TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online

TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online: Wir hoffen, dass Sie trotz Neuschnee gut in den Frühling gestartet sindDiese Woche haben wir einen kleinen Tipp für SharePoint Administratoren
In diesem Beitrag werden wir Ihnen zeigen, wie Sie ein ziemlich mühseliges Problem in SharePoint Online-Sites umgehen können. 

Dabei geht es um den Umstand, dass normale Benutzer der SharePoint-Site, Webseiten einschliesslich der SharePoint Homepage bearbeiten/editieren können.  In SharePoint werden Webseiten wie alle anderen Inhalte (bspw. Dokumente) behandelt. Das bedeutet, wenn Benutzer über die Berechtigungsstufe «Bearbeiten» oder «Mitwirken» verfügen, (Benutzer in der Mitgliedergruppe), können sie nicht nur Dokumente aus einer Dokumentbibliothek hinzufügen, bearbeiten oder löschen, sondern auch die Seiten der Site verändern. 

In einigen Fällen ist dies unter Umständen erwünscht, beispielsweise wenn die Seiten der Site als Wiki verwendet werden, ist dies genau das, was die Benutzer tun sollen, nämlich Inhalte auf den Seiten bearbeiten.  

Wenn Sie aber beispielsweise ein Site-Inhaber einer Projekt-Site sind, möchten Sie nicht, dass Ihre Benutzer die Startseite, welche Sie mit viel Zeit und Schweiss aufgebaut haben, verändern. Es ist eine Sache, wenn Herr Muster ein Dokument aus einer Bibliothek löscht, ganz anders sieht es aus, wenn Herr Muster die Startseite des Hauptprojektes löscht und sie für alle Benutzer «kaputt» macht 

Jetzt, da klar ist, worüber wir sprechen und wieso es wichtig sein kann, wollen wir sehen, was es für Optionen gibt, um diesem Ärgernis aus dem Weg zu gehen. 

Option 1: Verhindern Sie das Bearbeiten aller Seiten 

Wenn Sie die Bearbeitung aller Seiten Ihrer Website verhindern möchten, ist das mühelos zu bewerkstelligen. Alle Seiten einer Site werden in der Site Pages-Bibliothek gespeichert. Diese verhält sich analog zu einer Dokumenten-Bibliothek einfach nur für Seiten. Standardmässig erbt sie die Sicherheitseinstellungen der Site. Wenn Sie also verhindern möchten, dass Teammitglieder die Seiten einer Website bearbeiten, müssen Sie die Vererbung aufheben und diese Bibliothek für die Mitglieder Gruppe schreibgeschützt machen. So gehen Sie am besten vor:

  1. Klicken Sie auf einer Site auf das Zahnradsymbol und dann Websiteinhalte. 
  2. Klicken Sie anschliessend auf die Websiteseiten Bibliothek. 
    TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online
  3. Als Nächstes müssen Sie die Vererbung der Berechtigungen für diese Bibliothek aufheben. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol und dann Bibliothekseinstellungen. 
  4. Klicken Sie anschliessend auf «Berechtigungen für Dokumentbibliothek». 
  5. Wie Sie der angezeigten Nachricht entnehmen können, erben Seiten standardmässig die Berechtigungen des übergeordneten Objekts (Site). Deshalb können standardmässig alle regulären Teammitglieder alle SharePoint-Seiten bearbeiten.  
  6. Um die Vererbung aufzuheben, klicken Sie auf «Berechtigungsvererbung beenden». Wenn eine Warnmeldung angezeigt wird, klicken Sie auf OK. 
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben «Mitglieder von XXXX» und klicken Sie dann auf Benutzerberechtigungen bearbeiten. 
  8. Zum Schluss deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben «Bearbeiten» und markieren Sie es bei «Lesen» 
  9. Jetzt können die User keine Seiten mehr editieren oder löschen.  

