Eigene Nummer als ausgehende Nummer anzeigen

Teams Telefonie Feature Update

Erst kürzlich haben wir darüber geschrieben, was Teams bzw. Microsoft 365 Phone System so alles kann. Nur eine Woche später hat Microsoft bereits wieder nachgelegt und das Feature veröffentlicht, bei welchem ein zweiter Anruf z.B. direkt auf Voicemail umgeleitet werden kann. Das ist scheinbar noch nicht genug, denn Microsoft hat wieder ein häufig angefragtes Feature geliefert: Eine eigene Nummer als ausgehende Nummer anzeigen zu lassen. 

Eigene Nummer als ausgehende Nummer anzeigen zu lassen

Die eigene Nummer direkt einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuweisen, das geht schon lange. Was sich aber viele Kunden wünschen, ist auch die eigene Hauptnummer anstelle der Direktnummer eines Benutzers bei ausgehenden Anrufen anzuzeigen. Unsere Stärke als Microsoft Partner und Anbieter eines “SBC as a Service” war es schon immer, auf die individuellen Kundenwünsche einzugehen. So profitieren unsere Kunden schon seit 2018 von diesem Feature via unserer SBC Plattform. 

Microsoft Service Nummern

Die Nummern-Maskierung direkt via Teams Admin Center einzurichten, war bisher nur für Service Nummern verfügbar. Eine Service Nummer wird direkt von Microsoft bezogen. Im Normalfall möchten Sie aber ihre eigene Hauptnummer anzeigen lassen und nicht irgendeine Nummer, die keine Kunde von Ihnen kennt. 

CallerIDPolicies

So sieht es aus, wenn man die Caller ID eines Benutzers mit einer Microsoft Service Nummer ersetzt.

 

Eigene Nummern als Service Nummern verwenden

Neu können Sie eine Direct Routing Nummer, welche Sie einem Ressourcen Konto zugewiesen haben, ebenfalls für eine Caller ID Policy (Anrufer ID Richtlinie) benutzen. Somit können Sie bei allen oder einzelnen Benutzern bei ausgehenden Anrufen Ihre Haupt- oder Support Nummer anzeigen lassen. Da wir sowieso schon via unserem SBC eigene Nummern als ausgehende Nummer anzeigen lassen konnten, ist das für uns nicht unbedingt etwas NeuesDennoch zeigt es, das Microsoft ständig neue Features liefert und ein Wechsel auf Microsoft 365 Phone System je länger desto mehr sinnvoll erscheint.

Konfiguration

Das Feature kann aktuell nur via PowerShell konfiguriert werden. Im Teams Admin Center sehen Sie zwar, dass die Policy existiert, sehen aber die zugewiesene Nummer nicht. 

TeamsCallerIDDRNumber

Nach der Einrichtung via PowerShell wird die Policy im TAC sichtbar. Die Direct Routing Nummern stehen aber im GUI nicht zur Verfügung.

 

Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie bei der Einrichtung Unterstützung brauchen!

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt

Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt: Vor gut zwei Jahren haben wir darüber berichtet, dass das «Besetztzeichen» endlich für Festnetzanrufe in Teams verfügbar ist. Aufgrund der aktuellen Situation steigt die Menge der geführten Gespräche per Telefon oder Video Call immer noch an. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie ihre Anrufbeantwortungsregeln so flexibel wie möglich gestalten. Da kommt uns eine neue Möglichkeit, Anrufe bei «besetzt» zu steuern sehr gelegen. Auch wenn Microsoft den Anrufrichtlinien in Teams neue Optionen spendiert hat, bleibt die Grundsatzfrage die gleiche: Möchten Sie einen zweiten Anruf signalisiert bekommen, wenn Sie sich bereits in einem anderen Gespräch befinden?

Wenn ihre Antwort darauf “Nein” lautet, haben wir gute Neuigkeiten für Sie. Per sofort können Sie neben «Aktivieren» und «Deaktivieren» auch “Unbeantwortet” als Einstellung für das Besetztzeichen wählen. Was das genau bedeutet, erfahren Sie im nächsten Abschnitt, gleich nachdem wir ihnen die bisherige Problematik erklärt haben.

