Business Voice für Office 365 Business – Teams Telefonie zu günstigeren Preisen
Business Voice für Office 365 – was ist das? Ich meinte frohe Kunde für KMU die mit Office 365 telefonieren möchten. Microsoft hat heute bekannt gegeben, dass nun auch Abonnenten von Office 365 Business Abos in den Genuss von Teams direct routing kommen. Bisher war es zwar «technisch» möglich, mit einer einzigen Enterprise Lizenz das «Phone System» Add-On zu kaufen, jedoch war und ist dies eine nicht unterstützte Variante. Sprich wer Probleme hat in dieser Konstellation, kriegt von Microsoft keinen Support.
Dank Business Voice ist es ab 1. April 2020 möglich, zu den erwähnten Lizenzen ein sogenanntes «Business Voice» Add-On zu kaufen. Der Kauf kann aber nur über einen Microsoft Partner erfolgen. Kunden welche Lizenzen über Kreditkarte beziehen, können leider davon nicht profitieren. Das «Business Voice» Lizenz Add-On besteht aus den beiden Lizenzen «Phone System» sowie «Audio Conferencing». Nebst der Telefonie erhalten Sie somit auch eine globale Konferenzlösung mit lokalen Einwahlnummern. So können Konferenzteilnehmer sich über ein normales Telefon an der Konferenz beteiligen.
Zudem entfällt der Kauf von «teureren» Enterprise Lizenzen (bspw. E1/E3/E5). Auch benötigt man keine Zusätze «Phone System/Audio Conferencing» mehr separat zu kaufen. Der KMU kann im direkten Vergleich rund 1/3 (ohne Gewähr, Preis ist abhängig vom Anbieter, aber bei uns kommt das so hin) der monatlichen Lizenzkosten einsparen. Ein Wechsel von Enterprise Lizenzen auf eine Business Premium oder Business Essential kann jederzeit vorgenommen werden. Es muss jedoch geprüft werden, ob Sie keine weiteren Enterprise Funktionen nutzen, welche durch das «downgrade» verloren gehen könnten.
Für Kunden, welche noch keine Teams Telefonie nutzen, bieten wir attraktive Angebote. Profitieren Sie aus der Kombination von Flat Abos und Office 365 Lizenzen aus einer Hand. Stellen Sie ihr Angebot zusammen auf unserer Teams Telefonie Seite. Gerne stehen wir Ihnen für alle Fragen rund um Office 365 und Teams zur Verfügung.
Angebot Teams Direct Routing von TwinCap First AG – unsere Vorteile!
Business Voice für Office 365 Angebot Teams Telefonie mit Business Voice Lizenz Angebot von TwinCap First AG für Teams Telefonie
Heute beschäftigen wir uns mit der Mitel MiVoice Office 400 und Microsoft Teams direct routing im Verbund. Wie Sie vielleicht wissen haben wir Anfang 2020 auf unserem Blog angekündigt, dass die TwinCap First AG ab sofort als Bakom registrierter Fernmeldedienstanbieter (FDA), sprich SIP Provider zugelassen ist. Diesen Schritt haben wir bewusst gewählt, damit wir unseren Kunden Lösungen aus einer Hand anbieten können. Konkret geht es um das gesamte Office 365 & Teams Ökosystem:
CSP Lizenzen, also Microsoft Lizenzen zu günstigen Konditionen und ohne Kreditkarte
den für Microsoft Teams Direct Routing benötigten Session Border Controller
sowie Telefonnummern, SIP Trunks & Gesprächs Abos (Flat oder nach Tarif)
Teams und Mitel MiVoice Office 400
Die Teams direct routing Lösung passt «out of the box» sehr gut für Unternehmen, welche vorwiegend im Büro an Computern arbeiten und nicht zwingend ein Tischtelefon oder ein DECT Funktelefon benötigen. Microsoft Teams bietet keine Möglichkeiten für die direkte Integration von Legacy Systemen. Gemeint sind vorhandene DECT- oder Notruftelefone oder Totmanneinrichtungen. Somit bleiben Branchen wie Industrie, Handel, Gesundheitswesen oder andere Firmen, welche auf solche Werkzeuge angewiesen sind, aussen vor. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie wir den nächsten natürlichen Schritt gegangen sind, und eine klassische PBX Umgebung in eine Office 365/Teams direct routing Lösung eingebunden haben. Als Basis diente eine Mitel MiVoice Office 400 Anlage, eine der am meisten genutzten Anlagen in der Schweiz.
Das Ergebnis
Zusammen mit den Spezialisten der Firma T&N Telekom & Netzwerk AG haben wir einen Proof of Concept durchgeführt. Wir haben Teams im Parallelbetrieb mit einer Mitel MiVoice Office 400 genutzt. Eine solche Konstellation bietet nicht nur Investitionsschutz, sondern gleich das Beste aus beiden Welten. Die bestehende DECT Infrastruktur kann ohne Problem weiter betrieben und genutzt werden und Mitarbeiter im Büro müssen nicht auf moderne Funktionen wie Online Meetings, Screen-Sharing oder Team Kollaboration verzichten.
Wir haben uns dazu entschieden den «Cloud Only Approach» für den SBC (Session Border Controller) weiter zu verfolgen und die Mitel MiVoice Office 400 einfach an unseren bestehenden Managed SBC angeschlossen. Dies vereinfacht auch zukünftige Migrationsszenarien, falls der Parallelbetrieb von Anfang an nur für eine befristete Migrationsphase geplant wird.
Challenge mit der Mitel MiVoice Office 400
Die grösste Challenge dabei war die fehlende NAT (Network Address Translation) Funktionalität der Mitel Anlage. D.h. die Mitel MiVoice Office 400 kann nicht damit umgehen, dass sich der SBC nicht im selben Netz befindet. Als Lösung dafür haben wir ein VPN (Virtual Private Network) von unserem Router zu Azure gebaut. Etwas das mit fast jedem bestehenden Router bewerkstelligt werden kann.
