Shortcut Feature in SharePoint

Shortcut Feature in SharePoint: Dir ist ist die Synchronisierung zwischen SharePoint und OneDrive sicher bekannt? Gemeint ist einen Ordner anwählen, dann den Synch starten? Kurz darauf sind die Dateien in der lokalen Explorer Umgebung bereit. Seit einigen Monaten bietet SharePoint eine neue Synchronisationsmöglichkeit an. Die Rede ist vom Shortcut Feature in SharePoint.

Via Shortcut in die Library

Das klassische Synchronisierungsverfahren kann man auf zwei Arten starten. Entweder über eine Richtlinie oder der Benutzer holt sich den gewünschten Ordner selbst in seine Umgebung. Dabei bindet man ausgewählte Ordner in die organisationsbezogene OneDrive Struktur ein. Sprich das Shortcut Feature in SharePoint lässt allein den User entscheiden, welcher Ordnerbereich innerhalb der Dokumentenbibliothek in das lokale Umfeld gesyncht wird. In diesem Rahmen wird der gewünschte Ordner in der SharePoint Bibliothek selektiert und du führts die Funktion «Add Shortcut to My files» aus. Dieselbe Funktion kann auch über das gegebene Symbol auf Höhe des Ordner gestartet werden.

Shortcut Feature in SharePoint

Klickt man auf den «My files» Link, öffnet sich die persönliche OneDrive Online Umgebung. Dabei kommt man zur Schlussfolgerung, dass SharePoint mit dieser Funktion den gewünschten Ordner in eine Art aktive Verknüpfung zum effektiven SharePoint Inhalt verwandelt. Anders als beim bekannten Synchronisations-Prozess, bindet sich das selektierte Shortcut Ordnerelement in die persönliche OneDrive Umgebung ein. Zudem findet sich der Shortcut im Root Verzeichnis. Wünscht man sich einen Platzwechsel, so verschiebt man den gekennzeichnete Ordner «A-Monitoring» unkompliziert an eine neue Stelle. Die Unbenennung des Ordners ist ebenso möglich. Bei dieser Aktion wird der Ursprung in SharePoint nicht verändert.

 

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Besonderheiten des Shortcut Feature

Das Shortcut Feature zeichnet sich durch die flexible Nutzungsart aus. Zum Beispiel bleibt es dem jeweiligen Benutzer vorbehalten, welche Bereiche der SharePoint Bibliothek er auswählt und in die eigene Umgebung holt. Aber es findet sich auch eine Eigenheit im Handling zwischen mehreren Geräten. Da sich der verknüpfte Ordner in der persönlichen Umgebung befindet, kann der Inhalt ohne Zusatzschritte auf mehreren Geräten nutzen. Wird der verknüpfte Ordner nicht mehr verwendet, kann die Verknüpfung aufgehoben werden und die Daten werden auf sämtlichen Geräten gelöscht, ohne dass sich in der Herkunft, sprich auf SharePoint, etwas ändert.

 

Shortcut vs. Sync in SharePoint

Add to Shortcut Sync
Nur manuelle Auslösung der Synchronisation Manuelle Auslösung der Synchronisation per Sync Button oder automatisch mittels Richtlinien
Synchronisierung in das persönliche OneDrive Synchronisierung in das organisationsweite OneDrive
Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
Synchronisierung in allen Geräten einschliesslich mobile Geräte Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
Verknüpfung kann umbenannt werden Umbenennen des Root Ordners nicht möglich

 

Zu guter letzt noch ein paar Hinweise

Wer die klassische Synchronisierung bereits einsetzt, kann die Shortcut Funktion innerhalb des betroffenen Bereiches leider nicht nutzen. Zudem muss man die aktuell hinterlegte Synchronisierung vorgängig auf allen Geräten aufheben, sowie auch die lokal hinterbliebenen Daten löschen. Macht man sich zudem Gedanken, das klassische Synchronisierungsverfahren durch die Nutzung von Shortcuts zu ersetzen, bedingt dies eine potenzielle Umstrukturierung des aktuell gegebenen SharePoint Libraryverzeichnisses.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie zum Shortcut Feature in SharePoint mehr wissen? Kommen Sie auf uns zu.