OPTION 2: Blockieren Sie die Bearbeitung einer spezifischen Seite 

Option 1 ist simpel und rasch umgesetzt, aber möglicherweise nicht die richtige Lösung für Sie. Wenn Benutzer keine Seiten bearbeiten dürfen, können sie kein Wiki mehr erstellen und bearbeiten oder eine Neuigkeit veröffentlichen (in modernen Seiten ist jede Neuigkeit eine neue Seite). Die beste Lösung für ein solches Szenario wäre, ausschliesslich die Startseite für Bearbeitungen durch reguläre User zu sperren.  Dies können sie folgendermassen bewerkstelligen:  

  1. Navigieren Sie zur Site Pages-Bibliothek (Zahnradsymbol  Websiteinhalte – Websiteseiten). 
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Seite, deren Bearbeitung Sie einschränken möchten.  
  3. Klicken Sie dann auf das kleine umrundete «i» und dann auf Zugriff verwalten. 
    blank
  4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben «Mitglieder von XXXX» und ändern Sie dann «Bearbeiten» zu «Kann Anzeigen» 

Wir hoffen, wir haben Ihnen damit stundenlanges Nacharbeiten erspart. 😉 Im Fall der Fälle ist es aber in jedem Falle sinnvoll auch für Office 365, insbesondere SharePoint Online ein Backup zur Verfügung zu haben mit dem man gelöschte Daten einfach wiederherstellen kann. Wir bieten dafür eine entsprechende Lösung Skykick Datensicherung für Office 365 – gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Verfügung.  

Ihre TwinCap First AG 

Tip-Of-The-Week 3 Schrittaufzeichnung

Tip-Of-The-Week 3 Schrittaufzeichnung: Im letzten Tip of the Week haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie mit Hilfe der Schrittaufzeichnung schnell und einfach Abfolgen von Mausklicks, welche im Endeffekt eine Einstellung auf dem PC ändern, aufzeichnen können. Im heutigen Tip of the Week, möchten wir Ihnen nun noch erklären, was es für Tricks gibt, um die Anleitung auch genauso schnell optisch und inhaltlich für die Freigabe in Ihrem Intranet oder den Versand an Benutzer tauglich zu machen.

Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld genau, was für Schritte Sie aufzeichnen wollen, bzw. für was Sie eine Anleitung mit Screenshots erstellen wollen. Es ist wichtig, dass Sie die Schrittabfolge genau kennen, denn Fehlklicks führen zu ungewollten Screenshots und sollten danach aus dem Dokument gelöscht werden, da sie die Reihenfolge und evtl. auch den Benutzer durcheinanderbringen können.

Achten Sie auch darauf, dass keine sensitiven Informationen auf Ihrem Bildschirm sichtbar sind und Sie nur einen aktiven Bildschirm zurzeit der Aufzeichnung betreiben. Die Schrittaufzeichnung nimmt alle Bildschirme auf, was zu extrem breiten Screenshots führt, welche sich nur schlecht in eine Anleitung einfügen lassen. Wir empfehlen jeweils einen blanken Hintergrund wie etwa ein leeres Notepad Fenster zu verwenden, damit persönliche Dokumente auf dem Desktop nicht sichtbar sind.

1. Teilanleitung – Schrittaufzeichnung starten

Hinweis: Einige der Screenshots dieses Blogbeitrags wurden trotzdem auf klassischem Wege erstellt, da die Schrittaufzeichnung jeweils nur einmal pro System ausgeführt werden kann. Einige der eingebetteten PDF Dokumente haben mehrere Seiten. Bitte nutzen Sie die Pfeiltasten am Ende des jeweiligen Dokuments, um die Seiten zu wechseln.

1. Teilanleitung - Schrittaufzeichnung Starten_neu

2. Teilanleitung – extrahieren der aufgezeichneten Daten

Damit Sie die erstellten Screenshots weiterverwenden können, müssen Sie die gespeicherte ZIP-Datei extrahieren. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

2. Teilanleitung - Extrahieren der Aufgezeichneten Daten

Danach öffnet sich die aufgezeichnete *.mht Datei im Internet Explorer.

3. Teilanleitung – Inhalt in Word kopieren

Führen Sie nun die folgenden Schritte aus, um den aufgezeichneten Inhalt in Word zu kopieren:

3. Teilanleitung - Inhalt in Word Kopieren

Somit wäre auch der zweite Teil geschafft, Sie haben den Inhalt nun in einer Worddatei und können diesen beliebig weiterverarbeiten.

4. Teilanleitung – unnötigen Text entfernen und Beschreibung anpassen

Wie Sie sehen können, dient der aufgezeichnete Inhalt viel mehr eines Log Files anstelle einer aussagekräftigen Anleitung. Dies ändern wir aber bald. Damit Sie nicht jeden Schritt manuell anpassen müssen, folgen Sie einfach der nächsten Teilanleitung.

Hinweis: für die Vorbereitung wurden keine Screenshots erstellt.

Vorbereitung: Markieren Sie zunächst den gesamten Text jeweils vor dem ersten und nach dem letzten Screenshot und löschen Sie die Textpassagen. Platzieren Sie nun den Cursor ganz am Anfang des Dokuments.

