Microsoft Teams: request a team

Microsoft Teams: request a team: Zu Weihnachten ein kleines Wunder gefällig? Naja ok, übertreiben wollen wir nicht, aber ist trotzdem eine nette Sache. Die Applikation, die wir dir vorstellen, nennt sich «Request a team» App. Und die App erstellt für dich eigentlich eine simple Office 365 Gruppe. Diese Office 365 Gruppe zeigt sich dann innerhalb von Microsoft Teams als «Team». It’s magic, eben doch!

Umgeben von Flows und einer Logic App, basiert die Applikation auf Microsoft PowerApps. Und sie verarbeitet Daten aus einer SharePoint Library. Der Einsatz von APIs sichert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Office Diensten. Dies garantiert auch vollste Integrität beim Austausch der Daten.

Oft möchte man ein Team nutzen um beispielsweise für ein bestimmtes Projekt oder auch um Daten mit Dritten auszutauschen. Jeder der schon mal ein Team eröffnen hat, weiss wie mühselig dies sein kann. Ein ständiges hin und her mit der IT. Mal fehlt der Name der Gruppe, mal fehlen sonstige Infos und so weiter uns so fort. In der «Microsoft Teams: request a team» App kann man eigentlich nichts falsch machen. Schritt für Schritt gibt man sämtliche erforderlichen Informationen ein. Als Endresultat entsteht ein vollständiges verwendbares Team in Microsoft Teams. Für die einfache Handhabung pflegt man die App in Teams als App ein und startet diese direkt aus Teams.

Simple Steps

Im ersten Schritt wird die Gruppenart definiert:

Danach werden die Teaminformationen angegeben:

Im letzten Schritt bestimmt man die Besitzer und Mitglieder des Teams:

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Sobald sämtliche Infos vorliegen, kann der Antrag abgeschickt werden. Die Verwaltung der Anträge erfolgt durch den App Owner, welcher gleichzeitig auch App Admin ist. So erhält der Admin eine weitere Registerkarte im App, welche für die Genehmigung oder Ablehnung der Anträge zuständig ist. Nach dem Approval wird das Team automatisch erstellt.

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Für mehr Informationen rund um das App, stehen wir dir gerne zur Verfügung.

 

Teams New Meeting Experience

Teams New Meeting Experience

Microsoft hat im aktuellen Teams Client, ein neues Look & Feel aufgeschaltet. Es nennt sich «Teams New Meeting Experience» und umfasst ein paar auffällige Änderungen im User Interface. Die neue Besprechungserfahrung ist primär für Meetings gedacht, betrifft aber auch Telefon-Anrufe. Da sich dieser Update automatisch als «Standard» in Teams einstellt, bekunden viele Benutzer Schwierigkeiten. Vor allem im Handling von externen Telefon-Anrufen. Viele User beklagen, dass Sie zum Beispiel nicht mehr Anrufe über Teams weiterleiten können. Zum Beispiel die Funktion «Nachfragen und weiterleiten» ist nicht mehr so einfach zu nutzen.

Sinn und Zweck der neuen Funktion

Diese «New Meeting experience» (Die neue Besprechungserfahrung auf DE) soll das Handling von Meetings vereinfachen und diese auch flexibler gestalten. Es wird damit die Möglichkeit gegeben, einzelne Meetings oder auch Gespräche in einzelnen Teams Fenstern durchzuführen. Was zwar spannend tönt für Meetings, scheint bei der Umsetzung für die Anrufweiterleitung leider nicht so ganz geglückt zu sein.

Versteckte Fenster beim Weiterleiten von Anrufen

Will man einen Anruf verbinden, so wird nach Betätigung dieser Funktion ein neues Fenster im Hintergrund geöffnet. Leider ist das Wort «Hintergrund» wörtlich zu nehmen, sprich das Fenster versteckt sich effektiv hinter dem ersten Fenster.