Technisch sieht das ganze folgendermassen aus:
Aufbau der Mitel MiVoice Office 400 Verbindung über den SBC zu Microsoft Teams.
Das Ergebnis
Die Vernetzung der Mitel MiVoice Office 400 Anlage mit Teams über den SBC funktioniert sehr gut. Am Ende des Tages konnten wir alle Funktionen nutzen, welche man von einer Telefonanlage erwarten würde, auch wenn es sich dabei im Prinzip um zwei komplett verschiedene Systeme und Technologien handelt. Dank spezifischen Routen ist es möglich, das Teams Benutzer via Kurzwahl oder Rufnummer von der Mitel MiVoice Office 400 aus und umgekehrt, angerufen werden können. Ja, wir konnten sogar Kurzwahlnummern auf dem SBC definieren um vom Teams Client aus einen Teilnehmer der Mitel MiVoice Office 400 Anlage mit nur zwei Ziffern zu erreichen. Der ganze Vorgang funktioniert ohne das Verlassen der eigenen bzw. der managed Infrastruktur und verursacht somit keine Gesprächsgebühren, da ein Anruf von der Mitel MiVoice Office 400 zu Teams oder umgekehrt zu keinem Zeitpunkt das öffentliche Telefonnetz erreicht.
Selbstverständlich ist es auch möglich von Teams, wie auch von der Mitel MiVoice 400 aus, externe Anrufe zu empfangen oder zu tätigen. Auch Weiterleitungen an eine Handynummer, welche auf einem Mitel Telefon oder im Teams Client eingerichtet wurden, funktionieren wie erwartet. Wie sieht es mit erweiterten Funktionen wie Transferieren (mit und ohne Rückfrage), lokalen 3er Konferenzen und Voicemail aus? Auch das hat alles mit internen, zwischen Teams und Mitel MiVoice Office 400 internen und externen Anrufen ohne Weiteres funktioniert.
Routing
Technisch gesehen, gibt es nur einen SIP Trunk für beide Systeme. Jede Anlage hat aber Ihre eigenen Nummernbereiche. Anhand dieser Ranges wird also bei eingehenden Anrufen bestimmt, ob ein Anruf zur Mitel MiVoice Office 400 oder zu Teams geroutet wird. Genau gleich funktioniert dies bei ausgehenden Anrufen. Ist die gewählte Nummer Teil eines Ranges, wird der Anruf intern zwischen PBX und Teams geroutet. Nur externe Anrufe ausserhalb der beiden Ranges werden über den SIP Provider gelotst.
Die Mitel MiVoice Office 400 unterstützt «OneNumber» d.h. man kann die Anlage so konfigurieren, dass Anrufe einer bestimmten Nummer immer auf mehreren Geräten klingeln. In unserem Test sind wir von einem Teams Benutzer ausgegangen, welcher zusätzlich ein DECT Telefon besitzt. Anrufe welche auf einem der beiden Geräte abgenommen werden, erscheinen auf dem anderen Client nicht als verpasster Anruf. Zusätzlich zur Telefonnummer wird bei eingehenden Anrufen auch die SIP ID bzw. der Name der anrufenden Person angezeigt, auch wenn diese vom anderen System stammt.
Matrix mit Szenarien
Die folgende Grafik zeigt einen Überblick über die verfügbaren Features und die erfolgreich getesteten Szenarien.
Tabelle zur Darstellung der möglichen Funktionen welche zwischen einer Mitel MiVoice Office 400 und Microsoft Teams funktionieren.
Limitationen
Da es sich um komplett unterschiedliche Systeme handelt, gibt es leider immer noch kleinere Limitationen. So kann z.B. auf einem Endgerät der Mitel MiVoice Office 400 keine Teamtaste eingerichtet werden, welche anzeigen würde, ob sich ein Teams Benutzer gerade in einem Gespräch befindet oder nicht. Damit die Signalisierung und die Audiostreams zuverlässig funktionieren, müssen sich der Session Border Controller und die PBX entweder im gleichen Netzwerk befinden oder es muss ein VPN zwischen dem PBX Standort und dem SBC, in unserem Falle Azure, aufgebaut werden. Auch das Thema Presence ist natürlich nicht gelöst, was aber zu erwarten war.
Grundsätzlich ist diese Lösung, wie bei unserer herkömmlichen Teams Direct Routing Lösung, mit jedem beliebigen SIP Provider möglich. Dabei ist zu beachten, dass unterschiedliche SIP Provider auch unterschiedlich ausgebaute technische Lösungen voraussetzen. Wir haben diesen Proof of Concept mit einem unserer eigenen TwinCap First SIP Trunks getestet.
Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.
Es ist nicht neu, dass internationale Unternehmen schon lange die Möglichkeit haben, Microsoft «Calling Plans» zu nutzten. Das heisst konkret, dass in diesem Fall Microsoft der Telefonie Provider ist und die Telefonnummern entweder von Microsoft bezogen oder zu Microsoft portiert werden. Microsoft bietet diese Möglichkeit aber nicht in allen Ländern an. Für Unternehmen, welche in verschiedenen Ländern tätig sind, besteht allerdings die Möglichkeit die beiden Services «Teams direct routing» and «Calling Plans» zu kombinieren. Wer seine moderne Telefonie Architektur, vor allem aus administrativer Sicht, möglichst einfach halten will, der sollte sich auf jeden Fall auch Gedanken dazu machen, nur «Teams direct routing» einzusetzen. Wir durften dies für unseren Kunden Synpulse, eine weltweit tätige Management Consulting Firma mit über 500 Mitarbeitern umsetzen. Wie wir das realisiert haben, wollen wir Ihnen in diesem Blog Beitrag «Globales Teams direct routing deployment» zeigen.
Zuerst möchte ich aber nochmals ganz kurz auf die Verfügbarkeit von Microsoft «Calling Plans» eingehen. «Calling Plans» können in folgenden Ländern erworben werden.
