Presence Status in Microsoft Teams

Presence Status in Microsoft Teams

Presence Status in Microsoft Teams: In diesem Beitrag erfahren Sie Einiges über die Bedeutung des Presence Status in Microsoft Teams. Dies bei der Benutzung der Teams Desktop- und Mobile-App, sowie auf Desktopgeräten. Haben Sie sich auch schon gefragt, wieso Ihr Statussymbol im Teams in gewissen Situationen rot und nicht grün ist? Wir klären auf. Neben den benutzerdefinierten Statusanzeigen, welche der User selbst bestimmen kann, gibt es noch Präsenz Statusse in Teams, welche anhand von Systembedingungen bestimmt werden. Dabei spielen zum Beispiel Kalendereinträge im Outlook oder Energieoptionen eine Rolle. Dann gibts aber noch das Verhalten zwischen verschiedenen Teams Clients wie Mobile App, Desktop App, Webbrowser, Tischtelefon….

Busy oder Away?

Der Status «abwesend» (oranges Symbol) als Presence Status in Microsoft Teams erscheint, wenn man nicht am Arbeitsplatz ist oder für einige Minuten inaktiv ist im App. Soll heissen, Teams definiert den Status automatisch, sobald das Gerät, je nach gesetzten Powersettings in den Standbymodus wechselt, den Screen ausschaltet oder ein Screen Lock durchgeführt wird. Der Status kann auch manuell zu «abwesend» gesetzt werden. Der Wechsel zu «verfügbar» erscheint dann wieder, wenn Aktivität herrscht. Sprich bei einem erneuten Login oder dem Aufrufen des Teams-Apps. So haben auch andere Statusse einen Einfluss auf Systemzustände. Zum Beispiel «beschäftigt» (rotes Symbol): Wenn Sie in Ihrem Outlook Kalender einen einfachen Termin gebucht haben, erscheint dieser Zustand. Anrufe, Chats, Videocalls werden aber weiterhin empfangen. Ähnliches Szenario: Kalendereintrag mit weiteren Teilnehmern oder Meeting Link führt zum Status «in einer Besprechung»

Do not disturb

Bei Statusanzeigen aus der Kategorie «nicht stören» werden sie in Ruhe gelassen. Bedeutet, dass Anrufe oder Videocalls nicht berücksichtigt und Chats nicht benachrichtigt werden. Dazu gehören folgende Statusse:

  • «Nicht stören»: Wird manuell festgelegt
  • «Hält Präsentation» (Auto): Wird automatisch festgelegt z.B während ScreenSharing
  • «Fokussierend» (Auto): Wird automatisch festgelegt. Hier bucht der Dienst MyAnalytics für Sie einen Kalendertermin im Outlook ein, bei welchem Sie von Teams Notifications verschont bleiben

Zertifizierte Teams Telefone

Bekanntlich gibt es Telefone von verschiedenen Herstellern wie Audiocodes, Yealink usw. welche mittels eines integrierten Teams Clients gesteuert werden. Die verschiedenen Zustände haben auch auf diesen Clients ein verbindliches Handling. Dabei funktioniert der automatische, sowie manuelle Statuswechsel auch in diesem Bereich der Apps. Ist man nur noch auf dem Telefon im Teams angemeldet, bestimmt der Zustand des Gerätes oder der Kalender den Status.

Handling mit Direct Routing

Bei Teams DR Installationen gibt es die eine oder andere Sache, welche im Zusammenhang mit dem Presence Status in Microsoft Teams berücksichtigt werden muss. Bekanntlich beinhalten Call Queues die Funktion Presence-Based Routing. Ist diese aktiviert, werden nur Teilnehmer in der Call Queue berücksichtigt, welche explizit «verfügbar» sind. Dabei gilt zu beachten, dass jeder Kalendereintrag oder Inaktivität des Teams Client den Status automatisch verändert. Folgen dieser Aktion: Der Agent ist nicht mehr erreichbar. Bedeutet als Massnahme: Aufhebung der Funktion oder das Streben nach einer sauberen und aktuellen Kalenderführung.

