Microsoft Teams Extension Dialing

Microsoft Teams Extension Dialing

Bei klassischen Telefonanlagen war es oftmals so, dass eine Firma nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine eigene Direktnummer hatte. Vielmehr wurden die Anrufe über eine zentrale Nummer empfangen und dann an die internen Nebenstellen (Telefonapparate) innerhalb des Netzwerks verteilt.

Ähnlich wie man in Cloud deployments jeden einzelnen Benutzer lizenziert, vergibt man üblicherweise auch jedem Benutzer seine eigene Direktnummer. Dies ist meist auch kostentechnisch kein Problem, da viele Anbieter, wie auch wir, keine monatliche Gebühr pro Nummer erheben.

Es gibt dennoch Situationen, in welchen nicht jedem Mitarbeiter eine Nummer zugeteilt werden kann. Typische Beispiele sind Start-Ups welche mit wenigen Nummern beginnen und dann rasant wachsen oder Firmen welche seit Jahrzenten dieselben fünf Nummern besitzen und einfach keine fortlaufenden Nummern mehr verfügbar sind.

Aus technischer Sicht kann in Teams jede Nummer nur einmal zugewiesen sein. Das bedeutet, dass die Attribute der Benutzer in jedem Fall eindeutig sein müssen. In diesem Fall kann das sogenannte Microsoft Teams Extension Dialing die Rettung sein. Hierbei können mehreren Benutzern die Hauptnummer, gefolgt von einer Extension Nummer zugewiesen werden.

Mehrere Benutzer mit der Hauptnummer + eindeutiger Extension Nummer

Verhalten bei ausgehenden Anrufen

Die Rufnummer widerspiegelt sich dann auch entsprechend im Teams Client. Der Benutzer kann also somit sehen, welches seine Extension Nummer ist.

Nummer inkl. Extension im Teams Client

Bei ausgehenden Anrufen auf externe Nummern wird dann je nach Provider oder Gerät entweder nur die Hauptnummer oder die Hauptnummer + Extension angezeigt. Viele Firmen setzen ohnehin nach wie vor darauf, bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer oder die Nummer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wenn dies der Fall ist, bringt eine Implementation der Extension Nummern keinen Nachteil gegenüber der Zuweisung einer Direktnummer für jeden Benutzer.

Interne Anrufe

Ein Wechsel auf eine moderne Telefonie Plattform wie Microsoft Teams erfordert oftmals auch eine Umgewöhnung der Benutzer. Einige gewöhnen sich vielleicht schnell daran, die Kollegen/Innen neu per Namen, anstatt der Kurzwahl zu suchen, während andere vielleicht lieber wieder die drei oder vierstellige Kurzwahl eintippen würden. Auch das ist kein Problem.

Mit einer sogenannten Normalisierungs-Regel können Muster definiert werden (z.B. vierstellige Nummern) welche mit einer bestimmten Zahl beginnen und anschliessend in eine volle E.164 Rufnummer umgewandelt werden. Dies geschieht anhand einer Regular Expression (RegEx) welche die gewählte Nummer auf die Gültigkeit der Regel überprüft.

Beipsiel einer Normalization Rule

RegEx kann einem auf den ersten Blick ziemlich komplex und schwer zu lernen erscheinen. Daher hat Microsoft einen grafischen RegEx Wizard ins Teams Admin Center eingebaut mit welchem diese Regeln auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können.

In diesem Beispiel verwenden wir vierstellige stellige Kurzwahlen welche mit der Ziffer «4» beginnen, exakt vier Zeichen lang sind und normalisieren diese zu +4144512xxxx.

Dabei wird eigentlich nicht die Kurzwahl gewählt, sondern Sie wird lediglich am Ende des Präfixes «+4144512» angehängt. Deshalb braucht für diese Funktion trotzdem jeder Benutzer eine eigene Direktnummer. Teams erkennt automatisch, dass es sich dabei um eine Nummer handelt, welche einem internen Benutzer zugeordnet ist und es wird ein interner Teams Anruf aufgebaut. Dabei entstehen keine Kosten für den Anruf.