4. Teilanleitung - Unnötiger Text Entfernen und Beschreibung Anpassen

Dies entfernt auf einmal alle «Previous» Links, welche automatisch von der Schrittaufzeichnung generiert wurden, da es original ein HTML Dokument gewesen ist.

Wiederholen Sie die Schritte auch für folgende Wörter:

  • «Next» ersetzen durch: leer lassen
  • «Klick mit der» ersetzen durch: «Klicken Sie mit der»
  • «durch Benutzer» ersetzen durch: leer lassen
  • «Step» ersetzen durch: «Schritt»

Diese Schritte passen bestimmte Textstellen so an, dass Sie nicht mehr Aufzeichnungen aus der Vergangenheit sind, sondern zu Instruktionen an einen Benutzer werden. Natürlich können Sie bei Bedarf auch noch weitere Textstellen, welche in jedem Schritt gleich sind, automatisch anpassen.

5. Teilanleitung – Zeit- und Datumsstempel vorbereiten

Um die Daten und Uhrzeiten, zu welchen der Schritt bzw. der Klick ausgeführt wurde, zu entfernen, braucht es noch eine etwas komplexere Suchabfrage.

Platzieren Sie den Cursor wieder am Anfang des Dokuments und drücken Sie erneut CTRL + H um die «Suchen und Ersetzen» Funktion aufzurufen.

Es gibt zwar eine Suchabfrage welche direkt den ganzen Inhalt, welcher in Klammern steht, wie z.B. die Zeit Stempel, entfernen kann, doch diese ist nur bedingt geeignet, da auch noch andere wichtige Informationen in Klammern stehen. Deshalb braucht es leider noch einen Umweg.

Führen Sie zunächst die folgenden «Suchen und Ersetzen» Aufgaben, analog den vorherigen Ersetzungen aus Teilanleitung 4 durch:

  • Suchen Sie nach «) » und ersetzen Sie es durch «] » (Achten Sie auf die Leerschläge, diese sind sehr wichtig.)
  • Suchen Sie nach «(» (Bsp: «(‎20.‎11.‎2018 »  und ersetzen Sie es durch «[» (Achten Sie darauf, dass Sie das Datum aus dem Text herauskopieren inkl. der öffnenden Klammer und Leerschlag. Der Text hat eine andere Formatierung und deshalb findet Word nichts, wenn Sie das Datum manuell eingeben.)

Das Resultat nach «Alle ersetzen» sollte dann nur noch eine Uhrzeit umgeben von eckigen Klammern darstellen: Bsp: [18:42:17]

Da die Uhrzeit sekundengenau ist, kann diese nicht bei allen Einträgen durch eine einfache Suchabfrage entfernt werden. Dazu müssen wir den gesamten Inhalt, welcher zwischen eckigen Klammern steht ersetzen. Aktivieren Sie dazu die Erweitere Suche und die Funktion «Platzhalter verwenden» indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

5. Teilanleitung - Zeit- und Datum Stempel Vorbereiten

6. Teilanleitung – Zeit- und Datumstempel entfernen

Um am Schluss noch den Zeitstempel bei jedem Schritt zu entfernen, geben Sie mit aktiviertem Platzhalter folgendes in der Suchabfrage ein:

  • «\[*\]» ersetzen durch: leer lassen

Dies entfernt, mit einem Klick, alle Uhrzeiten, so dass Sie zum Abschluss ein «reines» Dokument bekommen, welches sich auch zeigen lässt.

6. Teilanleitung - Zeit- und Datum Stempel entfernen

Mit diesen einfachen Mitteln sollten Sie nun in der Lage sein, effizient und ohne viel Zeitaufwand, einfache und verständliche Anleitungen zu erstellen. Denkbar wären beispielsweise auf jeden Fall auch Prozesse und Abläufe in einem Branchenspezifischen ERP Tool oder ähnlichem abzubilden.

Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff

Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff: Es ist schon wieder soweit, seit unserem letzten «Tip of the Week», ist bereits wieder eine Woche vergangen. Diese Woche erschlagen wir gleich zwei Fliegen mit einer Klappe!

Beim heutigen Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff geht es darum,

  1.  Wie man die Standard Ansicht beim Öffnen des Windows Explorers von «Schnellzugriff» auf «Dieser PC» ändern kann.
  2.  Sowie gleichzeitig einfach und schnell eine hübsche Schritt für Schritt Anleitung mit Screenshots dazu erstellt, ohne viel Zeit zu verlieren.

