Tip-Of-The-Week 3 Schrittaufzeichnung

Tip-Of-The-Week 3 Schrittaufzeichnung: Im letzten Tip of the Week haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie mit Hilfe der Schrittaufzeichnung schnell und einfach Abfolgen von Mausklicks, welche im Endeffekt eine Einstellung auf dem PC ändern, aufzeichnen können. Im heutigen Tip of the Week, möchten wir Ihnen nun noch erklären, was es für Tricks gibt, um die Anleitung auch genauso schnell optisch und inhaltlich für die Freigabe in Ihrem Intranet oder den Versand an Benutzer tauglich zu machen.

Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld genau, was für Schritte Sie aufzeichnen wollen, bzw. für was Sie eine Anleitung mit Screenshots erstellen wollen. Es ist wichtig, dass Sie die Schrittabfolge genau kennen, denn Fehlklicks führen zu ungewollten Screenshots und sollten danach aus dem Dokument gelöscht werden, da sie die Reihenfolge und evtl. auch den Benutzer durcheinanderbringen können.

Achten Sie auch darauf, dass keine sensitiven Informationen auf Ihrem Bildschirm sichtbar sind und Sie nur einen aktiven Bildschirm zurzeit der Aufzeichnung betreiben. Die Schrittaufzeichnung nimmt alle Bildschirme auf, was zu extrem breiten Screenshots führt, welche sich nur schlecht in eine Anleitung einfügen lassen. Wir empfehlen jeweils einen blanken Hintergrund wie etwa ein leeres Notepad Fenster zu verwenden, damit persönliche Dokumente auf dem Desktop nicht sichtbar sind.

1. Teilanleitung – Schrittaufzeichnung starten

Hinweis: Einige der Screenshots dieses Blogbeitrags wurden trotzdem auf klassischem Wege erstellt, da die Schrittaufzeichnung jeweils nur einmal pro System ausgeführt werden kann. Einige der eingebetteten PDF Dokumente haben mehrere Seiten. Bitte nutzen Sie die Pfeiltasten am Ende des jeweiligen Dokuments, um die Seiten zu wechseln.

1. Teilanleitung - Schrittaufzeichnung Starten_neu

2. Teilanleitung – extrahieren der aufgezeichneten Daten

Damit Sie die erstellten Screenshots weiterverwenden können, müssen Sie die gespeicherte ZIP-Datei extrahieren. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

2. Teilanleitung - Extrahieren der Aufgezeichneten Daten

Danach öffnet sich die aufgezeichnete *.mht Datei im Internet Explorer.

3. Teilanleitung – Inhalt in Word kopieren

Führen Sie nun die folgenden Schritte aus, um den aufgezeichneten Inhalt in Word zu kopieren:

3. Teilanleitung - Inhalt in Word Kopieren

Somit wäre auch der zweite Teil geschafft, Sie haben den Inhalt nun in einer Worddatei und können diesen beliebig weiterverarbeiten.

4. Teilanleitung – unnötigen Text entfernen und Beschreibung anpassen

Wie Sie sehen können, dient der aufgezeichnete Inhalt viel mehr eines Log Files anstelle einer aussagekräftigen Anleitung. Dies ändern wir aber bald. Damit Sie nicht jeden Schritt manuell anpassen müssen, folgen Sie einfach der nächsten Teilanleitung.

Hinweis: für die Vorbereitung wurden keine Screenshots erstellt.

Vorbereitung: Markieren Sie zunächst den gesamten Text jeweils vor dem ersten und nach dem letzten Screenshot und löschen Sie die Textpassagen. Platzieren Sie nun den Cursor ganz am Anfang des Dokuments.

4. Teilanleitung - Unnötiger Text Entfernen und Beschreibung Anpassen

Dies entfernt auf einmal alle «Previous» Links, welche automatisch von der Schrittaufzeichnung generiert wurden, da es original ein HTML Dokument gewesen ist.

