Externes Filesharing SharePoint für alle

Ausgangslage Externes Filesharing SharePoint für alle

Externes Filesharing SharePoint Gäste: Der Kunde möchte Dateien mit externen Geschäftspartnern oder Lieferanten über SharePoint teilen. Diese haben nicht zwingend einen Office 365 Account. Ebenfalls kein Login in der eigenen Firma noch auf dem Tenant des Kunden. Aus diesem Grund möchte er in der vorhandenen SharePoint Site einen Folder freigeben. Darin möchte er dann Dateien ablegen, welcher er mit externen Teilnehmern teilen kann ohne Benutzer/Passwort.

Damit dies funktioniert müssen die Berechtigungen im SharePoint Admin-Center angepasst werden:

SharePoint Admin Center:

Im Admin Center unter «Policies» –> «Sharing» sehen Sie die Standard Einstellung:

SharePoint Sharing Screen 2
  • Wie sie sehen können ist es nicht möglich unter «File and Folder links» den Punkt «Anyone with the link» anzuwählen.
  • Damit dies möglich ist, müssen Sie den linken Schieberegler ganz nach oben schieben. Danach können Sie auch unter «File and Folder links» Anyone with link auswählen.
SharePoint Sharing Main Screen

Aber Achtung diese Änderung wirkt sich auf die komplette SharePoint Site aus!

Dies bedeutet, dass jetzt auch Ihre sensiblen Geschäftsdaten über diesen Link geteilt werden könnten. Dies möchte der Kunde aber unbedingt verhindern, was ja durchaus verständlich ist.

Einfache Lösung:

Wir haben dem Kunden folgende Lösung vorgeschlagen um Externes Filesharing SharePoint für alle zu ermöglichen.

  • Für den Folder «Sharing» haben wir eine neue Site erstellt.
  • Das geht ganz einfach im SharePoint Admin Center unter Sites –> Active sites –> auf «Create» klicken.
SharePoint Active Sites

Für unser Beispiel habe ich folgende Sites erstellt:

SharePoint Folders
  • Die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» ist die bestehende Site mit ihren Geschäftsdaten.
    Die Site «Test-Firma Sharing» ist die Site, die wir für das Sharing mit den externen Benutzern neu erstellt haben.
  • Jetzt haben Sie Möglichkeit die Berechtigungen für jede Site einzeln anzupassen.

Anpassen der Berechtigungen:

Zuerst passen wir die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» an. Damit diese Daten nicht mit jedem Benutzer geteilt werden können.

Im SharePoint Admin Center unter «Sites» –> «Active sites» die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» anklicken. In den Eigenschaften der Site können Sie nun die Berechtigungen anpassen:

SharePoint Sharing 3

«Policies» und danach «Edit» anklicken.

SharePoint Sharing Settings 2

Bei diesen Einstellungen kann das Dokument oder der Ordner nur noch innerhalb der Organisation geteilt werden. Also gar nicht mehr nach extern. So sind Ihre Daten geschützt vor versehentlichem «Teilen», was durchaus schon vorgekommen ist.

Jetzt passen wir die Site «Test-Firma Sharing» an. Damit diese Daten mit jedem Benutzer geteilt werden können. (auch extern)

Im SharePoint Admin Center unter «Sites» –> «Active sites» die Site «Test-Firma Sharing» anklicken. In den Eigenschaften der Site können Sie nun die Berechtigungen anpassen:

SharePoint Sharing

«Policies» und danach «Edit» anklicken.

SharePoint Sharing Settings

Diese Daten können nun mit allen Benutzern geteilt werden, welche den Link von Ihnen bekommen.
Da wir eine separate Site erstellt haben für das File-Sharing, sind Ihre Geschäftsdaten sicher vor einem unbefugten Zugriff.

Conditional Access (hybrid Umgebung inkl. Mac)

Ausgangslage Conditional Access

In diesem Blog beschreiben wir Conditional Access mit Microsoft Intune in einer hybriden Umgebung. Als Ausgangslage dient eine Umgebung, die hybrid betrieben wird und noch den einen oder anderen Apple Mac PC beinhaltet. Die bestehenden File-Server wurden durch SharePoint Online abgelöst. Nun muss jedoch sichergestellt werden, dass die Bibliotheken nur auf Firmengeräten synchronisiert werden dürfen. Wie lässt sich dies unter diesen Voraussetzungen sicherstellen?

