PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – Haben ihre Mitarbeiter bereits jetzt schon die Möglichkeit im Homeoffice mit der geschäftlichen Festnetznummer zu telefonieren? Oder sind Sie noch an eine physische PBX (Telefonanlage) und eine VPN Verbindung gebunden? Telefonieren über Microsoft Teams geht dank dem Service “Direct Routing” schon lange. Doch wie realistisch ist es, dass das in Teams integrierte “Microsoft 365 Phone System” ihre komplette PBX ablösen kann? An dieser Front gibt es einige News welche wir Ihnen in diesem Blog Post gerne aufzeigen möchten. 

Übersicht Teams Telefonie

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – wie realisiert man eine PBX in Teams? 

Microsoft 365 Phone System bietet zwei Komponenten, um Anrufe auf wichtige Nummern zu steuern. Als wichtige Nummern” bezeichnen wir Business kritische Nummern wie z.B. ihre Hauptnummer oder Support-Hotline. Anders als bei normalen Benutzern, ordnen Sie diese Nummern einem sogenannten “Resource Account” zu. Ein Ressourcenkonto ist ein speziell konfigurierter Microsoft 365 Account. Dieser wird wiederum mit einer “Voice App” verknüpft. Es gibt zwei Typen von Voice Apps: Auto Attendants und Call Queues. Bei beiden Varianten handelt es sich um “Bots” also um Systeme, welche ihre eingehenden Anrufe automatisch entgegennehmen. 

Was sind Auto Attendants? 

Was soll geschehen, wenn jemand ihre Hauptnummer anruft? Typischerweise, wird als erstes überprüft, ob heute die Büros offen oder aufgrund eines Feiertages geschlossen sind. Danach wird geprüft, ob der Anrufer innerhalb oder ausserhalb der Geschäftszeiten anruft. Genau solche Anfragen und Anrufsteuerungen können Sie mit einer automatischen Telefonzentrale in Teams realisieren. In einem einfachen Beispiel wird ein Anruf an eine Call Queue übergeben, sobald das System ermitteln konnte, dass alle Bedingungen zutreffen.

Sie können in Teams aber auch weitaus komplexere Anrufverläufe erstellen, in dem Sie Ihrer Zentrale ein IVR (Interactive Voice Response) hinzufügen. Durch Verschachteln von mehreren Auto Attendants können Sie beispielsweise eine Sprachauswahl und/oder eine Abteilungswahl realisieren. Phone System baut auf der Azure Cloud Infrastruktur von Microsoft auf. Deshalb sind Funktionen wie Sprachereingabe/-erkennung oder Text-To-Speech Ansagen von Anfang an mit dabei. Sie können sogar so weit gehen, dass ihre Anrufer beispielsweise nur den Namen des gewünschten Ansprechpartners ins Telefon sprechen müssen, um verbunden zu werden.

Was sind Call Queues? 

Anrufwarteschleifen sind die Art und Weise, wie eingehende Anrufe an verschiedene Benutzer oder Teams verteilt werden. Sie können direkt angerufen werden (ohne Öffnungszeiten Check) oder hinter einem Auto Attendant verschachtelt werden. Anrufer, welche sich in der Schleife befinden, hören Musik. Die häufigsten Methoden zum Verteilen der Anrufe sind “alle gleichzeitig anrufen” oder “nacheinander anrufen”. Besonders bei kleinen Teams empfehlen wir ihnen “alle gleichzeitig anrufen” auszuwählen. Sie können dann Einstellen, wie lange es bei den einzelnen Benutzern klingeln soll, bevor der Anruf umgeleitet wird. Sie können auch Warteschleifen miteinander verknüpften, um eine Überflusslogik zu bauen. Ein grosser Vorteil von Queues ist, dass sich Ihre Benutzer selbstständig von der Queue an oder abmelden können. Melden Sie sich ab, erhalten Sie keine Anrufe mehr, bis Sie sich wieder über den Teams Client anmelden. 

Callflow

Beispiel eines Call Flows welcher in Microsoft 365 Phone System realisiert wurde. Als erstes wird geprüft, ob Feiertag ist. Danach ob offen oder zu ist. Zuerst klingelt es 45s bei der ersten Gruppe. Wenn niemand abnehmen kann, geht es zur 2. Gruppe. Sollte immer noch niemand abnehmen können, geht es zu Voicemail.

 

Was kosten Auto Attendants und Call Queues? 