Wiederholen Sie die Schritte auch für folgende Wörter:

  • «Next» ersetzen durch: leer lassen
  • «Klick mit der» ersetzen durch: «Klicken Sie mit der»
  • «durch Benutzer» ersetzen durch: leer lassen
  • «Step» ersetzen durch: «Schritt»

Diese Schritte passen bestimmte Textstellen so an, dass Sie nicht mehr Aufzeichnungen aus der Vergangenheit sind, sondern zu Instruktionen an einen Benutzer werden. Natürlich können Sie bei Bedarf auch noch weitere Textstellen, welche in jedem Schritt gleich sind, automatisch anpassen.

5. Teilanleitung – Zeit- und Datumsstempel vorbereiten

Um die Daten und Uhrzeiten, zu welchen der Schritt bzw. der Klick ausgeführt wurde, zu entfernen, braucht es noch eine etwas komplexere Suchabfrage.

Platzieren Sie den Cursor wieder am Anfang des Dokuments und drücken Sie erneut CTRL + H um die «Suchen und Ersetzen» Funktion aufzurufen.

Es gibt zwar eine Suchabfrage welche direkt den ganzen Inhalt, welcher in Klammern steht, wie z.B. die Zeit Stempel, entfernen kann, doch diese ist nur bedingt geeignet, da auch noch andere wichtige Informationen in Klammern stehen. Deshalb braucht es leider noch einen Umweg.

Führen Sie zunächst die folgenden «Suchen und Ersetzen» Aufgaben, analog den vorherigen Ersetzungen aus Teilanleitung 4 durch:

  • Suchen Sie nach «) » und ersetzen Sie es durch «] » (Achten Sie auf die Leerschläge, diese sind sehr wichtig.)
  • Suchen Sie nach «(» (Bsp: «(‎20.‎11.‎2018 »  und ersetzen Sie es durch «[» (Achten Sie darauf, dass Sie das Datum aus dem Text herauskopieren inkl. der öffnenden Klammer und Leerschlag. Der Text hat eine andere Formatierung und deshalb findet Word nichts, wenn Sie das Datum manuell eingeben.)

Das Resultat nach «Alle ersetzen» sollte dann nur noch eine Uhrzeit umgeben von eckigen Klammern darstellen: Bsp: [18:42:17]

Da die Uhrzeit sekundengenau ist, kann diese nicht bei allen Einträgen durch eine einfache Suchabfrage entfernt werden. Dazu müssen wir den gesamten Inhalt, welcher zwischen eckigen Klammern steht ersetzen. Aktivieren Sie dazu die Erweitere Suche und die Funktion «Platzhalter verwenden» indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

5. Teilanleitung - Zeit- und Datum Stempel Vorbereiten

6. Teilanleitung – Zeit- und Datumstempel entfernen

Um am Schluss noch den Zeitstempel bei jedem Schritt zu entfernen, geben Sie mit aktiviertem Platzhalter folgendes in der Suchabfrage ein:

  • «\[*\]» ersetzen durch: leer lassen

Dies entfernt, mit einem Klick, alle Uhrzeiten, so dass Sie zum Abschluss ein «reines» Dokument bekommen, welches sich auch zeigen lässt.

6. Teilanleitung - Zeit- und Datum Stempel entfernen

Mit diesen einfachen Mitteln sollten Sie nun in der Lage sein, effizient und ohne viel Zeitaufwand, einfache und verständliche Anleitungen zu erstellen. Denkbar wären beispielsweise auf jeden Fall auch Prozesse und Abläufe in einem Branchenspezifischen ERP Tool oder ähnlichem abzubilden.

Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff

Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff: Es ist schon wieder soweit, seit unserem letzten «Tip of the Week», ist bereits wieder eine Woche vergangen. Diese Woche erschlagen wir gleich zwei Fliegen mit einer Klappe!

