Microsoft Teams: request a team

Microsoft Teams: request a team: Zu Weihnachten ein kleines Wunder gefällig? Naja ok, übertreiben wollen wir nicht, aber ist trotzdem eine nette Sache. Die Applikation, die wir dir vorstellen, nennt sich «Request a team» App. Und die App erstellt für dich eigentlich eine simple Office 365 Gruppe. Diese Office 365 Gruppe zeigt sich dann innerhalb von Microsoft Teams als «Team». It’s magic, eben doch!

Umgeben von Flows und einer Logic App, basiert die Applikation auf Microsoft PowerApps. Und sie verarbeitet Daten aus einer SharePoint Library. Der Einsatz von APIs sichert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Office Diensten. Dies garantiert auch vollste Integrität beim Austausch der Daten.

Oft möchte man ein Team nutzen um beispielsweise für ein bestimmtes Projekt oder auch um Daten mit Dritten auszutauschen. Jeder der schon mal ein Team eröffnen hat, weiss wie mühselig dies sein kann. Ein ständiges hin und her mit der IT. Mal fehlt der Name der Gruppe, mal fehlen sonstige Infos und so weiter uns so fort. In der «Microsoft Teams: request a team» App kann man eigentlich nichts falsch machen. Schritt für Schritt gibt man sämtliche erforderlichen Informationen ein. Als Endresultat entsteht ein vollständiges verwendbares Team in Microsoft Teams. Für die einfache Handhabung pflegt man die App in Teams als App ein und startet diese direkt aus Teams.

Simple Steps

Im ersten Schritt wird die Gruppenart definiert:

 

Request a Team Screnshot vier

Danach werden die Teaminformationen angegeben:

Request a Team Screnshot drei

Im letzten Schritt bestimmt man die Besitzer und Mitglieder des Teams:

Request a Team Screnshot zwei

Sobald sämtliche Infos vorliegen, kann der Antrag abgeschickt werden. Die Verwaltung der Anträge erfolgt durch den App Owner, welcher gleichzeitig auch App Admin ist. So erhält der Admin eine weitere Registerkarte im App, welche für die Genehmigung oder Ablehnung der Anträge zuständig ist. Nach dem Approval wird das Team automatisch erstellt.

Request a team screenshot

Für mehr Informationen rund um das App, stehen wir dir gerne zur Verfügung.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

TwinCap First System-Status Seite

TwinCap First System-Status Seite

Geschätzte Teams Telefonie Kunden.

TwinCap First System-Status Seite: Sie nutzen Microsoft Teams auch für die Festnetz Telefonie. Da es, wie bei allen IT-Systemen, auch bei «Cloud» basierten Diensten teilweise zu Unterbrüchen oder Beeinträchtigungen kommt, haben wir für Sie eine Status-Webseite aufgeschaltet.

Wie Sie wissen, besteht die Teams-Telefonie ja aus verschiedenen, zusammenhängenden Komponenten, welche unter Umständen von verschiedenen Anbietern betrieben werden. Zum Beispiel dem SIP Trunk, dem Session Border Controller, der Office 365 Plattform, Ihre Internet Anbindung, die genutzte Firewall, das Netzwerk (LAN/WLAN), verschiedene Betriebssystem, verschiedene Teams Clients sowie auch Headsets oder Telefone.

Was zeigt die TwinCap First System-Status Seite?

Die Statusseite zeigt daher den aktuellen Zustand unserer eigenen Systeme, wie auch bekannte Einflüsse von Drittsystemen oder relevanten Drittanbietern. Drittanbieter sind Anbieter wie Microsoft mit der Office 365 Plattform, grössere Telekom Anbieter oder auch Mobilfunkbetreiber/Netzbetreiber, die erheblichen Einfluss auf den Funktionsumfang oder die Verfügbarkeit der Teams Telefonie haben. Leider können wir die Systeme der Drittanbieter nicht direkt beeinflussen, aber zumindest informieren, wenn es Störungen gibt.

TwinCap First Status-Seite

Wo finde ich die Status Seite?

 

Sie können sich auf der TwinCap First Webseite den aktuellen Status jederzeit anschauen. Es ist auch möglich sich per Mail zu registrieren, um fortan alle neuen Meldungen per E-Mail zu erhalten. Sie müssen lediglich Ihre Mailadresse hinterlegen und dann per Link bestätigen. WICHTIG: Bitte auch Junk/Spam Folder prüfen, falls keine Mail zur Bestätigung kommt. Bitte fügen Sie den Absender auch zu den Safe Senders, um zukünftige Mails nicht zu verpassen.