Synpulse hat vor der Migration Lync 2013 inkl. Enterprise Voice (PSTN Connectivity) eingesetzt, wobei die Server von einem externen, Schweizer Hosting Provider, betrieben wurden. Diese Konstellation hat einige Knackpunkte mit sich gebracht. Da der Service eingekauft wurde, war es nicht möglich, diese Infrastruktur auf Skype for Business 2015 zu aktualisieren und eine Hybrid-Stellung einzurichten. Somit kamen nur folgende Migrationsszenarien in Frage:
ein dedizierte Skype for Business Server Umgebung bauen,
Skype for Business Cloud Connector Edition einsetzen oder
eine Cut-Over Migration zu Teams direct routing zu machen.
Geografische Challenge
Die bisherige Lösung wurde zentral in der Schweiz betrieben, d.h. alle PSTN und Lync internen Anrufe liefen über die Schweiz, egal ob ein Anruf aus den USA, aus Asien oder Europa abgesetzt wurde. Somit waren also nicht nur Anrufe, sondern auch Online Meetings und Audiokonferenzen von geografisch bedingten Latenzen betroffen. Diesem Problem wollten wir mit der Migration zur Teams direct routing Architektur unbedingt entgegenwirken.
Evaluation
Synpulse verfolgt eine Cloud Strategie, daher wurden Skype for Business Server oder die Cloud Connector Edition aufgrund der notwendigen On-Premises Infrastruktur verworfen. Es gibt zwar eine Handvoll Anbieter, welche CCE als Hosted Lösung verkaufen, Microsoft schreibt aber gemäss der offiziellen Dokumentation immer noch dedizierte Hardware vor und unterstützt keine Virtualisierung. Dazu kommt noch, dass Skype for Business Cloud Connector Edition bzw. Skype for Business Online per Ende Juli 2021 abgekündigt wird. Somit blieb eigentlich nur noch ein globales Deployment von Microsoft «Teams Direct Routing» übrig.
Doch wie rollt man dies global aus? Gibt es globale «Teams direct routing» Service Provider welche auch Breakouts in allen Weltregionen anbieten, statt nur Nummern aus den jeweiligen Ländern? Diese Frage haben wir uns auch gestellt und sind dabei auf Pure-IP gestossen. Ein Voice und Internet Anbieter mit Standorten in den USA, England und Neuseeland. Pure-IP war übrigens auch einer der wenigen Providern, welcher die Skype for Business Cloud Connector Edition als hosted Service angeboten hat.
Technisches Design
Pure-IP betreibt eine globale Infrastruktur mit Session Border Controller (SBCs) in allen Weltregionen auf 11 Data Center verteilt. Anstelle von nur einem zentralen Server und lokalem Breakout ins öffentliche Telefonnetz in der Schweiz hat Synpulse neu pro relevanter Weltregion (USA, Asien und Europa) je 2 SBCs. Microsoft Teams hingegen ist ohnehin schon eine Cloudlösung, bei welcher die interne Kommunikation über den globalen Backbone von Azure läuft.
Grafik: Auszug der Weltkarte mit Office Standorten, SBC Standorten und Ländern in welcher Office 365 / Azure Data Center verfügbar sind.
Rufnummern
Pure-IP kann in allen Ländern in welchen Synpulse tätig ist, inkl. Hong Kong, Singapur und Manila, Telefonnummern bereitstellen und via SIP Trunk und SBC zu Microsoft Phone System routen.
Ausgehende Anrufe
Ausgehende Anrufe werden via konfigurierten PSTN Usages und Voice Routing Policies gesteuert, so dass jeder User immer über den entsprechenden bzw. den geografisch nächstgelegenen SBC geroutet wird. Die Voice Routing Policy wiederum wird bei der Provisionierung automatisch via Office 365 Usage Location bestimmt.
DNS Records
Eine Migration der Skype for Business User von einem externen Hosting Provider zu Office 365 bringt auch Änderungen der DNS-Zone mit sich. Logischerweise haben die DNS Records immer noch auf den Lync Hosting Server gezeigt, was im Prinzip auch den Nutzen des Islands Modus verhindert hat. Beim Island Modus werden Skype for Business und Teams parallel eingesetzt und die Benutzer können sich entscheiden, welchen Client sie benutzen wollen. Dies funktioniert aber nur, wenn die DNS Records auch auf Skype for Business Online zeigen. Am Tag X haben wir also die DNS Records auf Office 365 umgestellt, so dass im Prinzip eine Anmeldung bei der alten Lync Umgebung nicht mehr möglich war. Doch was, wenn etwas schief geht? Hatten wir einen Backup Plan? Klar hatten wir das. Es ist tatsächlich möglich, den lyncdiscover zu umgehen und im Skype for Business Client einen benutzerdefinierten Server anzugeben.
Hinweis: die Domains sind anonymisiert und erfunden. Sie dienen nur als Beispiel.
User Provisioning
Die Provisionierung der Benutzer erfolgt automatisch via scheduled PowerShell Script. Damit das Script seinen Job ausführt, müssen einige Anforderungen erfüllt sein.
Die IT-Abteilung erfasst den User und vergibt eine freie Telefonnummer. Damit es keine Fehler bei der Nummer Zuweisung gibt, liest das Provisioning Tool zuerst alle bereits vergebenen Nummern aus Office 365 aus und vergleicht diese mit den beim Provider eingekauften Nummern. So werden beim Erfassen nur unbenutzte Nummern zur Auswahl angeboten. Aufgrund der Azure AD Gruppenmitgliedschaft werden dann die entsprechenden Lizenzen zugewiesen (z.B. E3 + Phone System und Audio Conferencing). Danach kommt das Provisioning Script zum Zuge und prüft den effektiven Provisioning Status der Lizenz. Ist dieser erfolgreich, wird automatisch Enterprise Voice aktiviert, die Nummer aus Azure AD, die entsprechende Voice Routing Policy, die benutzerdefinierte Meeting Policy, die benutzerdefinierte Audio Konferenznummer zugewiesen und ein Upgrade des Users auf Teams Only ausgeführt.