Sehen Sie selbst im Video hier:

Das heisst wenn Sie den Anruf weiterleiten möchten müssen Sie das aktive Fenster nach unten schieben, damit Sie auf dem darunter liegenden Fenster den «Transfer» Button sehen und anklicken können. Aber zur Beruhigung, wir haben bei unserem letzten Call mit dem Produkt-Management von Microsoft das Thema angebracht und diese arbeiten bereits an einer Verbesserung.

New Meeting Experience ausschalten:

Um unnötige Helpdesk Anfragen zu vermeiden, können Sie dieses Feature aber abschalten. Gemäss Microsoft wird es zukünftig automatisch die alte «Experience» ersetzen, d.h. es ist vermutlich besser sich an das neue Look and Feel zu gewöhnen. Mit etwas Glück folgt dann Anfang Dezember auch eine neues Look and Feel der kompletten «Calling experience».

Wie gehe ich vor?

  • Oben rechts im Teams Client auf Ihren Avatar klicken
  • Danach auf Einstellungen klicken

Einstellungen Teams New Meeting Experience

  • Danach unter «Allgemein» die Checkbox bei «Neue Besprechungserfahrung aktivieren» deaktivieren.

Settings in Teams New Meeting Experience

  • Dann müssen Sie den Teams Client neu starten. Aber Achtung: Es reicht nicht aus, wenn Sie den Teams Client über das X oben rechts schliessen! Sie müssen unten rechts in der Taskleiste auf den Pfeil  klicken und dann mit der rechten Maustaste auf das Teams Symbol klicken und auf Beenden drücken.

Teams New Meeting Experience in der Taskbar

  • Wenn Sie sich am Teams Client neu anmelden wird das neue Feature «New Meeting Experience» automatisch wieder eingeschaltet. Und nein, das ist kein Fehler, sondern ein Wunsch von Microsoft und somit per design, damit das Feature als Standard eingeführt werden kann.

Falls Sie Fragen haben, so stehen wir gerne zur Verfügung.

Gute News für Gesprächige

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Liebe Blogleser, geschätzte Kunden

Gute News für Gesprächige!

Gute News für Gesprächige: Seit dem 1. Mai 2020 können alle Teams Direct routingWas braucht es für Teams direct routing? Telefonie Kunden, welche über uns telefonieren, kostenfrei von einer Neuerung profitieren.

Ab diesem Zeitpunkt heben wir das «Inbound Session Limit» auf. Bisher wurden die Kanäle sowohl für eingehende und ausgehende Gespräche auf die gekaufte Anzahl Sessions limitiert. Diese Limitation entfällt nun für eingehende Gespräche.

Als Kunde sind Sie, zumindest technisch gesehen, nun immer ohne Limitation erreichbar, dies unabhängig von den Anzahl Kanäle, die Sie bei uns gebucht haben. Die Limitation für ausgehende Kanäle bleibt wie bisher.

Wir werden bestehende Kunden direkt kontaktieren, damit die Änderung auch in Ihrem Microsoft 365 System (ehemals genannt Office 365) wirksam ist. Kunden, die dies umgehend wünschen, sollen sich bitte bei uns melden.

Neues Abo «Flat Small+»

Nochmals gute News für Gesprächige: Auf vielfachen Wunsch führen wir ein neues «Flat Abo», nämlich das «Flat Small+» Abo ein. Es vereint die Kapazitäten des «Flat Small» Abos ergänzt um zwei zusätzliche Kanäle sowie mehr Gesprächsguthaben (5’500 Minuten Festnetz CH & EU sowie 1’250 Minuten Mobile CH).

Somit haben Kunden nun die Möglichkeit direkt mit 5 Kanälen einzusteigen und die Lücke zwischen «Flat Small» mit 3 Kanälen und «Flat Medium» mit 7 Kanälen ist nun geschlossen.

To SIP or not to SIP: Das ist die Frage, aber reicht meine Netzwerkanbindung?