Beim heutigen Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff geht es darum,

  1.  Wie man die Standard Ansicht beim Öffnen des Windows Explorers von «Schnellzugriff» auf «Dieser PC» ändern kann.
  2.  Sowie gleichzeitig einfach und schnell eine hübsche Schritt für Schritt Anleitung mit Screenshots dazu erstellt, ohne viel Zeit zu verlieren.

Als Vergleich sehen Sie hier im ersten Screenshot die von Windows standardmässig geöffnete Ansicht.

Tip Of The Week 2 Schnellzugriff

Alternativ gibt es die Möglichkeit, diese auf die klassische Ansicht «Dieser PC» zurück zu stellen. Auf diese Weise öffnen sich direkt Ihre Laufwerke und Sie müssen nicht jedes Mal zuerst auf «Dieser PC» klicken, um zu Ihren Laufwerken zu gelangen. Perfekt für Personen wie mich, welche gerne die Kontrolle über Ihre Dateien und dessen Speicherorte haben.

Tip Of The Week 2 Schnellzugriff

Als IT-Concierge betreuen wir viele Geschäftskunden rund um Ihre IT-Lösungen. Da kommt, auch mal die Frage auf, wie man die Laufwerksübersicht im Windows Explorer wieder als Standard zurück bekommt.

Deshalb haben wir eine Schritt für Schritt Anleitung mit eindeutigen Screenshots für unsere Kunden und auch Blog Leser erstellt. Doch das Erstellen einer Doku kann unter Umständen auch sehr zeitaufwändig sein, besonders wenn man noch die entsprechenden Schaltflächen farbig umranden möchte etc.

Um bei diesem Problem Abhilfe zu schaffen, respektive Zeit zu gewinnen, haben wir das bereits in Windows integrierte Tool «Steps Recorder» (Deutsch: Schrittaufzeichnung – einfach im Start Menu «Steps Recorder» oder «Schrittaufzeichnung» eingeben) verwendet. Das Tool wurde eigentlich dazu entwickelt, um gewisse Computerprobleme zu reproduzieren und aufzuzeichnen, es lassen sich aber auch einfach und effizient Anleitungen erstellen, wenn man weiss wie.

Damit Sie sich auch darunter etwas vorstellen können, zeigen wir Ihnen gleich ein Beispiel, wie eine solche Anleitung aussehen könnte. Hinweis: Die Anleitung hat mehrere Seiten, nutzen Sie zum wechseln der Seiten bitte die Pfeiltasten am Ende des eingebetteten Dokumentes.

PSR Explorer

 

Wie Sie sehen, haben wir also eine Anleitung mit 10 Schritten bzw. 10 Mausklicks welche durch den Benutzer ausgeführt werden. D.h. 10 Screenshots inklusive grüner Umrandung. Und das beste daran? Das ganze hat uns nur ca. 10 Minuten gekostet.

Wer schon einmal eine Anleitung in Word erstellt hat, kennt bestimmt auch das lästige Verhalten, dass die farbigen Rahmen, welche man zuvor mühevoll hinzugefügt hat, beim nächsten Zeilenumbruch sich wieder selbstständig machen und verrutschen (ausser man macht es richtig natürlich, aber das ist auch aufwändig).

Dies kann wirklich frustrierend sein, so frustrierend, dass man sich vielleicht sogar dazu entscheidet, die Rahmen gänzlich weg zu lassen. Dies zu Lasten des Lesers der Anleitung. Mit der Screenshot-Funktion der Schrittaufzeichnung passiert Ihnen das jeden Falls nicht mehr.