Externes Filesharing SharePoint für alle

Ausgangslage Externes Filesharing SharePoint für alle

Externes Filesharing SharePoint Gäste: Der Kunde möchte Dateien mit externen Geschäftspartnern oder Lieferanten über SharePoint teilen. Diese haben nicht zwingend einen Office 365 Account. Ebenfalls kein Login in der eigenen Firma noch auf dem Tenant des Kunden. Aus diesem Grund möchte er in der vorhandenen SharePoint Site einen Folder freigeben. Darin möchte er dann Dateien ablegen, welcher er mit externen Teilnehmern teilen kann ohne Benutzer/Passwort.

Damit dies funktioniert müssen die Berechtigungen im SharePoint Admin-Center angepasst werden:

SharePoint Admin Center:

Im Admin Center unter «Policies» –> «Sharing» sehen Sie die Standard Einstellung:

Externes Filesharing SharePoint für alle - Einstellungen

  • Wie sie sehen können ist es nicht möglich unter «File and Folder links» den Punkt «Anyone with the link» anzuwählen.
  • Damit dies möglich ist, müssen Sie den linken Schieberegler ganz nach oben schieben. Danach können Sie auch unter «File and Folder links» Anyone with link auswählen.

Externes Filesharing SharePoint für alle - Einstellungen 2

Aber Achtung diese Änderung wirkt sich auf die komplette SharePoint Site aus!

Dies bedeutet, dass jetzt auch Ihre sensiblen Geschäftsdaten über diesen Link geteilt werden könnten. Dies möchte der Kunde aber unbedingt verhindern, was ja durchaus verständlich ist.

Einfache Lösung:

Wir haben dem Kunden folgende Lösung vorgeschlagen um Externes Filesharing SharePoint für alle zu ermöglichen.

  • Für den Folder «Sharing» haben wir eine neue Site erstellt.
  • Das geht ganz einfach im SharePoint Admin Center unter Sites –> Active sites –> auf «Create» klicken.

Externes Filesharing SharePoint für alle - Active Sites

Für unser Beispiel habe ich folgende Sites erstellt:

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  • Die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» ist die bestehende Site mit ihren Geschäftsdaten.
    Die Site «Test-Firma Sharing» ist die Site, die wir für das Sharing mit den externen Benutzern neu erstellt haben.
  • Jetzt haben Sie Möglichkeit die Berechtigungen für jede Site einzeln anzupassen.

Anpassen der Berechtigungen:

Zuerst passen wir die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» an. Damit diese Daten nicht mit jedem Benutzer geteilt werden können.

Im SharePoint Admin Center unter «Sites» –> «Active sites» die Site «Test-Firma Geschäftsdaten» anklicken. In den Eigenschaften der Site können Sie nun die Berechtigungen anpassen:

Geschäftsdaten Sharing

«Policies» und danach «Edit» anklicken.

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Bei diesen Einstellungen kann das Dokument oder der Ordner nur noch innerhalb der Organisation geteilt werden. Also gar nicht mehr nach extern. So sind Ihre Daten geschützt vor versehentlichem «Teilen», was durchaus schon vorgekommen ist.

Jetzt passen wir die Site «Test-Firma Sharing» an. Damit diese Daten mit jedem Benutzer geteilt werden können. (auch extern)

Im SharePoint Admin Center unter «Sites» –> «Active sites» die Site «Test-Firma Sharing» anklicken. In den Eigenschaften der Site können Sie nun die Berechtigungen anpassen:

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«Policies» und danach «Edit» anklicken.

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Diese Daten können nun mit allen Benutzern geteilt werden, welche den Link von Ihnen bekommen.
Da wir eine separate Site erstellt haben für das File-Sharing, sind Ihre Geschäftsdaten sicher vor einem unbefugten Zugriff.

