Microsoft Office 365 für NGO & NonProfit

Entdecken Sie die Vorteile eines Wechsels zu Office in der Cloud

Office 365 für NGO: Sind Ihre Mitarbeiter über mehrere Standorte verteilt? Arbeitet ein Grossteil von Ihrem Team Teilzeit und sieht sich daher nicht oft? Wollen Ihre Mitarbeiter und Freiwillige persönliche Geräte wie Smartphones oder Tablets für ihre Arbeit verwenden? Wollen Sie auf eine (teure) lokale Infrastruktur für Mails und Dateien verzichten? Wenn Ihnen das alles bekannt vorkommt, sollten Sie sich die Non-Profit Dienstpläne von Microsoft Office 365 für NGO anschauen. Basierend auf unseren Erfahrungen bei der Verwendung von Office 365 bei unseren Kunden und uns, sehen wir viele Möglichkeiten wie Office 365 Non-Profit Organisationen helfen kann, ihren Impact zu steigern und dabei gleichzeitig den finanziellen, aber auch personellen Aufwand für die IT zu senken. IT-Verantwortliche sparen Zeit dadurch, dass E-Mail-Wartung, Software-Upgrades und unsicheres Speichern von Daten der Vergangenheit angehören. Ausserdem werden die Textverarbeitungs-, Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen der traditionellen Office-Suite, mit denen Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen bereits vertraut sind, um die Stärken der Cloud erweitert. Microsoft Office 365 bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

  • Gehostete E-Mails mit unterschiedlichem Speicherplatz
    • Mitarbeiter und Freiwillige können von überall auf ihre E-Mails, gemeinsamen Kalender und Kontakte zugreifen
    • Integrierter Spam- und Malware-Schutz
  • Mit SharePoint Online und OneDrive können Sie problemlos Dokumente mit Ihren Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten
  • Microsoft Teams als internes Hub für Teamzusammenarbeit
  • Alle Funktionen der lokal installierten Office-Suite inklusive Office Web Apps
  • Verbesserte Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Daten und Dateien
  • Die Hochverfügbarkeit der Cloud überall und jederzeit
  • 24/7 Support (abhängig vom Lizenzplan Ihrer Organisation)

Den richtigen Lizenzplan wählen

Als qualifizierte NGO oder Wohltätigkeitsorganisation können Sie gespendete und ermässigte Lizenzen für Office 365 erhalten. Und weil gemeinnützige Organisationen unterschiedliche Grössen und Anforderungen haben, stehen fünf verschiedene Lizenzierungspläne zur Auswahl, die Sie je nach Bedarf kombinieren können. Zwei davon (Office 365 Non-Profit Business Essential & Office 365 Non-Profit E1) sind komplett kostenlos. Diese kostenlosen Pläne enthalten keine vollständig installierte Version von Office (Word, Excel, PowerPoint usw.). Um sowohl die vollständig installierte Version von Office als auch die Cloud-basierten Versionen nutzen zu können, benötigen Sie die ermässigten Office 365 Business Premium-, E3- oder E5-Lizenzen. In diesen Versionen kann die komplette Office Suite auf bis zu fünf Geräte pro Benutzer verwendet werden, sodass Sie über Ihr Telefon, Ihren Computer oder Ihr Tablet auf Ihre Software zugreifen können.

Zusätzliche Vorteile für Non-Profits mit Microsoft Azure

Microsoft schenkt akkreditieren Non-Profits und NGOs zusätzlich ein jährliches Azure Guthaben von 3’500 USD, welches Sie frei einsetzen können. Dieses Azure Guthaben ermöglicht es Ihnen über 100 verschiedene Dienste in der Microsoft Cloud zu benutzen. Das Hosting reiner Server(-anwendungen), Datenbanken oder Website bis hin zu vollumfänglichen Windows Client-Virtualisierung sind nur ein kleiner Teil der vielfältigen Möglichkeiten die Ihnen Azure bietet. Ab 2020 eröffne Microsoft zudem zwei Rechenzentren in der Schweiz, um noch besser auf die lokalen Bedürfnisse und rechtlichen Rahmenbedingungen eingehen zu können.

Ist Ihr Interesse geweckt?