Bisheriges Verhalten

Bisher war es so, dass wenn «Busy on Busy» aktiviert war, ein Anrufer aus dem Fest- oder Mobilnetz das Besetztzeichen hörte, sofern Sie bereits am Telefon warenIhren internen Kollegen wurde nur für sehr kurze Zeit eine visuelle Meldung gezeigt. Das «klassische», akustische Besetztzeichen blieb leider aussen vor. Dies hat oft für Verwirrung unter den Benutzern gesorgt.

Busy Anruf

Dank der “New Meeting & Calling Experience” bleibt die Meldung neuerdings bestehen. So wissen Sie zumindest, dass die Person besetzt ist, auch wenn Sie intern kein Besetztzeichen hören.

 

Neue Möglichkeit: Teams-Anrufe weiterleiten wenn besetzt:

Bestimmt wissen Sie bereits, dass Sie Ihre Anrufeinstellungen individuell konfigurieren können. Am interessantesten ist die Einstellung “Wenn unbeantwortet”. Neu können Sie (ihr Administrator besser gesagt) Busy on Busy so zu konfigurieren, dass diese Einstellung auch dann greift, wenn Sie besetzt sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen internen oder externen Anruf erhalten. Sogar «federierte» Anrufe von anderen Organisationen werden entsprechend weitergeleitet.

Teams Einstellungen

Wenn Busy on Busy auf «Unbeantwortet» eingestellt wird, greifen ihre persönlichen Anrufbeantwortungsregeln

 

Ihren Anrufern wird dann kein Besetztzeichen mehr abgespielt, sondern sie werden z.B. direkt mit Ihrer Voicemail oder Anrufgruppe verbunden. Die Klingeldauer in Sekunden vor dem Umleiten wird ignoriert. Anrufe werden bei besetzt direkt umgeleitet.

Zur Auswahl haben Sie eines der folgenden Ziele:

  • Voicemail
  • Interner Kontakt
  • Externe Nummer (z.B. Handy, Hauptnummer)
  • Anrufgruppe (max. 25 Personen)
  • Stellvertreter
  • Nichts tun

Nichts tun empfehlen wir ihnen nicht. Dabei sendet Microsoft ein “480 vorübergehend nicht erreichbar” and den Provider zurück. Dies führt zu einer Fehlermeldung.

So wird’s gemacht: Anrufe Weiterleiten wenn besetzt

Damit auch Sie von dieser neuen Einstellung profitieren können, müssen Sie (der IT Admin) die Einstellung in Teams via PowerShell konfigurieren.

Öffnen Sie PowerShell als Administrator um das Microsoft Teams Modul zu installieren:

Install-Module MicrosoftTeams

Loggen Sie sich mit einem Admin Account ein:

Connect-MicrosoftTeams

Setzen Sie die Einstellung auf ihrer Teams Anruf Richtlinie:

Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global –BusyOnBusyEnabledType “Unanswered”

Es kann einige Zeit dauern, bis ihre Änderungen übernommen werden und ihre Anrufe bei besetzt an das gewünschte Ziel weitergeleitet werden. Die Einstellung ist zurzeit nicht im Teams Admin Center GUI verfügbar. Für die Einrichtung wird mind. Version 2.0.0 des Teams Modules benötigt. Im Beispiel wird die Anrufrichtlinie «Global» verwendet. Dies ist die Richtlinie welche standardmässig allen Benutzern zugeordnet ist. Wenn Sie das Feature zuerst testen möchten, empfehlen wir ihnen eine neue Teams Anruf Richtlinie zu erstellen.

Fazit

Auch wenn die neuen Einstellungsmöglichkeiten nichts mit dem Besetztzeichen zu tun haben, begrüssen wir dieses Update sehr. Mitarbeiter bleiben während aktiven Anrufen ungestört und Anrufer werden trotzdem effizient an die korrekte Stelle weitergeleitet. Aus unserer Sicht eine Win-Win Situation. Gerne unterstützen wir Sie dabei die Einstellung auch in Ihrem Tenant vorzunehmen.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – Haben ihre Mitarbeiter bereits jetzt schon die Möglichkeit im Homeoffice mit der geschäftlichen Festnetznummer zu telefonieren? Oder sind Sie noch an eine physische PBX (Telefonanlage) und eine VPN Verbindung gebunden? Telefonieren über Microsoft Teams geht dank dem Service “Direct Routing” schon lange. Doch wie realistisch ist es, dass das in Teams integrierte “Microsoft 365 Phone System” ihre komplette PBX ablösen kann? An dieser Front gibt es einige News welche wir Ihnen in diesem Blog Post gerne aufzeigen möchten. 