Microsoft Office 365 für NGO & NonProfit

Office 365 für NGO

Entdecken Sie die Vorteile eines Wechsels zu Office in der Cloud

Office 365 für NGO: Sind Ihre Mitarbeiter über mehrere Standorte verteilt? Arbeitet ein Grossteil von Ihrem Team Teilzeit und sieht sich daher nicht oft? Wollen Ihre Mitarbeiter und Freiwillige persönliche Geräte wie Smartphones oder Tablets für ihre Arbeit verwenden? Wollen Sie auf eine (teure) lokale Infrastruktur für Mails und Dateien verzichten? Wenn Ihnen das alles bekannt vorkommt, sollten Sie sich die Non-Profit Dienstpläne von Microsoft Office 365 für NGO anschauen. Basierend auf unseren Erfahrungen bei der Verwendung von Office 365 bei unseren Kunden und uns, sehen wir viele Möglichkeiten wie Office 365 Non-Profit Organisationen helfen kann, ihren Impact zu steigern und dabei gleichzeitig den finanziellen, aber auch personellen Aufwand für die IT zu senken. IT-Verantwortliche sparen Zeit dadurch, dass E-Mail-Wartung, Software-Upgrades und unsicheres Speichern von Daten der Vergangenheit angehören. Ausserdem werden die Textverarbeitungs-, Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen der traditionellen Office-Suite, mit denen Ihre Mitarbeiter und Freiwilligen bereits vertraut sind, um die Stärken der Cloud erweitert. Microsoft Office 365 bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

  • Gehostete E-Mails mit unterschiedlichem Speicherplatz
    • Mitarbeiter und Freiwillige können von überall auf ihre E-Mails, gemeinsamen Kalender und Kontakte zugreifen
    • Integrierter Spam- und Malware-Schutz
  • Mit SharePoint Online und OneDrive können Sie problemlos Dokumente mit Ihren Kollegen teilen und gemeinsam bearbeiten
  • Microsoft Teams als internes Hub für Teamzusammenarbeit
  • Alle Funktionen der lokal installierten Office-Suite inklusive Office Web Apps
  • Verbesserte Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Daten und Dateien
  • Die Hochverfügbarkeit der Cloud überall und jederzeit
  • 24/7 Support (abhängig vom Lizenzplan Ihrer Organisation)

Den richtigen Lizenzplan wählen

Als qualifizierte NGO oder Wohltätigkeitsorganisation können Sie gespendete und ermässigte Lizenzen für Office 365 erhalten. Und weil gemeinnützige Organisationen unterschiedliche Grössen und Anforderungen haben, stehen fünf verschiedene Lizenzierungspläne zur Auswahl, die Sie je nach Bedarf kombinieren können. Zwei davon (Office 365 Non-Profit Business Essential & Office 365 Non-Profit E1) sind komplett kostenlos. Diese kostenlosen Pläne enthalten keine vollständig installierte Version von Office (Word, Excel, PowerPoint usw.). Um sowohl die vollständig installierte Version von Office als auch die Cloud-basierten Versionen nutzen zu können, benötigen Sie die ermässigten Office 365 Business Premium-, E3- oder E5-Lizenzen. In diesen Versionen kann die komplette Office Suite auf bis zu fünf Geräte pro Benutzer verwendet werden, sodass Sie über Ihr Telefon, Ihren Computer oder Ihr Tablet auf Ihre Software zugreifen können.

Zusätzliche Vorteile für Non-Profits mit Microsoft Azure

Microsoft schenkt akkreditieren Non-Profits und NGOs zusätzlich ein jährliches Azure Guthaben von 3’500 USD, welches Sie frei einsetzen können. Dieses Azure Guthaben ermöglicht es Ihnen über 100 verschiedene Dienste in der Microsoft Cloud zu benutzen. Das Hosting reiner Server Anwendungen, Datenbanken oder Website bis hin zu vollumfänglichen Windows Client-Virtualisierung sind nur ein kleiner Teil der vielfältigen Möglichkeiten die Ihnen Azure bietet. Ab 2020 eröffne Microsoft zudem zwei Rechenzentren in der Schweiz, um noch besser auf die lokalen Bedürfnisse und rechtlichen Rahmenbedingungen eingehen zu können.