Phone System ist eine Erweiterung von Microsoft 365. In der Cloud wird bekanntlich pro Nutzer pro Monat lizenziert. Bei klassischen Telefonanlagen kauft man oftmals Lizenzen für eine maximale Anzahl Benutzer oder gleichzeitige Gespräche. Dass spezielle Features noch zusätzlich lizenziert werden müssen, ist leider keine Seltenheit. Bei Auto Attendants und Call Queues ist dies andersNur “Top-Level Voice Apps”, d.h. Zentralen oder Schleifen, welche eine eigene Telefonnummer haben müssen, lizenziert werden. Die Lizenzierung ist mehr technischer Natur, deshalb können Sie bis zu 25 “Phone System – Virtual User” Lizenzen kostenlos beziehen. Somit entstehen für Sie also keine weiteren Kosten, auch dann nicht, wenn Sie beispielsweise einen Auto Attendant mit Text-To-Speech Ansagen erstellen. Wenn Sie bedenken, dass die Voice Apps die sonst kostenpflichtigen Azure Cognitive Services benutzen, um Text in Sprache zu synthetisieren, ist dieser Punkt auf keinen Fall zu vernachlässigen. 

Was gibt es Neues in Teams rund um das Thema Anrufsteuerung? 

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice: Als wir damit begonnen haben Telefonie Lösungen mit Microsoft Teams Direct Routing zu realisieren, waren die Funktionen zugegebenermassen noch ein wenig limitiert. Das grösste Manko damals war, dass Sie einem Ressourcenkonto keine eigene Nummer zuordnen konnten. Heute können Sie Ihre Hauptnummer, die Sie entweder zu uns portiert oder bei Ihrem aktuellen Anbieter haben ohne Probleme einer automatischen Telefonzentrale zuweisen.

Weitere Schwachpunkte waren, dass Sie keine Gruppen Voicemail oder Möglichkeiten zum Weiterleiten von externen Anrufen aus einer Call Queue hatten. Dazu musste immer extra einen neuen User angelegt und lizenziert werden. Microsoft hat auch in diesem Bereich nachgebessert. Sie können nun Anrufe welche nicht innerhalb einer definierten Zeit von Ihren Mitarbeitern beantwortet werden problemlos auf eine Gruppen Voicemail oder z.B. ein Handy umleiten lassen.

Shared voicemail

Beispiel einer geteilten Voicemail. Anhand des Betreffs und des «To:» Feldes erkennen Sie sofort, für welche Gruppe die Voicemail bestimmt ist.

 

Leser, welche bereits mit Skype for Business vertraut sind, mögen sich sicherlich noch an die teilweise langen Verbindungszeiten der “Response Groups” erinnern. Mit dem neuen “Conference Mode” für Call Queues, baut eine Queue neu ein Meeting anstelle eines klassischen Anrufes auf, wobei die Zeit, bis Sie Ihr Gegenüber hören können, massiv verkürzt wurde. Zudem bieten Call Queues nun auch präsenzbasiertes Routing. D.h. Ihre Mitarbeiter kriegen nur dann Anrufe, wenn Ihr Status in Teams auch “Verfügbar” lautet. Wer nun argumentiert, dass Presence nicht immer zuverlässig ist oder sogar störend sein kann (denn wenn etwas im Kalender steht, heisst es ja nicht dass ich immer Busy bin und keine Anrufe mehr abnehmen kann in dieser Zeit), auch da gibt es einen kleinen Workaround den man anwenden kann um dieses Problem zu «umschiffen».

Neue Tischtelefone 

Auch bei den klassischen Tischapparaten hat sich einiges getan. Teams Tischtelefone registrieren sich nicht wie ein herkömmliches SIP Gerät bei einem SIP Registrar. Ein Teams Phone ist ein modernes Gerät, welches in den meisten Fällen über ein grosses Touch Display verfügt. Zertifizierte Teams Telefone laufen mit Android und führen eine spezielle Version des Teams Client aus. Die Anmeldung am Telefon geschieht über denselben Microsoft 365 Login wie am PC oder Smartphone. Da die Telefone “out of the Box” funktionieren und nicht vorher provisioniert oder konfiguriert werden müssen, können sie z.B. einfach ins Home Office ihrer Mitarbeiter geschickt werden. Das beste am Ganzen? Sie können ihre Telefone ohne zusätzliche Kosten oder Infrastruktur direkt im Teams Admin Center verwalten! Randnotiz: Die Meisten Hersteller unterstützen mittlerweile auch den Dark Mode. 😊

DialPad

Screenshot eines Yealink MP56 Teams Edition

Wann sollte ich mir einen Wechsel auf Teams Direct Routing & Phone System überlegen? 