Grafik: Das Provisioning Tool liest die freien Nummern aus und zeigt anschliessend eine Auswahl an. Filtern ist auch möglich.
Audio Konferenzen
Microsoft bietet in nahezu allen Ländern eine Conference Bridge, welche das Einwählen per Telefon zum jeweiligen Lokaltarif ermöglicht. Die Standard Conference Bridges können jedoch nicht angepasst werden was die Standardsprache für das Voice Menu betrifft. Viele Unternehmen setzen aber Englisch als Konzernsprache ein. Damit wir auch dieses Problem lösen konnten, haben wir pro Land eine neue Service Nummer erworben und dann einer Conference Bridge zugewiesen. Auf diese Weise konnten wir pro Land Englisch als Standardsprache und die Landessprache als zweite Wahl definieren.
Grafik: Den Unterschied der beiden Nummern erkennt man am «Type». Dedicated Nummern sind Nummern, welche nur in Meeting Einladungen von diesem Tenant benutzt werden. Bei dieser Nummer ist die Standardsprache Deutsch, obwohl es eine Nummer aus Gross Britannien ist. Hinweis: Es handelt sich um Beispielnummern.
Ein User hat immer eine Standard Nummer für Audio Konferenzen, welche direkt in der Einladung angezeigt wird. Durch Anklicken des Links «Lokale Nummern» in der Einladung, wird der User auf die entsprechende Liste mit allen für diesen Tenant verfügbaren Nummern weitergeleitet. Dort werden dann beide, also die Shared und die Dedicated Nummer mit dem entsprechenden Vermerk auf die Standard Sprache zur Auswahl angeboten. Somit funktioniert dies auch, wenn das Land aus welchem sich der Empfänger einwählen möchte nicht mit der Standard Konferenznummer des Senders übereinstimmt.
Grafik: Hier sieht man die Meeting Einladung, welche eine Schweizer Nummer enthält. Bonus Tipp: Der Link enthält auch gleich die Konferenz ID, wenn man den Link auf dem Handy anklickt, wird die ID automatisch via DTMF eingegeben: tel:+41434348572,,810669331#
Grafik: Bei der Auswahl der lokalen Nummern erscheinen dann beide Nummern für UK mit verschiedenen Sprachen des Sprach Menus.
Meeting Policies
Microsoft Teams Meetings haben standardmässig eine Lobby aktiviert. D.h. externe Teilnehmer müssen zuerst zu einer Besprechung zugelassen werden. Wer nun von Skype for Business kommt, stört sich evtl. ab diesem Feature und möchte dieses lieber wieder deaktivieren. Dies haben wir anhand einer benutzerdefinierten Meeting Policy bewerkstelligt, welche ebenfalls wie bereits weiter oben erwähnt, während dem Provisioning Prozess jedem User zugewiesen wird.
Grafik: Optionen zum Deaktivieren der Lobby
Telefon Zentralen
Bis anhin haben wir nur über einzelne User und direkt Nummern gesprochen. Doch was ist mit Hauptnummern, Telefonzentralen und Voicemail? Kann Teams das? Die Antwort darauf ist abhängig, was Ihre Anforderungen an eine moderne Cloud basierte Telefonzentrale sind. Wenn man von Skype for Business auf Teams migriert, würde ich sagen, ja.
Als wir mit der Vorbereitung der Migration begonnen hatten, wurden die Auto Attendants und Call Queues noch im Skype for Business Admin Center (Legacy Portal) verwaltet und benötigten ein User Objekt im lokalen AD. Zusätzlich war es noch nicht möglich eine Nummer des SIP Providers direkt einem Auto Attendant oder einer Call Queue zuzuweisen. Im Verlauf der Migration wurden dann die neue Version der Auto Attendants und Call Queues veröffentlicht, welche auf dem Azure Bot Service basiert. Kurzerhand haben wir dann reagiert und auf die neuen Versionen umgestellt inkl. Zuweisung der Pure-IP Nummern. Neu verwenden diese Services einen Resource Account, welcher kein On-Prem Pendant mehr voraussetzt, ein willkommenes Upgrade.
Öffnungszeiten
Die Öffnungszeiten und Feiertage werden pro Standort via Auto Attendant gesteuert. Während den Öffnungszeiten werden eingehende Anrufe via Call Queue an die entsprechenden Call Agents verteilt. Zu Beginn wurden die Agents noch exklusiv via Azure AD Gruppe einer Call Queue hinzugefügt. Seit kurzem ist es aber auch möglich einzelne User direkt via TAC (Teams Admin Center) einer Call Queue hinzuzufügen. Pro Call Queue kann definiert werden, ob Agents die Möglichkeit haben, sich von der Queue abzumelden. Das An- und Abmelden von Call Queues ist nun auch direkt via Teams Client möglich und muss nicht mehr mühsam via aka.ms/cqsettings gemacht werden.
Grafik: Call Queue Steuerung direkt in den Anrufeinstellungen des Teams Clients. Die obere Call Queue lässt eine Abmeldung von Agents zu, die untere nicht, deshalb gibt es dort auch keinen Toggle Switch.
Hotline
Zusätzlich zu den externen Hauptnummern haben wir eine Call Queue für die IT-Service Desk Hotline eingerichtet. Eine Call Queue (Warteschleife) funktioniert nach dem FIFO (First In First Out) Prinzip. D.h. konkret, dass jeweils nur immer ein Anruf aufs Mal signalisiert wird. Sobald wieder ein Agent frei ist, wird der nächste Anruf signalisiert. Die Queue wird dann von oben nach unten abgearbeitet, so dass jeweils immer der Anrufer mit der längsten Wartezeit als nächster an die Reihe kommt.