Wer nun die Anleitung einem Kunden oder im Intranet zur Verfügung stellen möchte, braucht aber dennoch etwas zusätzliche Arbeit zu leisten um die erstellten Screenshots, Beschreibungen und evtl. auch das Corporate Design etwas zu optimieren. Wie die Anleitung oben vor dem bearbeiten ausgesehen hat, also die Ausgabe der Schrittaufzeichnung in unbearbeiteter Form, sehen Sie hier:

Schrittaufzeichnung Ausgabe (Unbearbeitet)

 

Da die Schrittaufzeichnung (Step Recorder) wie gesagt, eigentlich dazu entwickelt wurde um Probleme aufzuzeichnen, werden verschiedenste Log Informationen mit ins Dokument geschrieben. Diese sind aber eher unschön und die Anleitung wirkt unpersönlich. Wie Sie auch diesen Task im Handumdrehen meistern können und die überflüssigen Informationen entfernen oder abändern können – so wie dies der Fall in der ersten Anleitung ist, zeigen wir Ihnen gerne in einem weiteren Blog Post. Natürlich kann man schlussendlich auch nur die automatisch erstellten Screenshots verwenden um diese in eine allenfalls schon vorhandene Anleitungsvorlage einzufügen. Wir hoffen, das Ihnen dieser kleine «Geheimtipp» auch in Ihrem Alltag weiterhilft.

Automatisierung von SharePoint mit Power Automate – Die Basics

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Automatisierung von SharePoint mit Power Automate – Die Basics: ​Mit Flow hat uns Microsoft ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung gestellt. Es passt hervorragend zu unserem Motto «do more, work less». In diesem Beitrag möchte ich über die Erfahrungen beim Erstellen eines Flows schreiben.

Ausgangslage

Seit Kurzem verwenden wir intern eine SharePoint Communication Site (sehr empfehlenswert!), auf welchem unter anderem ein «News»-Webpart eingebaut ist. Die Geschäftsleitung möchte dort News publizieren, welche firmenweit von Interesse sind. Dies funktioniert soweit auch prima, nur gibt es keine Möglichkeit, diese News auch in Microsoft Teams anzeigen zu lassen.

Das Problem

Somit muss sich die Geschäftsleitung darauf verlassen, dass die Mitarbeiter regelmässig auf die SharePoint Site schauen und nach News Ausschau halten, was erfahrungsgemäss ziemlich sicher nicht geschehen wird. 😉

SharePoint Portal

Bühne frei für Power Automate!

Mit Flow sollte es möglich sein, nach der Erstellung eines Elements automatisch eine Nachricht an das Team in Microsoft Teams zu senden. Die Connectoren dafür sind vorhanden, es müssen somit nur die Reihenfolge und die richtigen Felder definiert werden.

Dies ist, wie sich herausgestellt hat, gar nicht so einfach zu bewerkstelligen. Der Ablauf sollte so aussehen:

Der Ablauf

  1. Wenn ein neuer News-Beitrag gepostet wird, dann …
  2. … sende eine Nachricht an das Team in Microsoft Teams

Zum News-Beitrag: Auf den ersten Blick unterscheidet SharePoint nicht zwischen einer normalen Page und einem News-Beitrag. Für unseren Flow bedeutet das, dass wir eine Möglichkeit suchen müssen, um zwischen einer Page und einem News-Beitrag zu unterscheiden. Denn wir möchten das Team nur dann informieren, wenn es Neuigkeiten gibt. Eine Webrecherche hat ergeben, dass sich «News» durch das Vorhandensein von zwei Feldern von Pages unterscheiden:

  • «Promoted State»
  • «First Published Date»

Mit «Promoted State» kann gesagt werden, ob es sich bei einer Page um eine «News» handelt oder nicht. Mit «First Published Date» hingegen kann eingesehen werden, wann die «News» publiziert wurde. Wir werden beide Felder verwenden müssen, um einen guten Workflow mit Flow erstellen zu können.