Office 365 für NGO: ​Sie möchten mehr über Office 365 oder Azure für Non-Profit Organisationen erfahren oder haben bereits konkrete Fragen zur Migration, Administration oder den Anwendungen? Als akkreditierter Microsoft Cloud Solution Provider stehen wir Ihnen gerne bei der Wahl und Kauf der richtigen Lizenz bis zur Inbetriebnahme und Betreuung Ihrer Office 365 und Azure Umgebung jederzeit zur Verfügung. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!

Ihre TwinCap First AG

Tip-Of-The-Week 3 Schrittaufzeichnung

Tip-Of-The-Week 3 Schrittaufzeichnung: Im letzten Tip of the Week haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie mit Hilfe der Schrittaufzeichnung schnell und einfach Abfolgen von Mausklicks, welche im Endeffekt eine Einstellung auf dem PC ändern, aufzeichnen können. Im heutigen Tip of the Week, möchten wir Ihnen nun noch erklären, was es für Tricks gibt, um die Anleitung auch genauso schnell optisch und inhaltlich für die Freigabe in Ihrem Intranet oder den Versand an Benutzer tauglich zu machen.

Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld genau, was für Schritte Sie aufzeichnen wollen, bzw. für was Sie eine Anleitung mit Screenshots erstellen wollen. Es ist wichtig, dass Sie die Schrittabfolge genau kennen, denn Fehlklicks führen zu ungewollten Screenshots und sollten danach aus dem Dokument gelöscht werden, da sie die Reihenfolge und evtl. auch den Benutzer durcheinanderbringen können.

Achten Sie auch darauf, dass keine sensitiven Informationen auf Ihrem Bildschirm sichtbar sind und Sie nur einen aktiven Bildschirm zurzeit der Aufzeichnung betreiben. Die Schrittaufzeichnung nimmt alle Bildschirme auf, was zu extrem breiten Screenshots führt, welche sich nur schlecht in eine Anleitung einfügen lassen. Wir empfehlen jeweils einen blanken Hintergrund wie etwa ein leeres Notepad Fenster zu verwenden, damit persönliche Dokumente auf dem Desktop nicht sichtbar sind.

1. Teilanleitung – Schrittaufzeichnung starten

Hinweis: Einige der Screenshots dieses Blogbeitrags wurden trotzdem auf klassischem Wege erstellt, da die Schrittaufzeichnung jeweils nur einmal pro System ausgeführt werden kann. Einige der eingebetteten PDF Dokumente haben mehrere Seiten. Bitte nutzen Sie die Pfeiltasten am Ende des jeweiligen Dokuments, um die Seiten zu wechseln.

1. Teilanleitung - Schrittaufzeichnung Starten_neu

2. Teilanleitung – extrahieren der aufgezeichneten Daten

Damit Sie die erstellten Screenshots weiterverwenden können, müssen Sie die gespeicherte ZIP-Datei extrahieren. Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

2. Teilanleitung - Extrahieren der Aufgezeichneten Daten

Danach öffnet sich die aufgezeichnete *.mht Datei im Internet Explorer.

3. Teilanleitung – Inhalt in Word kopieren

Führen Sie nun die folgenden Schritte aus, um den aufgezeichneten Inhalt in Word zu kopieren:

3. Teilanleitung - Inhalt in Word Kopieren

Somit wäre auch der zweite Teil geschafft, Sie haben den Inhalt nun in einer Worddatei und können diesen beliebig weiterverarbeiten.

4. Teilanleitung – unnötigen Text entfernen und Beschreibung anpassen

Wie Sie sehen können, dient der aufgezeichnete Inhalt viel mehr eines Log Files anstelle einer aussagekräftigen Anleitung. Dies ändern wir aber bald. Damit Sie nicht jeden Schritt manuell anpassen müssen, folgen Sie einfach der nächsten Teilanleitung.

Hinweis: für die Vorbereitung wurden keine Screenshots erstellt.

Vorbereitung: Markieren Sie zunächst den gesamten Text jeweils vor dem ersten und nach dem letzten Screenshot und löschen Sie die Textpassagen. Platzieren Sie nun den Cursor ganz am Anfang des Dokuments.

4. Teilanleitung - Unnötiger Text Entfernen und Beschreibung Anpassen

Dies entfernt auf einmal alle «Previous» Links, welche automatisch von der Schrittaufzeichnung generiert wurden, da es original ein HTML Dokument gewesen ist.

