Teams DR: Call-Center Werbefilter

Um was geht es genau?

Teams DR: Call-Center Werbefilter: Lästige Werbeanrufe sind leider auch heutzutage immer noch ein Thema. Deshalb bekämpft das BAKOM “unlautere Werbung” mit “Callcenterfiltern”. Jeder Telefonie Anbieter muss seinen Kunden eine Möglichkeit zur Blockierung von Werbeanrufen anbieten. Deshalb bieten wir per sofort die Möglichkeit, eingehende Werbeanrufe über das “MyTel Portal” zu blockieren.

Wer ist davon betroffen?

Alle unsere Teams Direct Routing Kunden welche über uns, bzw. mit einem SIP-Trunk von uns telefonieren. Diese Kunden können das neue Feature nutzen. Kunden, welche nur unseren Hosted-SBC Service in Verbindung mit einem Dritt-Provider nutzen, müssen sich direkt bei Ihrem jeweiligen Anbieter nach dieser Option erkundigen.

Entstehen dadurch Kosten?

Nein, die Option wird kostenlos angeboten.

Kann ich einsehen, welche Anrufe blockiert wurden?

Nein, die Anrufe blockieren wir aus Sicherheitsgründen bevor diese überhaupt bis zu deinem SIP-Trunk kommen.

Wie verhält sich der Filter aus Sicht des Anrufers, wenn ein Anruf blockiert wird?

Je nach Provider des Anrufers ertönt eine Nachricht oder das Besetztzeichen.

Muss ich etwas unternehmen?

Wir aktivieren den Callcenter Filter nicht standardmässig. Jeder Kunde kann selber entscheiden, ob er diese Funktion nutzt. Wenn du nichts unternimmst, bleibt alles wie gehabt.

Anhand welcher Kriterien werden Anrufe gefiltert?

Wir arbeiten mit einem Partner zusammen, welcher eine Datenbank mit bekannten Spam-Nummern pflegt. Die Liste ist aus Datenschutzgründen nicht einsehbar.

Wie kann ich die Option aktivieren?

Logge dich auf https://mytel.twincapfirst.ch ein.

  • Klicke links in der Naviagation auf “Security”.

Call-Center Werbefilter

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Du kannst nun entscheiden, ob du die Option für alle oder nur einzelnen Nummern aktivieren möchtest.

  • Für eine einzelne Nummer klickst du auf das “Plus” Icon.
    Telefonie: Call-Center Werbefilter
  • Um die Einstellung für alle Nummern zu übernehmen, wechselst du oben rechts auf “Alle Rufnummern” und klickst anschliessend auf das “Zahnrad” Icon.

Telefonie: Call-Center Werbefilter

4. Setze nun den Haken bei “Werbeanrufe blockieren” und speichere die Einstellung.

Telefonie: Call-Center Werbefilter

5. Wenn du die Option wieder deaktivieren möchtest, kannst du den Vorgang einfach wiederholen.

Teams New Meeting Experience

Teams New Meeting Experience

Microsoft hat im aktuellen Teams Client, ein neues Look & Feel aufgeschaltet. Es nennt sich «Teams New Meeting Experience» und umfasst ein paar auffällige Änderungen im User Interface. Die neue Besprechungserfahrung ist primär für Meetings gedacht, betrifft aber auch Telefon-Anrufe. Da sich dieser Update automatisch als «Standard» in Teams einstellt, bekunden viele Benutzer Schwierigkeiten. Vor allem im Handling von externen Telefon-Anrufen. Viele User beklagen, dass Sie zum Beispiel nicht mehr Anrufe über Teams weiterleiten können. Zum Beispiel die Funktion «Nachfragen und weiterleiten» ist nicht mehr so einfach zu nutzen.

Sinn und Zweck der neuen Funktion

Diese «New Meeting experience» (Die neue Besprechungserfahrung auf DE) soll das Handling von Meetings vereinfachen und diese auch flexibler gestalten. Es wird damit die Möglichkeit gegeben, einzelne Meetings oder auch Gespräche in einzelnen Teams Fenstern durchzuführen. Was zwar spannend tönt für Meetings, scheint bei der Umsetzung für die Anrufweiterleitung leider nicht so ganz geglückt zu sein.

Versteckte Fenster beim Weiterleiten von Anrufen

Will man einen Anruf verbinden, so wird nach Betätigung dieser Funktion ein neues Fenster im Hintergrund geöffnet. Leider ist das Wort «Hintergrund» wörtlich zu nehmen, sprich das Fenster versteckt sich effektiv hinter dem ersten Fenster.

Sehen Sie selbst im Video hier:

Das heisst wenn Sie den Anruf weiterleiten möchten müssen Sie das aktive Fenster nach unten schieben, damit Sie auf dem darunter liegenden Fenster den «Transfer» Button sehen und anklicken können. Aber zur Beruhigung, wir haben bei unserem letzten Call mit dem Produkt-Management von Microsoft das Thema angebracht und diese arbeiten bereits an einer Verbesserung.