Wenn Sie bereits Microsoft Teams für Ihre interne Kommunikation und Telefongespräche nutzen, macht es durchaus Sinn sich über die Integration der Festnetz Telefonie in Teams Gedanken zu machen. Ihre Mitarbeiter erhalten dadurch die Möglichkeit, alle Telefonate, intern und extern in derselben App zu tätigen. Besonders dann, wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besitzen, empfehlen wir Ihnen die Kosten zu analysieren. Eine Cloud basierte Telefonie Lösung eines Drittanbieters kostet oftmals mehr pro Benutzer als das Phone System, resp. Business Voice Add-On zur bestehenden Microsoft 365 Lizenz. 

Seit gut einem Jahr ist es technisch möglich, und vor allem auch rechtlich erlaubt, eine Microsoft 365 Business Lizenz mit Business Voice zu kombinieren. Der grösste Vorteil einer cloudbasiertenstandortunabhängigen Lösung ist aber ganz klar, dass Sie so, egal wo Sie sind, ihre Geschäftsnummer nutzen können. Die Vielzahl an verfügbaren Clients wie Desktop, Web, Mobile oder Tischtelefon runden diesen Vorteil weiter ab.

Wer ist für Ihre aktuelle Telefonie Lösung verantwortlich?

Telefonanlagen sind in vielen Firmen ein Buch mit sieben Siegel. Sie wurden irgendwann einmal von irgendjemandem aufgesetzt. Niemand kennt sich so richtig damit aus und niemand hat die Zeit sich damit zu befassen. Wie Sie einem neuen Mitarbeiter eine Nummer zuweisen, wissen Sie gerade noch so knapp. Doch wenn es dann mal brennt, dann weiss niemand was tun. Kommt ihnen das bekannt vor?

Automatisierungsmöglichkeiten

Wie praktisch jedes Microsoft Produkt, können Sie auch Teams komplett über PowerShell provisionieren. Sie haben keine Lust 15 einzelne Feiertage für nächstes Jahr zu erfassen? Wir auch nicht. Deshalb helfen wir Ihnen gerne ein Script zu entwickeln, welches diese Aufgabe für Sie übernimmt. Der Mehrwert von automatisierten Prozessen und Provisionierungen im Bereich IT ist enorm. Warum sollte dies nicht auch auf die Telefonie ausgeweitet werden?

Wenn Sie Ihre PBX ablösen und mit Teams im Home Office telefonieren möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie zu irgendeinem Punkt dieses Beitrages Fragen haben. Wir unterstützen Sie gerne in “all Things Teams”. 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Microsoft Teams Extension Dialing

Microsoft Teams Extension Dialing

Bei klassischen Telefonanlagen war es oftmals so, dass eine Firma nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine eigene Direktnummer hatte. Vielmehr wurden die Anrufe über eine zentrale Nummer empfangen und dann an die internen Nebenstellen (Telefonapparate) innerhalb des Netzwerks verteilt.

Ähnlich wie man in Cloud deployments jeden einzelnen Benutzer lizenziert, vergibt man üblicherweise auch jedem Benutzer seine eigene Direktnummer. Dies ist meist auch kostentechnisch kein Problem, da viele Anbieter, wie auch wir, keine monatliche Gebühr pro Nummer erheben.

Es gibt dennoch Situationen, in welchen nicht jedem Mitarbeiter eine Nummer zugeteilt werden kann. Typische Beispiele sind Start-Ups welche mit wenigen Nummern beginnen und dann rasant wachsen oder Firmen welche seit Jahrzenten dieselben fünf Nummern besitzen und einfach keine fortlaufenden Nummern mehr verfügbar sind.

Aus technischer Sicht kann in Teams jede Nummer nur einmal zugewiesen sein. Das bedeutet, dass die Attribute der Benutzer in jedem Fall eindeutig sein müssen. In diesem Fall kann das sogenannte Microsoft Teams Extension Dialing die Rettung sein. Hierbei können mehreren Benutzern die Hauptnummer, gefolgt von einer Extension Nummer zugewiesen werden.

 

Mehrere Benutzer mit der Hauptnummer + eindeutige Extension Nummer

Verhalten bei ausgehenden Anrufen

Die Rufnummer widerspiegelt sich dann auch entsprechend im Teams Client. Der Benutzer kann also somit sehen, welches seine Extension Nummer ist.

