Microsoft Teams Extension Dialing

Microsoft Teams Extension Dialing

Bei klassischen Telefonanlagen war es oftmals so, dass eine Firma nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine eigene Direktnummer hatte. Vielmehr wurden die Anrufe über eine zentrale Nummer empfangen und dann an die internen Nebenstellen (Telefonapparate) innerhalb des Netzwerks verteilt.

Ähnlich wie man in Cloud deployments jeden einzelnen Benutzer lizenziert, vergibt man üblicherweise auch jedem Benutzer seine eigene Direktnummer. Dies ist meist auch kostentechnisch kein Problem, da viele Anbieter, wie auch wir, keine monatliche Gebühr pro Nummer erheben.

Es gibt dennoch Situationen, in welchen nicht jedem Mitarbeiter eine Nummer zugeteilt werden kann. Typische Beispiele sind Start-Ups welche mit wenigen Nummern beginnen und dann rasant wachsen oder Firmen welche seit Jahrzenten dieselben fünf Nummern besitzen und einfach keine fortlaufenden Nummern mehr verfügbar sind.

Aus technischer Sicht kann in Teams jede Nummer nur einmal zugewiesen sein. Das bedeutet, dass die Attribute der Benutzer in jedem Fall eindeutig sein müssen. In diesem Fall kann das sogenannte Microsoft Teams Extension Dialing die Rettung sein. Hierbei können mehreren Benutzern die Hauptnummer, gefolgt von einer Extension Nummer zugewiesen werden.

 

Mehrere Benutzer mit der Hauptnummer + eindeutige Extension Nummer

Verhalten bei ausgehenden Anrufen

Die Rufnummer widerspiegelt sich dann auch entsprechend im Teams Client. Der Benutzer kann also somit sehen, welches seine Extension Nummer ist.

Nummer inkl. Extension im Teams Client

Bei ausgehenden Anrufen auf externe Nummern wird dann je nach Provider oder Gerät entweder nur die Hauptnummer oder die Hauptnummer + Extension angezeigt. Viele Firmen setzen ohnehin nach wie vor darauf, bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer oder die Nummer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wenn dies der Fall ist, bringt eine Implementation der Extension Nummern keinen Nachteil gegenüber der Zuweisung einer Direktnummer für jeden Benutzer.

Interne Anrufe

Ein Wechsel auf eine moderne Telefonie Plattform wie Microsoft Teams erfordert oftmals auch eine Umgewöhnung der Benutzer. Einige gewöhnen sich vielleicht schnell daran, die Kollegen/Innen neu per Namen, anstatt der Kurzwahl zu suchen, während andere vielleicht lieber wieder die drei oder vierstellige Kurzwahl eintippen würden. Auch das ist kein Problem.

Mit einer sogenannten Normalisierungs-Regel können Muster definiert werden (z.B. vierstellige Nummern) welche mit einer bestimmten Zahl beginnen und anschliessend in eine volle E.164 Rufnummer umgewandelt werden. Dies geschieht anhand einer Regular Expression (RegEx) welche die gewählte Nummer auf die Gültigkeit der Regel überprüft.

Beipsiel einer Normalization Rule

RegEx kann einem auf den ersten Blick ziemlich komplex und schwer zu lernen erscheinen. Daher hat Microsoft einen grafischen RegEx Wizard ins Teams Admin Center eingebaut mit welchem diese Regeln auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können.

In diesem Beispiel verwenden wir vierstellige stellige Kurzwahlen welche mit der Ziffer «4» beginnen, exakt vier Zeichen lang sind und normalisieren diese zu +4144512xxxx.

Dabei wird eigentlich nicht die Kurzwahl gewählt, sondern Sie wird lediglich am Ende des Präfixes «+4144512» angehängt. Deshalb braucht für diese Funktion trotzdem jeder Benutzer eine eigene Direktnummer. Teams erkennt automatisch, dass es sich dabei um eine Nummer handelt, welche einem internen Benutzer zugeordnet ist und es wird ein interner Teams Anruf aufgebaut. Dabei entstehen keine Kosten für den Anruf.

