PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen

PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen: Mit Power Automate (ehm. Microsoft Flow) – Microsofts hauseigener “Low-Code” Plattform kannst du ganz einfach Business Prozesse digitalisieren und automatisieren. Wie der Name schon sagt, brauchst du dazu nicht einmal Programmierkenntnisse. Das schränkt die Nutzerbasis von Power Automate nicht nur auf die IT-Abteilung ein, sondern auch du kannst einen Flow erstellen! 

Überlege dir nur was du erreichen möchtest und welche Cloud-Dienste dazu brauchst. Wenn du das einmal hast, musst du nur noch einen Trigger (Bedingung) und die korrekte Reihenfolge definieren. 

Die Plattform bietet von Haus aus sehr viele Funktionen und Anbindungen an verschiedenste Cloud-Dienste. Dennoch gibt es einige Limitationen. Neulich hat uns ein Kunde die folgende Anforderung gestellt: Zu einem bestimmten Punkt im Flow soll der Benutzer eine Eingabe machen.

Um was geht es konkret?

Stell dir vor, du hast in der Buchhaltung ein Multifunktionsgerät mit integriertem Scanner. Nun scannen deine Mitarbeiter fleissig Dokumente ein. Diese sollen auf OneDrive gespeichert sein. Ein Jahr später suchst du eine bestimmte Rechnung. Du findest Sie nicht, weil in diesem Order hunderte von Dokumenten mit dem Namen “Scan-xxx.pdf” existieren. Kommt dir das bekannt vor? Genau so ging es jedenfalls unserem Kunden.

Flows eignen sich perfekt, um Dateien auf OneDrive zu manipulieren. Du kannst damit eine Datei umbenennen, verschieben, kopieren usw. Wie kannst du Flow dazu bringen dich während der Ausführung nach einem Dateinamen zu fragen? Geht das überhaupt?

Diese Frage habe ich mir auch gestellt. Als erstes habe ich mir alle Methoden zur Abfrage von Benutzereingaben angesehen. Damit du siehst wo man Power Automate einsetzen kann, stelle ich dir die möglichen Optionen kurz vor.

Option 1: Flow Button mit Eingabe am Anfang

Die einfachste Variante, wie du einen Benutzer nach einer Eingabe fragen kannst, ist die Erstellung eines „Buttons“. Flow Buttons erscheinen in der Mobile App von Power Automate. Mit Knopfdruck startet man manuell den Flow. Ein Button kann verschiedene Eingabefelder wie Text oder Zahlen enthalten. Mit dieser Methode kannst du beispielsweise eine Zeiterfassung realisieren. Die Werte, welche du so erfasst, kannst du von Flow in eine Excel Tabelle schreiben lassen. In meinem Fall soll der Flow aber automatisch laufen. Deshalb habe ich diese Option schnell wieder verworfen.

PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Eingaben beim Button können z.B. in eine Excel oder SharePoint Liste geschrieben werden.

 

Option 2: Approvals mit Kommentar

Eine andere Möglichkeit ist einen Genehmigungs-Prozess zu starten. Genehmigungen bieten sich dann an, wenn du basierend auf der Eingabe (Genehmigung oder Ablehnung) eine andere Aktion im Flow ausführen lassen möchtest. Optional bietet dir diese Methode auch ein Kommentarfeld, in welchem du einen Grund für die Genehmigung oder Ablehnung in Form eines Textfeldes mitgeben kannst. Auch diese Art von Benutzereingabe eignet sich leider nicht für mein Vorhaben. Deshalb habe ich auch einen ApprovalProzess nicht in Erwägung gezogen. 

PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Bei einer Genehmigung oder Ablehnung können optional Kommentare erfasst werden.

 

Option 3: E-Mail mit Optionen

Die dritte und Letzte Methode, welche du nutzen kannst, um Benutzereingaben während eines Flows abzurufen, sind E-Mails mit Optionen. Dabei sendet Flow eine E-Mail mit einer Auswahl an Links. Die Links werden in Form von Buttons dargestellt. Wird einer dieser Buttons angeklickt, wird die Auswahl von Power Automate registriert. Diese Methode bietet dir im Vergleich zu Option 2 den Vorteil, dass mehr Optionen als nur «Genehmigen» oder «Ablehnen» zur Verfügung stehen. Wenn es nur darum ginge, gescannte Dokumente zu klassifizieren, wäre dies eine tolle Lösung. Aber auch hier gibt es keine Möglichkeit zur Eingabe eines Freitextes. Meine Anforderung ist also immer noch nicht erfüllt. 

 

PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Im Beispiel werden die Optionen zur Klassifizierung von gescannten Dokumenten verwendet.