Wiederholen Sie die Schritte auch für folgende Wörter:

  • «Next» ersetzen durch: leer lassen
  • «Klick mit der» ersetzen durch: «Klicken Sie mit der»
  • «durch Benutzer» ersetzen durch: leer lassen
  • «Step» ersetzen durch: «Schritt»

Diese Schritte passen bestimmte Textstellen so an, dass Sie nicht mehr Aufzeichnungen aus der Vergangenheit sind, sondern zu Instruktionen an einen Benutzer werden. Natürlich können Sie bei Bedarf auch noch weitere Textstellen, welche in jedem Schritt gleich sind, automatisch anpassen.

5. Teilanleitung – Zeit- und Datumsstempel vorbereiten

Um die Daten und Uhrzeiten, zu welchen der Schritt bzw. der Klick ausgeführt wurde, zu entfernen, braucht es noch eine etwas komplexere Suchabfrage.

Platzieren Sie den Cursor wieder am Anfang des Dokuments und drücken Sie erneut CTRL + H um die «Suchen und Ersetzen» Funktion aufzurufen.

Es gibt zwar eine Suchabfrage welche direkt den ganzen Inhalt, welcher in Klammern steht, wie z.B. die Zeit Stempel, entfernen kann, doch diese ist nur bedingt geeignet, da auch noch andere wichtige Informationen in Klammern stehen. Deshalb braucht es leider noch einen Umweg.

Führen Sie zunächst die folgenden «Suchen und Ersetzen» Aufgaben, analog den vorherigen Ersetzungen aus Teilanleitung 4 durch:

  • Suchen Sie nach «) » und ersetzen Sie es durch «] » (Achten Sie auf die Leerschläge, diese sind sehr wichtig.)
  • Suchen Sie nach «(» (Bsp: «(‎20.‎11.‎2018 »  und ersetzen Sie es durch «[» (Achten Sie darauf, dass Sie das Datum aus dem Text herauskopieren inkl. der öffnenden Klammer und Leerschlag. Der Text hat eine andere Formatierung und deshalb findet Word nichts, wenn Sie das Datum manuell eingeben.)

Das Resultat nach «Alle ersetzen» sollte dann nur noch eine Uhrzeit umgeben von eckigen Klammern darstellen: Bsp: [18:42:17]

Da die Uhrzeit sekundengenau ist, kann diese nicht bei allen Einträgen durch eine einfache Suchabfrage entfernt werden. Dazu müssen wir den gesamten Inhalt, welcher zwischen eckigen Klammern steht ersetzen. Aktivieren Sie dazu die Erweitere Suche und die Funktion «Platzhalter verwenden» indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

5. Teilanleitung - Zeit- und Datum Stempel Vorbereiten

6. Teilanleitung – Zeit- und Datumstempel entfernen

Um am Schluss noch den Zeitstempel bei jedem Schritt zu entfernen, geben Sie mit aktiviertem Platzhalter folgendes in der Suchabfrage ein:

  • «\[*\]» ersetzen durch: leer lassen

Dies entfernt, mit einem Klick, alle Uhrzeiten, so dass Sie zum Abschluss ein «reines» Dokument bekommen, welches sich auch zeigen lässt.

6. Teilanleitung - Zeit- und Datum Stempel entfernen

Mit diesen einfachen Mitteln sollten Sie nun in der Lage sein, effizient und ohne viel Zeitaufwand, einfache und verständliche Anleitungen zu erstellen. Denkbar wären beispielsweise auf jeden Fall auch Prozesse und Abläufe in einem Branchenspezifischen ERP Tool oder ähnlichem abzubilden.

Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff

Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff: Es ist schon wieder soweit, seit unserem letzten «Tip of the Week», ist bereits wieder eine Woche vergangen. Diese Woche erschlagen wir gleich zwei Fliegen mit einer Klappe!

Beim heutigen Tip-Of-The-Week 2 Schnellzugriff geht es darum,

  1.  Wie man die Standard Ansicht beim Öffnen des Windows Explorers von «Schnellzugriff» auf «Dieser PC» ändern kann.
  2.  Sowie gleichzeitig einfach und schnell eine hübsche Schritt für Schritt Anleitung mit Screenshots dazu erstellt, ohne viel Zeit zu verlieren.

Als Vergleich sehen Sie hier im ersten Screenshot die von Windows standardmässig geöffnete Ansicht.