Übersicht Teams Telefonie

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice – wie realisiert man eine PBX in Teams? 

Microsoft 365 Phone System bietet zwei Komponenten, um Anrufe auf wichtige Nummern zu steuern. Als wichtige Nummern” bezeichnen wir Business kritische Nummern wie z.B. ihre Hauptnummer oder Support-Hotline. Anders als bei normalen Benutzern, ordnen Sie diese Nummern einem sogenannten “Resource Account” zu. Ein Ressourcenkonto ist ein speziell konfigurierter Microsoft 365 Account. Dieser wird wiederum mit einer “Voice App” verknüpft. Es gibt zwei Typen von Voice Apps: Auto Attendants und Call Queues. Bei beiden Varianten handelt es sich um “Bots” also um Systeme, welche ihre eingehenden Anrufe automatisch entgegennehmen. 

Was sind Auto Attendants? 

Was soll geschehen, wenn jemand ihre Hauptnummer anruft? Typischerweise, wird als erstes überprüft, ob heute die Büros offen oder aufgrund eines Feiertages geschlossen sind. Danach wird geprüft, ob der Anrufer innerhalb oder ausserhalb der Geschäftszeiten anruft. Genau solche Anfragen und Anrufsteuerungen können Sie mit einer automatischen Telefonzentrale in Teams realisieren. In einem einfachen Beispiel wird ein Anruf an eine Call Queue übergeben, sobald das System ermitteln konnte, dass alle Bedingungen zutreffen.

Sie können in Teams aber auch weitaus komplexere Anrufverläufe erstellen, in dem Sie Ihrer Zentrale ein IVR (Interactive Voice Response) hinzufügen. Durch Verschachteln von mehreren Auto Attendants können Sie beispielsweise eine Sprachauswahl und/oder eine Abteilungswahl realisieren. Phone System baut auf der Azure Cloud Infrastruktur von Microsoft auf. Deshalb sind Funktionen wie Sprachereingabe/-erkennung oder Text-To-Speech Ansagen von Anfang an mit dabei. Sie können sogar so weit gehen, dass ihre Anrufer beispielsweise nur den Namen des gewünschten Ansprechpartners ins Telefon sprechen müssen, um verbunden zu werden.

Was sind Call Queues? 

Anrufwarteschleifen sind die Art und Weise, wie eingehende Anrufe an verschiedene Benutzer oder Teams verteilt werden. Sie können direkt angerufen werden (ohne Öffnungszeiten Check) oder hinter einem Auto Attendant verschachtelt werden. Anrufer, welche sich in der Schleife befinden, hören Musik. Die häufigsten Methoden zum Verteilen der Anrufe sind “alle gleichzeitig anrufen” oder “nacheinander anrufen”. Besonders bei kleinen Teams empfehlen wir ihnen “alle gleichzeitig anrufen” auszuwählen. Sie können dann Einstellen, wie lange es bei den einzelnen Benutzern klingeln soll, bevor der Anruf umgeleitet wird. Sie können auch Warteschleifen miteinander verknüpften, um eine Überflusslogik zu bauen. Ein grosser Vorteil von Queues ist, dass sich Ihre Benutzer selbstständig von der Queue an oder abmelden können. Melden Sie sich ab, erhalten Sie keine Anrufe mehr, bis Sie sich wieder über den Teams Client anmelden. 

Callflow

Beispiel eines Call Flows welcher in Microsoft 365 Phone System realisiert wurde. Als erstes wird geprüft, ob Feiertag ist. Danach ob offen oder zu ist. Zuerst klingelt es 45s bei der ersten Gruppe. Wenn niemand abnehmen kann, geht es zur 2. Gruppe. Sollte immer noch niemand abnehmen können, geht es zu Voicemail.