Eingehende Anrufe

Eingehend sieht dies dann anders aus. Die Nummer «+41445124075;ext=4072» ist keine Normale Telefonnummer, daher kann ein Anruf nicht einfach so an die entsprechende Extension durchgestellt werden. Damit dies gelingt, braucht es eine gewisse Logik auf der Hauptnummer. Die richtige Komponente in Teams dafür heisst Auto Attenant (oder auch Automatische Telefonzentrale). Mit diesem Baustein lassen sich einfach IVRs (Interaktive Sprach Menus) realisieren. Ein Auto Attendant unterstützt zwei Möglichkeiten, (jedoch nur eine pro Auto Attendant) einen Anruf an eine bestimmte Person weiterzuleiten:

  • Dial by Name (Der Anrufer sagt den Namen der Person, welche er erreichen möchte)
  • Dial by extension (Der Anrufer tippt die Nummer der Person via Tastatur ein)

Nach Einagbe der Extension oder Sagen des Namens wird der Anrufer automatisch mit der gesuchten Person verbunden. Wer seinen Kunden trotzdem beide Möglichkeiten bieten will, von beiden Varianten gebrauch zu machen, kann dies erreichen, indem zwei verschiedene Auto Attendants verschachtelt werden.

Damit ein Auto Attendant in der Lage ist eine Person anhand der Extension Nummer im Verzeichnis zu finden, muss die Extension im Telefonnummer Feld des Benutzers entsprechend eingetragen sein.

Wenn wir mit diesem Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind Ihnen gerne bei der Konfiguration Ihrer Telefonzentrale in Teams behilflich.

 

Partnerschaft mit Luware für Teams direct routing

Neue Partnerschaft mit Luware: Wir freuen uns die Partnerschaft mit Luware bekannt zu geben. Mit Luware haben wir einen Schweizer Partner gefunden, welcher über jahrelange Erfahrung in der Enterprise Kommunikation verfügt. Speziell im Microsoft Umfeld von Lync/Skype und Teams. Als Microsoft «Teams direct routing» Anbieter der ersten Stunde, sind wir stets bemüht unser Ökosystem zu erweitern.

Durch die Partnerschaft mit Luware, bieten wir unseren Kunden eine noch grössere Vielfalt an Lösungsvarianten und Einsatzmöglichkeiten. Insbesondere wenn es um den Einsatz von Microsoft «Teams direct routing» als Telefonielösung geht. Mit der neuen Partnerschaft mit Luware sind wir in der Lage auch weitergehende und komplexere Bedürfnisse im Bereich der Telefonie, sowie eine Vielzahl von Szenarien und Anforderungen aus dem Telefoniealltag abzudecken.

Zu Luware’s Portfolio gehören Lösungen für das Call routing, Contact Center Tools, Vermittlerlösungen (Rezeptionisten Arbeitsplätze) sowie Audio Recording. Beispiele von Lösungen sind Stratus Team, Stratus Agent und Stratus Switchboard. Weitere Infos finden Sie auf https://www.luware.com.

Dass sagt LuWare über sich selbst: Wir lieben, was wir tun: Entwicklung von Software für aussergewöhnlichen Kundenservice. Angeführt von den Bedürfnissen unserer Kunden, verwaltet von unseren Gründern: Wir sind über 80 Luwarians in der Schweiz, Großbritannien, Deutschland, den USA und Weißrussland mit einer Leidenschaft für moderne Technologie und exzellenten Kundenservice. In enger Partnerschaft mit Microsoft erweitern wir ihre Kommunikationsplattformen, um Mitarbeiter und Kunden über alle Kanäle hinweg zu verbinden. Mit fast 10 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung und im Kundenservice unterstützen wir unsere Kunden weltweit dabei, ihre Kundenerlebnisse aktiv zu gestalten.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit. Für Fragen zu den Lösungen von Luware stehe wir gerne zur Verfügung.

Automatische Firmwareupdates für AudioCodes

Automatische Firmwareupdates für AudioCodes AC C450HD: Ab sofort bieten wir für unsere Teams Direct Routing und Telefonie Kunden einen gratis Service für Firmware-Updates und Konfigurationen. Dies betrifft Kunden welche Audiocodes AC C450 HD-Geräte im Einsatz haben und aus Maturitätsgründen noch die Teams kompatible Skype UC Software nutzen um mit Teams Direct routing zu telefonieren. Verwendet man die Teams Firmware, so entfällt die Provisionierung durch eine FTP Dienst, da Office 365 eine Möglichkeit über das Teams Admin Center zur Verfügung stellt, um Geräte zu aktualisieren.

