren. Stattdessen sollten Sie die Funktionen identifizieren, die in kürzester Zeit den größten Wert für Ihr Unternehmen erbringen, und mit diesen beginnen. SSPR, SSO, Conditional Access, Provisioning und Access Management sowie Identitätsschutz, sind nur einige Beispiele für Funktionen, die meiner Meinung nach, für Unternehmen jeder Grösse, am attraktivsten sind. Sie können in einer überschaubaren Zeitspanne implementiert werden und bilden oft die Grundlage für grössere und komplexere Initiativen in der Zukunft.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den «Was ist Azure Active Directory Premium?» Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Azure AD Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Azure Active Directory Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Wie kann ich alle meine Kontakte in Teams anzeigen?

Kontakte anzeigen in Teams

 

Kontakte anzeigen in Teams: Im letzten Blogartikel zum Thema Kontakte haben wir über ein paar Limitationen berichtet. An einem gewissen Punkt haben wir uns die Frage gestellt, warum wir nicht einfach Outlook als Datenquelle für die Kontakte verwenden? In Outlook bzw. Exchange Online sind alle Kontakte und dazugehörigen Informationen enthalten. Es spielt zum Beispiel keine Rolle ob es mehrere Kontakte mit denselben Nummern gibt oder nicht.

Die Idee stammt nicht von uns, sondern von Brent Whichel (Director of Storytelling – Modern Work | Microsoft) der schon 2019 eine Teams App als Proof of Concept veröffentlicht hat, um Outlook on the Web (OWA) in Teams einzubinden. Da das komplette OWA in Teams ein bisschen zu viel des Guten ist, haben wir die App so angepasst, dass nur die Outlook Kontakte zur Verfügung stehen.

 

Was kann ich mit der OWA Contacts App machen?

 

Da es sich um die Web-Version von Outlook handelt, haben Sie nun Zugriff auf alle Ihre Outlook Kontakte. Sie können nach Kontakten suchen, neue erstellen oder vorhandene bearbeiten. Auf diesem Weg finden Sie auch problemlos alle ihre Kontakte, auch wenn dieselbe Nummern bei mehreren Kontakten hinterlegt ist.

Kontakte anzeigen in Teams

Sie können einen Teams Anruf starten, indem Sie jede beliebige Nummer anklicken.

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Wenn auf dem Kontakt auch eine Chat/IM Adresse hinterlegt ist, können Sie auch direkt einen neuen oder vorhanden Teams Chat öffnen. Selbst wenn Sie bisher noch nie mit dieser Person in Teams gechattet haben.

 

Wie installiere ich eine App in Teams?

 

Laden Sie als erstes die App von unserer Webseite herunter.

Navigieren Sie zum Teams Admin Center und wählen Sie “Teams-Apps” und dann “Apps verwalten”. Klicken Sie auf “+ Hochladen” und anschliessend auf Datei auswählen. Selektieren Sie die soeben heruntergeladene Datei “OWAContacts.zip”

Kontakte anzeigen in Teams

Wechseln Sie nun in der Navigation zu “Einrichtungsrichtlinien” und klicken Sie auf “Global (organisationsweiter Standard”).

Klicken Sie unter “Installierte Apps” auf “+ Apps hinzufügen” und suchen Sie nach “OWA Contacts” um die App hinzuzufügen.

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Klicken Sie als nächstes unter “Angeheftete Apps” auf “+ Apps hinzufügen” und suchen Sie erneut nach “OWA Contacts”. Wenn Sie möchten, können Sie noch die Reihenfolge editieren. Ansonsten klicken Sie auf “Speichern”.

Es kann einige Stunden dauern, bis die App automatisch bei allen Benutzern erscheint.

Kontakte anzeigen in Teams

Wie logge ich mich bei OWA innerhalb von Teams ein?

 

Im Teams Web Client funktioniert der Login ohne Weiteres. In der Teams App müssen Sie noch einen zusätzlichen Schritt machen, da Apps mit sogenannten Personal Tabs nicht dazu ermächtigt sind, die Login Seite zu öffnen. Navigieren Sie zu einem beliebigen Team und fügen Sie einem Kanal einen Webseiten Tab hinzu indem Sie auf das Icon mit dem “Plus” klicken.

