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Microsoft Office 365 für NGO & NonProfit

by Luigi Altieri | 18 Apr, 2019 | 100% Cloud, Azure, Exchange Online, Office 365, SharePoint Online, Teams

Office 365 für NGO – Entdecken Sie die Vorteile eines Wechsels zu Office 365. Entdecken Sie die Vorteile eines Wechsels zu Office in der Cloud.

Office 365 für NGO und Nonprofit: Sind Ihre Mitarbeiter über mehrere Standorte verteilt? Arbeitet ein Grossteil von Ihrem Team Teilzeit und sieht sich daher nicht oft? Wollen Ihre Mitarbeiter und Freiwillige persönliche Geräte wie Smartphones oder Tablets für ihre Arbeit verwenden? Wollen Sie auf eine (teure) lokale Infrastruktur für Mails und Dateien verzichten? Wenn Ihnen das alles bekannt vorkommt, sollten Sie sich die Non-Profit Dienstpläne von Microsoft Office 365 für NGO anschauen. Basierend auf unseren Erfahrungen bei der Verwendung von Office 365 bei unseren Kunden und uns, sehen wir viele Möglichkeiten wie Office 365 Non-Profit Organisationen helfen kann, ihren Impact zu steigern und dabei gleichzeitig den finanziellen, aber auch personellen Aufwand für die IT zu senken. IT-Verantwortliche sparen Zeit dadurch, dass E-Mail-Wartung, Software-Upgrades und unsicheres Speichern von Daten der Vergangenheit angehören. Ausserdem werden die Textverarbeitungs-, Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen der traditionellen Office-Suite, mit denen Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen bereits vertraut sind, um die Stärken der Cloud erweitert. Microsoft Office 365 bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

Gehostete E-Mails mit unterschiedlichem Speicherplatz
- Mitarbeiter und Freiwillige können von überall auf ihre E-Mails, gemeinsamen Kalender und Kontakte zugreifen
- Integrierter Spam- und Malware-Schutz
Mit SharePoint Online und OneDrive können Sie problemlos Dokumente mit Ihren Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten
Microsoft Teams als internes Hub für Teamzusammenarbeit
- Web- und Sprachkonferenzen
- Mit Microsoft Teams Direct Routing können Sie die gesamte Telefonie über Office 365 abwickeln
Alle Funktionen der lokal installierten Office-Suite inklusive Office Web Apps
Verbesserte Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Daten und Dateien
Die Hochverfügbarkeit der Cloud überall und jederzeit
24/7 Support (abhängig vom Lizenzplan Ihrer Organisation)

Den richtigen Lizenzplan wählen

Als qualifizierte NGO oder Wohltätigkeitsorganisation können Sie gespendete und ermässigte Lizenzen für Office 365 erhalten. Und weil gemeinnützige Organisationen unterschiedliche Grössen und Anforderungen haben, stehen fünf verschiedene Lizenzierungspläne zur Auswahl, die Sie je nach Bedarf kombinieren können. Zwei davon (Office 365 Non-Profit Business Essential & Office 365 Non-Profit E1) sind komplett kostenlos. Diese kostenlosen Pläne enthalten keine vollständig installierte Version von Office (Word, Excel, PowerPoint usw.). Um sowohl die vollständig installierte Version von Office als auch die Cloud-basierten Versionen nutzen zu können, benötigen Sie die ermässigten Office 365 Business Premium-, E3- oder E5-Lizenzen. In diesen Versionen kann die komplette Office Suite auf bis zu fünf Geräte pro Benutzer verwendet werden, sodass Sie über Ihr Telefon, Ihren Computer oder Ihr Tablet auf Ihre Software zugreifen können.

Zusätzliche Vorteile für Non-Profits mit Microsoft Azure

Microsoft schenkt akkreditieren Non-Profits und NGOs zusätzlich ein jährliches Azure Guthaben von 3’500 USD, welches Sie frei einsetzen können. Dieses Azure Guthaben ermöglicht es Ihnen über 100 verschiedene Dienste in der Microsoft Cloud zu benutzen. Das Hosting reiner Server Anwendungen, Datenbanken oder Website bis hin zu vollumfänglichen Windows Client-Virtualisierung sind nur ein kleiner Teil der vielfältigen Möglichkeiten die Ihnen Azure bietet. Ab 2020 eröffne Microsoft zudem zwei Rechenzentren in der Schweiz, um noch besser auf die lokalen Bedürfnisse und rechtlichen Rahmenbedingungen eingehen zu können.

Ist Ihr Interesse geweckt?