Fazit
Dank Microsoft Teams Direct Routing hat Synpulse nun eine zukunftssichere, Cloud basierte und sich stetig weiterentwickelnde Telefonie Lösung. Pure-IP hat uns ermöglicht die Lösung komplett als Service einzukaufen, ohne dass wir selbst SBCs in der ganzen Welt verteilt deployen mussten oder unzählige Verträge mit verschiedenen, lokalen Voice over IP Anbietern abschliessen mussten. Der Schmerzpunkt mit der zentralen Infrastruktur und den damit verbundenen Internet Latenzen ist ebenfalls vom Tisch und auch der Administrative Aufwand hat sich stark verringert, da die Skype for Business User nicht mehr in einem separaten Portal gepflegt werden müssen.
Trotzdem gibt es immer noch einige Stolpersteine. Da vor der Migration ein Hosting Dienst eines Drittanbieters eingesetzt wurde, enthielten alle Skype for Business Meetings auch Links mit dessen Hosting Domain. Daher war es leider nicht möglich den von Microsoft angebotenen Meeting Migration Service zu nutzen. Die User mussten alle Ihre geplanten und wiederkehrenden Skype for Business Meetings neu in Teams erstellen. Ein Kompromiss mit welchem wir leben mussten. Bestehendes Meeting Room Equipment wie Poly Trio 8800 konnte zwar auf eine für Teams zertifizierte Firmware aktualisiert und weiterverwendet werden, bietet aber noch lange nicht dasselbe Feature-Set und die Stabilität wie das Skype for Business Pendant. Insbesondere ist das Poly Trio Visual + nicht mehr mit Teams kompatibel und selbst die neuen Microsoft Teams Room Systems lassen für ihren stolzen Preis noch so einige Wünsche offen.
Teams entwickelt sich aber stetig weiter und hat während der Migration wie auch während dem produktiven Betrieb bereits mehrfach bewiesen, dass sich das Feature Set und die User Experience laufend verbessern. Das jüngste Beispiel dazu wäre wohl die Native Teams Federation, welche vor einigen Monaten ausgerollt wurde. Bis anhin liefen Chats und Anrufe zwischen zwei Teams Clients, welche sich in verschiedenen Tenants befanden via Skype for Business Interop Gateway mit eingeschränkten Features.
Grafik: Neu stehen in Federated Chats auch Funktionen wie Rich Text Editing, Emojis und ja, sogar auch Gifs (falls aktiviert) zur Verfügung.
Wir möchten uns bei Synpulse ganz herzlich für das in uns gesetzte Vertrauen und die gute Zusammenarbeit bedanken. Eine Kundenreferenzaussage ist auf Anfrage erhältlich.
Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.
Teams Direct Routing Round: Wer unseren Blog ein wenig verfolgt hat, der kann sich vielleicht noch daran erinnern, dass wir noch in 2018 die ersten produktiven Kunden auf unserer Managed SBC Umgebung implementiert haben. In den letzten 3 Monaten hat sich auch einiges in Microsofts Cloud Telefonie Lösung getan – ein perfekter Zeitpunkt, um ein kleines Recap zu machen.
Da wir unsere eigenen SBCs (SBC = Session Border Controller) betreiben, können wir auch problemlos kundenspezifischen Anforderungen gerecht werden. So hatten z.B. einige unserer Kunden den Wunsch, dass bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer angezeigt wird. Und das für alle Benutzer. Die Architektur, die eingesetzten Komponenten unserer Lösung und das Know How von TwinCap First, erlauben uns also auch, gewisse Konfigurationen vorzunehmen, welche spezifisch an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden müssen. Sie als Kunde profitieren aber dennoch von einer preiswerten «Managed SBC» Lösung, mit einem einfachen Preis pro Session pro Monat, wobei Sie sich keinen eigenen SBC aneignen müssen.
Direct Routing im Teams Admin Center
Microsoft hat das «Teams & Skype for Business Admin Center» nun doch wieder auf «Teams Admin Center» umbenannt. Ein weiteres Indiz, das Teams einen immer wichtigeren Stellenwert in Microsofts Zukunft für Office 365 einnimmt.
Der spannende Punkt dabei ist jedoch, dass nun das Teams Admin Center auch gewisse Informationen über die verbunden SBCs anzeigt. Neu gibt es einen Punkt «VoIP» welcher diverse Informationen über das Direct Routing anzeigt. So sehen wir auf dem Screenshot z.B. den Status eines verbunden SBCs.
Klickt man den SBC an, erhält man eine detaillierte Übersicht über diverse Punkte wie den Status der TLS Verbindung (die gesamte Kommunikation zwischen Teams und dem SBC erfolgt verschlüsselt), den Status der SIP Option Packets (Office 365 und der SBC tauschen regelmässig SIP Option Packets aus, damit wird geprüft, ob der SBC noch online und für Teams erreichbar ist.)
Anhand der verschiedenen Diagramme kann man so auch sehen, wie viele gleichzeitige Audio Streams in den letzten 30 Tagen aufgebaut wurden. Auf diesem Weg erkennt man potentielle Engpässe oder Optimierungspotential mühelos.
Angelegt bzw. konfiguriert werden können die SBCs aber nach wie vor nur über PowerShell. Ein Task bei dem wir Sie gerne unterstützen.
Call Park
Teams unterstützt neu auch Call Park. Ein nettes Feature welches Ihnen erlaubt, entgegegenommene Anrufe zu parkieren und anhand eines «Call Pickup Codes» an einen anderen Mitarbeiter oder auch an ein anderes Gerät zu übertragen, selbst wenn Sich dieses Gerät z.B. an einem anderen physikalischen Standort oder einem anderen Netzwerk befindet.
Ein klassisches Beispiel dafür wäre, wenn ich einen Anruf auf meinem Smartphone mit der Teams App entgegennehme, den Anruf aber über mein Notebook mit meinem Headset fortsetzen möchte oder der Akku des Smartphones langsam schlapp macht und kein Ladegerät in der Nähe ist.