Kontakte anzeigen in Teams

Wählen Sie “Website” aus.

Kontakte anzeigen in Teams

Geben Sie https://outlook.office.com als URL an und klicken Sie “speichern”. Loggen Sie sich anschliessend mit ihrem Microsoft 365 Account ein und kehren Sie zur OWA Contacts App zurück.

 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den «Kontakte anzeigen in Teams» Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Teams Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Falls Sie das Thema «Kontakte» vertieft interessiert, anbei auch ein weiterer Link zu unserer Kontakt Synch Lösung für Outlook und Microsoft Teams.

 

Outlook Kontakte in Teams anzeigen

Die Microsoft Outlook Kontakte in Teams anzeigen

Outlook Kontakte in Teams anzeigen: Vorwort – diesen Blog haben wir leider aus Versehen an Blog Abonnenten verschickt, bevor er «fertig» war. Wir bitten um Entschuldigung hierfür. Wir wünschen nun aber entsprechend viel Spass mit der finalen Version.

Microsoft Teams dient als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Ganz egal ob Sie mit jemandem Chatten, via Teams telefonieren oder einen externen Kunden anrufen, ohne Ihre Outlook Kontakte läuft nichts. Wir werden oft gefragt, warum in Teams nicht alle Kontakte aus Outlook ersichtlich sind. Mit diesem Blog-Post möchten wir Ihnen erklären, warum dies so ist, und welche Workarounds es aktuell gibt.

 

Kontakte in Teams

Auch wenn dies nicht auf Anhieb klar ist, in Teams gibt es zwei Arten von Kontakten: Chat Kontakte und Anruf Kontakte. Bei Chat Kontakten handelt es sich um all diejenigen Kontakte, welche ebenfalls Teams, Skype for Business oder Skype (Consumer) nutzen. Also Einträge, welche automatisch von Microsoft als Personen erkannt werden. Mit diesen können Sie somit direkt via Teams kommunizieren. Ein Anruf Kontakt hingegen, kann auch eine Person oder ein Firmenkontakt sein. Also ein Kontakt, von welchem Sie nur eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse haben.

 

Wo finde ich meine Kontakte in Teams?

Chat Kontakte

In der Chat App sehen Sie alle Ihre Kontakte, mit welchen Sie kürzlich gechattet oder via Teams telefoniert haben. Ganz oben in der Teams Navigation befindet sich ein kleiner Pfeil nach unten. Mit diesem können Sie die Ansicht auf «Kontakte» ändern. Standardmässig ist diese Ansicht aber leer. Es sei denn, Sie haben zuvor Skype for Business genutzt. Dann sind Ihre Kontakte und Gruppen (mit)-migriert worden. Wenn ihre Kontaktliste leer ist, können Sie ganz unten im Fenster auf “Neue Kontaktgruppe erstellen” klicken, um eine neue Gruppe anzulegen.

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Anschliessend können Sie auf die drei Punkte klicken, um der Gruppe einen Kontakt hinzuzufügen.

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Suchen Sie nach der E-Mail Adresse einer Person und klicken Sie auf hinzufügen.

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Danach erscheint der Kontakt in der von Ihnen erstellten Gruppe.

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Wenn Sie nun zu der Anrufe App wechseln, sehen Sie dort ebenfalls Ihre Gruppen und Kontakte unter dem Punkt “Kurzwahl”. Auch hier
können Sie eine neue Gruppe anlegen.

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Die Gruppe “Kurzwahl” ist jedoch eine spezielle Gruppe. Diese wird automatisch erstellt, wenn Sie einen Kontakt aus den Anruf Kontakten in der Anrufe App zur Kurzwahl hinzufügen. Diese Gruppe erscheint nicht unter den Kontakten in der Chat App, da diese auch Kontakte enthalten kann, welche Teams nicht verwenden. Ansonsten sehen Sie unter dem Punkt “Kurzwahl” dieselben Kontakte und Gruppen wie in der Chat App.