Flow erstellen

Jetzt wo die technischen Details geklärt sind, machen wir uns ans Eingemachte:
Um die Erstellung eines Flow so einfach wie möglich zu machen, gehen wir auf die SharePoint-Site, auf «Site Contents» und anschliessend auf «Site Pages». Von dort aus kann dann ein Flow erstellt werden:

SharePoint

Im rechts erschienenen Fenster wählen wir den Flow «Post a message to Teams for a selected item». Nun gelangen wir zur Flow-Bearbeitungsseite:

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Mit einem Klick auf «Edit» in der ersten Aktion erhalten wir die ID der «Liste». Diese werden wir benötigen, um auf die entsprechende Ressource zugreifen zu können. Dementsprechend kopieren wir uns diese weg. Weil diese Vorlage nicht ganz dem entspricht, was wir erreichen möchten, schliessen wir diesen Flow wieder und erstellen einen neuen mit dem Knopf «Create from blank»:

blankHier wählen wir den Trigger «SharePoint: When an item is created» und werden auf die Flow-Erstellungsseite weitergeleitet:

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Im Feld «Site Address» wählen wir im Dropdown-Menü die entsprechende Site aus und fügen den «List Name» von vorhin ein (mit dem «Umweg» über ein Template spart man sich das Heraussuchen der ID 😉 ). Der Flow wird also ausgelöst, wenn ein neues Element auf unserer SharePoint-Site erstellt wird.

Damit unser Flow nicht bei jedem beliebigen Element ausgeführt wird, muss dieser unterscheiden können, ob es sich bei der erstellten Site um eine News Site handelt oder nicht. Dazu erstellen wir eine «Condition»:

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Diese überprüft, ob der Wert im Feld «Promoted State» (ein Float) ein Wert grösser als 0 steht. Wenn ja, dann handelt es sich um einen News-Beitrag. Wenn nicht, dann um eine «normale» Page.
Hinweis: Ich habe es mit einer Condition versucht, die überprüft ob das Feld Promoted State leer ist oder nicht. Das hat aber nicht geklappt, weil der Datentyp nicht kompatibel ist. Auch das Umwandeln in einen String klappt nicht, weswegen ich bei der oben beschriebenen Lösung verblieben bin.

Innerhalb des «If no»-Bedingung muss nichts stehen, weil bei der Erstellung einer normalen Page in unserem Fall nichts unternommen werden soll.

In der «If yes»-Bedingung hingegen geht es mit einer «Do until»-Schleife weiter:

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Kleiner Exkurs: eine «Do until»-Schleife führt die innerhalb der Schleife angegebenen Aktionen solange aus, bis eine bestimmte Bedingung erfüllt wurde oder die Schleife eine bestimmte Anzahl male durchgeführt wurde.

Bevor es technisch weitergeht, eine kurze Erklärung, wieso diese Schleife überhaupt notwendig ist: Der Trigger «When an item is created» wird ausgeführt, sobald SharePoint das Objekt erstellt hat. Flow wartet somit nicht bis der News-Beitrag «publiziert» wurde oder überhaupt eine Überschrift hat. Dies ist natürlich problematisch, weil bei der Erstellung einer News doch einige Zeit vergehen kann. Aus diesem Grund muss überprüft werden, ob die News überhaupt publiziert wurde, bevor die Nachricht an das Team gesendet wird.

Bevor wir nun aber mit der Erstellung der Bedingung beginnen, erstellen wir die Aktionen, welche während der Schleife ausgeführt werden sollen. Wir machen dabei folgendes:

  • SharePoint Get item
  • Delay

Mit SharePoint Get item lesen wir das von SharePoint erstellte Objekt erneut ein. Dies müssen wir deshalb tun, damit Flow die Änderungen des Felds «FirstPublishedDate» überhaupt mitbekommt. Mit Delay hingegen definieren wir eine einfache Wartezeit, bevor die Bedingung der Schleife erneut überprüft wird.

Bei der Aktion «Get item» definieren wir auch wieder die Site und die Liste (wie beim Trigger) und geben zusätzlich die ID mit, welche vom Trigger durchgegeben wird:

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Die Delay-Funktion ist selbsterklärend:

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Um die Anzahl von Versuchen zu definieren, welche die Schleife durchführen wird, müssen wie den Inhalt der Felder unter «Change limits» anpassen:

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In diesem Fall wird die Überprüfung 60-mal durchgeführt, bevor die Schleife verlassen wird.

