PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – Haben ihre Mitarbeiter bereits jetzt schon die Möglichkeit im Homeoffice mit der geschäftlichen Festnetznummer zu telefonieren? Oder sind Sie noch an eine physische PBX (Telefonanlage) und eine VPN Verbindung gebunden? Telefonieren über Microsoft Teams geht dank dem Service “Direct Routing” schon lange. Doch wie realistisch ist es, dass das in Teams integrierte “Microsoft 365 Phone System” ihre komplette PBX ablösen kann? An dieser Front gibt es einige News welche wir Ihnen in diesem Blog Post gerne aufzeigen möchten. 

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – wie realisiert man eine PBX in Teams? 

Microsoft 365 Phone System bietet zwei Komponenten, um Anrufe auf wichtige Nummern zu steuern. Als “wichtige Nummern” bezeichnen wir Business kritische Nummern wie z.B. ihre Hauptnummer oder Support-Hotline. Anders als bei normalen Benutzern, ordnen Sie diese Nummern einem sogenannten “Resource Account” zu. Ein Ressourcenkonto ist ein speziell konfigurierter Microsoft 365 Account. Dieser wird wiederum mit einer “Voice App” verknüpft. Es gibt zwei Typen von Voice Apps: Auto Attendants und Call Queues. Bei beiden Varianten handelt es sich um “Bots” also um Systeme, welche ihre eingehenden Anrufe automatisch entgegennehmen. 

Was sind Auto Attendants? 

Was soll geschehen, wenn jemand ihre Hauptnummer anruft? Typischerweise, wird als erstes überprüft, ob heute die Büros offen oder aufgrund eines Feiertages geschlossen sind. Danach wird geprüft, ob der Anrufer innerhalb oder ausserhalb der Geschäftszeiten anruft. Genau solche Anfragen und Anrufsteuerungen können Sie mit einer automatischen Telefonzentrale in Teams realisieren. In einem einfachen Beispiel wird ein Anruf an eine Call Queue übergeben, sobald das System ermitteln konnte, dass alle Bedingungen zutreffen.

Sie können in Teams aber auch weitaus komplexere Anrufverläufe erstellen, in dem Sie Ihrer Zentrale ein IVR (Interactive Voice Response) hinzufügen. Durch Verschachteln von mehreren Auto Attendants können Sie beispielsweise eine Sprachauswahl und/oder eine Abteilungswahl realisieren. Phone System baut auf der Azure Cloud Infrastruktur von Microsoft auf. Deshalb sind Funktionen wie Sprachereingabe/-erkennung oder Text-To-Speech Ansagen von Anfang an mit dabei. Sie können sogar so weit gehen, dass ihre Anrufer beispielsweise nur den Namen des gewünschten Ansprechpartners ins Telefon sprechen müssen, um verbunden zu werden.

Was sind Call Queues? 

Anrufwarteschleifen sind die Art und Weise, wie eingehende Anrufe an verschiedene Benutzer oder Teams verteilt werden. Sie können direkt angerufen werden (ohne Öffnungszeiten Check) oder hinter einem Auto Attendant verschachtelt werden. Anrufer, welche sich in der Schleife befinden, hören Musik. Die häufigsten Methoden zum Verteilen der Anrufe sind “alle gleichzeitig anrufen” oder “nacheinander anrufen”. Besonders bei kleinen Teams empfehlen wir ihnen “alle gleichzeitig anrufen” auszuwählen. Sie können dann Einstellen, wie lange es bei den einzelnen Benutzern klingeln soll, bevor der Anruf umgeleitet wird. Sie können auch Warteschleifen miteinander verknüpften, um eine Überflusslogik zu bauen. Ein grosser Vorteil von Queues ist, dass sich Ihre Benutzer selbstständig von der Queue an oder abmelden können. Melden Sie sich ab, erhalten Sie keine Anrufe mehr, bis Sie sich wieder über den Teams Client anmelden. 

Beispiel eines Call Flows welcher in Microsoft 365 Phone System realisiert wurde. Als erstes wird geprüft, ob Feiertag ist. Danach ob offen oder zu ist. Zuerst klingelt es 45s bei der ersten Gruppe. Wenn niemand abnehmen kann, geht es zur 2. Gruppe. Sollte immer noch niemand abnehmen können, geht es zu Voicemail.

Was kosten Auto Attendants und Call Queues? 

Phone System ist eine Erweiterung von Microsoft 365. In der Cloud wird bekanntlich pro Nutzer pro Monat lizenziert. Bei klassischen Telefonanlagen kauft man oftmals Lizenzen für eine maximale Anzahl Benutzer oder gleichzeitige Gespräche. Dass spezielle Features noch zusätzlich lizenziert werden müssen, ist leider keine Seltenheit. Bei Auto Attendants und Call Queues ist dies anders. Nur “Top-Level Voice Apps”, d.h. Zentralen oder Schleifen, welche eine eigene Telefonnummer haben müssen, lizenziert werden. Die Lizenzierung ist mehr technischer Natur, deshalb können Sie bis zu 25 “Phone System – Virtual User” Lizenzen kostenlos beziehen. Somit entstehen für Sie also keine weiteren Kosten, auch dann nicht, wenn Sie beispielsweise einen Auto Attendant mit Text-To-Speech Ansagen erstellen. Wenn Sie bedenken, dass die Voice Apps die sonst kostenpflichtigen Azure Cognitive Services benutzen, um Text in Sprache zu synthetisieren, ist dieser Punkt auf keinen Fall zu vernachlässigen. 

Was gibt es Neues in Teams rund um das Thema Anrufsteuerung? 