Für Anregungen und Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Besten Dank für die Kenntnisnahme und Ihr Vertrauen.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Ferienverwaltung mit Powerapps

Ferienverwaltung mit Powerapps: Oftmals werden Ferien oder allgemeine Abwesenheiten schriftlich per E-Mail beantragt. Auch gibt es durchaus noch Antragsformulare auf Papier, davon wollen wir gar nicht mehr reden. Dabei kommt es vor, dass Anfragen glatt vergessen gehen oder nirgends notiert werden. Dies kann zu sehr unangenehmen Situationen führen.

Mit Hilfe von PowerApps zeigen wir dir, wie man, zum Beispiel, eine Ferienverwaltung mit Powerapps nutzt. Sie hat einen einfachen Aufbau und simple Workflows, die den Antragsprozess für verschiedene Abwesenheitstypen ermöglicht. Die App eignet sich für KMUs wie auch für grössere Unternehmen. Im Wesen macht man darüber die Verwaltung und Planung von Abwesenheiten.

Der simple Einstieg

Der Login Prozess erfordert keine lästigen Eingaben von Benutzer/Passwort, sondern man nutzt das Office Portal Login via SSO. Zudem ist es auch möglich, die App in Microsoft Teams zu nutzen, was ein paar Arbeits-Schritte (Klicks) einspart.

Die Rollenverteilung zwischen Mitarbeiter und Chef ist einfach und unkompliziert. Über ein Benutzer-Attribut wird die Rolle in der Azure AD hinterlegt. Dabei wird bei den Mitarbeitern das «Manager» Attribut für den jeweiligen Vorgesetzten definiert. Somit erkennt die App den Vorgesetzten automatisch in der App.

 

Leave Request Main Menu

Ferienantrag

Das Aufrufen des Antragsformulars erfolgt direkt auf der Landing Page im Employee Modus. Im oberen Bereich wählt man einen Abwesenheitstyp aus. Dann das Datum und zum Schluss noch ein paar Worte an den Empfänger. Neben dem Datumswählfeld (Date Picker) erscheint der Saldo (Balance), welcher anzeigt, wie viele Tage für den jeweiligen Abwesenheitstyp noch übrigbleiben. Die Typen können individuell nach Wunsch und Bedarf angepasst werden. Ist das Formular ausgefüllt, wird es via Submit Button abgeschickt.

Ferienverwaltung mit Powerapps

Approve or decline

In der Managerumgebung werden sämtliche Anträge auf der Startseite publiziert. Und wenn es mal unübersichtlich werden sollte, filtert man diese nach Status. An dieser Stelle werden gleichzeitig auch die ausstehenden Anträge genehmigt oder abgelehnt. Falls sich die Tage mit bereits genehmigte Ferien von anderen Mitarbeitern überschneiden sollten, wird man darauf hingewiesen. Zum Abschluss kann der Chef mit einem integriertem Mail Workflow die entsprechende Entscheidung noch begründen. Diese landet dann im Outlook Postfach des jeweiligen Antragsstellers.

Leave Request App Main Screen

Datenhaltung

Die Mini-Datenbank, basierend auf einem Excel File, wird im OneDrive betrieben. In einer überschaubaren Zahl an Tabellen kann man die Anträge oder Resttage für den jeweiligen User ganz simpel verwalten. Zudem werden Feiertage in der Datei abgelegt, welche in der Applikation unter Company Holidays erscheinen. Bei Bedarf kann auch eine Art Kalender in das App eingebaut werden. Dabei wird ersichtlich, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt abwesend sind. Bereitgestellt wird diese App auf Basis eines lizensierten Users, welcher mit der Sharing Funktion die Nutzungsrechte organisationsweit verteilen kann.

Die App ist rudimentär und bietet viele Möglichkeiten die Funktionen zu erweitern. Wir stehen gerne für Fragen oder Anregungen zur Verfügung.

Teams Calling Advanced Specialization

Calling for Microsoft Teams Advanced Specialization

Gerne geben wir bekannt, dass wir als erster Schweizer Microsoft Partner die Calling for Microsoft Teams Advanced Specialization erreicht haben.