Als Vergleich sehen Sie hier im ersten Screenshot die von Windows standardmässig geöffnete Ansicht.

Tip Of The Week 2 Schnellzugriff

Alternativ gibt es die Möglichkeit, diese auf die klassische Ansicht «Dieser PC» zurück zu stellen. Auf diese Weise öffnen sich direkt Ihre Laufwerke und Sie müssen nicht jedes Mal zuerst auf «Dieser PC» klicken, um zu Ihren Laufwerken zu gelangen. Perfekt für Personen wie mich, welche gerne die Kontrolle über Ihre Dateien und dessen Speicherorte haben.

Tip Of The Week 2 Schnellzugriff

Als IT-Concierge betreuen wir viele Geschäftskunden rund um Ihre IT-Lösungen. Da kommt, auch mal die Frage auf, wie man die Laufwerksübersicht im Windows Explorer wieder als Standard zurück bekommt.

Deshalb haben wir eine Schritt für Schritt Anleitung mit eindeutigen Screenshots für unsere Kunden und auch Blog Leser erstellt. Doch das Erstellen einer Doku kann unter Umständen auch sehr zeitaufwändig sein, besonders wenn man noch die entsprechenden Schaltflächen farbig umranden möchte etc.

Um bei diesem Problem Abhilfe zu schaffen, respektive Zeit zu gewinnen, haben wir das bereits in Windows integrierte Tool «Steps Recorder» (Deutsch: Schrittaufzeichnung – einfach im Start Menu «Steps Recorder» oder «Schrittaufzeichnung» eingeben) verwendet. Das Tool wurde eigentlich dazu entwickelt, um gewisse Computerprobleme zu reproduzieren und aufzuzeichnen, es lassen sich aber auch einfach und effizient Anleitungen erstellen, wenn man weiss wie.

Damit Sie sich auch darunter etwas vorstellen können, zeigen wir Ihnen gleich ein Beispiel, wie eine solche Anleitung aussehen könnte. Hinweis: Die Anleitung hat mehrere Seiten, nutzen Sie zum wechseln der Seiten bitte die Pfeiltasten am Ende des eingebetteten Dokumentes.

PSR Explorer

 

Wie Sie sehen, haben wir also eine Anleitung mit 10 Schritten bzw. 10 Mausklicks welche durch den Benutzer ausgeführt werden. D.h. 10 Screenshots inklusive grüner Umrandung. Und das beste daran? Das ganze hat uns nur ca. 10 Minuten gekostet.

Wer schon einmal eine Anleitung in Word erstellt hat, kennt bestimmt auch das lästige Verhalten, dass die farbigen Rahmen, welche man zuvor mühevoll hinzugefügt hat, beim nächsten Zeilenumbruch sich wieder selbstständig machen und verrutschen (ausser man macht es richtig natürlich, aber das ist auch aufwändig).

Dies kann wirklich frustrierend sein, so frustrierend, dass man sich vielleicht sogar dazu entscheidet, die Rahmen gänzlich weg zu lassen. Dies zu Lasten des Lesers der Anleitung. Mit der Screenshot-Funktion der Schrittaufzeichnung passiert Ihnen das jeden Falls nicht mehr.

Wer nun die Anleitung einem Kunden oder im Intranet zur Verfügung stellen möchte, braucht aber dennoch etwas zusätzliche Arbeit zu leisten um die erstellten Screenshots, Beschreibungen und evtl. auch das Corporate Design etwas zu optimieren. Wie die Anleitung oben vor dem bearbeiten ausgesehen hat, also die Ausgabe der Schrittaufzeichnung in unbearbeiteter Form, sehen Sie hier:

Schrittaufzeichnung Ausgabe (Unbearbeitet)

 

Da die Schrittaufzeichnung (Step Recorder) wie gesagt, eigentlich dazu entwickelt wurde um Probleme aufzuzeichnen, werden verschiedenste Log Informationen mit ins Dokument geschrieben. Diese sind aber eher unschön und die Anleitung wirkt unpersönlich. Wie Sie auch diesen Task im Handumdrehen meistern können und die überflüssigen Informationen entfernen oder abändern können – so wie dies der Fall in der ersten Anleitung ist, zeigen wir Ihnen gerne in einem weiteren Blog Post. Natürlich kann man schlussendlich auch nur die automatisch erstellten Screenshots verwenden um diese in eine allenfalls schon vorhandene Anleitungsvorlage einzufügen. Wir hoffen, das Ihnen dieser kleine «Geheimtipp» auch in Ihrem Alltag weiterhilft.