Eingehende Anrufe

Eingehend sieht dies dann anders aus. Die Nummer «+41445124075;ext=4072» ist keine Normale Telefonnummer, daher kann ein Anruf nicht einfach so an die entsprechende Extension durchgestellt werden. Damit dies gelingt, braucht es eine gewisse Logik auf der Hauptnummer. Die richtige Komponente in Teams dafür heisst Auto Attenant (oder auch Automatische Telefonzentrale). Mit diesem Baustein lassen sich einfach IVRs (Interaktive Sprach Menus) realisieren. Ein Auto Attendant unterstützt zwei Möglichkeiten, (jedoch nur eine pro Auto Attendant) einen Anruf an eine bestimmte Person weiterzuleiten:

  • Dial by Name (Der Anrufer sagt den Namen der Person, welche er erreichen möchte)
  • Dial by extension (Der Anrufer tippt die Nummer der Person via Tastatur ein)

Nach Einagbe der Extension oder Sagen des Namens wird der Anrufer automatisch mit der gesuchten Person verbunden. Wer seinen Kunden trotzdem beide Möglichkeiten bieten will, von beiden Varianten gebrauch zu machen, kann dies erreichen, indem zwei verschiedene Auto Attendants verschachtelt werden.

Damit ein Auto Attendant in der Lage ist eine Person anhand der Extension Nummer im Verzeichnis zu finden, muss die Extension im Telefonnummer Feld des Benutzers entsprechend eingetragen sein.

Wenn wir mit diesem Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind Ihnen gerne bei der Konfiguration Ihrer Telefonzentrale in Teams behilflich.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Microsoft Business Voice für Office 365

Business Voice für Office 365 Business – Teams Telefonie zu günstigeren Preisen

Business Voice für Office 365 – was ist das? Ich meinte frohe Kunde für KMU die mit Office 365 telefonieren möchten. Microsoft hat heute bekannt gegeben, dass nun auch Abonnenten von Office 365 Business Abos in den Genuss von Teams direct routing kommen. Bisher war es zwar «technisch» möglich, mit einer einzigen Enterprise Lizenz das «Phone System» Add-On zu kaufen, jedoch war und ist dies eine nicht unterstützte Variante. Sprich wer Probleme hat in dieser Konstellation, kriegt von Microsoft keinen Support.

Dank Business Voice ist es ab 1. April 2020 möglich, zu den erwähnten Lizenzen ein sogenanntes «Business Voice» Add-On zu kaufen. Der Kauf kann aber nur über einen Microsoft Partner erfolgen. Kunden welche Lizenzen über Kreditkarte beziehen, können leider davon nicht profitieren. Das «Business Voice» Lizenz Add-On besteht aus den beiden Lizenzen «Phone System» sowie «Audio Conferencing». Nebst der Telefonie erhalten Sie somit auch eine globale Konferenzlösung mit lokalen Einwahlnummern. So können Konferenzteilnehmer sich über ein normales Telefon an der Konferenz beteiligen.

Zudem entfällt der Kauf von «teureren» Enterprise Lizenzen (bspw. E1/E3/E5). Auch benötigt man keine Zusätze «Phone System/Audio Conferencing» mehr separat zu kaufen. Der KMU kann im direkten Vergleich rund 1/3 (ohne Gewähr, Preis ist abhängig vom Anbieter, aber bei uns kommt das so hin) der monatlichen Lizenzkosten einsparen. Ein Wechsel von Enterprise Lizenzen auf eine Business Premium oder Business Essential kann jederzeit vorgenommen werden. Es muss jedoch geprüft werden, ob Sie keine weiteren Enterprise Funktionen nutzen, welche durch das «downgrade» verloren gehen könnten.

Für Kunden, welche noch keine Teams Telefonie nutzen, bieten wir attraktive Angebote. Profitieren Sie aus der Kombination von Flat Abos und Office 365 Lizenzen aus einer Hand. Stellen Sie ihr Angebot zusammen auf unserer Teams Telefonie Seite. Gerne stehen wir Ihnen für alle Fragen rund um Office 365 und Teams zur Verfügung.

Angebot Teams Telefonie für KMU

Angebot Teams Direct Routing von TwinCap First AG – unsere Vorteile!