 

Option 4: Mussten wir zuerst erfinden: PowerAutomate: User-Input via Mobile abfragen

Ich habe noch nicht aufgegeben. Mit etwas Kreativität bin ich schlussendlich auf eine passable Lösung gekommen. Als Fan von Automatisierungen ist mir Siri Kurzbefehle (engl. Siri Shortcuts) kein Fremdwort. Die Siri Shortcuts sind eine Art lokale Flows welche direkt auf dem iPhone erstellt und ausgeführt werden. Das Prinzip dabei ist dasselbe wie bei Cloud-Flows. Sobald eine Bedingung erfüllt ist, wird eine Aktion ausgeführt. 

Grafische Darstellung des Ablaufs

So wirds gemacht PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen

Schritt 1 – Trigger: Neue Datei auf OneDrive

Der erste Flow wird ausgelöst, sobald der Scanner eine Datei auf OneDrive abspeichert. Danach schickt dir er Flow eine E-Mail in dein Postfach. Als Betreff wird die eindeutige ID der Datei mitgeschickt. Warum du dies so machen musst, sehen wir gleich im nächsten Schritt. 

New File Trigger

Der Flow prüft auf neue Dateien und schickt den Identifier der neuen Datei per E-Mail.

Schritt 2 – Siri Shortcut Automation

Auf dem iPhone erstellst du nun eine Automation. Diese willst du immer dann ausführen, wenn du eine neue E-Mail von Power Apps erhältst. Im Kurzbefehl definierst du anschliessend die Variabel “FileIdentifier” welche mit dem Betreff der empfangenen Nachricht abgefüllt wird. Die zweite Variabel “Text” musst du auf “Jedes Mal nachfragen” setzen. Du möchtest ja bei jeder Datei einen individuellen Namen angeben können.  

 

Siri Shortcut

Die Automation in den Siri Kurzbefehlen wird immer dann ausgeführt, wenn eine E-Mail erhalten wird.

So sieht es aus auf deinem iPhone aus. Du wirst aufgefordert die gescannte Datei zu benennen. Nach dem Ausführen der Push Meldung kannst du einen Dateinamen eingeben. Sobald du auf “Fertig” getippt hast wird deine Eingabe wieder per E-Mail übermittelt. Der File Identifier wird ebenfalls wieder mitgeschickt. Dadurch weiss Power Automate dann auch welche Datei umbenannt werden muss. 

 

Siri Shortcut Ausführen

Der Benutzer kann den gewünschten Dateinamen ganz einfach in sein Smart Phone eintippen oder sprechen.

 

Schritt 3 – Trigger: Neue Email in Ordner

Der zweite Flow wird ausgeführt, sobald eine Antwort-E-Mail von Siri erhalten wurde. Flow ruft dann die entsprechende Datei von OneDrive ab und benennt diese gemäss deiner Eingabe um. Damit deine Mailbox aufgeräumt bleibt werden zum Schluss beide E-Mails automatisch gelöscht. Diese sind nur Mittel zum Zweck. 

Et Voilà. Schon hast du einen Flow welcher Freitext-Eingaben und sogar Spracheingaben über dein Handy akzeptiert.  

Power Automate Low-Code Auszug

Mit dem übermittelten Dateinamen wird eine Variable initialisiert.

Datei umbenennen

Die Flow Variable DefinedFileName enthält nun den benutzerdefinierten Text.

 

Fazit

Es hat Spass gemacht das Projekt umzusetzen. Trotzdem sehe ich darin eher ein “Proof of Concept” als eine vollwertige Lösung. Siri Kurzbefehle können nicht zentral verwaltet werden was eine Skallierung ausser Frage setllt.

Das vorgestellte Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. Der Abfragemechanismus lässt sich auch für alle anderen Zwecke einsetzen, bei welchen die drei Optionen „Button“, „Approval“ oder „E-Mail“ mit Optionen ungeeignet sind. 

In Online-Foren habe ich einige Beiträge zu diesem Thema gefunden. Deshalb haben wir uns dazu entschieden unsere Erkenntnisse mit euch zu teilen. Hoffentlich hilft unser Workaround auch dir weiter. 

Microsoft Flow wird zu Power Automate

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Aus Microsoft Flow wurde Power Automate. Die Microsoft Ignite 2019 in Orlando ist bereits wieder Geschichte. Es gab viele interessante Ankündigungen und Neuerungen. Eine betrifft auch Microsoft Flow.

Aus Microsoft Flow wurde Power Automate. Power Automate ist eine Automatisierungsplattform und ein Teil der Power Plattform. Somit passt nun auch das Namenskonzept der Power Plattform mit Power BI, PowerApps und Power Automate. Neu bietet Power Automate auch die Unterstützung von Robotic Process Automation (RPA). Somit wurde nicht nur in den Namen das Wort Power integriert, es stehen auch neue powervolle Funktionen zur Verfügung. 

Für alle die Flow, respektive Power Automate noch nicht kennen. Damit lassen sich eine Vielzahl von Abläufen innerhalb und ausserhalb von Office 365 erstellen. Microsoft stellt eine Vielzahl von Connectoren und Beispielen zur Verfügung, um interne Office 365 Prozess abzubilden. Microsoft stellt eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung, um die Office 365 Werkzeuge in einen Flow zu integrieren. Auch externe «Werkzeuge» kann man mittels «connectoren» integrieren.