Ein anderes denkbares Szenario wäre auch, das der Anruf von der Mobile App ins Büro an eine andere Abteilung weitergegeben werden kann.
Sobald das Feature aktiviert wird, erscheint der Button «Parked Calls» im Teams Client unter Speed Dial.
Während eines Anrufes, kann der Anruf über die Funktion «Park Call» parkiert werden. Nach dem Parkieren wird dem Benutzer einen Code bzw. eine Zahl angezeigt, mit welcher der Anruf von jedem Benutzer entgegengenommen werden kann, für welcher eine Call Park Policy zugewiesen ist.
Parkierte Anrufe bleiben für max. 5 Minuten geparkt. Danach klingelt der Anruf erneut bei dem Benutzer, welcher den Anruf parkiert hat. Call Park & Retrieve wird derzeit auch schon von der Teams App auf iOS unterstützt. Die Android App unterstützt derzeit erst Call Retrieve.
Call Park ist standardmässig deaktiviert, auch bei Office 365 Tenants bei welchen Direct Routing bereits eingerichtet ist. Dieses Feature kann aktuell nur über PowerShell aktiviert werden, kontaktieren Sie uns, falls auch Sie gerne Call Park nutzen möchten. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Shared Line Appearance
SLA hat in diesem Fall nichts mit einem Service Level Agreement zu tun, sondern mit der sogenannten «Shared Line Apearance» oder auch Stellvertretung genannt. Anhand von Stellvertretungen kann man entweder nur Anrufe von anderen Personen empfangen, nur Anrufe im Namen von anderen Personen tätigen oder beides zusammen.
Sobald man als Stellvertretung einer anderen Person hinzugefügt wurde und die Erlaubnis hat Anrufe in deren Namen zu tätigen, kann man vor einem Anruf auswählen, ob man den Anruf als sich selbst oder als eine andere Person tätigen möchte.
Klassischerweise wird dieses Feature von Assistentinnen und Assistenten eingesetzt, damit Sie Anrufe für Vorgesetzte beantworten oder in Ihrem Namen tätigen können.
In unserem Beispiel haben wir einfach die Hauptnummer einem Benutzer zugeteilt und können so auch ohne weitere Konfiguration auf dem SBC ausgehende Anrufe mit der Hauptnummer tätigen.
Bei eingehenden Anrufen sieht man deutlich für wen der Anruf bestimmt war.
Yealink Teams Phones T56A & T58A
Yealink hat mit den Modellen T56A & T58A als erster Hersteller zwei native Teams Tischtelefone auf den Markt gebracht. Die Telefone laufen mit Android und sind offiziell für Teams zertifiziert. Da auf den Geräten ein Teams Client / eine Teams Applikation läuft, müssen die Benutzer auch entsprechend eine Teams Lizenz besitzen.
Yealink T56A Teams Edition, jetzt erhältich!
Das interessanteste an diesen neuen Geräten ist, dass diese sich direkt durch das Teams Admin Center verwalten und provisionieren lassen.
Anhand von Configuration Profiles lassen sich diverse Einstellungen wie z.B. PIN, Zeitzone, Timeouts (Bildschirm Standby) oder Netzwerkeinstellungen festlegen und anschliessend auf die Geräte verteilen.
Wie Sie sehen hat sich also in den letzten Monaten einiges getan in Sachen Microsoft Teams & Direct Routing. Microsoft fügt ständig neue Features hinzu, und wir arbeiten fleissig daran, diese zu implementieren, zu testen und anschliessend auch unseren Kunden anzubieten.
Wenn auch Sie Microsoft Teams als Ihre primäre, standortunabhängige Cloud Telefonie Lösung nutzen möchten, dann rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.
Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.
Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung (Teil 2): Vor gut zwei Monaten haben wir Ihnen Microsoft Teams Direct Routing in einem Blogbeitrag vorgestellt. Wie es scheint, hat dies einige Wellen geschlagen, denn die ersten Kunden, welche sich für unsere Lösung interessiert haben, sind bereits live und telefonieren über Microsoft Teams. Was dieser Schritt mit Microsoft Teams für ein Unternehmen im Detail bedeutet, möchten wir Ihnen heute in diesem Post beschreiben.
Warum reden denn eigentlich alle über Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung?
Teams ist die schnellst wachsende Applikation in Microsofts Firmengeschichte. Bereits über 329’000 Organisationen setzen Teams ein, um die Zusammenarbeit zu fördern, die Anzahl an versendeten E-Mails zu verringern, firmenübergreifend an Projekten zu arbeiten und nun auch um zu telefonieren.
Die Teams App ist quasi eine moderne, zentrale Kommunikationsplattform, welche die Infrastruktur der Microsoft Cloud nutzt. Die Begebenheiten in welchen Menschen heutzutage miteinander kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. So findet der Informationsaustausch z.B. vermehrt über Chats oder Gruppenchats statt, im Privaten wie auch im Geschäftlichen. WhatsApp dürfte mittlerweile jedem einen Begriff sein, bei jüngeren wie auch bei älteren mobilen Nutzern. Doch WhatsApp eignet sich nur schlecht als Firmenkommunikationslösung. Als Firma hat man keine Kontrolle über die Benutzer, spezifisch über die Sicherheit und den Datenschutz, doch gerade diese Themen gewinnen immer mehr an Wichtigkeit.
Einer der wichtigsten Faktoren bei der Einführung neuer IT-Tools im Allgemeinen, ist die Benutzerakzeptanz. Denn ohne diese läuft leider gar nichts. Wie man das von gängigen Chat Apps und Services gewohnt ist, bietet auch Teams Persistent Chats, d.h. der Chatverlauf ist immer präsent, man braucht nicht mehr in Outlook nach alten Skype for Business Nachrichten zu wühlen. Öffnet man ein Chatfenster, knüpft man gleich dort an, wo man aufgehört hat. Auch Emojis sind mit dabei, vorausgesetzt der Administrator erlaubt dies. 🙂
Nebst der Chatfunktion bietet Teams auch Onlinebesprechungen, Screensharing, Integration von diversen Online Diensten wie OneNote, OneDrive und zahlreichen Plugins, Sprach- und Videoanrufe und neu eben auch die Anbindung ans öffentliche Telefonnetz. Darum geht es ja in diesem Beitrag.