 

Was kosten Auto Attendants und Call Queues? 

Phone System ist eine Erweiterung von Microsoft 365. In der Cloud wird bekanntlich pro Nutzer pro Monat lizenziert. Bei klassischen Telefonanlagen kauft man oftmals Lizenzen für eine maximale Anzahl Benutzer oder gleichzeitige Gespräche. Dass spezielle Features noch zusätzlich lizenziert werden müssen, ist leider keine Seltenheit. Bei Auto Attendants und Call Queues ist dies andersNur “Top-Level Voice Apps”, d.h. Zentralen oder Schleifen, welche eine eigene Telefonnummer haben müssen, lizenziert werden. Die Lizenzierung ist mehr technischer Natur, deshalb können Sie bis zu 25 “Phone System – Virtual User” Lizenzen kostenlos beziehen. Somit entstehen für Sie also keine weiteren Kosten, auch dann nicht, wenn Sie beispielsweise einen Auto Attendant mit Text-To-Speech Ansagen erstellen. Wenn Sie bedenken, dass die Voice Apps die sonst kostenpflichtigen Azure Cognitive Services benutzen, um Text in Sprache zu synthetisieren, ist dieser Punkt auf keinen Fall zu vernachlässigen. 

Was gibt es Neues in Teams rund um das Thema Anrufsteuerung? 

PBX ablösen: mit Teams im Homeoffice: Als wir damit begonnen haben Telefonie Lösungen mit Microsoft Teams Direct Routing zu realisieren, waren die Funktionen zugegebenermassen noch ein wenig limitiert. Das grösste Manko damals war, dass Sie einem Ressourcenkonto keine eigene Nummer zuordnen konnten. Heute können Sie Ihre Hauptnummer, die Sie entweder zu uns portiert oder bei Ihrem aktuellen Anbieter haben ohne Probleme einer automatischen Telefonzentrale zuweisen.

Weitere Schwachpunkte waren, dass Sie keine Gruppen Voicemail oder Möglichkeiten zum Weiterleiten von externen Anrufen aus einer Call Queue hatten. Dazu musste immer extra einen neuen User angelegt und lizenziert werden. Microsoft hat auch in diesem Bereich nachgebessert. Sie können nun Anrufe welche nicht innerhalb einer definierten Zeit von Ihren Mitarbeitern beantwortet werden problemlos auf eine Gruppen Voicemail oder z.B. ein Handy umleiten lassen.

Shared voicemail

Beispiel einer geteilten Voicemail. Anhand des Betreffs und des «To:» Feldes erkennen Sie sofort, für welche Gruppe die Voicemail bestimmt ist.

 

Leser, welche bereits mit Skype for Business vertraut sind, mögen sich sicherlich noch an die teilweise langen Verbindungszeiten der “Response Groups” erinnern. Mit dem neuen “Conference Mode” für Call Queues, baut eine Queue neu ein Meeting anstelle eines klassischen Anrufes auf, wobei die Zeit, bis Sie Ihr Gegenüber hören können, massiv verkürzt wurde. Zudem bieten Call Queues nun auch präsenzbasiertes Routing. D.h. Ihre Mitarbeiter kriegen nur dann Anrufe, wenn Ihr Status in Teams auch “Verfügbar” lautet. Wer nun argumentiert, dass Presence nicht immer zuverlässig ist oder sogar störend sein kann (denn wenn etwas im Kalender steht, heisst es ja nicht dass ich immer Busy bin und keine Anrufe mehr abnehmen kann in dieser Zeit), auch da gibt es einen kleinen Workaround den man anwenden kann um dieses Problem zu «umschiffen».