Office 365 für NGO: Sie möchten mehr über Office 365 oder Azure für Non-Profit Organisationen erfahren oder haben bereits konkrete Fragen zur Migration, Administration oder den Anwendungen? Als akkreditierter Microsoft Cloud Solution Provider stehen wir Ihnen gerne bei der Wahl und Kauf der richtigen Lizenz bis zur Inbetriebnahme und Betreuung Ihrer Office 365 und Azure Umgebung jederzeit zur Verfügung. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Office 365 für NGO Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Cloud Funktionen und Möglichkeiten rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Cloud Beratungs Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema Cloud Migrationen.

TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online

by Luigi Altieri | 12 Apr, 2019 | SharePoint Online

TIP-OF-THE-WEEK #5 SharePoint Online: Wir hoffen, dass Sie trotz Neuschnee gut in den Frühling gestartet sind. Diese Woche haben wir einen kleinen Tipp für SharePoint Administratoren.
In diesem Beitrag werden wir Ihnen zeigen, wie Sie ein ziemlich mühseliges Problem in SharePoint Online-Sites umgehen können.

Dabei geht es um den Umstand, dass normale Benutzer der SharePoint-Site, Webseiten einschliesslich der SharePoint Homepage bearbeiten/editieren können. In SharePoint werden Webseiten wie alle anderen Inhalte (bspw. Dokumente) behandelt. Das bedeutet, wenn Benutzer über die Berechtigungsstufe «Bearbeiten» oder «Mitwirken» verfügen, (Benutzer in der Mitgliedergruppe), können sie nicht nur Dokumente aus einer Dokumentbibliothek hinzufügen, bearbeiten oder löschen, sondern auch die Seiten der Site verändern.

In einigen Fällen ist dies unter Umständen erwünscht, beispielsweise wenn die Seiten der Site als Wiki verwendet werden, ist dies genau das, was die Benutzer tun sollen, nämlich Inhalte auf den Seiten bearbeiten.

Wenn Sie aber beispielsweise ein Site-Inhaber einer Projekt-Site sind, möchten Sie nicht, dass Ihre Benutzer die Startseite, welche Sie mit viel Zeit und Schweiss aufgebaut haben, verändern. Es ist eine Sache, wenn Herr Muster ein Dokument aus einer Bibliothek löscht, ganz anders sieht es aus, wenn Herr Muster die Startseite des Hauptprojektes löscht und sie für alle Benutzer «kaputt» macht.

Jetzt, da klar ist, worüber wir sprechen und wieso es wichtig sein kann, wollen wir sehen, was es für Optionen gibt, um diesem Ärgernis aus dem Weg zu gehen.

Option 1: Verhindern Sie das Bearbeiten aller Seiten

Wenn Sie die Bearbeitung aller Seiten Ihrer Website verhindern möchten, ist das mühelos zu bewerkstelligen. Alle Seiten einer Site werden in der Site Pages-Bibliothek gespeichert. Diese verhält sich analog zu einer Dokumenten-Bibliothek einfach nur für Seiten. Standardmässig erbt sie die Sicherheitseinstellungen der Site. Wenn Sie also verhindern möchten, dass Teammitglieder die Seiten einer Website bearbeiten, müssen Sie die Vererbung aufheben und diese Bibliothek für die Mitglieder Gruppe schreibgeschützt machen. So gehen Sie am besten vor:

Klicken Sie auf einer Site auf das Zahnradsymbol und dann Websiteinhalte.
Klicken Sie anschliessend auf die Websiteseiten Bibliothek.
Als Nächstes müssen Sie die Vererbung der Berechtigungen für diese Bibliothek aufheben. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol und dann Bibliothekseinstellungen.
Klicken Sie anschliessend auf «Berechtigungen für Dokumentbibliothek».
Wie Sie der angezeigten Nachricht entnehmen können, erben Seiten standardmässig die Berechtigungen des übergeordneten Objekts (Site). Deshalb können standardmässig alle regulären Teammitglieder alle SharePoint-Seiten bearbeiten.
Um die Vererbung aufzuheben, klicken Sie auf «Berechtigungsvererbung beenden». Wenn eine Warnmeldung angezeigt wird, klicken Sie auf OK.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben «Mitglieder von XXXX» und klicken Sie dann auf Benutzerberechtigungen bearbeiten.
Zum Schluss deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben «Bearbeiten» und markieren Sie es bei «Lesen».
Jetzt können die User keine Seiten mehr editieren oder löschen.