Tip Of The Week 2 Schnellzugriff

Alternativ gibt es die Möglichkeit, diese auf die klassische Ansicht «Dieser PC» zurück zu stellen. Auf diese Weise öffnen sich direkt Ihre Laufwerke und Sie müssen nicht jedes Mal zuerst auf «Dieser PC» klicken, um zu Ihren Laufwerken zu gelangen. Perfekt für Personen wie mich, welche gerne die Kontrolle über Ihre Dateien und dessen Speicherorte haben.

Tip Of The Week 2 Schnellzugriff

Als IT-Concierge betreuen wir viele Geschäftskunden rund um Ihre IT-Lösungen. Da kommt, auch mal die Frage auf, wie man die Laufwerksübersicht im Windows Explorer wieder als Standard zurück bekommt.

Deshalb haben wir eine Schritt für Schritt Anleitung mit eindeutigen Screenshots für unsere Kunden und auch Blog Leser erstellt. Doch das Erstellen einer Doku kann unter Umständen auch sehr zeitaufwändig sein, besonders wenn man noch die entsprechenden Schaltflächen farbig umranden möchte etc.

Um bei diesem Problem Abhilfe zu schaffen, respektive Zeit zu gewinnen, haben wir das bereits in Windows integrierte Tool «Steps Recorder» (Deutsch: Schrittaufzeichnung – einfach im Start Menu «Steps Recorder» oder «Schrittaufzeichnung» eingeben) verwendet. Das Tool wurde eigentlich dazu entwickelt, um gewisse Computerprobleme zu reproduzieren und aufzuzeichnen, es lassen sich aber auch einfach und effizient Anleitungen erstellen, wenn man weiss wie.

Damit Sie sich auch darunter etwas vorstellen können, zeigen wir Ihnen gleich ein Beispiel, wie eine solche Anleitung aussehen könnte. Hinweis: Die Anleitung hat mehrere Seiten, nutzen Sie zum wechseln der Seiten bitte die Pfeiltasten am Ende des eingebetteten Dokumentes.

PSR Explorer

 

Wie Sie sehen, haben wir also eine Anleitung mit 10 Schritten bzw. 10 Mausklicks welche durch den Benutzer ausgeführt werden. D.h. 10 Screenshots inklusive grüner Umrandung. Und das beste daran? Das ganze hat uns nur ca. 10 Minuten gekostet.

Wer schon einmal eine Anleitung in Word erstellt hat, kennt bestimmt auch das lästige Verhalten, dass die farbigen Rahmen, welche man zuvor mühevoll hinzugefügt hat, beim nächsten Zeilenumbruch sich wieder selbstständig machen und verrutschen (ausser man macht es richtig natürlich, aber das ist auch aufwändig).

Dies kann wirklich frustrierend sein, so frustrierend, dass man sich vielleicht sogar dazu entscheidet, die Rahmen gänzlich weg zu lassen. Dies zu Lasten des Lesers der Anleitung. Mit der Screenshot-Funktion der Schrittaufzeichnung passiert Ihnen das jeden Falls nicht mehr.

Wer nun die Anleitung einem Kunden oder im Intranet zur Verfügung stellen möchte, braucht aber dennoch etwas zusätzliche Arbeit zu leisten um die erstellten Screenshots, Beschreibungen und evtl. auch das Corporate Design etwas zu optimieren. Wie die Anleitung oben vor dem bearbeiten ausgesehen hat, also die Ausgabe der Schrittaufzeichnung in unbearbeiteter Form, sehen Sie hier:

Schrittaufzeichnung Ausgabe (Unbearbeitet)

 

Da die Schrittaufzeichnung (Step Recorder) wie gesagt, eigentlich dazu entwickelt wurde um Probleme aufzuzeichnen, werden verschiedenste Log Informationen mit ins Dokument geschrieben. Diese sind aber eher unschön und die Anleitung wirkt unpersönlich. Wie Sie auch diesen Task im Handumdrehen meistern können und die überflüssigen Informationen entfernen oder abändern können – so wie dies der Fall in der ersten Anleitung ist, zeigen wir Ihnen gerne in einem weiteren Blog Post. Natürlich kann man schlussendlich auch nur die automatisch erstellten Screenshots verwenden um diese in eine allenfalls schon vorhandene Anleitungsvorlage einzufügen. Wir hoffen, das Ihnen dieser kleine «Geheimtipp» auch in Ihrem Alltag weiterhilft.

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