 

Business Voice für Office 365 Angebot Teams Telefonie mit Business Voice Lizenz Angebot von TwinCap First AG für Teams Telefonie

 

Mitel MiVoice Office 400 mit Teams direct routing

Einleitung

Heute beschäftigen wir uns mit der Mitel MiVoice Office 400 und Microsoft Teams direct routing im Verbund. Wie Sie vielleicht wissen haben wir Anfang 2020 auf unserem Blog angekündigt, dass die TwinCap First AG ab sofort als Bakom registrierter Fernmeldedienstanbieter (FDA), sprich SIP Provider zugelassen ist. Diesen Schritt haben wir bewusst gewählt, damit wir unseren Kunden Lösungen aus einer Hand anbieten können. Konkret geht es um das gesamte Office 365 & Teams Ökosystem:

  • CSP Lizenzen, also Microsoft Lizenzen zu günstigen Konditionen und ohne Kreditkarte
  • den für Microsoft Teams Direct Routing benötigten Session Border Controller
  • sowie Telefonnummern, SIP Trunks & Gesprächs Abos (Flat oder nach Tarif)

Teams und Mitel MiVoice Office 400

Die Teams direct routing Lösung passt «out of the box» sehr gut für Unternehmen, welche vorwiegend im Büro an Computern arbeiten und nicht zwingend ein Tischtelefon oder ein DECT Funktelefon benötigen. Microsoft Teams bietet keine Möglichkeiten für die direkte Integration von Legacy Systemen. Gemeint sind vorhandene DECT- oder Notruftelefone oder Totmanneinrichtungen. Somit bleiben Branchen wie Industrie, Handel, Gesundheitswesen oder andere Firmen, welche auf solche Werkzeuge angewiesen sind, aussen vor. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie wir den nächsten natürlichen Schritt gegangen sind, und eine klassische PBX Umgebung in eine Office 365/Teams direct routing Lösung eingebunden haben. Als Basis diente eine Mitel MiVoice Office 400 Anlage, eine der am meisten genutzten Anlagen in der Schweiz.

Das Ergebnis

Zusammen mit den Spezialisten der Firma T&N Telekom & Netzwerk AG haben wir einen Proof of Concept durchgeführt. Wir haben Teams im Parallelbetrieb mit einer Mitel MiVoice Office 400 genutzt. Eine solche Konstellation bietet nicht nur Investitionsschutz, sondern gleich das Beste aus beiden Welten. Die bestehende DECT Infrastruktur kann ohne Problem weiter betrieben und genutzt werden und Mitarbeiter im Büro müssen nicht auf moderne Funktionen wie Online Meetings, Screen-Sharing oder Team Kollaboration verzichten.

Wir haben uns dazu entschieden den «Cloud Only Approach» für den SBC (Session Border Controller) weiter zu verfolgen und die Mitel MiVoice Office 400 einfach an unseren bestehenden Managed SBC angeschlossen. Dies vereinfacht auch zukünftige Migrationsszenarien, falls der Parallelbetrieb von Anfang an nur für eine befristete Migrationsphase geplant wird.

Challenge mit der Mitel MiVoice Office 400

Die grösste Challenge dabei war die fehlende NAT (Network Address Translation) Funktionalität der Mitel Anlage. D.h. die Mitel MiVoice Office 400 kann nicht damit umgehen, dass sich der SBC nicht im selben Netz befindet. Als Lösung dafür haben wir ein VPN (Virtual Private Network) von unserem Router zu Azure gebaut. Etwas das mit fast jedem bestehenden Router bewerkstelligt werden kann.

Technisch sieht das ganze folgendermassen aus:

Proof of Concept Mitel

Aufbau der Mitel MiVoice Office 400 Verbindung über den SBC zu Microsoft Teams.

 

DAS ERGEBNIS

Die Vernetzung der Mitel MiVoice Office 400 Anlage mit Teams über den SBC funktioniert sehr gut. Am Ende des Tages konnten wir alle Funktionen nutzen, welche man von einer Telefonanlage erwarten würde, auch wenn es sich dabei im Prinzip um zwei komplett verschiedene Systeme und Technologien handelt. Dank spezifischen Routen ist es möglich, das Teams Benutzer via Kurzwahl oder Rufnummer von der Mitel MiVoice Office 400 aus und umgekehrt, angerufen werden können. Ja, wir konnten sogar Kurzwahlnummern auf dem SBC definieren um vom Teams Client aus einen Teilnehmer der Mitel MiVoice Office 400 Anlage mit nur zwei Ziffern zu erreichen. Der ganze Vorgang funktioniert ohne das Verlassen der eigenen bzw. der managed Infrastruktur und verursacht somit keine Gesprächsgebühren, da ein Anruf von der Mitel MiVoice Office 400 zu Teams oder umgekehrt zu keinem Zeitpunkt das öffentliche Telefonnetz erreicht.