Bis jetzt wurde die kundenseitige «Telefonie» immer separat angebunden und nicht übers Internet. Bei Teams teilen sich mein virtuelles Telefon in Form des «Teams-Clients» die lokale Datenautobahn und den Internet-Zubringer mit allen anderen Teilnehmern meines Netzwerkes, aber reicht das denn aus für eine gute Qualität?

Microsoft hat sicher für genügend Netzwerkbandbreite gesorgt und mein SIP Trunk Provider schaut wohl auch, dass die Anbindung ausreichend ist. Aber wer kann mir sagen, dass mein lokales Netzwerk ausreicht? Oder muss ich Angst haben, dass meine Stimme ab und zu «robotisch» klingt, Silben und Wörter bei meinem Gesprächspartner teilweise nicht ankommen oder das ich wie früher im Walkie-Talkie Modus telefonieren muss?

Beispiel einer Auswertung mit einem kurzfristigen Netzwerk-Engpass:

Gute News für Gesprächige - Netzwerkdiagramm
Eine weitere, neue Dienstleistung unsererseits, ist der Netzwerk Assessment Test. Dieser dient dazu die Netzwerk/Internet Verbindung eines Kunden über einen gewissen Zeitraum zu «überwachen». So wird die Frage geklärt, ob das Netzwerk den Anforderungen der Teams Telefonie (Bandbreite, Latency, Jitter etc.) genügt oder ob mit Beeinträchtigungen gerechnet werden muss.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie einen solchen Test nutzen möchten.

 

Mitel MiVoice Office 400 mit Teams direct routing

Einleitung

Heute beschäftigen wir uns mit der Mitel MiVoice Office 400 und Microsoft Teams direct routing im Verbund. Wie Sie vielleicht wissen haben wir Anfang 2020 auf unserem Blog angekündigt, dass die TwinCap First AG ab sofort als Bakom registrierter Fernmeldedienstanbieter (FDA), sprich SIP Provider zugelassen ist. Diesen Schritt haben wir bewusst gewählt, damit wir unseren Kunden Lösungen aus einer Hand anbieten können. Konkret geht es um das gesamte Office 365 & Teams Ökosystem:

  • CSP Lizenzen, also Microsoft Lizenzen zu günstigen Konditionen und ohne Kreditkarte
  • den für Microsoft Teams Direct Routing benötigten Session Border Controller
  • sowie Telefonnummern, SIP Trunks & Gesprächs Abos (Flat oder nach Tarif)

Teams und Mitel MiVoice Office 400

Die Teams direct routing Lösung passt «out of the box» sehr gut für Unternehmen, welche vorwiegend im Büro an Computern arbeiten und nicht zwingend ein Tischtelefon oder ein DECT Funktelefon benötigen. Microsoft Teams bietet keine Möglichkeiten für die direkte Integration von Legacy Systemen. Gemeint sind vorhandene DECT- oder Notruftelefone oder Totmanneinrichtungen. Somit bleiben Branchen wie Industrie, Handel, Gesundheitswesen oder andere Firmen, welche auf solche Werkzeuge angewiesen sind, aussen vor. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie wir den nächsten natürlichen Schritt gegangen sind, und eine klassische PBX Umgebung in eine Office 365/Teams direct routing Lösung eingebunden haben. Als Basis diente eine Mitel MiVoice Office 400 Anlage, eine der am meisten genutzten Anlagen in der Schweiz.

Das Ergebnis

Zusammen mit den Spezialisten der Firma T&N Telekom & Netzwerk AG haben wir einen Proof of Concept durchgeführt. Wir haben Teams im Parallelbetrieb mit einer Mitel MiVoice Office 400 genutzt. Eine solche Konstellation bietet nicht nur Investitionsschutz, sondern gleich das Beste aus beiden Welten. Die bestehende DECT Infrastruktur kann ohne Problem weiter betrieben und genutzt werden und Mitarbeiter im Büro müssen nicht auf moderne Funktionen wie Online Meetings, Screen-Sharing oder Team Kollaboration verzichten.