Was ist die Lösung?

Die Lösung hierfür lautet Conditional Access. Mit der Verwendung von Conditional Access Policies lassen sich entsprechende Zugriffskontrollen erstellen. Dabei lassen sich weit komplexere und umfassendere Policies erstellen, als wir es in diesem Beispiel tun.

Lizenzierung

Um Conditional Access verwenden zu können, müssen die erforderlichen Benutzer mindestens über eine Azure AD Premium P1 Lizenz verfügen. (*Azure AD Premium P1 steht auch mit Microsoft 365 Business Premium zur Verfügung.)

Ziel

Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass ein Benutzer der auf eine SharePoint Online Bibliothek zugreift, diese nur mit OneDrive synchronisieren kann, wenn sein Gerät der Firma gehört. Somit soll verhindert werden, dass Firmenbibliotheken auf privaten, unsicheren Computern synchronisiert werden.

Mancher denkt sich jetzt, «ist ja einfach und lässt sich ganz simpel im SharePoint Admin Center einstellen» Sicher ja, dies könnte es sein. Doch eine Umgebung, bei welcher einige Geräte Azure AD joined sind, andere sich in der lokalen Active Directory befinden und zusätzlich noch Apple Macs existieren, wird es dann doch etwas komplizierter. Aus diesem Grund kommt eine Lösung mit Conditional Access zum Zug.

Übersicht Zugriffe

In folgender Tabelle abgebildet ist die Zugriffsübersicht.

  Zugriff
Gerät (Besitzer) Browser OneDrive-Client
Desktop (Firma) Ja Ja
Laptop (Firma) Ja Ja
iMac (Firma) Ja Ja
Desktop (Privat) Ja Nein
Laptop (Privat) Ja Nein
iMac (Privat) Ja Nein
Übrige (Privat) Ja Nein

Conditional Access Policy

Basierend auf vorgehender Tabelle, wird nun eine Conditional Access Policy erstellt, die den Zugriff auf SharePoint Online regelt.

Dafür wird eine neue Policy erstellt, die auf alle Benutzer angewandt wird. Weiters wird die Policy auf die Cloud App Office 365 SharePoint Online angewandt, und zwar für jedes Device von jeder Location. Der Browser wird ausgeschlossen. Was nun wichtig ist: Die Richtlinie wird für alle Device states gesetzt, ausgenommen werden aber Geräte die a) Hybrid Azure AD joined oder b) als «compliant» markiert sind. Dazu im nächsten Abschnitt mehr. Weiters wählen wir Block access und !WICHTIG! erst einmal «Report only». Dadurch sperren wir uns nicht gleich selbst aus und können erst einmal mit What-if ein paar Szenarien prüfen.

Folgend ein paar Szenarien im Test. (Benutzer im Azure AD)

 

  • Zugriff von privatem Windows 10 Gerät via Browser: Erlaubt
What-if private Windows 10 Browser
  • Zugriff von privatem Windows 10 Gerät via OneDrive: Blockiert
What-if private Windows 10 OneDrive
  • Zugriff von Firmengerät, Windows 10 via OneDrive: Erlaubt
What-if company Win 10 OneDrive

Device State compliant oder Hybrid Azure AD joined

Wichtig ist, dass die Firmengeräte einer dieser beiden Status erhalten. Hybrid Azure AD joined erhält ein Gerät, wenn es aus der lokalen AD ins Azure AD synchronisiert wird. Somit wird davon ausgegangen, dass diese Geräte auch der Firma gehörten. Was aber nun mit den Azure AD joined-Geräten und den Macs, die sich nicht in der lokalen AD befinden?