Selbstverständlich ist es auch möglich von Teams, wie auch von der Mitel MiVoice 400 aus, externe Anrufe zu empfangen oder zu tätigen. Auch Weiterleitungen an eine Handynummer, welche auf einem Mitel Telefon oder im Teams Client eingerichtet wurden, funktionieren wie erwartet. Wie sieht es mit erweiterten Funktionen wie Transferieren (mit und ohne Rückfrage), lokalen 3er Konferenzen und Voicemail aus? Auch das hat alles mit internen, zwischen Teams und Mitel MiVoice Office 400 internen und externen Anrufen ohne Weiteres funktioniert.

ROUTING

Technisch gesehen, gibt es nur einen SIP Trunk für beide Systeme. Jede Anlage hat aber Ihre eigenen Nummernbereiche. Anhand dieser Ranges wird also bei eingehenden Anrufen bestimmt, ob ein Anruf zur Mitel MiVoice Office 400 oder zu Teams geroutet wird. Genau gleich funktioniert dies bei ausgehenden Anrufen. Ist die gewählte Nummer Teil eines Ranges, wird der Anruf intern zwischen PBX und Teams geroutet. Nur externe Anrufe ausserhalb der beiden Ranges werden über den SIP Provider gelotst.

Die Mitel MiVoice Office 400 unterstützt «OneNumber» d.h. man kann die Anlage so konfigurieren, dass Anrufe einer bestimmten Nummer immer auf mehreren Geräten klingeln. In unserem Test sind wir von einem Teams Benutzer ausgegangen, welcher zusätzlich ein DECT Telefon besitzt. Anrufe welche auf einem der beiden Geräte abgenommen werden, erscheinen auf dem anderen Client nicht als verpasster Anruf. Zusätzlich zur Telefonnummer wird bei eingehenden Anrufen auch die SIP ID bzw. der Name der anrufenden Person angezeigt, auch wenn diese vom anderen System stammt.

MATRIX MIT SZENARIEN

Die folgende Grafik zeigt einen Überblick über die verfügbaren Features und die erfolgreich getesteten Szenarien.

Mitel verfügbare features

Tabelle zur Darstellung der möglichen Funktionen welche zwischen einer Mitel MiVoice Office 400 und Microsoft Teams funktionieren.

 

LIMITATIONEN

Da es sich um komplett unterschiedliche Systeme handelt, gibt es leider immer noch kleinere Limitationen. So kann z.B. auf einem Endgerät der Mitel MiVoice Office 400 keine Teamtaste eingerichtet werden, welche anzeigen würde, ob sich ein Teams Benutzer gerade in einem Gespräch befindet oder nicht. Damit die Signalisierung und die Audiostreams zuverlässig funktionieren, müssen sich der Session Border Controller und die PBX entweder im gleichen Netzwerk befinden oder es muss ein VPN zwischen dem PBX Standort und dem SBC, in unserem Falle Azure, aufgebaut werden. Auch das Thema Presence ist natürlich nicht gelöst, was aber zu erwarten war.

Grundsätzlich ist diese Lösung, wie bei unserer herkömmlichen Teams Direct Routing Lösung, mit jedem beliebigen SIP Provider möglich. Dabei ist zu beachten, dass unterschiedliche SIP Provider auch unterschiedlich ausgebaute technische Lösungen voraussetzen. Wir haben diesen Proof of Concept mit einem unserer eigenen TwinCap First SIP Trunks getestet.

Wir danken der dem Team von T&N Telekom & Netzwerk AG für die gute Zusammenarbeit.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Globales Teams direct routing deployment

Es ist nicht neu, dass internationale Unternehmen schon lange die Möglichkeit haben, Microsoft «Calling Plans» zu nutzten. Das heisst konkret, dass in diesem Fall Microsoft der Telefonie Provider ist und die Telefonnummern entweder von Microsoft bezogen oder zu Microsoft portiert werden. Microsoft bietet diese Möglichkeit aber nicht in allen Ländern an. Für Unternehmen, welche in verschiedenen Ländern tätig sind, besteht allerdings die Möglichkeit die beiden Services «Teams direct routing» and «Calling Plans» zu kombinieren. Wer seine moderne Telefonie Architektur, vor allem aus administrativer Sicht, möglichst einfach halten will, der sollte sich auf jeden Fall auch Gedanken dazu machen, nur «Teams direct routing» einzusetzen. Wir durften dies für unseren Kunden Synpulse, eine weltweit tätige Management Consulting Firma mit über 500 Mitarbeitern umsetzen. Wie wir das realisiert haben, wollen wir Ihnen in diesem Blog Beitrag «Globales Teams direct routing deployment» zeigen.