Nummer inkl. Extension im Teams Client

Bei ausgehenden Anrufen auf externe Nummern wird dann je nach Provider oder Gerät entweder nur die Hauptnummer oder die Hauptnummer + Extension angezeigt. Viele Firmen setzen ohnehin nach wie vor darauf, bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer oder die Nummer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wenn dies der Fall ist, bringt eine Implementation der Extension Nummern keinen Nachteil gegenüber der Zuweisung einer Direktnummer für jeden Benutzer.

Interne Anrufe

Ein Wechsel auf eine moderne Telefonie Plattform wie Microsoft Teams erfordert oftmals auch eine Umgewöhnung der Benutzer. Einige gewöhnen sich vielleicht schnell daran, die Kollegen/Innen neu per Namen, anstatt der Kurzwahl zu suchen, während andere vielleicht lieber wieder die drei oder vierstellige Kurzwahl eintippen würden. Auch das ist kein Problem.

Mit einer sogenannten Normalisierungs-Regel können Muster definiert werden (z.B. vierstellige Nummern) welche mit einer bestimmten Zahl beginnen und anschliessend in eine volle E.164 Rufnummer umgewandelt werden. Dies geschieht anhand einer Regular Expression (RegEx) welche die gewählte Nummer auf die Gültigkeit der Regel überprüft.

Beipsiel einer Normalization Rule

RegEx kann einem auf den ersten Blick ziemlich komplex und schwer zu lernen erscheinen. Daher hat Microsoft einen grafischen RegEx Wizard ins Teams Admin Center eingebaut mit welchem diese Regeln auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können.

In diesem Beispiel verwenden wir vierstellige stellige Kurzwahlen welche mit der Ziffer «4» beginnen, exakt vier Zeichen lang sind und normalisieren diese zu +4144512xxxx.

Dabei wird eigentlich nicht die Kurzwahl gewählt, sondern Sie wird lediglich am Ende des Präfixes «+4144512» angehängt. Deshalb braucht für diese Funktion trotzdem jeder Benutzer eine eigene Direktnummer. Teams erkennt automatisch, dass es sich dabei um eine Nummer handelt, welche einem internen Benutzer zugeordnet ist und es wird ein interner Teams Anruf aufgebaut. Dabei entstehen keine Kosten für den Anruf.

Eingehende Anrufe

Eingehend sieht dies dann anders aus. Die Nummer «+41445124075;ext=4072» ist keine Normale Telefonnummer, daher kann ein Anruf nicht einfach so an die entsprechende Extension durchgestellt werden. Damit dies gelingt, braucht es eine gewisse Logik auf der Hauptnummer. Die richtige Komponente in Teams dafür heisst Auto Attenant (oder auch Automatische Telefonzentrale). Mit diesem Baustein lassen sich einfach IVRs (Interaktive Sprach Menus) realisieren. Ein Auto Attendant unterstützt zwei Möglichkeiten, (jedoch nur eine pro Auto Attendant) einen Anruf an eine bestimmte Person weiterzuleiten:

  • Dial by Name (Der Anrufer sagt den Namen der Person, welche er erreichen möchte)
  • Dial by extension (Der Anrufer tippt die Nummer der Person via Tastatur ein)

Nach Einagbe der Extension oder Sagen des Namens wird der Anrufer automatisch mit der gesuchten Person verbunden. Wer seinen Kunden trotzdem beide Möglichkeiten bieten will, von beiden Varianten gebrauch zu machen, kann dies erreichen, indem zwei verschiedene Auto Attendants verschachtelt werden.

Damit ein Auto Attendant in der Lage ist eine Person anhand der Extension Nummer im Verzeichnis zu finden, muss die Extension im Telefonnummer Feld des Benutzers entsprechend eingetragen sein.

Wenn wir mit diesem Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind Ihnen gerne bei der Konfiguration Ihrer Telefonzentrale in Teams behilflich.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Partnerschaft mit Luware für Teams direct routing

Neue Partnerschaft mit Luware: Wir freuen uns die Partnerschaft mit Luware bekannt zu geben. Mit Luware haben wir einen Schweizer Partner gefunden, welcher über jahrelange Erfahrung in der Enterprise Kommunikation verfügt. Speziell im Microsoft Umfeld von Lync/Skype und Teams. Als Microsoft «Teams direct routing» Anbieter der ersten Stunde, sind wir stets bemüht unser Ökosystem zu erweitern.