Somit ist es möglich, dass Sie z.b. über DHCP einen Firmware Download URL oder einen Konfigurations-URL als DHCP Option auf die Telefone verteilen können. Die Geräte prüfen dann periodisch auf diesen Links ob es neue Firmware Pakete oder Änderungen an der Konfiguration gibt.

Somit entfällt das mühsame «händische» Konfigurieren, wenn ein Telefon neu angeschafft wird und zudem sind die Telefone immer auf dem aktuellen Stand was die Firmware angeht.

Die neuste Firmware für die Audiocodes IP Phones ist 3.2.1.474 und bietet unter anderem folgende nützlichen Verbesserungen:

  • Anruferkennung und Reverse Lookup von Outlook Kontakten (nur wenn mit Landesvorwahl korrekt erfasst und Dial-Plan im Tenant vorhanden ist)
  • Wählen von Outlook Kontakten aus dem synchronisierten TelefonbuchAudioCodes 450HD
  • Automatische Firmwareupdates für AudioCodes AC C450HD – natürlich auch für andere Modelle von Audiocodes möglich.

Microsoft Teams: Busy on Busy

Microsoft Teams: Busy on Busy

«Knock Knock.»
«Who’s there?»
«Busy.»
«Busy who?»
«Busy On Busy.»

Busy on Busy:

Ich würde jetzt mal pauschal sagen, dass die Leute es generell mögen, wenn man anklopft. Das muss aber bei der Telefonie nicht unbedingt der Fall sein. Hier scheinen sich die Geister zu scheiden. Die einen mögen das «Anklopfen» feature, andere überhaupt nicht. Und wer jetzt nur Bahnhof versteht, dem werde ich gleich erklären, was ich damit meine.

«Anklopfen» bedeutet in der Telefonie Welt, dass wenn sich jemand bereits in einem Gespräch befindet, ein zweiter Anrufer anklopfen kann. Diejenige Person, welche bereits in einem aktiven Gespräch ist, kann sich dann entscheiden, den zweiten Anruf anzunehmen und das aktuelle Gegenüber auf halten zu setzen oder den neuen Anrufer abzuweisen. Ein Besetzt-Zeichen hört der zweite Anrufer in diesem Fall nicht. Er weiss nicht, dass sich die Person, welcher er anrufen wollte, besetzt war. Ein Feature welches standardmässig auf vielen Telefonen wie etwa dem iPhone aktiviert ist.

Bei Skype for Business hat man dieses Feature lange vermisst, bis es dann schlussendlich doch noch im kumulativen Update vom Juli 2016 nachgereicht wurde. Doch Skype for Business Online Nutzer wurden aussen vorgelassen und konnten nicht von diesem «neuen» Feature Gebrauch machen.

Hier setzt dafür Teams ein klares Zeichen. Microsoft meint es ernst mit Direct Routing und liefert nach. Es kommen ständig neue Telefonie Features und PBX Leistungsmerkmale. Seit gut einem Monat ist BusyOnBusy – also das Besetzt-Zeichen für Teams Direct Routing Benutzer verfügbar.

Anfangs konnte das Feature nur über PowerShell aktiviert werden. Mittlerweile lässt sich das Feature aber auch bequem über das Teams Admin Center (TAC) konfigurieren.

Teams Policies Busy on busy

Das Busy on busy wird prinzipiell über eine Teams Calling Policy (Anruf Richtlinie) gesteuert, dazu gibt es die sogenannte «Global» Policy welche standardmässig allen Benutzer zugewiesen ist. Wer Busy on busy für alle seine Mitarbeiter aktivieren will, passt einfach die Globale Calling Policy an.

Doch wie bereits am Anfang erwähnt wurde, kann es durch aus sein, das gewisse Mitarbeiter lieber kein Besetzt-Zeichen senden, sondern einen zweiten Anruf lieber entgegennehmen wollen.