Zuerst möchte ich aber nochmals ganz kurz auf die Verfügbarkeit von Microsoft «Calling Plans» eingehen. «Calling Plans» können in folgenden Ländern erworben werden.

  • Belgium
  • Canada
  • France
  • Germany
  • Ireland
  • Puerto Rico
  • Netherlands
  • Spain
  • United Kingdom
  • United States

Quelle: Microsoft Docs, Stand: 10.12.2019

Ausgangslage

Synpulse hat vor der Migration Lync 2013 inkl. Enterprise Voice (PSTN Connectivity) eingesetzt, wobei die Server von einem externen, Schweizer Hosting Provider, betrieben wurden. Diese Konstellation hat einige Knackpunkte mit sich gebracht. Da der Service eingekauft wurde, war es nicht möglich, diese Infrastruktur auf Skype for Business 2015 zu aktualisieren und eine Hybrid-Stellung einzurichten. Somit kamen nur folgende Migrationsszenarien in Frage:

  • ein dedizierte Skype for Business Server Umgebung bauen,
  • Skype for Business Cloud Connector Edition einsetzen oder
  • eine Cut-Over Migration zu Teams direct routing zu machen.

Geografische Challenge

Die bisherige Lösung wurde zentral in der Schweiz betrieben, d.h. alle PSTN und Lync internen Anrufe liefen über die Schweiz, egal ob ein Anruf aus den USA, aus Asien oder Europa abgesetzt wurde. Somit waren also nicht nur Anrufe, sondern auch Online Meetings und Audiokonferenzen von geografisch bedingten Latenzen betroffen. Diesem Problem wollten wir mit der Migration zur Teams direct routing Architektur unbedingt entgegenwirken.

Evaluation

Synpulse verfolgt eine Cloud Strategie, daher wurden Skype for Business Server oder die Cloud Connector Edition aufgrund der notwendigen On-Premises Infrastruktur verworfen. Es gibt zwar eine Handvoll Anbieter, welche CCE als Hosted Lösung verkaufen, Microsoft schreibt aber gemäss der offiziellen Dokumentation immer noch dedizierte Hardware vor und unterstützt keine Virtualisierung. Dazu kommt noch, dass Skype for Business Cloud Connector Edition bzw. Skype for Business Online per Ende Juli 2021 abgekündigt wird. Somit blieb eigentlich nur noch ein globales Deployment von Microsoft «Teams Direct Routing» übrig.

Doch wie rollt man dies global aus? Gibt es globale «Teams direct routing» Service Provider welche auch Breakouts in allen Weltregionen anbieten, statt nur Nummern aus den jeweiligen Ländern? Diese Frage haben wir uns auch gestellt und sind dabei auf Pure-IP gestossen. Ein Voice und Internet Anbieter mit Standorten in den USA, England und Neuseeland. Pure-IP war übrigens auch einer der wenigen Providern, welcher die Skype for Business Cloud Connector Edition als hosted Service angeboten hat.

Technisches Design

Pure-IP betreibt eine globale Infrastruktur mit Session Border Controller (SBCs) in allen Weltregionen auf 11 Data Center verteilt. Anstelle von nur einem zentralen Server und lokalem Breakout ins öffentliche Telefonnetz in der Schweiz hat Synpulse neu pro relevanter Weltregion (USA, Asien und Europa) je 2 SBCs. Microsoft Teams hingegen ist ohnehin schon eine Cloudlösung, bei welcher die interne Kommunikation über den globalen Backbone von Azure läuft.

Office 365 World Map

Grafik: Auszug der Weltkarte mit Office Standorten, SBC Standorten und Ländern in welcher Office 365 / Azure Data Center verfügbar sind.

RUFNUMMERN

Pure-IP kann in allen Ländern in welchen Synpulse tätig ist, inkl. Hong Kong, Singapur und Manila, Telefonnummern bereitstellen und via SIP Trunk und SBC zu Microsoft Phone System routen.