OPTION 2: Blockieren Sie die Bearbeitung einer spezifischen Seite

Option 1 ist simpel und rasch umgesetzt, aber möglicherweise nicht die richtige Lösung für Sie. Wenn Benutzer keine Seiten bearbeiten dürfen, können sie kein Wiki mehr erstellen und bearbeiten oder eine Neuigkeit veröffentlichen (in modernen Seiten ist jede Neuigkeit eine neue Seite). Die beste Lösung für ein solches Szenario wäre, ausschliesslich die Startseite für Bearbeitungen durch reguläre User zu sperren. Dies können sie folgendermassen bewerkstelligen:

Navigieren Sie zur Site Pages-Bibliothek (Zahnradsymbol – Websiteinhalte – Websiteseiten).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Seite, deren Bearbeitung Sie einschränken möchten.
Klicken Sie dann auf das kleine umrundete «i» und dann auf Zugriff verwalten.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben «Mitglieder von XXXX» und ändern Sie dann «Bearbeiten» zu «Kann Anzeigen».

Wir hoffen, wir haben Ihnen damit stundenlanges Nacharbeiten erspart. 😉 Im Fall der Fälle ist es aber in jedem Falle sinnvoll auch für Office 365, insbesondere SharePoint Online ein Backup zur Verfügung zu haben mit dem man gelöschte Daten einfach wiederherstellen kann. Wir bieten dafür eine entsprechende Lösung Skykick Datensicherung für Office 365 – gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Verfügung.

Ihre TwinCap First AG

Teams Direct Routing Round Up

by Martin Heusser | 28 Mrz, 2019 | Blog-Eintrag

Teams Direct Routing Round: Wer unseren Blog ein wenig verfolgt hat, der kann sich vielleicht noch daran erinnern, dass wir noch in 2018 die ersten produktiven Kunden auf unserer Managed SBC Umgebung implementiert haben. In den letzten 3 Monaten hat sich auch einiges in Microsofts Cloud Telefonie Lösung getan – ein perfekter Zeitpunkt, um ein kleines Recap zu machen.

Da wir unsere eigenen SBCs (SBC = Session Border Controller) betreiben, können wir auch problemlos kundenspezifischen Anforderungen gerecht werden. So hatten z.B. einige unserer Kunden den Wunsch, dass bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer angezeigt wird. Und das für alle Benutzer. Die Architektur, die eingesetzten Komponenten unserer Lösung und das Know How von TwinCap First, erlauben uns also auch, gewisse Konfigurationen vorzunehmen, welche spezifisch an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden müssen. Sie als Kunde profitieren aber dennoch von einer preiswerten «Managed SBC» Lösung, mit einem einfachen Preis pro Session pro Monat, wobei Sie sich keinen eigenen SBC aneignen müssen.

DIRECT ROUTING IM TEAMS ADMIN CENTER

Microsoft hat das «Teams & Skype for Business Admin Center» nun doch wieder auf «Teams Admin Center» umbenannt. Ein weiteres Indiz, das Teams einen immer wichtigeren Stellenwert in Microsofts Zukunft für Office 365 einnimmt.

Der spannende Punkt dabei ist jedoch, dass nun das Teams Admin Center auch gewisse Informationen über die verbunden SBCs anzeigt. Neu gibt es einen Punkt «VoIP» welcher diverse Informationen über das Direct Routing anzeigt. So sehen wir auf dem Screenshot z.B. den Status eines verbunden SBCs.

Klickt man den SBC an, erhält man eine detaillierte Übersicht über diverse Punkte wie den Status der TLS Verbindung (die gesamte Kommunikation zwischen Teams und dem SBC erfolgt verschlüsselt), den Status der SIP Option Packets (Office 365 und der SBC tauschen regelmässig SIP Option Packets aus, damit wird geprüft, ob der SBC noch online und für Teams erreichbar ist.)

Anhand der verschiedenen Diagramme kann man so auch sehen, wie viele gleichzeitige Audio Streams in den letzten 30 Tagen aufgebaut wurden. Auf diesem Weg erkennt man potentielle Engpässe oder Optimierungspotential mühelos.

Angelegt bzw. konfiguriert werden können die SBCs aber nach wie vor nur über PowerShell. Ein Task bei dem wir Sie gerne unterstützen.

CALL PARK

Teams unterstützt neu auch Call Park. Ein nettes Feature welches Ihnen erlaubt, entgegegenommene Anrufe zu parkieren und anhand eines «Call Pickup Codes» an einen anderen Mitarbeiter oder auch an ein anderes Gerät zu übertragen, selbst wenn Sich dieses Gerät z.B. an einem anderen physikalischen Standort oder einem anderen Netzwerk befindet.