Neue Tischtelefone 

Auch bei den klassischen Tischapparaten hat sich einiges getan. Teams Tischtelefone registrieren sich nicht wie ein herkömmliches SIP Gerät bei einem SIP Registrar. Ein Teams Phone ist ein modernes Gerät, welches in den meisten Fällen über ein grosses Touch Display verfügt. Zertifizierte Teams Telefone laufen mit Android und führen eine spezielle Version des Teams Client aus. Die Anmeldung am Telefon geschieht über denselben Microsoft 365 Login wie am PC oder Smartphone. Da die Telefone “out of the Box” funktionieren und nicht vorher provisioniert oder konfiguriert werden müssen, können sie z.B. einfach ins Home Office ihrer Mitarbeiter geschickt werden. Das beste am Ganzen? Sie können ihre Telefone ohne zusätzliche Kosten oder Infrastruktur direkt im Teams Admin Center verwalten! Randnotiz: Die Meisten Hersteller unterstützen mittlerweile auch den Dark Mode. 😊

DialPad

Screenshot eines Yealink MP56 Teams Edition

Wann sollte ich mir einen Wechsel auf Teams Direct Routing & Phone System überlegen? 

Wenn Sie bereits Microsoft Teams für Ihre interne Kommunikation und Telefongespräche nutzen, macht es durchaus Sinn sich über die Integration der Festnetz Telefonie in Teams Gedanken zu machen. Ihre Mitarbeiter erhalten dadurch die Möglichkeit, alle Telefonate, intern und extern in derselben App zu tätigen. Besonders dann, wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besitzen, empfehlen wir Ihnen die Kosten zu analysieren. Eine Cloud basierte Telefonie Lösung eines Drittanbieters kostet oftmals mehr pro Benutzer als das Phone System, resp. Business Voice Add-On zur bestehenden Microsoft 365 Lizenz. 

Seit gut einem Jahr ist es technisch möglich, und vor allem auch rechtlich erlaubt, eine Microsoft 365 Business Lizenz mit Business Voice zu kombinieren. Der grösste Vorteil einer cloudbasiertenstandortunabhängigen Lösung ist aber ganz klar, dass Sie so, egal wo Sie sind, ihre Geschäftsnummer nutzen können. Die Vielzahl an verfügbaren Clients wie Desktop, Web, Mobile oder Tischtelefon runden diesen Vorteil weiter ab.

Wer ist für Ihre aktuelle Telefonie Lösung verantwortlich?

Telefonanlagen sind in vielen Firmen ein Buch mit sieben Siegel. Sie wurden irgendwann einmal von irgendjemandem aufgesetzt. Niemand kennt sich so richtig damit aus und niemand hat die Zeit sich damit zu befassen. Wie Sie einem neuen Mitarbeiter eine Nummer zuweisen, wissen Sie gerade noch so knapp. Doch wenn es dann mal brennt, dann weiss niemand was tun. Kommt ihnen das bekannt vor?

Automatisierungsmöglichkeiten

Wie praktisch jedes Microsoft Produkt, können Sie auch Teams komplett über PowerShell provisionieren. Sie haben keine Lust 15 einzelne Feiertage für nächstes Jahr zu erfassen? Wir auch nicht. Deshalb helfen wir Ihnen gerne ein Script zu entwickeln, welches diese Aufgabe für Sie übernimmt. Der Mehrwert von automatisierten Prozessen und Provisionierungen im Bereich IT ist enorm. Warum sollte dies nicht auch auf die Telefonie ausgeweitet werden?

Wenn Sie Ihre PBX ablösen und mit Teams im Home Office telefonieren möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie zu irgendeinem Punkt dieses Beitrages Fragen haben. Wir unterstützen Sie gerne in “all Things Teams”. 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Teams New Meeting Experience

Teams New Meeting Experience

Microsoft hat im aktuellen Teams Client, ein neues Look & Feel aufgeschaltet. Es nennt sich «Teams New Meeting Experience» und umfasst ein paar auffällige Änderungen im User Interface. Die neue Besprechungserfahrung ist primär für Meetings gedacht, betrifft aber auch Telefon-Anrufe. Da sich dieser Update automatisch als «Standard» in Teams einstellt, bekunden viele Benutzer Schwierigkeiten. Vor allem im Handling von externen Telefon-Anrufen. Viele User beklagen, dass Sie zum Beispiel nicht mehr Anrufe über Teams weiterleiten können. Zum Beispiel die Funktion «Nachfragen und weiterleiten» ist nicht mehr so einfach zu nutzen.