Wenn dies der Fall ist, erstellt man am besten eine neue, benutzerdefinierte Calling Policy, aktiviert dort anstelle der Global Policy das Busy on busy Feature und weist die Policy dann allen Benutzern zu, welche gerne nur einen Anruf aufs Mal erhalten wollen.

Ist das Feature einmal aktiviert, wird während einem aktiven Anruf kein zweiter mehr signalisiert und dem zweiten Anrufer ein Besetzt-Zeichen ausgegeben.

Auto Attendants & Call Queues «V2»

Wie es scheint, war Microsoft nicht nur mit der Implementierung des Besetzt-Zeichens beschäftigt, denn Sie haben auch gleich eine neue Version der Auto Attendants (Automatische Telefonzentralen) und Call Queues (Anrufwarteschlaufen) veröffentlicht.

Damit ist es nun endlich möglich, seine eigenen Direct Routing Nummern welche sich im SIP Trunk beim Provider befinden einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuordnen.

Bei Auto Attendants und Call Queues handelt es sich um sogenannte «Voice Apps» welche typischerweise dazu dienen Öffnungszeiten, Feiertage, Anrufsteuerungen, Ring Rufe etc. für Haupt- oder Support/Service Nummern abzubilden. Somit müssen Sie ab sofort nicht mehr auf eine durch Microsoft bezogene Leistungsnummer zurückgreifen oder Ihre eigene Hauptnummer auf eine solche Nummer umleiten.

Resource Accounts

Zudem gibt es neu auch noch eine zentrale Feiertagsliste. Anstelle, dass alle Feiertage pro Auto Attendant separat erfasst werden mussten, können die Feiertage nun ein Mal unter «Org-wide Settings» erstellt und anschliessend von allen Auto Attendants benutzt werden. Ein weiterer Pluspunkt wäre, dass man pro Feiertag eine individuelle Audio Ansage mit den entsprechenden Öffnungszeiten hinterlegen kann. Ein Feature welches selbst noch lange nicht alle etablierten Cloud-PBX Systeme bieten.

Holidays

Wenn Sie Ihre Öffnungszeiten und Feiertage über Auffahrt noch nicht automatisiert über einen Auto Attendant gesteuert hatten, dann ist es höchste Zeit sich über eine Telefonie Lösung mit Microsoft Teams Gedanken zu machen. Das TwinCap First Team freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme!

Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung (Teil 2)

Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung (Teil 2): Vor gut zwei Monaten haben wir Ihnen Microsoft Teams Direct Routing in einem Blogbeitrag vorgestellt. Wie es scheint, hat dies einige Wellen geschlagen, denn die ersten Kunden, welche sich für unsere Lösung interessiert haben, sind bereits live und telefonieren über Microsoft Teams. Was dieser Schritt mit Microsoft Teams für ein Unternehmen im Detail bedeutet, möchten wir Ihnen heute in diesem Post beschreiben.

Warum reden denn eigentlich alle über Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung?

Teams ist die schnellst wachsende Applikation in Microsofts Firmengeschichte. Bereits über 329’000 Organisationen setzen Teams ein, um die Zusammenarbeit zu fördern, die Anzahl an versendeten E-Mails zu verringern, firmenübergreifend an Projekten zu arbeiten und nun auch um zu telefonieren.

Die Teams App ist quasi eine moderne, zentrale Kommunikationsplattform, welche die Infrastruktur der Microsoft Cloud nutzt. Die Begebenheiten in welchen Menschen heutzutage miteinander kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. So findet der Informationsaustausch z.B. vermehrt über Chats oder Gruppenchats statt, im Privaten wie auch im Geschäftlichen. WhatsApp dürfte mittlerweile jedem einen Begriff sein, bei jüngeren wie auch bei älteren mobilen Nutzern. Doch WhatsApp eignet sich nur schlecht als Firmenkommunikationslösung. Als Firma hat man keine Kontrolle über die Benutzer, spezifisch über die Sicherheit und den Datenschutz, doch gerade diese Themen gewinnen immer mehr an Wichtigkeit.