Wir haben uns dazu entschieden den «Cloud Only Approach» für den SBC (Session Border Controller) weiter zu verfolgen und die Mitel MiVoice Office 400 einfach an unseren bestehenden Managed SBC angeschlossen. Dies vereinfacht auch zukünftige Migrationsszenarien, falls der Parallelbetrieb von Anfang an nur für eine befristete Migrationsphase geplant wird.

Challenge mit der Mitel MiVoice Office 400

Die grösste Challenge dabei war die fehlende NAT (Network Address Translation) Funktionalität der Mitel Anlage. D.h. die Mitel MiVoice Office 400 kann nicht damit umgehen, dass sich der SBC nicht im selben Netz befindet. Als Lösung dafür haben wir ein VPN (Virtual Private Network) von unserem Router zu Azure gebaut. Etwas das mit fast jedem bestehenden Router bewerkstelligt werden kann.

Technisch sieht das ganze folgendermassen aus:

Proof of Concept Mitel MiVoice Office 400

Aufbau der Mitel MiVoice Office 400 Verbindung über den SBC zu Microsoft Teams.

Das Ergebnis

Die Vernetzung der Mitel MiVoice Office 400 Anlage mit Teams über den SBC funktioniert sehr gut. Am Ende des Tages konnten wir alle Funktionen nutzen, welche man von einer Telefonanlage erwarten würde, auch wenn es sich dabei im Prinzip um zwei komplett verschiedene Systeme und Technologien handelt. Dank spezifischen Routen ist es möglich, das Teams Benutzer via Kurzwahl oder Rufnummer von der Mitel MiVoice Office 400 aus und umgekehrt, angerufen werden können. Ja, wir konnten sogar Kurzwahlnummern auf dem SBC definieren um vom Teams Client aus einen Teilnehmer der Mitel MiVoice Office 400 Anlage mit nur zwei Ziffern zu erreichen. Der ganze Vorgang funktioniert ohne das Verlassen der eigenen bzw. der managed Infrastruktur und verursacht somit keine Gesprächsgebühren, da ein Anruf von der Mitel MiVoice Office 400 zu Teams oder umgekehrt zu keinem Zeitpunkt das öffentliche Telefonnetz erreicht.

Selbstverständlich ist es auch möglich von Teams, wie auch von der Mitel MiVoice 400 aus, externe Anrufe zu empfangen oder zu tätigen. Auch Weiterleitungen an eine Handynummer, welche auf einem Mitel Telefon oder im Teams Client eingerichtet wurden, funktionieren wie erwartet. Wie sieht es mit erweiterten Funktionen wie Transferieren (mit und ohne Rückfrage), lokalen 3er Konferenzen und Voicemail aus? Auch das hat alles mit internen, zwischen Teams und Mitel MiVoice Office 400 internen und externen Anrufen ohne Weiteres funktioniert.

Routing

Technisch gesehen, gibt es nur einen SIP Trunk für beide Systeme. Jede Anlage hat aber Ihre eigenen Nummernbereiche. Anhand dieser Ranges wird also bei eingehenden Anrufen bestimmt, ob ein Anruf zur Mitel MiVoice Office 400 oder zu Teams geroutet wird. Genau gleich funktioniert dies bei ausgehenden Anrufen. Ist die gewählte Nummer Teil eines Ranges, wird der Anruf intern zwischen PBX und Teams geroutet. Nur externe Anrufe ausserhalb der beiden Ranges werden über den SIP Provider gelotst.

Die Mitel MiVoice Office 400 unterstützt «OneNumber» d.h. man kann die Anlage so konfigurieren, dass Anrufe einer bestimmten Nummer immer auf mehreren Geräten klingeln. In unserem Test sind wir von einem Teams Benutzer ausgegangen, welcher zusätzlich ein DECT Telefon besitzt. Anrufe welche auf einem der beiden Geräte abgenommen werden, erscheinen auf dem anderen Client nicht als verpasster Anruf. Zusätzlich zur Telefonnummer wird bei eingehenden Anrufen auch die SIP ID bzw. der Name der anrufenden Person angezeigt, auch wenn diese vom anderen System stammt.