Zudem ist Busy on Busy bei der aktiven Presence-Based Funktion während eines Anrufs innerhalb der Call Queue nutzlos. Bedeutet, dass Anrufe während eines aktiven Calls trotzdem reinkommen. Da sich dieser Override nicht umgehen lässt, bleibt nur noch übrig Presence-Based Routing zu deaktivieren oder damit zu leben.

Weitere Presence Status in Microsoft Teams

Verfügbar – ausser Haus: Kombination zwischen Kalendereintrag auf “ausser Haus” aber im Teams Client verfügbar (Mobile oder Desktop App) Weitere Ursache: Abwesenheitsmeldung

Am Telefon – abwesend: Während eines Telefonats über längere Zeit keine getätigte Aktivität im Teams App

Ausser Haus: Kalendereintrag auf «ausser Haus» und auf keinem App aktiv (Mobile oder Desktop App)

Offline: User ist auf jedem Teams App ausgeloggt.

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/presence-admins

TwinCap First ist an der Commsverse!

TwinCap First ist an der Commsverse!: Die Commsverse ist eine unabhängige Microsoft Teams Konferenz welche im April in der Mercedes-Benz World in Weybridge, England stattfindet. Sie wird von keinem geringeren organisiert als von MVPs Randy Chapman, Martin Boam und Mark Vale. Das Jahr 2020 markiert die erste Ausgabe der Commsverse überhaupt. Über das Momentum und Wachstum von Microsoft Teams haben wir schon oft geschrieben. Daher ist es auch keine Überraschung, dass Microsoft und «Microsoft Teams» die «Technologie Sponsoren» der Konferenz sind. Des weiteren zählen Hersteller wie AudioCodes, Ribbon, Anynode (TE-Systems), Yealink, Poly und viele weitere zu den Sponsoren.

Folgende «Learning Tracks» werden in Zusammenhang mit Microsoft Teams angeboten:

  • Kommunikation
  • Kollaboration
  • Administration
  • Automation

Dabei gibt es pro Learning Track insgesamt 10 Sessions auf 2 Tage verteilt mit unterschiedlichen Know-How Leveln. Die Konferenz schreibt Diversität und Inklusion gross, deshalb gibt es für jeden Track auch Sessions mit unterschiedlichen Leveln, so dass für jeden, egal ob Einsteiger oder UC Veteran etwas dabei sein wird.

Es freut uns anzukündigen, dass unser Mitarbeiter Martin Heusser die TwinCap First AG am 29. & 30. April 2020 an der Commsverse repräsentieren wird und einen Vortrag über «Microsoft 365 Phone System und ob es Ihre Legacy PBX ersetzen kann?» halten wird.

TwinCap First ist an der Commsverse! – Details zur Konferenz und Tickets finden Sie unter: https://www.commsverse.com/
Details zur Session von Martin Heusser finden Sie hier.

TwinCap First ist an der Commsverse!

Microsoft Teams: Busy on Busy

Microsoft Teams: Busy on Busy

«Knock Knock.»
«Who’s there?»
«Busy.»
«Busy who?»
«Busy On Busy.»

Busy on Busy:

Ich würde jetzt mal pauschal sagen, dass die Leute es generell mögen, wenn man anklopft. Das muss aber bei der Telefonie nicht unbedingt der Fall sein. Hier scheinen sich die Geister zu scheiden. Die einen mögen das «Anklopfen» feature, andere überhaupt nicht. Und wer jetzt nur Bahnhof versteht, dem werde ich gleich erklären, was ich damit meine.

«Anklopfen» bedeutet in der Telefonie Welt, dass wenn sich jemand bereits in einem Gespräch befindet, ein zweiter Anrufer anklopfen kann. Diejenige Person, welche bereits in einem aktiven Gespräch ist, kann sich dann entscheiden, den zweiten Anruf anzunehmen und das aktuelle Gegenüber auf halten zu setzen oder den neuen Anrufer abzuweisen. Ein Besetzt-Zeichen hört der zweite Anrufer in diesem Fall nicht. Er weiss nicht, dass sich die Person, welcher er anrufen wollte, besetzt war. Ein Feature welches standardmässig auf vielen Telefonen wie etwa dem iPhone aktiviert ist.