Einer der wichtigsten Faktoren bei der Einführung neuer IT-Tools im Allgemeinen, ist die Benutzerakzeptanz. Denn ohne diese läuft leider gar nichts. Wie man das von gängigen Chat Apps und Services gewohnt ist, bietet auch Teams Persistent Chats, d.h. der Chatverlauf ist immer präsent, man braucht nicht mehr in Outlook nach alten Skype for Business Nachrichten zu wühlen. Öffnet man ein Chatfenster, knüpft man gleich dort an, wo man aufgehört hat. Auch Emojis sind mit dabei, vorausgesetzt der Administrator erlaubt dies. 🙂

Nebst der Chatfunktion bietet Teams auch Onlinebesprechungen, Screensharing, Integration von diversen Online Diensten wie OneNote, OneDrive und zahlreichen Plugins, Sprach- und Videoanrufe und neu eben auch die Anbindung ans öffentliche Telefonnetz. Darum geht es ja in diesem Beitrag.

Das Fehlende Puzzleteil

Ich sage immer wieder, PSTN Calling (Anrufe ins PSTN – Publicly Switched Telephone Network) ist das fehlende Puzzleteil von Office 365. Warum? Im Wesentlichen brauche ich heute genau zwei Tools, welche meine Kommunikationsbedürfnisse komplett abdecken. Outlook für Email und Teams für Chat, Audioanrufe, Meetings und Fest-/Mobilnetzanrufe.

Warum Office 365 respektive Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung nutzen?

Microsoft Teams auch für die Telefonie zu nutzen, ist meiner Meinung nach, der nächste logische Schritt. Warum sollte man die Telefonie von anderen Kommunikationsmitteln unterscheiden oder gar abspalten, wenn es eine Möglichkeit gibt, alles an einem Ort zu integrieren? Cloud oder Hosted PBX Systeme gibt es wie Sand am Meer, doch keine Lösung ist wirklich integriert in Office 365, ausser jetzt Microsoft Teams Direct Routing.

Wie sieht das aus?

Wenn Microsoft Teams Direct Routing fertig konfiguriert ist, erscheint im Teams Client der «Anrufe» Tab (ein kleiner Telefonhörer als Symbol). In diesem Tab sehen Sie Ihre Kontakte, den Anrufverlauf, das Wähl-Feld und eine visuelle Darstellung Ihrer Voicemails.

Monatliche Kosten.

Im letzten Post haben wir Ihnen erklärt, was es alles braucht, um Teams Direct Routing umzusetzen, heute zeigen wir Ihnen auf, was die einzelnen Komponenten kosten.

Im Prinzip gibt es 3 Kostenpunkte – Office 365, SIP Provider und TwinCap First für das Betreiben des Session Border Controllers in der Cloud.

Übersicht Lizenzen Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung

Die Preise für Office 365 variieren, je nach Software Anbieter oder CSP Modell, die SIP Preise sind abhängig vom gewählten Provider, hier am Beispiel von unserem Telco Partner Netstream, welchen wir für die Telefonie Lösung bestens empfehlen können.

TCF Managed SBC.

Was bedeuten diese drei Säulen genau? Nun, die erste «TCF Managed SBC» Spalte bedeutet, dass wir den Betrieb des SBC komplett für Sie übernehmen. D.h. Sie müssen als Kunde nichts kaufen, installieren, geschweige denn in ein Rack schrauben. Sie sagen uns nur, wie viele gleichzeitige Gespräche Sie wünschen und wir richten dies für Sie ein. Wir kümmern uns um Updates, Wartung, Security und sogar das SSL Zertifikat, welches für das Direct Routing benötigt wird. Denn die Verbindung vom SBC zu Office 365 und umgekehrt, erfolgt ausschliesslich verschlüsselt. Sie müssen nicht mal ein SSL Zertifikat erwerben oder daran denken dieses vor dem Ablauf zu erneuern, denn wir haben unsere Umgebung so konzipiert, dass alle unsere Kunden unser Zertifikat mitbenutzen können.

Die Telefonie ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags, darum wird unser Session Border Controller redundant in einem Azure Rechenzentrum betrieben. Konkret betreiben wir zwei identische VMs in zwei verschiedenen Availability Zones (Physisch getrennte Gebäude) innerhalb der Azure Region West Europe (Amsterdam).