Intune

Da kommt nun Intune zum Einsatz. In Intune wird eine Device Compliance Policy erstellt und anschliessend wird bei allen Azure AD-joined Geräte eine MDM-Registrierung durchgeführt. Für das Enrollment der iMacs und MacBooks muss erst ein Apple MDM Push certificate erstellt werden, worauf sich aber auch die Mac-Geräte im Intune registrieren lassen. Da alle diese Geräte nun compliant sind (sofern sie die Kriterien der Policy erfüllen), können die SharePoint Bibliotheken nun ebenfalls auf diesen Geräten synchronisiert werden.

Device Compliance Intune with iMac

Fazit

Mit dem Einsatz von Conditional Access lässt sich auch in einer gemischten Umgebung der Zugriff auf SharePoint Bibliotheken einschränken. Klar, in dem beschriebenen Szenario könnte der Mitarbeiter den Ordner auch im Browser öffnen und die Datei lokal herunterladen. Es könnte sogar noch weiter gegangen werden und auch den Zugriff via Browser verboten werden, wenn es sich nicht um ein Firmengerät handelt. Wie restriktiv die angewandten Richtlinien sind, hängt immer von der Firma und ihrer Philosophie ab.

Cascading Dropdowns und Galleries – PowerApps Vol2

Cascading Dropdowns und Galleries – PowerApps Vol2 : ​In diesem Teil der PowerApps-Serie beschäftigen wir uns mit Cascading Dropdowns und Galleries. Damit die Gallery nicht alle Datensätze lädt und dadurch unübersichtlich wird, lässt man sich nur noch die Datensätze anzeigen, die benötigt werden. Wie dies im Fall von PowerApps geht, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

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Was ist ein Cascading Dropdown?

Bei einem Kaskadierenden Dropdown erstellt man Abhängigkeiten, ahnhand deren passende Werte angezeigt werden. Beispielsweise hat man zwei Dropdowns und abhängig davon was im ersten angewählt wurde, werden im zweiten die dazu passenden Werte angezeigt.

Use-Cases

Kaskadierende Dropdowns einzusetzen ergibt in so ziemlich jedem Kontext Sinn. Hier einige mögliche Use-Cases aufgelistet:

  • HR Abteilung – Mitarbeiterverwaltung
  • Detailhändler – Standortverwaltung
  • Handels-/ Produktionsunternehmen – Produktverwaltung
  • Autohändler – Auto-Konfigurator
  • Immobilien Verwaltung – Immobilienverwaltung
  • etc.

Ich werde Ihnen anhand einer Immobilienverwaltung zeigen, wie sich nur die Immobilen anzeigen lassen, die einem bestimmten Gebäude zugeordnet sind.

1. Dropdown

Im ersten Dropdown lassen wir alle Siedlungen aus der SharePoint-Liste anzeigen. Damit jede Siedlung nur einmal angezeigt wird, verwenden wir die Distinct Funktion.

Somit sieht die Funktion für die Items des Dropdowns folgendendermassen aus:

Sort(Distinct(Liegenschaften, Siedlung), Result)

2. Dropdown

Im zweiten Dropdown lassen wir nun nur noch die Strassen anzeigten, die zur gewählten Siedlung gehören. Neu kann die Abhängigkeit einfach in den Eigenschaften des Dropdowns angewählt werden. Ich werde Ihnen in diesem Beitrag jedoch zeigen, wie es manuell mitels einer Kombination von Funktionen gelöst wird.

Dazu werden in der Items-Property der Combobox die Funktionen Sort, Distinct und Filter verwendet.

Sort(Distinct(Filter(Liegenschaften, Siedlung = ComboBoxSiedlung.Selected.Result), Strasse),Result)

Als Resultat dieser Funktion stehen nun nur noch die Strassen zur Auswahl, die zu der im ersten Dropdown ausgewählten Siedlung gehören.

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Gallerie

Um nun die Objekte anzuzeigen, wird ein Gallery-Modul verwendet. Solange keine Strasse ausgewählt wurde, wird ein Standardwert ausgegeben. In diesem Fall wird beim App-Start die Collection colDefaultItem deklariert und mit den entsprechenden Parametern initialisiert. Sie müssen den Default-Value nicht unbedingt individuell deklarieren, Sie können per Default auch einfach alle Objekte anzeigen lassen.