WO FINDE ICH MEINE ANRUF KONTAKTE?

Wechseln Sie nun in der Anrufe App auf “Kontakte”. In dieser Liste sehen Sie ihre internen, externen «Teams» Kontakte sowie Ihre Outlook Kontakte. Ob es sich bei den jeweiligen Kontakten um Chat oder Anruf Kontakte handelt, sehen Sie anhand der verfügbaren Optionen auf der rechten Seite. Teams Kontakte sind mit Icons für Chat, Mail, Video- oder Audio Anruf ausgeschmückt. Bei reinen Anruf Kontakt (also Firma oder Person ohne «Teams») steht nur ein Icon für Anrufe zur Verfügung.

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“Martin Heusser” gibt es nun zwei Mal in der Liste. Der obere Kontakt wurde aus Outlook synchronisiert. Der untere, ist der externe Teams Chat Kontakt. Da bei föderierten (eine kurze Erklärung was «federated» bedeutet, finden Sie auf diesem Link) Kontakten nur die E-Mail Adresse und der Name freigegeben wird, gibt es auf dem Chat Kontakt keine Telefonnummer. Die Kontakte werden leider nicht aggregiert (verschmolzen). Kontakte welche dieselbe E-Mail Adresse, aber unterschiedliche Telefonnummern haben, werden immer beide angezeigt.

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WARUM SEHE ICH NICHT ALLE MEINE KONTAKTE IN TEAMS?

Jeder Kontakt bzw. jede Telefonnummer aus Outlook, wird nur einmal nach Teams synchronisiert. Wenn Sie mehrere Kontakte mit derselben Nummer in ihren Outlook Kontakten haben, wird nur der zuletzt erstellte Kontakt in Teams angezeigt. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie einen Kontakt für die Hauptnummer einer Firma und einen persönlichen Ansprechpartner, mit derselben Nummer haben.

 

UND WAS IST MIT KONTAKTEN, WELCHE ICH IN TEAMS HINZUFÜGE?

Durch den Button “Kontakt hinzufügen” können Sie direkt in Teams, entweder einen externen Chat Kontakt oder eine Telefonnummer erfassen.

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Auch hier gilt wieder: Wenn es bereits einen Outlook Kontakt mit der gelichen Nummer gibt, wird der Kontakt nicht gespeichert. Sie können den Kontakt zwar hinzufügen, aber er verschwindet beim nächsten Refresh gleich wieder. Erst wenn alle Kontakte mit derselben Nummer aus Outlook gelöscht werden, erscheint der Kontakt wieder in der Liste.

 

WIE ERKENNE ICH WELCHE KONTAKTE VON WELCHER QUELLE STAMMEN?

Kontakte die aus Outlook synchronisiert sind, können Sie in Teams nicht über die 3 Punkte löschen. Externe Chat Kontakte oder Kontakte welche Sie via Teams erstellen, können Sie aus der Kontaktlist entfernen.

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Kontakte welche Sie direkt in Teams erstellen, können Sie auch bearbeiten.

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WAS IST MIT GAST (GUEST) ACCOUNTS IN MEINEM TENANT?

Mit Gast Kontakten, also Kontakten welche Sie als Guest in ihren Tenant haben, ist das Verhalten nochmals anders. Gäste werden standardmässig mit ihrem Benutzernamen, ohne den Domänen Suffix angezeigt. Wenn die E-Mail Adresse eines Gasts martin.heusser@twincapfirst.ch lautet, dann wird dieser standardmässig als “martin.heusser (Guest)» angezeigt. Die einfachste Methode dies anzupassen, ist den Benutzer bei der Einladung zu ändern.

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Statt des «Usernames» aus der UPN (User Principal Name – hier mike@domain.xy) sieht man bei “Mike” seinen Anzeigenamen.

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WIE WERDEN SKYPE FOR BUSINESS ON-PREM KONTAKTE ANGEZEIGT?

Kontakte welche Skype for Business Server On-Premises einsetzen, werden über DNS erkannt. In diesem Fall wird jedoch nur die E-Mail resp. SIP Adresse angezeigt.