Ein kleiner Ausblick, was mit den neuen Power Virtual Agents und Power Automate alles so möglich ist, zeigt folgendes Video von Microsoft. 

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Die Microsoft Ignite 2019

Weitere News und Videos von der Microsoft Ignite 2019 finden Sie unter folgenden Links.

Webservice mit Microsoft Power Automate und IOT Lösung

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Webservice mit Microsoft Power Automate und IOT Lösung: Webservices bedürfen einiger Entwicklungszeit und sind oftmals teure Investitionen. Doch was für Möglichkeiten gibt es, wenn ein Webservice erstellt werden soll und dieser auch noch kostengünstig und in schneller Zeit realisiert werden sollen?

Da kommt der Werservice mit Power Automate zum Einsatz. Mit Power Automate steht ein mächtiges Tool zur Verfügung, mit dem, in vergleichsweise kurzer Zeit, eine API erstellt werden kann. In Kombination mit SharePoint als Datenspeicher, entstehen nicht einmal zusätzliche Lizenzgebühren, da beide in allen Office 365 Abos bereits integriert sind (bis 750 Flow Runs).

Anhand einer realen Kundenanforderung möchte ich Ihnen zeigen, wie diese Lösung mit Power Automate und SharePoint Online in Office 365 einfach umgesetz werden kann.

Customer Case

Ausgangslage

Ein grösseres Handelsunternehmen für Schreinereibedarf hat uns folgende Aufgabe gestellt:

Kunden des Handelsunternehmens sollen in Zukunft mit sogenannten «Smart Labels» ausgestattet werden. «Smart Labels» sind kleine Geräte welche zum Beispiel in einem Lagergestell angebracht werden und mit denen der zuständige Lagerist, ganz bequem, mit einem einzigen Knopfdruck auf dieses «Smart Label», eine vordefinierte Menge eines Lagerartikels, direkt an sein ERP übermitteln kann. Das ERP führt dann die Bestellung beim Händler aus.

Wird das «Smart Label» gedrückt, dann soll diese Bestellung in einer sogenannten Watchlist abgespeichert werden. In regelmässigen Abständen prüft das ERP des Kunden dann diese Liste nach neuen Eingängen und legt eine Bestellung auf, respektive, wenn nötig, wird eine bestehende offene Bestellung aktualisiert.

Use-Case

Um diese Anforderungen abzudecken, haben wir eine Power Automate Lösung mit SharePoint Backend verwendet. Sobald der Knopf auf dem Label gedrückt wird, sendet das Label einen Call an den Flow, worauf dieser, bei erfolgreicher Authentifizierung, die Daten in die Watchlist fügt. Ebenso sendet das Label in regelmässigen Abständen einen Status-Request an den Flow, welcher die angefragten Informationen in der Watchlist heraussucht und diese als Response zurückgibt. Somit sieht der Kunde auf dem kleinen Screen des Labels jederzeit, was der Status der Bestellung ist.

Flow API ERP

Gleichzeitig verarbeitet ein weiterer Workflow die Anfragen (requests) des ERP-Systems. Das ERP fragt den Flow-Webservice nach Einträgen in der Watchlist ab. Dabei wird ein Session-Key mitgesendet, den der Flow abgreift und sich damit bei einem Server authentifiziert. Ist der Key valid, erhält der Flow die Identifikation des Kunden zurück. Darauf basierend werden die georderten Produkte in Auftrag gegeben. Sobald die Bestellung rausgeht, sendet das ERP einen neuen Request an den Webservice, worauf dieser den Status der betroffenen Positionen aktualisiert.

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Weitere Informationen

Beim oben beschriebenen Case werden Requests mit Daten im XML- und andere mit JSON-Format gestellt. Standardmässig ist Flow darauf ausgelegt, mit JSON-Daten zu arbeiten. Doch mit den nötigen Kniffen, lassen sich auch XML-Daten verarbeiten und zurückgeben.

Das Ganze klingt ja hervorragend, gibt es keine Nachteile?

Diese gibt es. Bei einem in JAVA, C#, Go (und anderen Sprachen) programmiertem Webservice, benötigen diese Request-Response Prozesse meist nur Millisekunden. Bei einem Flow, der in einer SharePoint-Liste Daten zusammenträgt, kann das, je nach Menge der Einträge, schon mal ein paar Sekunden dauern. (Interessant wäre hier ein Test betreffend Ausführungszeit mit einem Flow und einer SQL-Datenbank, dies müsste ich jedoch noch durchführen.)

Fazit

Wenn die Ausführungszeit keine Rolle spielt, respektive ein bisschen höher sein darf und handelt es sich um eine relativ kleine Datenmenge, kann mit Flow tatsächlich in kurzer Zeit ein zuverlässiger Webservice erstellt werden. Dies ohne Unsummen zu investieren.

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