Wurde nun im zweiten Dropdown die Strasse ausgewählt, werden sämtliche Wohnungen, die zu dieser Liegenschaft gehören aufgelistet.

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Die Funktion der Items-Property lautet:

If(
    IsEmpty(ComboBoxStrasse.SelectedItems.Result),
    colDefaultItem,
    Filter(
        Liegenschaften,
        Strasse = ComboBoxStrasse.Selected.Result
    )
)

Erklärung:
Wenn also keine Strasse ausgewählt wurde, zeigt es die Collection colDefaultItem an, ansonsten werden alle Objekte aufgelistet, welche die Condition – Strasse = ComboBoxStrasse.Selected.Result – erfüllen.

Schlussworte

Wie Sie sehen, kann die Usability einer App mit wenig Aufwand massiv verbessert werden.

Benötigen Sie unterstützung bei der Erstellung Ihrer Business-Applikation?
Kontaktieren Sie uns ungeniert.

Bis zum nächsten Mal,
Sascha

Microsoft Office 365 für NGO & NonProfit

Office 365 für NGO

Office 365 für NGO – Entdecken Sie die Vorteile eines Wechsels zu Office 365. Entdecken Sie die Vorteile eines Wechsels zu Office in der Cloud.

Office 365 für NGO und Nonprofit: Sind Ihre Mitarbeiter über mehrere Standorte verteilt? Arbeitet ein Grossteil von Ihrem Team Teilzeit und sieht sich daher nicht oft? Wollen Ihre Mitarbeiter und Freiwillige persönliche Geräte wie Smartphones oder Tablets für ihre Arbeit verwenden? Wollen Sie auf eine (teure) lokale Infrastruktur für Mails und Dateien verzichten? Wenn Ihnen das alles bekannt vorkommt, sollten Sie sich die Non-Profit Dienstpläne von Microsoft Office 365 für NGO anschauen. Basierend auf unseren Erfahrungen bei der Verwendung von Office 365 bei unseren Kunden und uns, sehen wir viele Möglichkeiten wie Office 365 Non-Profit Organisationen helfen kann, ihren Impact zu steigern und dabei gleichzeitig den finanziellen, aber auch personellen Aufwand für die IT zu senken. IT-Verantwortliche sparen Zeit dadurch, dass E-Mail-Wartung, Software-Upgrades und unsicheres Speichern von Daten der Vergangenheit angehören. Ausserdem werden die Textverarbeitungs-, Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen der traditionellen Office-Suite, mit denen Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen bereits vertraut sind, um die Stärken der Cloud erweitert. Microsoft Office 365 bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

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  • Die Hochverfügbarkeit der Cloud überall und jederzeit
  • 24/7 Support (abhängig vom Lizenzplan Ihrer Organisation)

Den richtigen Lizenzplan wählen

Als qualifizierte NGO oder Wohltätigkeitsorganisation können Sie gespendete und ermässigte Lizenzen für Office 365 erhalten. Und weil gemeinnützige Organisationen unterschiedliche Grössen und Anforderungen haben, stehen fünf verschiedene Lizenzierungspläne zur Auswahl, die Sie je nach Bedarf kombinieren können. Zwei davon (Office 365 Non-Profit Business Essential & Office 365 Non-Profit E1) sind komplett kostenlos. Diese kostenlosen Pläne enthalten keine vollständig installierte Version von Office (Word, Excel, PowerPoint usw.). Um sowohl die vollständig installierte Version von Office als auch die Cloud-basierten Versionen nutzen zu können, benötigen Sie die ermässigten Office 365 Business Premium-, E3- oder E5-Lizenzen. In diesen Versionen kann die komplette Office Suite auf bis zu fünf Geräte pro Benutzer verwendet werden, sodass Sie über Ihr Telefon, Ihren Computer oder Ihr Tablet auf Ihre Software zugreifen können.