AUSGEHENDE ANRUFE

Ausgehende Anrufe werden via konfigurierten PSTN Usages und Voice Routing Policies gesteuert, so dass jeder User immer über den entsprechenden bzw. den geografisch nächstgelegenen SBC geroutet wird. Die Voice Routing Policy wiederum wird bei der Provisionierung automatisch via Office 365 Usage Location bestimmt.

DNS RECORDS

Eine Migration der Skype for Business User von einem externen Hosting Provider zu Office 365 bringt auch Änderungen der DNS-Zone mit sich. Logischerweise haben die DNS Records immer noch auf den Lync Hosting Server gezeigt, was im Prinzip auch den Nutzen des Islands Modus verhindert hat. Beim Island Modus werden Skype for Business und Teams parallel eingesetzt und die Benutzer können sich entscheiden, welchen Client sie benutzen wollen. Dies funktioniert aber nur, wenn die DNS Records auch auf Skype for Business Online zeigen. Am Tag X haben wir also die DNS Records auf Office 365 umgestellt, so dass im Prinzip eine Anmeldung bei der alten Lync Umgebung nicht mehr möglich war. Doch was, wenn etwas schief geht? Hatten wir einen Backup Plan? Klar hatten wir das. Es ist tatsächlich möglich, den lyncdiscover zu umgehen und im Skype for Business Client einen benutzerdefinierten Server anzugeben.

SfB Advanced Connection Settings

Hinweis: die Domains sind anonymisiert und erfunden. Sie dienen nur als Beispiel.

USER PROVISIONING

Die Provisionierung der Benutzer erfolgt automatisch via scheduled PowerShell Script. Damit das Script seinen Job ausführt, müssen einige Anforderungen erfüllt sein.

Die IT-Abteilung erfasst den User und vergibt eine freie Telefonnummer. Damit es keine Fehler bei der Nummer Zuweisung gibt, liest das Provisioning Tool zuerst alle bereits vergebenen Nummern aus Office 365 aus und vergleicht diese mit den beim Provider eingekauften Nummern. So werden beim Erfassen nur unbenutzte Nummern zur Auswahl angeboten. Aufgrund der Azure AD Gruppenmitgliedschaft werden dann die entsprechenden Lizenzen zugewiesen (z.B. E3 + Phone System und Audio Conferencing). Danach kommt das Provisioning Script zum Zuge und prüft den effektiven Provisioning Status der Lizenz. Ist dieser erfolgreich, wird automatisch Enterprise Voice aktiviert, die Nummer aus Azure AD, die entsprechende Voice Routing Policy, die benutzerdefinierte Meeting Policy, die benutzerdefinierte Audio Konferenznummer zugewiesen und ein Upgrade des Users auf Teams Only ausgeführt.

Provisioning Tool

Grafik: Das Provisioning Tool liest die freien Nummern aus und zeigt anschliessend eine Auswahl an. Filtern ist auch möglich.

AUDIO KONFERENZEN

Microsoft bietet in nahezu allen Ländern eine Conference Bridge, welche das Einwählen per Telefon zum jeweiligen Lokaltarif ermöglicht. Die Standard Conference Bridges können jedoch nicht angepasst werden was die Standardsprache für das Voice Menu betrifft. Viele Unternehmen setzen aber Englisch als Konzernsprache ein. Damit wir auch dieses Problem lösen konnten, haben wir pro Land eine neue Service Nummer erworben und dann einer Conference Bridge zugewiesen. Auf diese Weise konnten wir pro Land Englisch als Standardsprache und die Landessprache als zweite Wahl definieren.

Conference Bridge

Grafik: Den Unterschied der beiden Nummern erkennt man am «Type». Dedicated Nummern sind Nummern, welche nur in Meeting Einladungen von diesem Tenant benutzt werden. Bei dieser Nummer ist die Standardsprache Deutsch, obwohl es eine Nummer aus Gross Britannien ist. Hinweis: Es handelt sich um Beispielnummern.

Ein User hat immer eine Standard Nummer für Audio Konferenzen, welche direkt in der Einladung angezeigt wird. Durch Anklicken des Links «Lokale Nummern» in der Einladung, wird der User auf die entsprechende Liste mit allen für diesen Tenant verfügbaren Nummern weitergeleitet. Dort werden dann beide, also die Shared und die Dedicated Nummer mit dem entsprechenden Vermerk auf die Standard Sprache zur Auswahl angeboten. Somit funktioniert dies auch, wenn das Land aus welchem sich der Empfänger einwählen möchte nicht mit der Standard Konferenznummer des Senders übereinstimmt.