Ist Ihr Interesse geweckt?

Office 365 für NGO: ​Sie möchten mehr über Office 365 oder Azure für Non-Profit Organisationen erfahren oder haben bereits konkrete Fragen zur Migration, Administration oder den Anwendungen? Als akkreditierter Microsoft Cloud Solution Provider stehen wir Ihnen gerne bei der Wahl und Kauf der richtigen Lizenz bis zur Inbetriebnahme und Betreuung Ihrer Office 365 und Azure Umgebung jederzeit zur Verfügung. Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!

Ihre TwinCap First AG

SharePoint Online Backup & Restore

SharePoint Online Backup & Alternativen

SharePoint Online Backup & Restore

SharePoint Online Backup & Restore ist unter Office 365 ist aus unserer Sicht eines der Themen, welches noch nicht die notwendige Aufmerksamkeit geniesst. Selbstverständlich kennt der geübte SharePoint-Administrator die eingebauten Schutzmechanismen. Manchen Unternehmen genügt dieser Office 365-Selbstschutz. In einer On-Premises-Welt gehören zudem 3rd-Party Backup-Tools. Dies ermöglichen es einem, auch granular Daten, über einen Zeitraum von mehr als 30 oder 90 Tage in der Vergangenheit hinaus, wiederherzustellen. Dort gehört dies zu Standard-Ausrüstung.

Dieser Blog befasst sich mit den Fakten und Möglichkeiten rund um SharePoint Online. Da sich die Dienste von Office 365 in stetiger Weiterentwicklung befinden, mögen nicht alle in diesem Blog getätigten Aussagen immer und ewig Beständigkeit haben. Grundsätzlich ist festzuhalten, was für SharePoint Online in Sachen Built-In-Werkzeugen gilt, gilt auch für OneDrive for Business. Auch den Office 365 Groups, welche ebenfalls den Speicher von SharePoint Online nutzen, stehen für die SharePoint-Inhalte dieselben Wiederherstellungs-Mechanismen zur Verfügung. Office 365 Groups selbst bleiben nach Ihrer Löschung für 30 Tage in einen «soft-deleted» Status. In diesem Zeitraum können Office 365 Groups inkl. deren gesamter Inhalt auch mit dem built-in-tools wiederhergestellt werden. Während unter Exchange Online kein herkömmliches Backup «out of the box» durchgeführt werden kann, passiert unter SharePoint Online in Sachen Backup zumindest im Hintergrund das eine oder andere.

Was Microsoft im Hintergrund macht

  • Microsoft macht alle 12 Stunden einen Backup aller Site Collections
  • So kann Microsoft bis auf 14 Tage zurück, Daten wiederherstellen
  • Zudem kann Microsoft jeweils «nur» die ganze Site Collection unter der ursprüngliche URL wiederherstellen (bestehende Daten werden also überschrieben)
  • Ein solcher Restore kann nur über einen Service Request, welcher über das Office 365-Portal eröffnet werden muss, realisiert werden
  • Bis ein solcher Restore von Microsoft durchgeführt wurde, können gut und gerne 2 – 4 Tag vergehen

Restore von Site Collections

Das Wiederherstellen von Site-Collections kann vom Site Collection Administrator auch selbst durchgeführt werden. Sofern sich eine Site Collection dann noch im Site Collection-Papierkorb befindet. Nach 30 Tagen werden Site Collections aus dem erwähnten Papierkorb endgültig gelöscht. Löschungen von SharePoint-Inhalt aus Sites, Listen, Libraries oder Folders werden zuerst in den «Papierkorb» (First Stage Recycle Bin) verschoben. Eigene Daten kann ein Benutzer bis auf 93 Tage zurück selber wiederherstellen oder auch vom Papierkorb löschen. Zu bemerken ist, dass die Daten im Papierkorb zu den Storage Quotas angerechnet werden.