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Bei Kontakten welche noch Skype for Business Online oder Teams verwenden, wird der Anzeigename verwendet. Dieser Fall ist sicherlich verwirrend, da hier der Name und der Domänen Suffix gezeigt wird.

Die eigentliche E-Mail Adresse sieht man aber nicht. Diese muss man beim Suchen aber trotzdem kennen.

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BESONDERE AUSNAHMEN

Einige Kunden haben uns gemeldet, dass bei Ihnen Kontakte nicht zu Teams synchronisiert werden, falls mehrere Kontakte dieselbe Firma, Job Titel oder gleiche Vor- bzw. Nachnamen haben.

Zudem konnten wir in der Vergangenheit feststellen, dass bei Accounts mit einer Microsoft 365 Business Lizenz nur Kontakte nach Teams synchronisiert wurden, welche eine Telefon Nummer und eine E-Mail Adresse hatten. Dies scheint nun nicht mehr der Fall zu sein. Sowohl Business wie auch Enterprise Lizenzen zeigen in unseren Tests vom 28.05.2021 Kontakte an, welche lediglich einen Namen und eine Telefonnummer enthalten.

Wir konnten auch Probleme mit der Synchronisation feststellen, wenn Kontakte nicht in der Ziel Mailbox erstellt wurden, sondern aus einem andern PST File oder E-Mail Konto importiert wurden. Auch dies hat in unseren jüngsten Tests funktioniert. Es scheint als hätte Microsoft hier einige Bugs behoben. Kontakte welche aus einem anderen Konto oder via PST File direkt in Outlook in die eigene Mailbox kopiert wurden, werden nun ebenfalls in Teams angezeigt.

 

FAZIT (Update 24.07.2021)

Die Situation mit den Kontakten in Teams ist noch nicht perfekt. Wir hoffen jedoch, dass Ihnen dieser Blog Post etwas Klarheit verschafft. Ihnen die Unterschiede zwischen Chat und Anruf Kontakten aufzeigt sowie erklärt  wo Sie die jeweiligen Kontakte finden. In einem weiteren Blog-Post werden wir ihnen auch noch aufzeigen, wie Sie Outlook on the Web (OWA) direkt in Teams als App einbinden können. Auf diesem Weg haben Sie stets Zugriff auf alle ihre Kontakte und deren Details.

Update Juli 2021: Wie wir vernommen haben, wird die fehleranfällige Kontaktsynchronisation ab ca. Q1/2022 durch das Exchange Online Kontakte Backend ersetzt. D.h. ab dann kann man in Teams die Outlook Kontakte 1:1 so sehen und nutzen wie in Outlook. Ob das zeitlich so hinkommt oder effektiv so umgesetzt wird, steht natürlich wie immer in den Sternen. Es zeigt aber, dass das Thema genügend Attention, respektive viele Probleme gemacht hat bei der Nutzung der Telefonie.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Teams Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Falls Sie das Thema «Kontakte» vertieft interessiert, anbei auch ein weiterer Link zu unserer Kontakt Synch Lösung für Outlook und Microsoft Teams.

Findtime – Das Doodle für Outlook

 

Findtime – das Doodle für Outlook: Oftmals ist es schwer mit Externen einen passenden Termin für ein Meeting zu finden. Dabei gibt es of ein langes hin und her mit zahlreichen E-Mails und Telefongesprächen bis der Termin steht. Es gibt jedoch ein praktisches Outlook Add-In, welches in Doodle-Manier, zwischen mehreren Teilnehmern, das nächste Meeting in einen Kalendereintrag umwandelt. Kleiner Exkurs: Auch eine coole Lösung ist Microsoft Bookings, diese eignet sich gut für 1:1 Meetings und hilft rasch Termine mit Einzelpersonen zu finden.

Aber zurück zu Findtime – die Idee an sich ist nichts neues und aussergewöhnliches. Mit Findtime erhälst du aber eine schlaue Lösung aus einer Hand. Du musst somit keine Links generieren oder sonstige Zusatzschritte ausserhalb von Outlook tätigen. Im Gegensatz zu Doodle bucht Findtime auch gleich alle «geplanten/vorgeschlagenen» Termine in deinen Kalender mit und erspart dir somit das mühsame «blockieren» von Terminen von Hand. Umgekehrt werden die provisorischen Termine natürlich auch gelöscht wenn der Termin fixiert wurde.