Calling for Teams Specialization

Die Microsoft Gold Partner Zusatz-Spezialisierung ermöglicht Kunden eine einfachere Identifikation von spezialisierten Partnern im Bereich der Teams Telefonie. Diese Spezialisierung identifiziert Anbieter, welche ihr Wissen, ihre Erfahrung und ihren nachweislichen Erfolg bei der Bereitstellung und Verwaltung von Teams Telefonie (PSTN) Lösungen bewiesen haben. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, hat Microsoft diese Spezialisierung ins Leben gerufen. Es gibt eine Reihe von Anforderungen welche ein Microsoft Partner laufend erfüllen muss.

Da die Implementierung von Calling-Lösungen teilweise komplex sein kann, benötigen Kunden entsprechende Partner mit Erfahrung und Praxiswissen. Nebst fundiertem Wissen über die Teams Telefonie, bieten wir auch entsprechendes und benötigtes Wissen im Bereich Microsoft 365. Dazu gehören Fragen zur korrekten Lizenzierung, die Migration von Skype for Business oder klassischen PBX Lösungen.

Auch hybride Installationen oder die Integration von SIP Geräten gehören zum Portfolio. Mit über 120 Teams direct routing Implementationen seit Q3/2018, haben wir ein breites Spektrum an Lösungen und Szenarien mit unserer eigenen SBC Plattform realisieren können. Wir sind stolz auf die enge Zusammenarbeit mit dem Microsoft Produkt Management und freuen uns auf weitere interessante Teams Telefonie Projekte im In- und Ausland.

Externes Filesharing SharePoint für alle

Ausgangslage Externes Filesharing SharePoint für alle

Externes Filesharing SharePoint Gäste: Der Kunde möchte Dateien mit externen Geschäftspartnern oder Lieferanten über SharePoint teilen. Diese haben nicht zwingend einen Office 365 Account. Ebenfalls kein Login in der eigenen Firma noch auf dem Tenant des Kunden. Aus diesem Grund möchte er in der vorhandenen SharePoint Site einen Folder freigeben. Darin möchte er dann Dateien ablegen, welcher er mit externen Teilnehmern teilen kann ohne Benutzer/Passwort.

Damit dies funktioniert müssen die Berechtigungen im SharePoint Admin-Center angepasst werden:

SharePoint Admin Center:

Im Admin Center unter «Policies» –> «Sharing» sehen Sie die Standard Einstellung:

SharePoint Sharing Screen 2
  • Wie sie sehen können ist es nicht möglich unter «File and Folder links» den Punkt «Anyone with the link» anzuwählen.
  • Damit dies möglich ist, müssen Sie den linken Schieberegler ganz nach oben schieben. Danach können Sie auch unter «File and Folder links» Anyone with link auswählen.
SharePoint Sharing Main Screen

Aber Achtung diese Änderung wirkt sich auf die komplette SharePoint Site aus!

Dies bedeutet, dass jetzt auch Ihre sensiblen Geschäftsdaten über diesen Link geteilt werden könnten. Dies möchte der Kunde aber unbedingt verhindern, was ja durchaus verständlich ist.

Einfache Lösung:

Wir haben dem Kunden folgende Lösung vorgeschlagen um Externes Filesharing SharePoint für alle zu ermöglichen.

  • Für den Folder «Sharing» haben wir eine neue Site erstellt.
  • Das geht ganz einfach im SharePoint Admin Center unter Sites –> Active sites –> auf «Create» klicken.
SharePoint Active Sites

Für unser Beispiel habe ich folgende Sites erstellt:

SharePoint Folders
  • Die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» ist die bestehende Site mit ihren Geschäftsdaten.
    Die Site «Test-Firma Sharing» ist die Site, die wir für das Sharing mit den externen Benutzern neu erstellt haben.
  • Jetzt haben Sie Möglichkeit die Berechtigungen für jede Site einzeln anzupassen.

Anpassen der Berechtigungen:

Zuerst passen wir die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» an. Damit diese Daten nicht mit jedem Benutzer geteilt werden können.

Im SharePoint Admin Center unter «Sites» –> «Active sites» die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» anklicken. In den Eigenschaften der Site können Sie nun die Berechtigungen anpassen:

SharePoint Sharing 3

«Policies» und danach «Edit» anklicken.

SharePoint Sharing Settings 2

Bei diesen Einstellungen kann das Dokument oder der Ordner nur noch innerhalb der Organisation geteilt werden. Also gar nicht mehr nach extern. So sind Ihre Daten geschützt vor versehentlichem «Teilen», was durchaus schon vorgekommen ist.

