Automatisches Printing mit PowerAutomate

Automatisches Printing mit PowerAutomate: Die Fakturierungs-Lösung unseres Kunden ermöglicht das Versenden von E-Mail-Rechnungen als PDF direkt aus der Lösung, soweit so gut, nichts Spektakuläres. Herausforderung des Kunden war aber nun folgende:

Der Kunde wollte jeweils beim E-Mail Versand automatisch noch eine Kopie der Rechnung auf Papier drucken, dies ohne jedes Mal die Rechnung von Hand zu öffnen oder die Datei nochmals zu bearbeiten. Da kam uns die Idee dies über den sogenannten HP ePrint Service zu lösen um automatisches Printing mit PowerAutomate zu ermöglichen. Ein Standard Dienst, den HP bei vielen Druckern gratis anbietet.

Im Prinzip wird der Drucker bei HP online registriert als EPrinter und man erhält für diesen Drucker eine eindeutige E-Mail-Adresse, über welchen der Drucker erreichbar ist. Man schickt dann eine PDF oder ein Foto via Mail an diese Adresse und der Inhalt der Mail wird gedruckt. So die Theorie.

Wir nahmen an, wir könnten beim Versand der Mail die Adresse des Rechnungs-Empfängers und auch gleich die Mail-Adresse des HP ePrinters angeben, um alles in einem Aufwasch zu erledigen.  Doch leider funktioniert das nicht, weil der der ePrint-Service nur eine einzige Mail-Adresse als Adressat akzeptiert, sowie dummerweise auch noch die Mail inklusive Text in welchem sich das PDF befindet, mitgedruckt wird.

Um dieses Hindernis zu umgehen haben wir über Power-Automate (a.k.a Microsoft Flow) einen Workflow erstellt.

HP ePrint Services & Power Automate (Microsoft Flow)

Dieser übernimmt die folgenden Aufgaben:

  • Löscht die Mailadresse des Kunden aus dem Mail
  • Löscht den Text im E-Mail
  • Der Workflow sendet nun nur noch das Attachement (Rechnung PDF) an den HP ePrint-Service weiter und dieser druckt die Rechnung aus.
Power Automate ePrinting Flow

Insofern keine Rocket Science aber eine einfache Lösung die schnell gemacht ist und keine grossen Kosten verursacht. Automatisches Printing mit PowerAutomate – simpel oder nicht? Falls Sie auch eine Idee haben oder besser gesagt eine Lösung suchen. Dann melden Sie sich doch bitte bei uns, gerne prüfen wir dann gemeinsam ob es eine Möglichkeit gibt dies mit Office 365 zu verwirklichen.