Durch die Partnerschaft mit Luware, bieten wir unseren Kunden eine noch grössere Vielfalt an Lösungsvarianten und Einsatzmöglichkeiten. Insbesondere wenn es um den Einsatz von Microsoft «Teams direct routing» als Telefonielösung geht. Mit der neuen Partnerschaft mit Luware sind wir in der Lage auch weitergehende und komplexere Bedürfnisse im Bereich der Telefonie, sowie eine Vielzahl von Szenarien und Anforderungen aus dem Telefoniealltag abzudecken.

Zu Luware’s Portfolio gehören Lösungen für das Call routing, Contact Center Tools, Vermittlerlösungen (Rezeptionisten Arbeitsplätze) sowie Audio Recording. Beispiele von Lösungen sind Stratus Team, Stratus Agent und Stratus Switchboard. Weitere Infos finden Sie auf https://www.luware.com.

Dass sagt LuWare über sich selbst: Wir lieben, was wir tun: Entwicklung von Software für aussergewöhnlichen Kundenservice. Angeführt von den Bedürfnissen unserer Kunden, verwaltet von unseren Gründern: Wir sind über 80 Luwarians in der Schweiz, Großbritannien, Deutschland, den USA und Weißrussland mit einer Leidenschaft für moderne Technologie und exzellenten Kundenservice. In enger Partnerschaft mit Microsoft erweitern wir ihre Kommunikationsplattformen, um Mitarbeiter und Kunden über alle Kanäle hinweg zu verbinden. Mit fast 10 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung und im Kundenservice unterstützen wir unsere Kunden weltweit dabei, ihre Kundenerlebnisse aktiv zu gestalten.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit. Für Fragen zu den Lösungen von Luware stehe wir gerne zur Verfügung.

Automatische Firmwareupdates für AudioCodes

Automatische Firmwareupdates für AudioCodes AC C450HD: Ab sofort bieten wir für unsere Teams Direct Routing und Teams Telefonie Kunden einen gratis Service für Firmware-Updates und Konfigurationen. Dies betrifft Kunden welche Audiocodes AC C450 HD-Geräte im Einsatz haben und aus Maturitätsgründen noch die Teams kompatible Skype UC Software nutzen um mit Teams Direct routing zu telefonieren. Verwendet man die Teams Firmware, so entfällt die Provisionierung durch eine FTP Dienst, da Office 365 eine Möglichkeit über das Teams Admin Center zur Verfügung stellt, um Geräte zu aktualisieren. Wir empfehlen nach Möglichkeit den Einsatz von Teams Geräten. Diese Geräte werden ebenfalls mit Android betrieben und von Microsoft mit der Teams App bespielt. Die App kommt direkt von Microsoft und wird im Teams Admin Center verwaltet.

Somit ist es möglich, dass Sie z.b. über DHCP einen Firmware Download URL oder einen Konfigurations-URL als DHCP Option auf die Telefone verteilen können. Die Geräte prüfen dann periodisch auf diesen Links ob es neue Firmware Pakete oder Änderungen an der Konfiguration gibt.

Somit entfällt das mühsame «händische» Konfigurieren, wenn ein Telefon neu angeschafft wird und zudem sind die Telefone immer auf dem aktuellen Stand was die Firmware angeht.

Die neuste Firmware für die Audiocodes IP Phones ist 3.2.1.474 und bietet unter anderem folgende nützlichen Verbesserungen:

  • Anruferkennung und Reverse Lookup von Outlook Kontakten (nur wenn mit Landesvorwahl korrekt erfasst und Dial-Plan im Tenant vorhanden ist)
  • Wählen von Outlook Kontakten aus dem synchronisierten Telefonbuch
  • Automatische Firmwareupdates für AudioCodes AC C450HD – natürlich auch für andere Modelle von Audiocodes möglich.

 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Automatische Firmwareupdates für AudioCodes

Microsoft Teams: Busy on Busy

Microsoft Teams: Busy on Busy

«Knock Knock.»
«Who’s there?»
«Busy.»
«Busy who?»
«Busy On Busy.»

Busy on Busy:

Ich würde jetzt mal pauschal sagen, dass die Leute es generell mögen, wenn man anklopft. Das muss aber bei der Telefonie nicht unbedingt der Fall sein. Hier scheinen sich die Geister zu scheiden. Die einen mögen das «Anklopfen» feature, andere überhaupt nicht. Und wer jetzt nur Bahnhof versteht, dem werde ich gleich erklären, was ich damit meine.