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice: Als wir damit begonnen haben Telefonie Lösungen mit Microsoft Teams Direct Routing zu realisieren, waren die Funktionen zugegebenermassen noch ein wenig limitiert. Das grösste Manko damals war, dass Sie einem Ressourcenkonto keine eigene Nummer zuordnen konnten. Heute können Sie Ihre Hauptnummer, die Sie entweder zu uns portiert oder bei Ihrem aktuellen Anbieter haben ohne Probleme einer automatischen Telefonzentrale zuweisen.

Weitere Schwachpunkte waren, dass Sie keine Gruppen Voicemail oder Möglichkeiten zum Weiterleiten von externen Anrufen aus einer Call Queue hatten. Dazu musste immer extra einen neuen User angelegt und lizenziert werden. Microsoft hat auch in diesem Bereich nachgebessert. Sie können nun Anrufe welche nicht innerhalb einer definierten Zeit von Ihren Mitarbeitern beantwortet werden problemlos auf eine Gruppen Voicemail oder z.B. ein Handy umleiten lassen.

Beispiel einer geteilten Voicemail. Anhand des Betreffs und des «To:» Feldes erkennen Sie sofort, für welche Gruppe die Voicemail bestimmt ist.

Leser, welche bereits mit Skype for Business vertraut sind, mögen sich sicherlich noch an die teilweise langen Verbindungszeiten der “Response Groups” erinnern. Mit dem neuen “Conference Mode” für Call Queues, baut eine Queue neu ein Meeting anstelle eines klassischen Anrufes auf, wobei die Zeit, bis Sie Ihr Gegenüber hören können, massiv verkürzt wurde. Zudem bieten Call Queues nun auch präsenzbasiertes Routing. D.h. Ihre Mitarbeiter kriegen nur dann Anrufe, wenn Ihr Status in Teams auch “Verfügbar” lautet. Wer nun argumentiert, dass Presence nicht immer zuverlässig ist oder sogar störend sein kann (denn wenn etwas im Kalender steht, heisst es ja nicht dass ich immer Busy bin und keine Anrufe mehr abnehmen kann in dieser Zeit), auch da gibt es einen kleinen Workaround den man anwenden kann um dieses Problem zu «umschiffen».

Neue Tischtelefone 

Auch bei den klassischen Tischapparaten hat sich einiges getan. Teams Tischtelefone registrieren sich nicht wie ein herkömmliches SIP Gerät bei einem SIP Registrar. Ein Teams Phone ist ein modernes Gerät, welches in den meisten Fällen über ein grosses Touch Display verfügt. Zertifizierte Teams Telefone laufen mit Android und führen eine spezielle Version des Teams Client aus. Die Anmeldung am Telefon geschieht über denselben Microsoft 365 Login wie am PC oder Smartphone. Da die Telefone “out of the Box” funktionieren und nicht vorher provisioniert oder konfiguriert werden müssen, können sie z.B. einfach ins Home Office ihrer Mitarbeiter geschickt werden. Das beste am Ganzen? Sie können ihre Telefone ohne zusätzliche Kosten oder Infrastruktur direkt im Teams Admin Center verwalten! Randnotiz: Die Meisten Hersteller unterstützen mittlerweile auch den Dark Mode. 😊

Screenshot eines Yealink MP56 Teams Edition

Wann sollte ich mir einen Wechsel auf Teams Direct Routing & Phone System überlegen? 

Wenn Sie bereits Microsoft Teams für Ihre interne Kommunikation und Telefongespräche nutzen, macht es durchaus Sinn sich über die Integration der Festnetz Telefonie in Teams Gedanken zu machen. Ihre Mitarbeiter erhalten dadurch die Möglichkeit, alle Telefonate, intern und extern in derselben App zu tätigen. Besonders dann, wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besitzen, empfehlen wir Ihnen die Kosten zu analysieren. Eine Cloud basierte Telefonie Lösung eines Drittanbieters kostet oftmals mehr pro Benutzer als das Phone System, resp. Business Voice Add-On zur bestehenden Microsoft 365 Lizenz. 

Seit gut einem Jahr ist es technisch möglich, und vor allem auch rechtlich erlaubt, eine Microsoft 365 Business Lizenz mit Business Voice zu kombinieren. Der grösste Vorteil einer cloudbasierten, standortunabhängigen Lösung ist aber ganz klar, dass Sie so, egal wo Sie sind, ihre Geschäftsnummer nutzen können. Die Vielzahl an verfügbaren Clients wie Desktop, Web, Mobile oder Tischtelefon runden diesen Vorteil weiter ab.

Wer ist für Ihre aktuelle Telefonie Lösung verantwortlich?

Telefonanlagen sind in vielen Firmen ein Buch mit sieben Siegel. Sie wurden irgendwann einmal von irgendjemandem aufgesetzt. Niemand kennt sich so richtig damit aus und niemand hat die Zeit sich damit zu befassen. Wie Sie einem neuen Mitarbeiter eine Nummer zuweisen, wissen Sie gerade noch so knapp. Doch wenn es dann mal brennt, dann weiss niemand was tun. Kommt ihnen das bekannt vor?

Automatisierungsmöglichkeiten

Wie praktisch jedes Microsoft Produkt, können Sie auch Teams komplett über PowerShell provisionieren. Sie haben keine Lust 15 einzelne Feiertage für nächstes Jahr zu erfassen? Wir auch nicht. Deshalb helfen wir Ihnen gerne ein Script zu entwickeln, welches diese Aufgabe für Sie übernimmt. Der Mehrwert von automatisierten Prozessen und Provisionierungen im Bereich IT ist enorm. Warum sollte dies nicht auch auf die Telefonie ausgeweitet werden?

Wenn Sie Ihre PBX ablösen und mit Teams im Home Office telefonieren möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie zu irgendeinem Punkt dieses Beitrages Fragen haben. Wir unterstützen Sie gerne in “all Things Teams”. 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.