Matrix mit Szenarien 

Die folgende Grafik zeigt einen Überblick über die verfügbaren Features und die erfolgreich getesteten Szenarien.

Mitel MiVoice Office 400 verfügbare Funktionen mit Teams

Tabelle zur Darstellung der möglichen Funktionen welche zwischen einer Mitel MiVoice Office 400 und Microsoft Teams funktionieren.

Limitationen

Da es sich um komplett unterschiedliche Systeme handelt, gibt es leider immer noch kleinere Limitationen. So kann z.B. auf einem Endgerät der Mitel MiVoice Office 400 keine Teamtaste eingerichtet werden, welche anzeigen würde, ob sich ein Teams Benutzer gerade in einem Gespräch befindet oder nicht. Damit die Signalisierung und die Audiostreams zuverlässig funktionieren, müssen sich der Session Border Controller und die PBX entweder im gleichen Netzwerk befinden oder es muss ein VPN zwischen dem PBX Standort und dem SBC, in unserem Falle Azure, aufgebaut werden. Auch das Thema Presence ist natürlich nicht gelöst, was aber zu erwarten war.

Grundsätzlich ist diese Lösung, wie bei unserer herkömmlichen Teams Direct Routing Lösung, mit jedem beliebigen SIP Provider möglich. Dabei ist zu beachten, dass unterschiedliche SIP Provider auch unterschiedlich ausgebaute technische Lösungen voraussetzen. Wir haben diesen Proof of Concept mit einem unserer eigenen TwinCap First SIP Trunks getestet.

Wir danken der dem Team von T&N Telekom & Netzwerk AG für die gute Zusammenarbeit.

TwinCap First ist an der Commsverse!

TwinCap First ist an der Commsverse!: Die Commsverse ist eine unabhängige Microsoft Teams Konferenz welche im April in der Mercedes-Benz World in Weybridge, England stattfindet. Sie wird von keinem geringeren organisiert als von MVPs Randy Chapman, Martin Boam und Mark Vale. Das Jahr 2020 markiert die erste Ausgabe der Commsverse überhaupt. Über das Momentum und Wachstum von Microsoft Teams haben wir schon oft geschrieben. Daher ist es auch keine Überraschung, dass Microsoft und «Microsoft Teams» die «Technologie Sponsoren» der Konferenz sind. Des weiteren zählen Hersteller wie AudioCodes, Ribbon, Anynode (TE-Systems), Yealink, Poly und viele weitere zu den Sponsoren.

Folgende «Learning Tracks» werden in Zusammenhang mit Microsoft Teams angeboten:

  • Kommunikation
  • Kollaboration
  • Administration
  • Automation

Dabei gibt es pro Learning Track insgesamt 10 Sessions auf 2 Tage verteilt mit unterschiedlichen Know-How Leveln. Die Konferenz schreibt Diversität und Inklusion gross, deshalb gibt es für jeden Track auch Sessions mit unterschiedlichen Leveln, so dass für jeden, egal ob Einsteiger oder UC Veteran etwas dabei sein wird.

Es freut uns anzukündigen, dass unser Mitarbeiter Martin Heusser die TwinCap First AG am 29. & 30. April 2020 an der Commsverse repräsentieren wird und einen Vortrag über «Microsoft 365 Phone System und ob es Ihre Legacy PBX ersetzen kann?» halten wird.

TwinCap First ist an der Commsverse! – Details zur Konferenz und Tickets finden Sie unter: https://www.commsverse.com/
Details zur Session von Martin Heusser finden Sie hier.

TwinCap First ist an der Commsverse!

Kontakt
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Standort Schweiz

TwinCap First AG
Favreweg 1
CH-8304 Wallisellen
+41 44 666 50 50
info@twincapfirst.ch

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