Als Anynode Product Partner der deutschen Firma TE-Systems nutzen wir als SBC deren Software Lösung Anynode – The Software SBC. Da es sich bei Anynode um einen Software SBC handelt, erlaubt uns dies extrem flexibel und skalierbar zu sein und so unsere Umgebung allenfalls auch an die Nachfrage und Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen.

Konkret kostet eine Session CHF 15.- / Monat wobei schon alle Kosten wie etwa VM Hosting, IP Adressen, Software Lizenzen, SSL Zertifikat etc. bereits inbegriffen und abgedeckt sind.

Microsoft Office 365.

Die benötigten Office 365 Lizenzen wurden bereits im letzten Beitrag thematisiert. Ich fasse aber trotzdem nochmals kurz zusammen, welche Lizenzen pro Benutzer nötig sind. Es braucht jeweils eine dieser Kombinationen (siehe unten), die Lizenz kann pro Benutzer individuell gewählt werden. Sie müssen also nicht unbedingt jedem Benutzer eine Lizenz inklusive Office Anwendungen zuweisen.

  • E1 Lizenz + Phone System Add-On: CHF 15.80* / Monat
  • E3 Lizenz + Phone System Add-On: CHF 30.80* / Monat
  • E5 Lizenz (Phone System bereits inkl.): CHF 40.20* / Monat

* Die Office 365 Preise sind abhängig vom Lizenz-Anbieter, dies sind aber ungefähre Richtpreise wie Sie bei Microsoft zu finden sind.

Alternativ kann bei einer E1 oder E3 Lizenz nebst dem Phone System Add-On auch noch die Audio Conferencing Lizenz für CHF 3.90 pro Monat erworben werden. Bei E5 ist diese bereits inklusive.

Ansonsten entstehen in Office 365 keine weiteren Kosten für Direct Routing. Pro gekaufter Phone System Lizenz, kann auch eine Leistungsnummer von Microsoft bezogen werden. Leistungsnummern können Call Queues und Auto Attendants zugeordnet werden. Aktuell bietet Microsoft in der Schweiz nur Leistungsnummern mit der Vorwahl 043 & 044 – also historisch Raum Zürich. Dies ist aber nicht weiter schlimm, da im Normalfall sowieso die eigene Hauptnummer auf eine Call Queue umgeleitet wird.

Netstream SIP Connect.

Wir haben unsere Lösung zusammen mit Netstream inklusive Failover und Failback getestet und telefonieren auch selbst über einen Netstream SIP Trunk.

Dieser kostet uns pro Linie bzw. pro gleichzeitigem Gespräch CHF 5.- pro Monat.

Dazu kommen noch die Gesprächsgebühren. Netstream bietet verschiedene Netstream Voice Talk Abos welche bei CHF 20.- pro Monat beginnen und je nach Gesprächsvolumen bis CHF 1000 gehen. Je höher das Gesprächsvolumen ist, desto mehr Rabatt auf die Gesprächskosten wird einem gewährt.

Ein Netstream Voice Talk 50 beinhaltet somit CHF 50 Gesprächsguthaben pro Monat und die Gesamtgesprächskosten werden am Ende des Monats mit 3% rabattiert.

Beispiel KMU 10 Benutzer – 4 Kanäle

Die monatliche Kostenverteilung könnte bei einem KMU zum Beispiel so aussehen. Im Beispiel wurde mit 10 Usern und 4 Channels gerechnet, wobei 6 User eine E3 und 4 User eine E1 Lizenz besitzen.

Pro Benutzer gäbe dies einen durchschnittlichen Preis von CHF 32.80 / Monat. Wenn man bedenkt, dass in diesem Preis bereits eine komplette Office 365 Lizenz inkl. Exchange Online Mailbox, Office Anwendungen, SharePoint Online etc. inbegriffen ist, kann es dieser Preis allemal mit Angeboten anderer Cloud oder Hosted PBX Lösungen aufnehmen. Oftmals bezahlt man hier einen ähnlichen Preis für nur ein PBX System, ohne die komplette Office 365 Produkt Palette.

Kostenverteilung Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung

Office 365 Phone System als PBX

Office 365 Phone System bzw. Telefonsystem ist die PBX Funktion, welche in Office 365 integriert ist. Mit Phone System erhalten Sie also eine Cloud Telefonanlage, welche die meisten Bedürfnisse einer Firma abdecken kann.