Zusätzliche Vorteile für Non-Profits mit Microsoft Azure

Microsoft schenkt akkreditieren Non-Profits und NGOs zusätzlich ein jährliches Azure Guthaben von 3’500 USD, welches Sie frei einsetzen können. Dieses Azure Guthaben ermöglicht es Ihnen über 100 verschiedene Dienste in der Microsoft Cloud zu benutzen. Das Hosting reiner Server Anwendungen, Datenbanken oder Website bis hin zu vollumfänglichen Windows Client-Virtualisierung sind nur ein kleiner Teil der vielfältigen Möglichkeiten die Ihnen Azure bietet. Ab 2020 eröffne Microsoft zudem zwei Rechenzentren in der Schweiz, um noch besser auf die lokalen Bedürfnisse und rechtlichen Rahmenbedingungen eingehen zu können.

Ist Ihr Interesse geweckt?

Office 365 für NGO: ​Sie möchten mehr über Office 365 oder Azure für Non-Profit Organisationen erfahren oder haben bereits konkrete Fragen zur Migration, Administration oder den Anwendungen? Als akkreditierter Microsoft Cloud Solution Provider stehen wir Ihnen gerne bei der Wahl und Kauf der richtigen Lizenz bis zur Inbetriebnahme und Betreuung Ihrer Office 365 und Azure Umgebung jederzeit zur Verfügung. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Office 365 für NGO Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Cloud Funktionen und Möglichkeiten rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Cloud Beratungs Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema Cloud Migrationen.

TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online

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TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online: Wir hoffen, dass Sie trotz Neuschnee gut in den Frühling gestartet sindDiese Woche haben wir einen kleinen Tipp für SharePoint Administratoren
In diesem Beitrag werden wir Ihnen zeigen, wie Sie ein ziemlich mühseliges Problem in SharePoint Online-Sites umgehen können. 

Dabei geht es um den Umstand, dass normale Benutzer der SharePoint-Site, Webseiten einschliesslich der SharePoint Homepage bearbeiten/editieren können.  In SharePoint werden Webseiten wie alle anderen Inhalte (bspw. Dokumente) behandelt. Das bedeutet, wenn Benutzer über die Berechtigungsstufe «Bearbeiten» oder «Mitwirken» verfügen, (Benutzer in der Mitgliedergruppe), können sie nicht nur Dokumente aus einer Dokumentbibliothek hinzufügen, bearbeiten oder löschen, sondern auch die Seiten der Site verändern. 

In einigen Fällen ist dies unter Umständen erwünscht, beispielsweise wenn die Seiten der Site als Wiki verwendet werden, ist dies genau das, was die Benutzer tun sollen, nämlich Inhalte auf den Seiten bearbeiten.  

Wenn Sie aber beispielsweise ein Site-Inhaber einer Projekt-Site sind, möchten Sie nicht, dass Ihre Benutzer die Startseite, welche Sie mit viel Zeit und Schweiss aufgebaut haben, verändern. Es ist eine Sache, wenn Herr Muster ein Dokument aus einer Bibliothek löscht, ganz anders sieht es aus, wenn Herr Muster die Startseite des Hauptprojektes löscht und sie für alle Benutzer «kaputt» macht 

Jetzt, da klar ist, worüber wir sprechen und wieso es wichtig sein kann, wollen wir sehen, was es für Optionen gibt, um diesem Ärgernis aus dem Weg zu gehen. 

Option 1: Verhindern Sie das Bearbeiten aller Seiten 

Wenn Sie die Bearbeitung aller Seiten Ihrer Website verhindern möchten, ist das mühelos zu bewerkstelligen. Alle Seiten einer Site werden in der Site Pages-Bibliothek gespeichert. Diese verhält sich analog zu einer Dokumenten-Bibliothek einfach nur für Seiten. Standardmässig erbt sie die Sicherheitseinstellungen der Site. Wenn Sie also verhindern möchten, dass Teammitglieder die Seiten einer Website bearbeiten, müssen Sie die Vererbung aufheben und diese Bibliothek für die Mitglieder Gruppe schreibgeschützt machen. So gehen Sie am besten vor:

  1. Klicken Sie auf einer Site auf das Zahnradsymbol und dann Websiteinhalte. 
  2. Klicken Sie anschliessend auf die Websiteseiten Bibliothek. 
    TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online
  3. Als Nächstes müssen Sie die Vererbung der Berechtigungen für diese Bibliothek aufheben. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol und dann Bibliothekseinstellungen. 
  4. Klicken Sie anschliessend auf «Berechtigungen für Dokumentbibliothek». 
  5. Wie Sie der angezeigten Nachricht entnehmen können, erben Seiten standardmässig die Berechtigungen des übergeordneten Objekts (Site). Deshalb können standardmässig alle regulären Teammitglieder alle SharePoint-Seiten bearbeiten.  
  6. Um die Vererbung aufzuheben, klicken Sie auf «Berechtigungsvererbung beenden». Wenn eine Warnmeldung angezeigt wird, klicken Sie auf OK. 
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben «Mitglieder von XXXX» und klicken Sie dann auf Benutzerberechtigungen bearbeiten. 
  8. Zum Schluss deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben «Bearbeiten» und markieren Sie es bei «Lesen» 
  9. Jetzt können die User keine Seiten mehr editieren oder löschen.  

OPTION 2: Blockieren Sie die Bearbeitung einer spezifischen Seite 

Option 1 ist simpel und rasch umgesetzt, aber möglicherweise nicht die richtige Lösung für Sie. Wenn Benutzer keine Seiten bearbeiten dürfen, können sie kein Wiki mehr erstellen und bearbeiten oder eine Neuigkeit veröffentlichen (in modernen Seiten ist jede Neuigkeit eine neue Seite). Die beste Lösung für ein solches Szenario wäre, ausschliesslich die Startseite für Bearbeitungen durch reguläre User zu sperren.  Dies können sie folgendermassen bewerkstelligen:  

  1. Navigieren Sie zur Site Pages-Bibliothek (Zahnradsymbol  Websiteinhalte – Websiteseiten). 
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Seite, deren Bearbeitung Sie einschränken möchten.  
  3. Klicken Sie dann auf das kleine umrundete «i» und dann auf Zugriff verwalten. 
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  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben «Mitglieder von XXXX» und ändern Sie dann «Bearbeiten» zu «Kann Anzeigen» 

Wir hoffen, wir haben Ihnen damit stundenlanges Nacharbeiten erspart. 😉 Im Fall der Fälle ist es aber in jedem Falle sinnvoll auch für Office 365, insbesondere SharePoint Online ein Backup zur Verfügung zu haben mit dem man gelöschte Daten einfach wiederherstellen kann. Wir bieten dafür eine entsprechende Lösung Skykick Datensicherung für Office 365 – gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Verfügung.  

Ihre TwinCap First AG 

PowerApps Series Vol.1 – Reparatur-App

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PowerApps Series Vol.1 – Reparatur-App: Eine eigene Business-App um papierbasierte Informationen und die mehrfache Erfassung von Daten endlich abzulösen, war bisher schlichtweg sehr teuer und aufwändig. Mit PowerApps hat uns Microsoft ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem es sich endlich lohnt, sich Gedanken über eine eigene Business-Apps zu machen.

In diesem Teil der PowerApps-Serie (PowerApps Series Vol.1 – Reparatur-App) stelle ich Ihnen die von uns entwickelte Reparatur-App vor. Doch erst erkläre ich Ihnen ganz kurz, was denn PowerApps eigentlich ist und wer darauf zugreifen kann.

1. Was ist eigentlich PowerApps?

PowerApps ist ein Teil des Office365 Pakets und bereits ab der Business-Lizenz als PowerApps Plan 1 verfügbar. Falls Sie Office 365 nicht besitzen, kann PowerApps Plan 1 auch separat erworben werden. Für weitere Funktionen, mehrere Custom Connectors, etc. steht der PowerApps Plan 2 zur Verfügung.

Mehr zur Lizenzierung finden Sie auf PowerApps.

Mit PowerApps können einerseits «modellgesteuerte Apps» oder sogenannte «Canvas-Apps» erstellt werden. Was eine Canvas-App genau ist, werde ich Euch gleich erklären. Auf die «modellgesteuerte App» werde ich dann in einem späteren Beitrag eingehen.

Was ist eine Canvas App?