Ein klassisches Beispiel dafür wäre, wenn ich einen Anruf auf meinem Smartphone mit der Teams App entgegennehme, den Anruf aber über mein Notebook mit meinem Headset fortsetzen möchte oder der Akku des Smartphones langsam schlapp macht und kein Ladegerät in der Nähe ist.

Ein anderes denkbares Szenario wäre auch, das der Anruf von der Mobile App ins Büro an eine andere Abteilung weitergegeben werden kann.

Sobald das Feature aktiviert wird, erscheint der Button «Parked Calls» im Teams Client unter Speed Dial.

Während eines Anrufes, kann der Anruf über die Funktion «Park Call» parkiert werden. Nach dem Parkieren wird dem Benutzer einen Code bzw. eine Zahl angezeigt, mit welcher der Anruf von jedem Benutzer entgegengenommen werden kann, für welcher eine Call Park Policy zugewiesen ist.

Parkierte Anrufe bleiben für max. 5 Minuten geparkt. Danach klingelt der Anruf erneut bei dem Benutzer, welcher den Anruf parkiert hat.
Call Park & Retrieve wird derzeit auch schon von der Teams App auf iOS unterstützt. Die Android App unterstützt derzeit erst Call Retrieve.

Call Park ist standardmässig deaktiviert, auch bei Office 365 Tenants bei welchen Direct Routing bereits eingerichtet ist. Dieses Feature kann aktuell nur über PowerShell aktiviert werden, kontaktieren Sie uns, falls auch Sie gerne Call Park nutzen möchten. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.

SHARED LINE APPEARANCE

SLA hat in diesem Fall nichts mit einem Service Level Agreement zu tun, sondern mit der sogenannten «Shared Line Apearance» oder auch Stellvertretung genannt. Anhand von Stellvertretungen kann man entweder nur Anrufe von anderen Personen empfangen, nur Anrufe im Namen von anderen Personen tätigen oder beides zusammen.

Sobald man als Stellvertretung einer anderen Person hinzugefügt wurde und die Erlaubnis hat Anrufe in deren Namen zu tätigen, kann man vor einem Anruf auswählen, ob man den Anruf als sich selbst oder als eine andere Person tätigen möchte.

Klassischerweise wird dieses Feature von Assistentinnen und Assistenten eingesetzt, damit Sie Anrufe für Vorgesetzte beantworten oder in Ihrem Namen tätigen können.

In unserem Beispiel haben wir einfach die Hauptnummer einem Benutzer zugeteilt und können so auch ohne weitere Konfiguration auf dem SBC ausgehende Anrufe mit der Hauptnummer tätigen.

Bei eingehenden Anrufen sieht man deutlich für wen der Anruf bestimmt war.

Yealink Teams Phones T56A & T58A

Yealink hat mit den Modellen T56A & T58A als erster Hersteller zwei native Teams Tischtelefone auf den Markt gebracht. Die Telefone laufen mit Android und sind offiziell für Teams zertifiziert. Da auf den Geräten ein Teams Client / eine Teams Applikation läuft, müssen die Benutzer auch entsprechend eine Teams Lizenz besitzen.

Yealink T56A Teams Edition, jetzt erhältich!

Das interessanteste an diesen neuen Geräten ist, dass diese sich direkt durch das Teams Admin Center verwalten und provisionieren lassen.

Anhand von Configuration Profiles lassen sich diverse Einstellungen wie z.B. PIN, Zeitzone, Timeouts (Bildschirm Standby) oder Netzwerkeinstellungen festlegen und anschliessend auf die Geräte verteilen.

Wie Sie sehen hat sich also in den letzten Monaten einiges getan in Sachen Microsoft Teams & Direct Routing. Microsoft fügt ständig neue Features hinzu, und wir arbeiten fleissig daran, diese zu implementieren, zu testen und anschliessend auch unseren Kunden anzubieten.

Wenn auch Sie Microsoft Teams als Ihre primäre, standortunabhängige Cloud Telefonie Lösung nutzen möchten, dann rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.