Jetzt passen wir die Site «Test-Firma Sharing» an. Damit diese Daten mit jedem Benutzer geteilt werden können. (auch extern)

Im SharePoint Admin Center unter «Sites» –> «Active sites» die Site «Test-Firma Sharing» anklicken. In den Eigenschaften der Site können Sie nun die Berechtigungen anpassen:

SharePoint Sharing

«Policies» und danach «Edit» anklicken.

SharePoint Sharing Settings

Diese Daten können nun mit allen Benutzern geteilt werden, welche den Link von Ihnen bekommen.
Da wir eine separate Site erstellt haben für das File-Sharing, sind Ihre Geschäftsdaten sicher vor einem unbefugten Zugriff.

Teams New Meeting Experience

Teams New Meeting Experience

Microsoft hat im aktuellen Teams Client, ein neues Look & Feel aufgeschaltet. Es nennt sich «Teams New Meeting Experience» und umfasst ein paar auffällige Änderungen im User Interface. Die neue Besprechungserfahrung ist primär für Meetings gedacht, betrifft aber auch Telefon-Anrufe. Da sich dieser Update automatisch als «Standard» in Teams einstellt, bekunden viele Benutzer Schwierigkeiten. Vor allem im Handling von externen Telefon-Anrufen. Viele User beklagen, dass Sie zum Beispiel nicht mehr Anrufe über Teams weiterleiten können. Zum Beispiel die Funktion «Nachfragen und weiterleiten» ist nicht mehr so einfach zu nutzen.

Sinn und Zweck der neuen Funktion

Diese «New Meeting experience» (Die neue Besprechungserfahrung auf DE) soll das Handling von Meetings vereinfachen und diese auch flexibler gestalten. Es wird damit die Möglichkeit gegeben, einzelne Meetings oder auch Gespräche in einzelnen Teams Fenstern durchzuführen. Was zwar spannend tönt für Meetings, scheint bei der Umsetzung für die Anrufweiterleitung leider nicht so ganz geglückt zu sein.

Versteckte Fenster beim Weiterleiten von Anrufen

Will man einen Anruf verbinden, so wird nach Betätigung dieser Funktion ein neues Fenster im Hintergrund geöffnet. Leider ist das Wort «Hintergrund» wörtlich zu nehmen, sprich das Fenster versteckt sich effektiv hinter dem ersten Fenster.

Sehen Sie selbst im Video hier:

Das heisst wenn Sie den Anruf weiterleiten möchten müssen Sie das aktive Fenster nach unten schieben, damit Sie auf dem darunter liegenden Fenster den «Transfer» Button sehen und anklicken können. Aber zur Beruhigung, wir haben bei unserem letzten Call mit dem Produkt-Management von Microsoft das Thema angebracht und diese arbeiten bereits an einer Verbesserung.

New Meeting Experience ausschalten:

Um unnötige Helpdesk Anfragen zu vermeiden, können Sie dieses Feature aber abschalten. Gemäss Microsoft wird es zukünftig automatisch die alte «Experience» ersetzen, d.h. es ist vermutlich besser sich an das neue Look and Feel zu gewöhnen. Mit etwas Glück folgt dann Anfang Dezember auch eine neues Look and Feel der kompletten «Calling experience».

Wie gehe ich vor?

  • Oben rechts im Teams Client auf Ihren Avatar klicken
  • Danach auf Einstellungen klicken
Teams App Einstellungen
  • Danach unter «Allgemein» die Checkbox bei «Neue Besprechungserfahrung aktivieren» deaktivieren.
Teams App Settings
  • Dann müssen Sie den Teams Client neu starten. Aber Achtung: Es reicht nicht aus, wenn Sie den Teams Client über das X oben rechts schliessen! Sie müssen unten rechts in der Taskleiste auf den Pfeil  klicken und dann mit der rechten Maustaste auf das Teams Symbol klicken und auf Beenden drücken.
Windows Taskbar Teams Icon
  • Wenn Sie sich am Teams Client neu anmelden wird das neue Feature «New Meeting Experience» automatisch wieder eingeschaltet. Und nein, das ist kein Fehler, sondern ein Wunsch von Microsoft und somit per design, damit das Feature als Standard eingeführt werden kann.

Falls Sie Fragen haben, so stehen wir gerne zur Verfügung.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, haben wir anbei den Link zu unserer Teams Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.