Findtime – Das Doodle für Outlook – so funktionierts!

Neue E-Mail Nachricht öffnen, die gewünschten Teilnehmer erfassen und Findtime Plug-In aufrufen. Auf der rechten Seite erscheint danach eine Liste, welche je nach Dauer des Termins, die passenden Zeiten aus deinem Kalender ausliest und für die Wahl vorschlägt. Hat man die gewünschten Termine ausgewählt, fügt man den Inhalt als Einladungskarte ein und sendet das Mail ab.

Findtime - Das Doodle für Outlook

Die ausgewählten Empfänger erhalten ein Mail und können nun abstimmen, welcher Termin für sie am besten passt. Danach wird ein automatisches Mail an den Organisator gesendet, welcher den Vorschlag der passenden Termine sieht.

Findtime - Das Doodle für Outlook

Beim Organisator zurück: Dieser erhält das Ergebnis seiner Terminumfrage und kann mit dem Schedule Button den gewünschten Termin im Kalender eintragen. Gleichzeitig wird allen Teilnehmern eine Termineinladung gesendet, bei der auch ein Link für ein Teams Meeting mitgesendet werden kann. Finito.

Wer als Organisator nicht selbst den Termin wählen möchte, kann dies auch Findtime überlassen (via Option beim Erstellen der Einladung anwählbar), d.h. beim ersten Termin der allen passt, schickt Findtime dann automatisch einen Termin raus an alle Teilnehmer. Einladungen können natürlich auch geändert werden. Sprich Personen hinzufügen/entfernen oder Termine hinzufügen/löschen. Diese Optionen können zu Beginn der Terminerstellung im Findtime Add-In hinterlegt werden.

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Poll Settings

Die beiden Optionen «Schedule when attendees reach consensus» und «Hold selected times on my calendar» sind besonders praktisch für Teilnehmer, die einen hohen Verkehr von Termineinträgen in Ihrem Kalender pflegen. FindTime berücksichtigt somit die freien Slots der betroffenen Teilnehmer und sendet den Termin automatisch raus. Zudem werden die ausgewählten Termine im Kalender festgehalten, sofern die Hold Selected Times Funktion aktiviert ist.

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Muss ich darauf achten, wem ich die Einladungen sende?

Nein, nur der Organisator benötigt das Plug-In und somit Office 365. Bei allen weiteren Teilnehmern spielt es keine Rolle, ob Extern oder überhaupt Outlook bzw. Office 365 Nutzer.

Wie komme ich an das Add In?

Outlook starten, Add-In Verwaltung aufrufen, nach “Findtime” suchen und Plug-In adden. Es ist völlig egal, ob man das Outlook App oder die Webversion nutzt. Unter folgendem Link gibt’s noch die Anleitung dazu: Install FindTime (microsoft.com).

PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen

PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen: Mit Power Automate (ehm. Microsoft Flow) – Microsofts hauseigener “Low-Code” Plattform kannst du ganz einfach Business Prozesse digitalisieren und automatisieren. Wie der Name schon sagt, brauchst du dazu nicht einmal Programmierkenntnisse. Das schränkt die Nutzerbasis von Power Automate nicht nur auf die IT-Abteilung ein, sondern auch du kannst einen Flow erstellen! 

Überlege dir nur was du erreichen möchtest und welche Cloud-Dienste dazu brauchst. Wenn du das einmal hast, musst du nur noch einen Trigger (Bedingung) und die korrekte Reihenfolge definieren. 

Die Plattform bietet von Haus aus sehr viele Funktionen und Anbindungen an verschiedenste Cloud-Dienste. Dennoch gibt es einige Limitationen. Neulich hat uns ein Kunde die folgende Anforderung gestellt: Zu einem bestimmten Punkt im Flow soll der Benutzer eine Eingabe machen.