Read Tip-Of-The-Week Nummer 4

by Martin Heusser | 8 Jan, 2019 | Blog-Eintrag

Tip-Of-The-Week Nummer 4 : Ein neues Jahr – ein neuer Tip Of The Week. Wir hoffen, dass Sie gut ins neue Jahr gestartet sind. Heute haben wir wiedermal einen kleinen Tipp für die IT Administratoren, bzw. die Office 365 und Azure Admins unter uns. Und dabei geht es ausnahmsweise nicht einmal um ein Microsoft Produkt. Als Dienstleister sind wir andauernd in verschiedenen Office 365 und Azure Tenants eingeloggt und aktiv. So kann es z.B. vorkommen, dass ich gerade eine Datei in SharePoint Online über unseren produktiven Tenant teile und eine Sekunde später eine Änderung im Teams Admin Center über meinen Admin Account vornehmen muss. Nur wenige Sekunden später ruft mich ein Kunde an und ich muss einen Blick in seinen Tenant werfen. Dabei habe ich aber komplett vergessen, dass ich noch eine alte Session von einem anderen Kunden offen habe, bei welcher ich mich zuerst abmelden muss. Wir sind uns zwar das ständige hin und herwechseln gewohnt, dennoch empfinden wir das als eher nervig und ineffizient. Hier kommt der Tip-Of-The-Week Nummer 4.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten wie man dem Problem etwas entgegenwirken könnte, z.B, mit mehreren Browsern oder Inkognito Fenstern zu arbeiten, doch auch das erweist sich nicht wirklich als praktikabel.

Ganz anders sieht es mit der Multi-User Funktion von Google Chrome aus. Es ist nicht so, als hätten wir die Lösung für das Problem selbst erfunden oder gar eine bahnbrechende Entdeckung gemacht. Es gibt bestimmt schon hunderte von Blogeinträgen zu diesem Thema. Trotzdem scheint es für uns so, als ob die Lösung noch nicht wirklich bekannt ist, geschweige denn oft genutzt wird. Das wollen wir mit diesem Beitrag ändern und an unsere treue Leserschaft weitergeben.

Google Chrome bietet nämlich seit einiger Zeit die Möglichkeit mehrere Profile anzulegen, dies bedeutet zugleich, dass jedes Profil seine eigenen Passwörter, Lesezeichen, Formulardaten, Einstellungen und Add-Ons abspeichert. Jedes Profil ist also komplett von den anderen Profilen getrennt, was uns erlaubt auch mit mehreren Office 365 / Azure Logins gleichzeitig eingeloggt zu sein. Perfekt für Office 365 und Azure Administratoren. Dies ist aber nicht unbedingt der einzige Verwendungszweck von mehreren Benutzerprofilen.

Ein weiteres Beispiel wäre auch die Verwendung von Microsoft Teams im Browser. Wer für mehrere Firmen tätig ist oder bei externen Firmen als Gast eingeladen wird, kann jeweils nur immer mit einem Account in Microsoft Teams angemeldet sein. Durch die Verwendung verschiedener Chrome Profile, könnte man also auch diese Einschränkung umgehen.

Wie wird’s gemacht?

Die Einrichtung ist kinderleicht. Um verschiedene Profile einzurichten klickt man in Google Chrome auf das Icon mit der Person «Aktueller Nutzer» und anschliessend auf «Nutzer verwalten».

Danach erhält man eine Übersicht aller bestehenden Profilen. Hier im Beispiel wurden schon einige Profile erstellt. Eines für meinen Admin Account, meinen Produktiven Account der TwinCap First und noch 3 Beispiel Accounts für Kunden.

Durch klicken von «Person hinzufügen» kann man nach der Eingabe eines Namen und der Auswahl eines Icons das Profil erstellen.

Wer den Namen oder das Icon eines Profils im Nachhinein ändern möchte, kann dies jederzeit in den Einstellungen des jeweiligen Profils tun.

Wie Sie sehen, werden alle Chrome Instanzen mit Ihren jeweiligen Profilen und Tabs separat ausgeführt und sind auch über die Taskbar anhand des Icons gut erkennbar. Wenn man möchte, kann man sogar Google Accounts mit bestimmten Profilen verknüpfen.

Im Taskmanager lassen sich die verschiedenen Profile leider nicht unterscheiden. Die Möglichkeit bei Erstellung des Profils eine Desktopverknüpfung inkl. Icon pro Profil anzulegen hilft aber dennoch bei der Unterscheidung der verschiedenen Accounts. Eine Möglichkeit benutzerdefinierte resp. seine eigenen Icons zu verwenden, gibt es bis anhin leider nicht. Hier könnte Google sicherlich noch nachbessern, da die Icons erstens nicht unbedingt Googles Design Sprache entsprechen, die Auswahl begrenzt ist und nicht unbedingt alle Icons eine Gedankenstütze zur Identifizierung des jeweiligen Profils darstellen.

Nichts desto trotz, ist die Funktion mehrere Chrome Profile zu haben mittlerweile zu einem bedeutenden Vorteil in unserem Arbeitsalltag geworden. Natürlich hoffen wir, dass auch Ihnen einen produktiven Start ins neue Jahr gelingt.