«Anklopfen» bedeutet in der Telefonie Welt, dass wenn sich jemand bereits in einem Gespräch befindet, ein zweiter Anrufer anklopfen kann. Diejenige Person, welche bereits in einem aktiven Gespräch ist, kann sich dann entscheiden, den zweiten Anruf anzunehmen und das aktuelle Gegenüber auf halten zu setzen oder den neuen Anrufer abzuweisen. Ein Besetzt-Zeichen hört der zweite Anrufer in diesem Fall nicht. Er weiss nicht, dass sich die Person, welcher er anrufen wollte, besetzt war. Ein Feature welches standardmässig auf vielen Telefonen wie etwa dem iPhone aktiviert ist.

Bei Skype for Business hat man dieses Feature lange vermisst, bis es dann schlussendlich doch noch im kumulativen Update vom Juli 2016 nachgereicht wurde. Doch Skype for Business Online Nutzer wurden aussen vorgelassen und konnten nicht von diesem «neuen» Feature Gebrauch machen.

Hier setzt dafür Teams ein klares Zeichen. Microsoft meint es ernst mit Direct Routing und liefert nach. Es kommen ständig neue Telefonie Features und PBX Leistungsmerkmale. Seit gut einem Monat ist BusyOnBusy – also das Besetzt-Zeichen für Teams Direct Routing Benutzer verfügbar.

Anfangs konnte das Feature nur über PowerShell aktiviert werden. Mittlerweile lässt sich das Feature aber auch bequem über das Teams Admin Center (TAC) konfigurieren.

Microsoft Teams Calling Policies

Das Busy on busy wird prinzipiell über eine Teams Calling Policy (Anruf Richtlinie) gesteuert, dazu gibt es die sogenannte «Global» Policy welche standardmässig allen Benutzer zugewiesen ist. Wer Busy on busy für alle seine Mitarbeiter aktivieren will, passt einfach die Globale Calling Policy an.

Doch wie bereits am Anfang erwähnt wurde, kann es durch aus sein, das gewisse Mitarbeiter lieber kein Besetzt-Zeichen senden, sondern einen zweiten Anruf lieber entgegennehmen wollen.

Wenn dies der Fall ist, erstellt man am besten eine neue, benutzerdefinierte Calling Policy, aktiviert dort anstelle der Global Policy das Busy on busy Feature und weist die Policy dann allen Benutzern zu, welche gerne nur einen Anruf aufs Mal erhalten wollen.

Ist das Feature einmal aktiviert, wird während einem aktiven Anruf kein zweiter mehr signalisiert und dem zweiten Anrufer ein Besetzt-Zeichen ausgegeben.

AUTO ATTENDANTS & CALL QUEUES «V2»

Wie es scheint, war Microsoft nicht nur mit der Implementierung des Besetzt-Zeichens beschäftigt, denn Sie haben auch gleich eine neue Version der Auto Attendants (Automatische Telefonzentralen) und Call Queues (Anrufwarteschlaufen) veröffentlicht.

Damit ist es nun endlich möglich, seine eigenen Direct Routing Nummern welche sich im SIP Trunk beim Provider befinden einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuordnen.

Bei Auto Attendants und Call Queues handelt es sich um sogenannte «Voice Apps» welche typischerweise dazu dienen Öffnungszeiten, Feiertage, Anrufsteuerungen, Ring Rufe etc. für Haupt- oder Support/Service Nummern abzubilden. Somit müssen Sie ab sofort nicht mehr auf eine durch Microsoft bezogene Leistungsnummer zurückgreifen oder Ihre eigene Hauptnummer auf eine solche Nummer umleiten.

Microsoft Teams Resource Accounts

Zudem gibt es neu auch noch eine zentrale Feiertagsliste. Anstelle, dass alle Feiertage pro Auto Attendant separat erfasst werden mussten, können die Feiertage nun ein Mal unter «Org-wide Settings» erstellt und anschliessend von allen Auto Attendants benutzt werden. Ein weiterer Pluspunkt wäre, dass man pro Feiertag eine individuelle Audio Ansage mit den entsprechenden Öffnungszeiten hinterlegen kann. Ein Feature welches selbst noch lange nicht alle etablierten Cloud-PBX Systeme bieten.

Microsoft Teams Busy on Busy

Wenn Sie Ihre Öffnungszeiten und Feiertage über Auffahrt noch nicht automatisiert über einen Auto Attendant gesteuert hatten, dann ist es höchste Zeit sich über eine Telefonie Lösung mit Microsoft Teams Gedanken zu machen. Das TwinCap First Team freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme!

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.