Um was geht es konkret?

Stell dir vor, du hast in der Buchhaltung ein Multifunktionsgerät mit integriertem Scanner. Nun scannen deine Mitarbeiter fleissig Dokumente ein. Diese sollen auf OneDrive gespeichert sein. Ein Jahr später suchst du eine bestimmte Rechnung. Du findest Sie nicht, weil in diesem Order hunderte von Dokumenten mit dem Namen “Scan-xxx.pdf” existieren. Kommt dir das bekannt vor? Genau so ging es jedenfalls unserem Kunden.

Flows eignen sich perfekt, um Dateien auf OneDrive zu manipulieren. Du kannst damit eine Datei umbenennen, verschieben, kopieren usw. Wie kannst du Flow dazu bringen dich während der Ausführung nach einem Dateinamen zu fragen? Geht das überhaupt?

Diese Frage habe ich mir auch gestellt. Als erstes habe ich mir alle Methoden zur Abfrage von Benutzereingaben angesehen. Damit du siehst wo man Power Automate einsetzen kann, stelle ich dir die möglichen Optionen kurz vor.

Option 1: Flow Button mit Eingabe am Anfang

Die einfachste Variante, wie du einen Benutzer nach einer Eingabe fragen kannst, ist die Erstellung eines „Buttons“. Flow Buttons erscheinen in der Mobile App von Power Automate. Mit Knopfdruck startet man manuell den Flow. Ein Button kann verschiedene Eingabefelder wie Text oder Zahlen enthalten. Mit dieser Methode kannst du beispielsweise eine Zeiterfassung realisieren. Die Werte, welche du so erfasst, kannst du von Flow in eine Excel Tabelle schreiben lassen. In meinem Fall soll der Flow aber automatisch laufen. Deshalb habe ich diese Option schnell wieder verworfen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Power Automate Mobile App Button Input

Eingaben beim Button können z.B. in eine Excel oder SharePoint Liste geschrieben werden.

 

OPTION 2: APPROVALS MIT KOMMENTAR

Eine andere Möglichkeit ist einen Genehmigungs-Prozess zu starten. Genehmigungen bieten sich dann an, wenn du basierend auf der Eingabe (Genehmigung oder Ablehnung) eine andere Aktion im Flow ausführen lassen möchtest. Optional bietet dir diese Methode auch ein Kommentarfeld, in welchem du einen Grund für die Genehmigung oder Ablehnung in Form eines Textfeldes mitgeben kannst. Auch diese Art von Benutzereingabe eignet sich leider nicht für mein Vorhaben. Deshalb habe ich auch einen ApprovalProzess nicht in Erwägung gezogen. 

Power Automate Approval

Bei einer Genehmigung oder Ablehnung können optional Kommentare erfasst werden.

 

OPTION 3: E-MAIL MIT OPTIONEN

Die dritte und Letzte Methode, welche du nutzen kannst, um Benutzereingaben während eines Flows abzurufen, sind E-Mails mit Optionen. Dabei sendet Flow eine E-Mail mit einer Auswahl an Links. Die Links werden in Form von Buttons dargestellt. Wird einer dieser Buttons angeklickt, wird die Auswahl von Power Automate registriert. Diese Methode bietet dir im Vergleich zu Option 2 den Vorteil, dass mehr Optionen als nur «Genehmigen» oder «Ablehnen» zur Verfügung stehen. Wenn es nur darum ginge, gescannte Dokumente zu klassifizieren, wäre dies eine tolle Lösung. Aber auch hier gibt es keine Möglichkeit zur Eingabe eines Freitextes. Meine Anforderung ist also immer noch nicht erfüllt.

Power Automate Email mit Optionen

Im Beispiel werden die Optionen zur Klassifizierung von gescannten Dokumenten verwendet.