Mit dabei sind u.a. auch Auto Attendants (Automatische Telefonzentralen) und Call Queues (Anrufwarteschlangen/Ring Rufe).

Dem Kunden im obigen Beispiel würden 10 Leistungsnummern und somit auch insgesamt 10 Auto Attendants oder Call Queues zur Verfügung stehen.

Auto Attendants bieten Unterstützung für Begrüssungsnachrichten, Music on Hold (Wartemusik) Geschäftszeiten, Urlaubslisten, Anrufbehandlung während und nach den Geschäftszeiten und IVRs (Interactive Voice Response, bzw. Interaktive Sprachdialogsysteme – sprich «wählen Sie 1 für Deutsch» usw.).

Beispiel: Geschäftszeiten definieren.

Business hours Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung

Beispiel: Urlaubslisten definieren inkl. benutzerdefinierter Ansage und Aktion.

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Beispiel: IVR erstellen mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.

IVR Konfiguration TAC Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung

Call Queues können ebenfalls mit einer benutzerdefinierten Begrüssung und Wartemusik versehen werden. Es gibt die Möglichkeit Anrufe bei den Call Agenten (Mitglieder der Ringruf-Gruppe) parallel oder seriell klingeln zu lassen. Des Weiteren haben die Agenten die Möglichkeit, sich selbständig von den Ihnen zugeteilten Call Queues ab oder anzumelden. Anhand mehrere Call Queues können z.B. auch Verschachtelungen realisiert werden, dass z.B. nach einem Timeout von 30s der Anruf an eine andere Call Queue weitergeleitet wird. Die Agenten einer Call Queue werden über Office 365 oder Sicherheitsgruppen gesteuert.

Call Agents

Teams Client als Softphone.

Sobald die Konfiguration von Direct Routing eingerichtet ist, erscheint bei den Benutzern der «Anrufe» Tab im Teams Client. Über das Wählfeld oder die Tastatur lassen sich dann bequem Nummern eintippen und Anrufe starten. Im Verlauf lässt sich einfach nachvollziehen welche Nummern gewählt wurden und von welchen Nummern oder Kontakten man angerufen wurde. Aus Datenschutz-Gründen verzichte ich hier auf einen Screenshot 😉

Teams Client Telefon

Auch Voicemail ist direkt im Teams Client als Visual Voicemail integriert, d.h. es ist nicht mehr nötig eine Nummer anzurufen, um seine Voicemails abzuhören. Über das Menu lässt sich auch gleich ein Rückruf initiieren. Wer die Standardansage seiner Voicemail Box personalisieren bzw. selbst besprechen möchte, kann dies über die Einstellungen tun.

Teams Desktop Voicemail

Ein aktiver Anruf kann entweder mit oder ohne Rückfrage durchgestellt werden, sowohl an interne wie auch externe Kontakte/Nummern.

Anruf durchstellen in Teams

Jeder Direct Routing Benutzer kann direkt im Client einstellen, wie die Anrufe bei Ihm eingehen sollen. Es besteht die Möglichkeit, gleichzeitig einen anderen Kontakt oder eine andere Nummer anzurufen. Auch eine Einstellung für unbeantwortete Anrufe nach einer bestimmten Zeit, z.B. an Voicemail ist mit an Bord.

Client Einstellungen

Wenn man in den Systemeinstellungen Teams als Standard App für Anruf Hyperlinks setzt, lassen sich auch Anrufe mit nur einem Klick tätigen.

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Einmalige Kosten

Für die Basis Implementation von Teams Direct Routing verrechnen wir Pauschal einen Arbeitstag. (CHF 1’600.- exkl. MwSt.)

Wir hoffen, dass wir Ihnen einen tieferen Einblick geben konnten, wie man Microsoft Teams erfolgreich als Cloud Telefonie Lösung einsetzen kann, wie das Angebot aussieht und was Teams & Office 365 alles an Telefonie-Features bieten. Falls Sie Fragen zu Microsoft Teams Direct Routing haben oder eine Offerte wünschen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne.

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Das Team der TwinCap First AG wünscht Ihnen bereits jetzt frohe Festtage und ein gutes neues Jahr!

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