Meeting Invite

Grafik: Hier sieht man die Meeting Einladung, welche eine Schweizer Nummer enthält.
Bonus Tipp: Der Link enthält auch gleich die Konferenz ID, wenn man den Link auf dem Handy anklickt, wird die ID automatisch via DTMF eingegeben: tel:+41434348572,,810669331#

Conference Bridges Languages

Grafik: Bei der Auswahl der lokalen Nummern erscheinen dann beide Nummern für UK mit verschiedenen Sprachen des Sprach Menus.

MEETING POLICIES

Microsoft Teams Meetings haben standardmässig eine Lobby aktiviert. D.h. externe Teilnehmer müssen zuerst zu einer Besprechung zugelassen werden. Wer nun von Skype for Business kommt, stört sich evtl. ab diesem Feature und möchte dieses lieber wieder deaktivieren. Dies haben wir anhand einer benutzerdefinierten Meeting Policy bewerkstelligt, welche ebenfalls wie bereits weiter oben erwähnt, während dem Provisioning Prozess jedem User zugewiesen wird.

Meeting Lobby Settings

Grafik: Optionen zum Deaktivieren der Lobby

TELEFON ZENTRALEN

Bis anhin haben wir nur über einzelne User und direkt Nummern gesprochen. Doch was ist mit Hauptnummern, Telefonzentralen und Voicemail? Kann Teams das? Die Antwort darauf ist abhängig, was Ihre Anforderungen an eine moderne Cloud basierte Telefonzentrale sind. Wenn man von Skype for Business auf Teams migriert, würde ich sagen, ja.

Als wir mit der Vorbereitung der Migration begonnen hatten, wurden die Auto Attendants und Call Queues noch im Skype for Business Admin Center (Legacy Portal) verwaltet und benötigten ein User Objekt im lokalen AD. Zusätzlich war es noch nicht möglich eine Nummer des SIP Providers direkt einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuweisen. Im Verlauf der Migration wurden dann die neue Version der Auto Attendants und Call Queues veröffentlicht, welche auf dem Azure Bot Service basiert. Kurzerhand haben wir dann reagiert und auf die neuen Versionen umgestellt inkl. Zuweisung der Pure-IP Nummern. Neu verwenden diese Services einen Resource Account, welcher kein On-Prem Pendant mehr voraussetzt, ein willkommenes Upgrade.

ÖFFNUNGSZEITEN

Die Öffnungszeiten und Feiertage werden pro Standort via Auto Attendant gesteuert. Während den Öffnungszeiten werden eingehende Anrufe via Call Queue an die entsprechenden Call Agents verteilt. Zu Beginn wurden die Agents noch exklusiv via Azure AD Gruppe einer Call Queue hinzugefügt. Seit kurzem ist es aber auch möglich einzelne User direkt via TAC (Teams Admin Center) einer Call Queue hinzuzufügen. Pro Call Queue kann definiert werden, ob Agents die Möglichkeit haben, sich von der Queue abzumelden. Das An- und Abmelden von Call Queues ist nun auch direkt via Teams Client möglich und muss nicht mehr mühsam via aka.ms/cqsettings gemacht werden.

Call Queue Opt-In

Grafik: Call Queue Steuerung direkt in den Anrufeinstellungen des Teams Clients. Die obere Call Queue lässt eine Abmeldung von Agents zu, die untere nicht, deshalb gibt es dort auch keinen Toggle Switch.

HOTLINE

Zusätzlich zu den externen Hauptnummern haben wir eine Call Queue für die IT-Service Desk Hotline eingerichtet. Eine Call Queue (Warteschleife) funktioniert nach dem FIFO (First In First Out) Prinzip. D.h. konkret, dass jeweils nur immer ein Anruf aufs Mal signalisiert wird. Sobald wieder ein Agent frei ist, wird der nächste Anruf signalisiert. Die Queue wird dann von oben nach unten abgearbeitet, so dass jeweils immer der Anrufer mit der längsten Wartezeit als nächster an die Reihe kommt.