Das Fehlende Puzzleteil
Ich sage immer wieder, PSTN Calling (Anrufe ins PSTN – Publicly Switched Telephone Network) ist das fehlende Puzzleteil von Office 365. Warum? Im Wesentlichen brauche ich heute genau zwei Tools, welche meine Kommunikationsbedürfnisse komplett abdecken. Outlook für Email und Teams für Chat, Audioanrufe, Meetings und Fest-/Mobilnetzanrufe.
Warum Office 365 respektive Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung nutzen?
Microsoft Teams auch für die Telefonie zu nutzen, ist meiner Meinung nach, der nächste logische Schritt. Warum sollte man die Telefonie von anderen Kommunikationsmitteln unterscheiden oder gar abspalten, wenn es eine Möglichkeit gibt, alles an einem Ort zu integrieren? Cloud oder Hosted PBX Systeme gibt es wie Sand am Meer, doch keine Lösung ist wirklich integriert in Office 365, ausser jetzt Microsoft Teams Direct Routing.
Wie sieht das aus?
Wenn Microsoft Teams Direct Routing fertig konfiguriert ist, erscheint im Teams Client der «Anrufe» Tab (ein kleiner Telefonhörer als Symbol). In diesem Tab sehen Sie Ihre Kontakte, den Anrufverlauf, das Wähl-Feld und eine visuelle Darstellung Ihrer Voicemails.
Monatliche Kosten.
Im letzten Post haben wir Ihnen erklärt, was es alles braucht, um Teams Direct Routing umzusetzen, heute zeigen wir Ihnen auf, was die einzelnen Komponenten kosten.
Im Prinzip gibt es 3 Kostenpunkte – Office 365, SIP Provider und TwinCap First für das Betreiben des Session Border Controllers in der Cloud.
Die Preise für Office 365 variieren, je nach Software Anbieter oder CSP Modell, die SIP Preise sind abhängig vom gewählten Provider, hier am Beispiel von unserem Telco Partner Netstream, welchen wir für die Telefonie Lösung bestens empfehlen können.
TCF Managed SBC.
Was bedeuten diese drei Säulen genau? Nun, die erste «TCF Managed SBC» Spalte bedeutet, dass wir den Betrieb des SBC komplett für Sie übernehmen. D.h. Sie müssen als Kunde nichts kaufen, installieren, geschweige denn in ein Rack schrauben. Sie sagen uns nur, wie viele gleichzeitige Gespräche Sie wünschen und wir richten dies für Sie ein. Wir kümmern uns um Updates, Wartung, Security und sogar das SSL Zertifikat, welches für das Direct Routing benötigt wird. Denn die Verbindung vom SBC zu Office 365 und umgekehrt, erfolgt ausschliesslich verschlüsselt. Sie müssen nicht mal ein SSL Zertifikat erwerben oder daran denken dieses vor dem Ablauf zu erneuern, denn wir haben unsere Umgebung so konzipiert, dass alle unsere Kunden unser Zertifikat mitbenutzen können.
Die Telefonie ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags, darum wird unser Session Border Controller redundant in einem Azure Rechenzentrum betrieben. Konkret betreiben wir zwei identische VMs in zwei verschiedenen Availability Zones (Physisch getrennte Gebäude) innerhalb der Azure Region West Europe (Amsterdam).
Als Anynode Product Partner der deutschen Firma TE-Systems nutzen wir als SBC deren Software Lösung Anynode – The Software SBC. Da es sich bei Anynode um einen Software SBC handelt, erlaubt uns dies extrem flexibel und skalierbar zu sein und so unsere Umgebung allenfalls auch an die Nachfrage und Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen.
Konkret kostet eine Session CHF 15.- / Monat wobei schon alle Kosten wie etwa VM Hosting, IP Adressen, Software Lizenzen, SSL Zertifikat etc. bereits inbegriffen und abgedeckt sind.
Microsoft Office 365.
Die benötigten Office 365 Lizenzen wurden bereits im letzten Beitrag thematisiert. Ich fasse aber trotzdem nochmals kurz zusammen, welche Lizenzen pro Benutzer nötig sind. Es braucht jeweils eine dieser Kombinationen (siehe unten), die Lizenz kann pro Benutzer individuell gewählt werden. Sie müssen also nicht unbedingt jedem Benutzer eine Lizenz inklusive Office Anwendungen zuweisen.
E1 Lizenz + Phone System Add-On: CHF 15.80* / Monat
E3 Lizenz + Phone System Add-On: CHF 30.80* / Monat
E5 Lizenz (Phone System bereits inkl.): CHF 40.20* / Monat
* Die Office 365 Preise sind abhängig vom Lizenz-Anbieter, dies sind aber ungefähre Richtpreise wie Sie bei Microsoft zu finden sind.
Alternativ kann bei einer E1 oder E3 Lizenz nebst dem Phone System Add-On auch noch die Audio Conferencing Lizenz für CHF 3.90 pro Monat erworben werden. Bei E5 ist diese bereits inklusive.
Ansonsten entstehen in Office 365 keine weiteren Kosten für Direct Routing. Pro gekaufter Phone System Lizenz, kann auch eine Leistungsnummer von Microsoft bezogen werden. Leistungsnummern können Call Queues und Auto Attendants zugeordnet werden. Aktuell bietet Microsoft in der Schweiz nur Leistungsnummern mit der Vorwahl 043 & 044 – also historisch Raum Zürich. Dies ist aber nicht weiter schlimm, da im Normalfall sowieso die eigene Hauptnummer auf eine Call Queue umgeleitet wird.
Netstream SIP Connect.