Sinn und Zweck der neuen Funktion

Diese «New Meeting experience» (Die neue Besprechungserfahrung auf DE) soll das Handling von Meetings vereinfachen und diese auch flexibler gestalten. Es wird damit die Möglichkeit gegeben, einzelne Meetings oder auch Gespräche in einzelnen Teams Fenstern durchzuführen. Was zwar spannend tönt für Meetings, scheint bei der Umsetzung für die Anrufweiterleitung leider nicht so ganz geglückt zu sein.

Versteckte Fenster beim Weiterleiten von Anrufen

Will man einen Anruf verbinden, so wird nach Betätigung dieser Funktion ein neues Fenster im Hintergrund geöffnet. Leider ist das Wort «Hintergrund» wörtlich zu nehmen, sprich das Fenster versteckt sich effektiv hinter dem ersten Fenster.

Sehen Sie selbst im Video hier:

Das heisst wenn Sie den Anruf weiterleiten möchten müssen Sie das aktive Fenster nach unten schieben, damit Sie auf dem darunter liegenden Fenster den «Transfer» Button sehen und anklicken können. Aber zur Beruhigung, wir haben bei unserem letzten Call mit dem Produkt-Management von Microsoft das Thema angebracht und diese arbeiten bereits an einer Verbesserung.

New Meeting Experience ausschalten:

Um unnötige Helpdesk Anfragen zu vermeiden, können Sie dieses Feature aber abschalten. Gemäss Microsoft wird es zukünftig automatisch die alte «Experience» ersetzen, d.h. es ist vermutlich besser sich an das neue Look and Feel zu gewöhnen. Mit etwas Glück folgt dann Anfang Dezember auch eine neues Look and Feel der kompletten «Calling experience».

Wie gehe ich vor?

  • Oben rechts im Teams Client auf Ihren Avatar klicken
  • Danach auf Einstellungen klicken

Einstellungen Teams New Meeting Experience

  • Danach unter «Allgemein» die Checkbox bei «Neue Besprechungserfahrung aktivieren» deaktivieren.

Settings in Teams New Meeting Experience

  • Dann müssen Sie den Teams Client neu starten. Aber Achtung: Es reicht nicht aus, wenn Sie den Teams Client über das X oben rechts schliessen! Sie müssen unten rechts in der Taskleiste auf den Pfeil  klicken und dann mit der rechten Maustaste auf das Teams Symbol klicken und auf Beenden drücken.

Teams New Meeting Experience in der Taskbar

  • Wenn Sie sich am Teams Client neu anmelden wird das neue Feature «New Meeting Experience» automatisch wieder eingeschaltet. Und nein, das ist kein Fehler, sondern ein Wunsch von Microsoft und somit per design, damit das Feature als Standard eingeführt werden kann.

Falls Sie Fragen haben, so stehen wir gerne zur Verfügung.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, haben wir anbei den Link zu unserer Teams Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Microsoft Teams Extension Dialing

Microsoft Teams Extension Dialing

Bei klassischen Telefonanlagen war es oftmals so, dass eine Firma nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine eigene Direktnummer hatte. Vielmehr wurden die Anrufe über eine zentrale Nummer empfangen und dann an die internen Nebenstellen (Telefonapparate) innerhalb des Netzwerks verteilt.

Ähnlich wie man in Cloud deployments jeden einzelnen Benutzer lizenziert, vergibt man üblicherweise auch jedem Benutzer seine eigene Direktnummer. Dies ist meist auch kostentechnisch kein Problem, da viele Anbieter, wie auch wir, keine monatliche Gebühr pro Nummer erheben.

Es gibt dennoch Situationen, in welchen nicht jedem Mitarbeiter eine Nummer zugeteilt werden kann. Typische Beispiele sind Start-Ups welche mit wenigen Nummern beginnen und dann rasant wachsen oder Firmen welche seit Jahrzenten dieselben fünf Nummern besitzen und einfach keine fortlaufenden Nummern mehr verfügbar sind.

Aus technischer Sicht kann in Teams jede Nummer nur einmal zugewiesen sein. Das bedeutet, dass die Attribute der Benutzer in jedem Fall eindeutig sein müssen. In diesem Fall kann das sogenannte Microsoft Teams Extension Dialing die Rettung sein. Hierbei können mehreren Benutzern die Hauptnummer, gefolgt von einer Extension Nummer zugewiesen werden.