Nun zu der Bedingung: Power Automate bietet einige Funktionen, die (noch) nicht über das GUI verwendet werden können. Die Funktion «empty» ist eine solche. Mit dieser kann überprüft werden, ob ein Feld leer ist oder nicht. Somit müssen wir in den «Advanced mode» wechseln und das Feld wie folgt ausfüllen:

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Wichtig ist hierbei, dass das Feld «FirstPublishedDate» von der Aktion «Get_item» und nicht von der ersten Aktion «When an item is created» verwendet wird! Bei der Erstellung des Objekts hat unser News-Beitrag noch kein «FirstPublishedDate», weil dieser noch nicht publiziert wurde. Sobald sich das ändert und die Aktion «Get item» ausgeführt wird, wird die Bedingung oben erfüllt.

Die «Do until»-Schleife überprüft in unserem Fall für 60 x 5 Minuten, ob die News publiziert wurde. Wenn diese Zeit verstreicht, ohne dass die News publiziert wurde, dann bleibt das Feld «FirstPublishedDate» leer und wir können mit einer weiteren Condition entscheiden, was mit der Site passiert.

Nun da wir die «Do until»-Schleife fertig haben, können wir mit einer weiteren Condition (diese muss zwingend ausserhalb der «Do until»-Schleife sein!) fortfahren:

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Auch hier wechseln wir wieder in den «advanced mode» um die «empty»-Funktion verwenden zu können. Wir überprüfen somit, ob das Feld «First Published Date» leer ist. Wenn ja, dann möchten wir den unveröffentlichten News-Beitrag löschen (fünf Stunden sollten genügen, um einen News-Beitrag fertigzustellen ;-)). Wenn nein, dann soll das Team informiert werden.

In der «If yes»-Bedingung erstellen wir die Löschen-Aktion. Die Felder können wir mit denselben Eingaben wie weiter oben ausfüllen:

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Die letzte Aktion bestehe darin, nach Erstellung und Publizierung der Site eine Nachricht an das Team in Microsoft Teams zu senden. Dazu erstellen wir eine «Teams Post message» Aktion in der «If no»-Bedingung. Im Dropdown-Menü können wir das Team und den Kanal auswählen. Im Feld «Message» können wir nun die Felder angeben, welche wir möchten. In unserem Fall wird der Titel der News und ein Link zur zugehörigen SharePoint-Page gepostet:

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Das wars, der Flow ist soweit fertig erstellt und kann nun mit dem Knopf «Create flow» oben rechts erstellt werden.

Test durchführen

Bevor wir allen von unserem tollen Flow berichten, müssen wir das Ganze noch testen. Dazu gehen wir wie folgt vor:

  • News erstellen und publizieren
  • Nachricht in Teams kontrollieren
  • Weitere News erstellen aber nicht publizieren
  • Nach Ablauf der Zeit (evtl. Wartezeit in der Schleife verkürzen, damit ihr nicht fünf Stunden warten müsst) kontrollieren, ob die unveröffentlichte Page gelöscht wurde
  • Neue Page (keine News!) erstellen und kontrollieren ob Flow korrekt entscheidet und diese ignoriert

Einige Beobachtungen

Die Hilferessourcen von Microsoft sind, wenn überhaupt, nur sehr spärlich vorhanden, was bedeutet, dass viele Dinge durch ausprobieren herausgefunden werden müssen. Bedingungen stellen erfahrungsgemäss die grösste Fehlerquelle dar, weswegen es sich anbietet, diese gründlich zu testen. In diesem Fall habe ich nach jeder Bedingung eine angepasste Nachricht in Microsoft Teams posten lassen. Wenn also die Nachricht «Die Seite wurde nicht veröffentlicht» gepostet wird obwohl die Veröffentlichung bereits stattgefunden hat, dann weiss ich, dass ich die Bedingung nochmals überprüfen muss.

Danke fürs Lesen/Teilen/Kommentieren! 🙂

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