Wir haben unsere Lösung zusammen mit Netstream inklusive Failover und Failback getestet und telefonieren auch selbst über einen Netstream SIP Trunk.
Dieser kostet uns pro Linie bzw. pro gleichzeitigem Gespräch CHF 5.- pro Monat.
Dazu kommen noch die Gesprächsgebühren. Netstream bietet verschiedene Netstream Voice Talk Abos welche bei CHF 20.- pro Monat beginnen und je nach Gesprächsvolumen bis CHF 1000 gehen. Je höher das Gesprächsvolumen ist, desto mehr Rabatt auf die Gesprächskosten wird einem gewährt.
Ein Netstream Voice Talk 50 beinhaltet somit CHF 50 Gesprächsguthaben pro Monat und die Gesamtgesprächskosten werden am Ende des Monats mit 3% rabattiert.
Beispiel KMU 10 Benutzer – 4 Kanäle
Die monatliche Kostenverteilung könnte bei einem KMU zum Beispiel so aussehen. Im Beispiel wurde mit 10 Usern und 4 Channels gerechnet, wobei 6 User eine E3 und 4 User eine E1 Lizenz besitzen.
Pro Benutzer gäbe dies einen durchschnittlichen Preis von CHF 32.80 / Monat. Wenn man bedenkt, dass in diesem Preis bereits eine komplette Office 365 Lizenz inkl. Exchange Online Mailbox, Office Anwendungen, SharePoint Online etc. inbegriffen ist, kann es dieser Preis allemal mit Angeboten anderer Cloud oder Hosted PBX Lösungen aufnehmen. Oftmals bezahlt man hier einen ähnlichen Preis für nur ein PBX System, ohne die komplette Office 365 Produkt Palette.
Office 365 Phone System als PBX
Office 365 Phone System bzw. Telefonsystem ist die PBX Funktion, welche in Office 365 integriert ist. Mit Phone System erhalten Sie also eine Cloud Telefonanlage, welche die meisten Bedürfnisse einer Firma abdecken kann.
Mit dabei sind u.a. auch Auto Attendants (Automatische Telefonzentralen) und Call Queues (Anrufwarteschlangen/Ring Rufe).
Dem Kunden im obigen Beispiel würden 10 Leistungsnummern und somit auch insgesamt 10 Auto Attendants oder Call Queues zur Verfügung stehen.
Auto Attendants bieten Unterstützung für Begrüssungsnachrichten, Music on Hold (Wartemusik) Geschäftszeiten, Urlaubslisten, Anrufbehandlung während und nach den Geschäftszeiten und IVRs (Interactive Voice Response, bzw. Interaktive Sprachdialogsysteme – sprich «wählen Sie 1 für Deutsch» usw.).
Beispiel: Geschäftszeiten definieren.
Beispiel: Urlaubslisten definieren inkl. benutzerdefinierter Ansage und Aktion.
Beispiel: IVR erstellen mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.
Call Queues können ebenfalls mit einer benutzerdefinierten Begrüssung und Wartemusik versehen werden. Es gibt die Möglichkeit Anrufe bei den Call Agenten (Mitglieder der Ringruf-Gruppe) parallel oder seriell klingeln zu lassen. Des Weiteren haben die Agenten die Möglichkeit, sich selbständig von den Ihnen zugeteilten Call Queues ab oder anzumelden. Anhand mehrere Call Queues können z.B. auch Verschachtelungen realisiert werden, dass z.B. nach einem Timeout von 30s der Anruf an eine andere Call Queue weitergeleitet wird. Die Agenten einer Call Queue werden über Office 365 oder Sicherheitsgruppen gesteuert.
Teams Client als Softphone.
Sobald die Konfiguration von Direct Routing eingerichtet ist, erscheint bei den Benutzern der «Anrufe» Tab im Teams Client. Über das Wählfeld oder die Tastatur lassen sich dann bequem Nummern eintippen und Anrufe starten. Im Verlauf lässt sich einfach nachvollziehen welche Nummern gewählt wurden und von welchen Nummern oder Kontakten man angerufen wurde. Aus Datenschutz-Gründen verzichte ich hier auf einen Screenshot 😉
Auch Voicemail ist direkt im Teams Client als Visual Voicemail integriert, d.h. es ist nicht mehr nötig eine Nummer anzurufen, um seine Voicemails abzuhören. Über das Menu lässt sich auch gleich ein Rückruf initiieren. Wer die Standardansage seiner Voicemail Box personalisieren bzw. selbst besprechen möchte, kann dies über die Einstellungen tun.
Ein aktiver Anruf kann entweder mit oder ohne Rückfrage durchgestellt werden, sowohl an interne wie auch externe Kontakte/Nummern.
Jeder Direct Routing Benutzer kann direkt im Client einstellen, wie die Anrufe bei Ihm eingehen sollen. Es besteht die Möglichkeit, gleichzeitig einen anderen Kontakt oder eine andere Nummer anzurufen. Auch eine Einstellung für unbeantwortete Anrufe nach einer bestimmten Zeit, z.B. an Voicemail ist mit an Bord.
Wenn man in den Systemeinstellungen Teams als Standard App für Anruf Hyperlinks setzt, lassen sich auch Anrufe mit nur einem Klick tätigen.
Einmalige Kosten
Für die Basis Implementation von Teams Direct Routing verrechnen wir Pauschal einen Arbeitstag. (CHF 1’600.- exkl. MwSt.)
Wir hoffen, dass wir Ihnen einen tieferen Einblick geben konnten, wie man Microsoft Teams erfolgreich als Cloud Telefonie Lösung einsetzen kann, wie das Angebot aussieht und was Teams & Office 365 alles an Telefonie-Features bieten. Falls Sie Fragen zu Microsoft Teams Direct Routing haben oder eine Offerte wünschen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne.
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Das Team der TwinCap First AG wünscht Ihnen bereits jetzt frohe Festtage und ein gutes neues Jahr!
Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.