Mehrere Benutzer mit der Hauptnummer + eindeutiger Extension Nummer

Verhalten bei ausgehenden Anrufen

Die Rufnummer widerspiegelt sich dann auch entsprechend im Teams Client. Der Benutzer kann also somit sehen, welches seine Extension Nummer ist.

Nummer inkl. Extension im Teams Client

Bei ausgehenden Anrufen auf externe Nummern wird dann je nach Provider oder Gerät entweder nur die Hauptnummer oder die Hauptnummer + Extension angezeigt. Viele Firmen setzen ohnehin nach wie vor darauf, bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer oder die Nummer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wenn dies der Fall ist, bringt eine Implementation der Extension Nummern keinen Nachteil gegenüber der Zuweisung einer Direktnummer für jeden Benutzer.

Interne Anrufe

Ein Wechsel auf eine moderne Telefonie Plattform wie Microsoft Teams erfordert oftmals auch eine Umgewöhnung der Benutzer. Einige gewöhnen sich vielleicht schnell daran, die Kollegen/Innen neu per Namen, anstatt der Kurzwahl zu suchen, während andere vielleicht lieber wieder die drei oder vierstellige Kurzwahl eintippen würden. Auch das ist kein Problem.

Mit einer sogenannten Normalisierungs-Regel können Muster definiert werden (z.B. vierstellige Nummern) welche mit einer bestimmten Zahl beginnen und anschliessend in eine volle E.164 Rufnummer umgewandelt werden. Dies geschieht anhand einer Regular Expression (RegEx) welche die gewählte Nummer auf die Gültigkeit der Regel überprüft.

Beipsiel einer Normalization Rule

RegEx kann einem auf den ersten Blick ziemlich komplex und schwer zu lernen erscheinen. Daher hat Microsoft einen grafischen RegEx Wizard ins Teams Admin Center eingebaut mit welchem diese Regeln auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können.

In diesem Beispiel verwenden wir vierstellige stellige Kurzwahlen welche mit der Ziffer «4» beginnen, exakt vier Zeichen lang sind und normalisieren diese zu +4144512xxxx.

Dabei wird eigentlich nicht die Kurzwahl gewählt, sondern Sie wird lediglich am Ende des Präfixes «+4144512» angehängt. Deshalb braucht für diese Funktion trotzdem jeder Benutzer eine eigene Direktnummer. Teams erkennt automatisch, dass es sich dabei um eine Nummer handelt, welche einem internen Benutzer zugeordnet ist und es wird ein interner Teams Anruf aufgebaut. Dabei entstehen keine Kosten für den Anruf.

Eingehende Anrufe

Eingehend sieht dies dann anders aus. Die Nummer «+41445124075;ext=4072» ist keine Normale Telefonnummer, daher kann ein Anruf nicht einfach so an die entsprechende Extension durchgestellt werden. Damit dies gelingt, braucht es eine gewisse Logik auf der Hauptnummer. Die richtige Komponente in Teams dafür heisst Auto Attenant (oder auch Automatische Telefonzentrale). Mit diesem Baustein lassen sich einfach IVRs (Interaktive Sprach Menus) realisieren. Ein Auto Attendant unterstützt zwei Möglichkeiten, (jedoch nur eine pro Auto Attendant) einen Anruf an eine bestimmte Person weiterzuleiten:

  • Dial by Name (Der Anrufer sagt den Namen der Person, welche er erreichen möchte)
  • Dial by extension (Der Anrufer tippt die Nummer der Person via Tastatur ein)

Nach Einagbe der Extension oder Sagen des Namens wird der Anrufer automatisch mit der gesuchten Person verbunden. Wer seinen Kunden trotzdem beide Möglichkeiten bieten will, von beiden Varianten gebrauch zu machen, kann dies erreichen, indem zwei verschiedene Auto Attendants verschachtelt werden.

Damit ein Auto Attendant in der Lage ist eine Person anhand der Extension Nummer im Verzeichnis zu finden, muss die Extension im Telefonnummer Feld des Benutzers entsprechend eingetragen sein.

Wenn wir mit diesem Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind Ihnen gerne bei der Konfiguration Ihrer Telefonzentrale in Teams behilflich.

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