Bei Skype for Business hat man dieses Feature lange vermisst, bis es dann schlussendlich doch noch im kumulativen Update vom Juli 2016 nachgereicht wurde. Doch Skype for Business Online Nutzer wurden aussen vorgelassen und konnten nicht von diesem «neuen» Feature Gebrauch machen.

Hier setzt dafür Teams ein klares Zeichen. Microsoft meint es ernst mit Direct Routing und liefert nach. Es kommen ständig neue Telefonie Features und PBX Leistungsmerkmale. Seit gut einem Monat ist BusyOnBusy – also das Besetzt-Zeichen für Teams Direct Routing Benutzer verfügbar.

Anfangs konnte das Feature nur über PowerShell aktiviert werden. Mittlerweile lässt sich das Feature aber auch bequem über das Teams Admin Center (TAC) konfigurieren.

Teams Policies Busy on busy

Das Busy on busy wird prinzipiell über eine Teams Calling Policy (Anruf Richtlinie) gesteuert, dazu gibt es die sogenannte «Global» Policy welche standardmässig allen Benutzer zugewiesen ist. Wer Busy on busy für alle seine Mitarbeiter aktivieren will, passt einfach die Globale Calling Policy an.

Doch wie bereits am Anfang erwähnt wurde, kann es durch aus sein, das gewisse Mitarbeiter lieber kein Besetzt-Zeichen senden, sondern einen zweiten Anruf lieber entgegennehmen wollen.

Wenn dies der Fall ist, erstellt man am besten eine neue, benutzerdefinierte Calling Policy, aktiviert dort anstelle der Global Policy das Busy on busy Feature und weist die Policy dann allen Benutzern zu, welche gerne nur einen Anruf aufs Mal erhalten wollen.

Ist das Feature einmal aktiviert, wird während einem aktiven Anruf kein zweiter mehr signalisiert und dem zweiten Anrufer ein Besetzt-Zeichen ausgegeben.

Auto Attendants & Call Queues «V2»

Wie es scheint, war Microsoft nicht nur mit der Implementierung des Besetzt-Zeichens beschäftigt, denn Sie haben auch gleich eine neue Version der Auto Attendants (Automatische Telefonzentralen) und Call Queues (Anrufwarteschlaufen) veröffentlicht.

Damit ist es nun endlich möglich, seine eigenen Direct Routing Nummern welche sich im SIP Trunk beim Provider befinden einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuordnen.

Bei Auto Attendants und Call Queues handelt es sich um sogenannte «Voice Apps» welche typischerweise dazu dienen Öffnungszeiten, Feiertage, Anrufsteuerungen, Ring Rufe etc. für Haupt- oder Support/Service Nummern abzubilden. Somit müssen Sie ab sofort nicht mehr auf eine durch Microsoft bezogene Leistungsnummer zurückgreifen oder Ihre eigene Hauptnummer auf eine solche Nummer umleiten.

Resource Accounts

Zudem gibt es neu auch noch eine zentrale Feiertagsliste. Anstelle, dass alle Feiertage pro Auto Attendant separat erfasst werden mussten, können die Feiertage nun ein Mal unter «Org-wide Settings» erstellt und anschliessend von allen Auto Attendants benutzt werden. Ein weiterer Pluspunkt wäre, dass man pro Feiertag eine individuelle Audio Ansage mit den entsprechenden Öffnungszeiten hinterlegen kann. Ein Feature welches selbst noch lange nicht alle etablierten Cloud-PBX Systeme bieten.

Holidays

Wenn Sie Ihre Öffnungszeiten und Feiertage über Auffahrt noch nicht automatisiert über einen Auto Attendant gesteuert hatten, dann ist es höchste Zeit sich über eine Telefonie Lösung mit Microsoft Teams Gedanken zu machen. Das TwinCap First Team freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme!

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