Ohne dass Sie Code in einer traditionellen Programmiersprache wie C# schreiben müssen, ist es nun möglich eine branchenspezifische Canvas-App zu erstellen.
(Nun ja, sobald es eine etwas komplexere App werden soll, ist es von grossem Vorteil, wenn man über Programmierkenntnisse verfügt.)

Die Canvas-App dient vor allem als Graphical User Interface (GUI), um Daten auf SharePoint, in einer Excel-Tabelle, SQL Datenbank, etc. zu erfassen, bearbeiten oder darzustellen. Diese Aufzählung ist natürlich nicht abschliessend, denn es können Cases wie Meetings erstellen, Personen verwalten, Bestellungen erfassen, Ferienanfragen erfassen, Belege erfassen und noch sehr viel mehr abgedeckt werden.

Eine Canvas-App lässt sich für Mobile Devices oder für Desktop Geräte erstellen. Zudem kann sie den Benutzern auch direkt in SharePoint, Power BI oder in Microsoft Teams zur Verfügung gestellt werden.

Wer kann auf PowerApps zugreifen?

Eine mit PowerApps erstellte App kann von jeder Person verwendet werden, die sich im Azure Active Directory Ihres Unternehmens befindet und für die die App freigegeben wurde.

2. Die Reparatur-App

So, nun kommen wir zum praktischen Teil. Vor kurzer Zeit durfte ich für einen Kunden aus der Immobilien-Branche eine App zur Reparaturverwaltung für die von Ihnen verwalteten Immobilien entwickeln.

Ausgangslage

Bisher erfassten die Hauswarte die Mängel jeweils auf Papier. Anschliessend kümmerten sie sich um die Reparatur oder sie boten die entsprechende Servicestelle auf. Sobald das defekte Objekt wieder repariert war, war der Fall abgeschlossen. Dadurch war es vor allem der Geschäftsstelle weder möglich einen Überblick über die aktuellen und die vergangenen Reparaturen zu behalten (z.b. Zuweisung von Rechnungen aus solchen Aufträgen) noch Statistiken zu erstellen oder eine praktikable Stellevertretungslösung zu haben.

Aus diesem Grund erhielten wir den Auftrag mit PowerApps eine App zu entwickeln, um das Handling in Zukunft zu verbessern und die Daten digital zu erfassen.

Lösung

Um das Bedürfnis des Kunden abzudecken, wurde eine Lösung mit PowerApps und SharePoint Online entwickelt. Dabei können die Hauswarte den Schadenfall mittels App auf das entsprechende Immobilien Objekt erfassen (Text, Photos etc.), die offenen Fälle dann tracken, den Status updaten, das Serviceunternehmen zuweisen, den Reparaturtermin hinzufügen, etc.

Reparatur-App Auftragsübersicht

Zusätzlich können auch sämtliche Unternehmen, die als Servicestellen dienen, erfasst und die Kontaktdaten hinterlegt werden. Durch die neue Lösung mit der Reparatur-App hat auch die Verwaltung einen Überblick über alle Reparaturfälle, ob offen oder schon geschlossen. Da sich die Daten in einer SharePoint-Liste befinden, lassen sie sich einfach nach Excel exportieren und Statistiken erstellen.

Sehen Sie im Video wie die App funktioniert.

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Filter(Table, Formula1 [, Formula2, … ]) – Was bedeutet das denn?

Dies bedeutet in Bezug auf die Reparatur-App, dass wenn die Siedlung ausgewählt wird, nur die Liegenschaften der ausgewählten Siedlung zur Auswahl stehen – ein sogenanntes Cascading Dropdown.

PowerApps Cascading Dropdown

Wie Cascading Dropdowns erstellt und was für Funktionen benötigt werden, stelle ich Ihnen im nächsten Teil der PowerApps Serie vor.

Schlussworte

Meiner Meinung nach erlangt PowerApps in Zukunft eine immer grössere Bedeutung. Die Erstellung einer Business-Anwendung wurde durch die PowerApps-Plattform erheblich vereinfacht. Wenn man unter anderem sieht, wie intensiv Microsoft aktuell an der Plattform arbeitet und stetig Neuerungen rausbringt, stehen wir erst am Anfang.

Bis zum nächsten Mal,
Sascha