FAZIT

Dank Microsoft Teams Direct Routing hat Synpulse nun eine zukunftssichere, Cloud basierte und sich stetig weiterentwickelnde Telefonie Lösung. Pure-IP hat uns ermöglicht die Lösung komplett als Service einzukaufen, ohne dass wir selbst SBCs in der ganzen Welt verteilt deployen mussten oder unzählige Verträge mit verschiedenen, lokalen Voice over IP Anbietern abschliessen mussten. Der Schmerzpunkt mit der zentralen Infrastruktur und den damit verbundenen Internet Latenzen ist ebenfalls vom Tisch und auch der Administrative Aufwand hat sich stark verringert, da die Skype for Business User nicht mehr in einem separaten Portal gepflegt werden müssen.

Trotzdem gibt es immer noch einige Stolpersteine. Da vor der Migration ein Hosting Dienst eines Drittanbieters eingesetzt wurde, enthielten alle Skype for Business Meetings auch Links mit dessen Hosting Domain. Daher war es leider nicht möglich den von Microsoft angebotenen Meeting Migration Service zu nutzen. Die User mussten alle Ihre geplanten und wiederkehrenden Skype for Business Meetings neu in Teams erstellen. Ein Kompromiss mit welchem wir leben mussten. Bestehendes Meeting Room Equipment wie Poly Trio 8800 konnte zwar auf eine für Teams zertifizierte Firmware aktualisiert und weiterverwendet werden, bietet aber noch lange nicht dasselbe Feature-Set und die Stabilität wie das Skype for Business Pendant. Insbesondere ist das Poly Trio Visual + nicht mehr mit Teams kompatibel und selbst die neuen Microsoft Teams Room Systems lassen für ihren stolzen Preis noch so einige Wünsche offen.

Teams entwickelt sich aber stetig weiter und hat während der Migration wie auch während dem produktiven Betrieb bereits mehrfach bewiesen, dass sich das Feature Set und die User Experience laufend verbessern. Das jüngste Beispiel dazu wäre wohl die Native Teams Federation, welche vor einigen Monaten ausgerollt wurde. Bis anhin liefen Chats und Anrufe zwischen zwei Teams Clients, welche sich in verschiedenen Tenants befanden via Skype for Business Interop Gateway mit eingeschränkten Features.

Native Federation

Grafik: Neu stehen in Federated Chats auch Funktionen wie Rich Text Editing, Emojis und ja, sogar auch Gifs (falls aktiviert) zur Verfügung.

Wir möchten uns bei Synpulse ganz herzlich für das in uns gesetzte Vertrauen und die gute Zusammenarbeit bedanken. Eine Kundenreferenzaussage ist auf Anfrage erhältlich.

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TwinCap First ist an der Commsverse!

TwinCap First ist an der Commsverse!: Die Commsverse ist eine unabhängige Microsoft Teams Konferenz welche im April in der Mercedes-Benz World in Weybridge, England stattfindet. Sie wird von keinem geringeren organisiert als von MVPs Randy Chapman, Martin Boam und Mark Vale. Das Jahr 2020 markiert die erste Ausgabe der Commsverse überhaupt. Über das Momentum und Wachstum von Microsoft Teams haben wir schon oft geschrieben. Daher ist es auch keine Überraschung, dass Microsoft und «Microsoft Teams» die «Technologie Sponsoren» der Konferenz sind. Des weiteren zählen Hersteller wie AudioCodes, Ribbon, Anynode (TE-Systems), Yealink, Poly und viele weitere zu den Sponsoren.

Folgende «Learning Tracks» werden in Zusammenhang mit Microsoft Teams angeboten:

  • Kommunikation
  • Kollaboration
  • Administration
  • Automation

Dabei gibt es pro Learning Track insgesamt 10 Sessions auf 2 Tage verteilt mit unterschiedlichen Know-How Leveln. Die Konferenz schreibt Diversität und Inklusion gross, deshalb gibt es für jeden Track auch Sessions mit unterschiedlichen Leveln, so dass für jeden, egal ob Einsteiger oder UC Veteran etwas dabei sein wird.

Es freut uns anzukündigen, dass unser Mitarbeiter Martin Heusser die TwinCap First AG am 29. & 30. April 2020 an der Commsverse repräsentieren wird und einen Vortrag über «Microsoft 365 Phone System und ob es Ihre Legacy PBX ersetzen kann?» halten wird.

TwinCap First ist an der Commsverse! – Details zur Konferenz und Tickets finden Sie unter: Link für die Commserve Homepage
Details zur Session von Martin Heusser finden Sie hier.

Commsverse - Can Microsoft 365 Phone System replace your PBX?

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