 

OPTION 4: MUSSTEN WIR ZUERST ERFINDEN: POWERAUTOMATE: USER-INPUT VIA MOBILE ABFRAGEN

Ich habe noch nicht aufgegeben. Mit etwas Kreativität bin ich schlussendlich auf eine passable Lösung gekommen. Als Fan von Automatisierungen ist mir Siri Kurzbefehle (engl. Siri Shortcuts) kein Fremdwort. Die Siri Shortcuts sind eine Art lokale Flows welche direkt auf dem iPhone erstellt und ausgeführt werden. Das Prinzip dabei ist dasselbe wie bei Cloud-Flows. Sobald eine Bedingung erfüllt ist, wird eine Aktion ausgeführt. 

Callflow Sample

SO WIRDS GEMACHT POWERAUTOMATE: USER-INPUT VIA MOBILE ABFRAGEN

Schritt 1 – Trigger: Neue Datei auf OneDrive

Der erste Flow wird ausgelöst, sobald der Scanner eine Datei auf OneDrive abspeichert. Danach schickt dir er Flow eine E-Mail in dein Postfach. Als Betreff wird die eindeutige ID der Datei mitgeschickt. Warum du dies so machen musst, sehen wir gleich im nächsten Schritt. 

Flow SmartScan Teil 2

Der Flow prüft auf neue Dateien und schickt den Identifier der neuen Datei per E-Mail.

 

 

Schritt 2 – Siri Shortcut Automation

Auf dem iPhone erstellst du nun eine Automation. Diese willst du immer dann ausführen, wenn du eine neue E-Mail von Power Apps erhältst. Im Kurzbefehl definierst du anschliessend die Variabel “FileIdentifier” welche mit dem Betreff der empfangenen Nachricht abgefüllt wird. Die zweite Variabel “Text” musst du auf “Jedes Mal nachfragen” setzen. Du möchtest ja bei jeder Datei einen individuellen Namen angeben können.

 

 

Siri Shortcuts

Die Automation in den Siri Kurzbefehlen wird immer dann ausgeführt, wenn eine E-Mail erhalten wird.

 

So sieht es aus auf deinem iPhone aus. Du wirst aufgefordert die gescannte Datei zu benennen. Nach dem Ausführen der Push Meldung kannst du einen Dateinamen eingeben. Sobald du auf “Fertig” getippt hast wird deine Eingabe wieder per E-Mail übermittelt. Der File Identifier wird ebenfalls wieder mitgeschickt. Dadurch weiss Power Automate dann auch welche Datei umbenannt werden muss. 

Siri Shortcut Ausführen

Der Benutzer kann den gewünschten Dateinamen ganz einfach in sein Smart Phone eintippen oder sprechen.

 

Schritt 3 – Trigger: Neue Email in Ordner

Der zweite Flow wird ausgeführt, sobald eine Antwort-E-Mail von Siri erhalten wurde. Flow ruft dann die entsprechende Datei von OneDrive ab und benennt diese gemäss deiner Eingabe um. Damit deine Mailbox aufgeräumt bleibt werden zum Schluss beide E-Mails automatisch gelöscht. Diese sind nur Mittel zum Zweck. 

Et Voilà. Schon hast du einen Flow welcher Freitext-Eingaben und sogar Spracheingaben über dein Handy akzeptiert. 

Flow Smart Scan Teil 3

Mit dem übermittelten Dateinamen wird eine Variable initialisiert.

Flow SmartScan

Die Flow Variable DefinedFileName enthält nun den benutzerdefinierten Text.

 

FAZIT

Es hat Spass gemacht das Projekt umzusetzen. Trotzdem sehe ich darin eher ein “Proof of Concept” als eine vollwertige Lösung. Siri Kurzbefehle können nicht zentral verwaltet werden was eine Skallierung ausser Frage setllt.

Das vorgestellte Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Der Abfragemechanismus lässt sich auch für alle anderen Zwecke einsetzen, bei welchen die drei Optionen „Button“, „Approval“ oder „E-Mail“ mit Optionen ungeeignet sind. 

In Online-Foren habe ich einige Beiträge zu diesem Thema gefunden. Deshalb haben wir uns dazu entschieden unsere Erkenntnisse mit euch zu teilen. Hoffentlich hilft unser Workaround auch dir weiter. 