Daten, welche vom Papierkorb gelöscht werden, landen im «endgültigen Papierkorb» (Second Stage Recycle Bin). Dort werden die Daten nach maximal 93 Tagen nach ihrer effektive (ersten) Löschung entfernt. Ab diesem Zeitpunkt sind die Daten unwiderruflich gelöscht. Die Daten im «endgültigen Papierkorb» werden nicht der Storage Quota angerechnet. Wiederherstellungen aus dem endgültigen Papierkorb können vom Site Collection Administrator durchgeführt werden.

Second Stage Recycle Bind
Spätestens beim Löschen aus dem Second Stage Recycle Bin wird auf die
maximale Retention-Time von 93 Tagen aufmerksam gemacht

Eine weitere erwähnenswerte Wiederherstellungs-Methoden unter SharePoint Online ist das «Versioning», welches automatisch aktiv ist und es einem erlaubt per default bis auf 500 Versionen eines Dokumentes zurück zu greifen. Natürlich kann von SharePoint Online jederzeit via Windows Explorer ein Offline-Backup erstellt werden. Diese Methode ist jedoch schwerfällig, zudem verliert man die Meta-Daten auf Dateien, die durch ein Offline Backup gesichert wurden.

Aufgrund der bis hierhin beschriebenen Möglichkeiten kann mal leicht die wichtigsten Nachteile der Backup/Restore-Möglichkeiten identifizieren:

  • Die Generationen wiederherstellbarer Daten sind begrenzt (zwischen 14 und 93 Tagen)
  • Daten die man wiederherstellen muss, können nicht granular zurück gesichert werden, viel mehr werden bestehende Site Collections unter möglicherweise aktiv genutzten URL’s überschrieben

SkyKick Cloud Backup for Office 365

Unter SharePoint On-Premises schliessen an dieser Stelle 3rd Party Backup-Tools die Lücken. Jedoch sind dieselben Tools aktuell nicht oder noch nicht für SharePoint Online zu gebrauchen. Anstatt nun Link-Sammlung von potentiellen Anbietern aufzulisten, stellen wir einen Anbieter vor. Wir arbeiten für Office 365-Backup und Restores mit Skykick. Respektive haben mit dessen Lösung schon diverse Kunden bedient. Die Werkzeuge der Cloud-Lösung von SkyKick bestechen durch eine äusserst einfache Bedienung und höchst interessanten Funktionalitäten (dies trifft für SharePoint Online, OneDrive for Business aber auch Exchange Online und zu):

  • Die Sicherungen können bis 6 x täglich erfolgen
  • Die Sicherungen können bis zu definierten Zeitspannen oder unlimitiert aufbewahrt werden
  • Der Backup der Daten erfolgt auf sicheren Azure Storage
  • Gelöschte oder neu erstellte Daten wie Site Collections oder Mailboxen werden automatisch erkennt und nicht mehr, bzw. eben neu gesichert

Skykick Dashboard
SkyKick Restore-Oberfläche für SharePoint Online

Fairerweise ist hierbei zu bemerken, dass auch Skykick noch nicht in der Lage ist  Office 365 Groups zu sichern oder wiederherzustellen, jedoch wird auch diese Funktion demnächst integriert werden.

Fazit

Wer SharePoint Online nutzt, dem stehen, ohne das hinzufügen von 3rd  Party-Tools, limitierte Backup/Restore-Möglichkeiten zur Verfügung. Wer diese Limitationen überwinden möchte, entsprechende Anforderungen im Bereich Aufbewahrungspflicht hat oder schlicht eine einfache Methode zur granularen Wiederherstellung von Daten aus SharePoint Online und OneDrive for Business will, sollte  sich mit Office 365 kompatiblen Zusatzlösungen wie z.B. derjenigen von SkyKick befassen.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den obigen Blogartikel gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich Cloud und SaaS Lösungen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, haben wir Ihnen anbei den Link zu unserer Skykick Seite mit allen aktuellen Informationen zu der Skykick Backup Lösung bereitgestellt.

 

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