Shortcut Feature in SharePoint

Shortcut Feature in SharePoint: Dir ist ist die Synchronisierung zwischen SharePoint und OneDrive sicher bekannt? Gemeint ist einen Ordner anwählen, dann den Synch starten? Kurz darauf sind die Dateien in der lokalen Explorer Umgebung bereit. Seit einigen Monaten bietet SharePoint eine neue Synchronisationsmöglichkeit an. Die Rede ist vom Shortcut Feature in SharePoint.

Via Shortcut in die Library

Das klassische Synchronisierungsverfahren kann man auf zwei Arten starten. Entweder über eine Richtlinie oder der Benutzer holt sich den gewünschten Ordner selbst in seine Umgebung. Dabei bindet man ausgewählte Ordner in die organisationsbezogene OneDrive Struktur ein. Sprich das Shortcut Feature in SharePoint lässt allein den User entscheiden, welcher Ordnerbereich innerhalb der Dokumentenbibliothek in das lokale Umfeld gesyncht wird. In diesem Rahmen wird der gewünschte Ordner in der SharePoint Bibliothek selektiert und du führts die Funktion «Add Shortcut to My files» aus. Dieselbe Funktion kann auch über das gegebene Symbol auf Höhe des Ordner gestartet werden.

Shortcut Feature in SharePoint
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Klickt man auf den «My files» Link, öffnet sich die persönliche OneDrive Online Umgebung. Dabei kommt man zur Schlussfolgerung, dass SharePoint mit dieser Funktion den gewünschten Ordner in eine Art aktive Verknüpfung zum effektiven SharePoint Inhalt verwandelt. Anders als beim bekannten Synchronisations-Prozess, bindet sich das selektierte Shortcut Ordnerelement in die persönliche OneDrive Umgebung ein. Zudem findet sich der Shortcut im Root Verzeichnis. Wünscht man sich einen Platzwechsel, so verschiebt man den gekennzeichnete Ordner «A-Monitoring» unkompliziert an eine neue Stelle. Die Unbenennung des Ordners ist ebenso möglich. Bei dieser Aktion wird der Ursprung in SharePoint nicht verändert.

 

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Besonderheiten des Shortcut Feature

Das Shortcut Feature zeichnet sich durch die flexible Nutzungsart aus. Zum Beispiel bleibt es dem jeweiligen Benutzer vorbehalten, welche Bereiche der SharePoint Bibliothek er auswählt und in die eigene Umgebung holt. Aber es findet sich auch eine Eigenheit im Handling zwischen mehreren Geräten. Da sich der verknüpfte Ordner in der persönlichen Umgebung befindet, kann der Inhalt ohne Zusatzschritte auf mehreren Geräten nutzen. Wird der verknüpfte Ordner nicht mehr verwendet, kann die Verknüpfung aufgehoben werden und die Daten werden auf sämtlichen Geräten gelöscht, ohne dass sich in der Herkunft, sprich auf SharePoint, etwas ändert.

 

Shortcut vs. Sync in SharePoint

Add to Shortcut Sync
Nur manuelle Auslösung der Synchronisation Manuelle Auslösung der Synchronisation per Sync Button oder automatisch mittels Richtlinien
Synchronisierung in das persönliche OneDrive Synchronisierung in das organisationsweite OneDrive
Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
Synchronisierung in allen Geräten einschliesslich mobile Geräte Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
Verknüpfung kann umbenannt werden Umbenennen des Root Ordners nicht möglich

 

Zu guter letzt noch ein paar Hinweise

Wer die klassische Synchronisierung bereits einsetzt, kann die Shortcut Funktion innerhalb des betroffenen Bereiches leider nicht nutzen. Zudem muss man die aktuell hinterlegte Synchronisierung vorgängig auf allen Geräten aufheben, sowie auch die lokal hinterbliebenen Daten löschen. Macht man sich zudem Gedanken, das klassische Synchronisierungsverfahren durch die Nutzung von Shortcuts zu ersetzen, bedingt dies eine potenzielle Umstrukturierung des aktuell gegebenen SharePoint Libraryverzeichnisses.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie zum Shortcut Feature in SharePoint mehr wissen? Kommen Sie auf uns zu.