New Meeting Experience ausschalten:

Um unnötige Helpdesk Anfragen zu vermeiden, können Sie dieses Feature aber abschalten. Gemäss Microsoft wird es zukünftig automatisch die alte «Experience» ersetzen, d.h. es ist vermutlich besser sich an das neue Look and Feel zu gewöhnen. Mit etwas Glück folgt dann Anfang Dezember auch eine neues Look and Feel der kompletten «Calling experience».

Wie gehe ich vor?

  • Oben rechts im Teams Client auf Ihren Avatar klicken
  • Danach auf Einstellungen klicken

Einstellungen Teams New Meeting Experience

  • Danach unter «Allgemein» die Checkbox bei «Neue Besprechungserfahrung aktivieren» deaktivieren.

Settings in Teams New Meeting Experience

  • Dann müssen Sie den Teams Client neu starten. Aber Achtung: Es reicht nicht aus, wenn Sie den Teams Client über das X oben rechts schliessen! Sie müssen unten rechts in der Taskleiste auf den Pfeil  klicken und dann mit der rechten Maustaste auf das Teams Symbol klicken und auf Beenden drücken.

Teams New Meeting Experience in der Taskbar

  • Wenn Sie sich am Teams Client neu anmelden wird das neue Feature «New Meeting Experience» automatisch wieder eingeschaltet. Und nein, das ist kein Fehler, sondern ein Wunsch von Microsoft und somit per design, damit das Feature als Standard eingeführt werden kann.

Falls Sie Fragen haben, so stehen wir gerne zur Verfügung.

Microsoft Teams Extension Dialing

Microsoft Teams Extension Dialing

Bei klassischen Telefonanlagen war es oftmals so, dass eine Firma nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine eigene Direktnummer hatte. Vielmehr wurden die Anrufe über eine zentrale Nummer empfangen und dann an die internen Nebenstellen (Telefonapparate) innerhalb des Netzwerks verteilt.

Ähnlich wie man in Cloud deployments jeden einzelnen Benutzer lizenziert, vergibt man üblicherweise auch jedem Benutzer seine eigene Direktnummer. Dies ist meist auch kostentechnisch kein Problem, da viele Anbieter, wie auch wir, keine monatliche Gebühr pro Nummer erheben.

Es gibt dennoch Situationen, in welchen nicht jedem Mitarbeiter eine Nummer zugeteilt werden kann. Typische Beispiele sind Start-Ups welche mit wenigen Nummern beginnen und dann rasant wachsen oder Firmen welche seit Jahrzenten dieselben fünf Nummern besitzen und einfach keine fortlaufenden Nummern mehr verfügbar sind.

Aus technischer Sicht kann in Teams jede Nummer nur einmal zugewiesen sein. Das bedeutet, dass die Attribute der Benutzer in jedem Fall eindeutig sein müssen. In diesem Fall kann das sogenannte Microsoft Teams Extension Dialing die Rettung sein. Hierbei können mehreren Benutzern die Hauptnummer, gefolgt von einer Extension Nummer zugewiesen werden.

Mehrere Benutzer mit der Hauptnummer + eindeutiger Extension Nummer

Verhalten bei ausgehenden Anrufen

Die Rufnummer widerspiegelt sich dann auch entsprechend im Teams Client. Der Benutzer kann also somit sehen, welches seine Extension Nummer ist.

Nummer inkl. Extension im Teams Client

Bei ausgehenden Anrufen auf externe Nummern wird dann je nach Provider oder Gerät entweder nur die Hauptnummer oder die Hauptnummer + Extension angezeigt. Viele Firmen setzen ohnehin nach wie vor darauf, bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer oder die Nummer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wenn dies der Fall ist, bringt eine Implementation der Extension Nummern keinen Nachteil gegenüber der Zuweisung einer Direktnummer für jeden Benutzer.

Interne Anrufe

Ein Wechsel auf eine moderne Telefonie Plattform wie Microsoft Teams erfordert oftmals auch eine Umgewöhnung der Benutzer. Einige gewöhnen sich vielleicht schnell daran, die Kollegen/Innen neu per Namen, anstatt der Kurzwahl zu suchen, während andere vielleicht lieber wieder die drei oder vierstellige Kurzwahl eintippen würden. Auch das ist kein Problem.

Mit einer sogenannten Normalisierungs-Regel können Muster definiert werden (z.B. vierstellige Nummern) welche mit einer bestimmten Zahl beginnen und anschliessend in eine volle E.164 Rufnummer umgewandelt werden. Dies geschieht anhand einer Regular Expression (RegEx) welche die gewählte Nummer auf die Gültigkeit der Regel überprüft.

Beipsiel einer Normalization Rule

RegEx kann einem auf den ersten Blick ziemlich komplex und schwer zu lernen erscheinen. Daher hat Microsoft einen grafischen RegEx Wizard ins Teams Admin Center eingebaut mit welchem diese Regeln auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können.

In diesem Beispiel verwenden wir vierstellige stellige Kurzwahlen welche mit der Ziffer «4» beginnen, exakt vier Zeichen lang sind und normalisieren diese zu +4144512xxxx.

Dabei wird eigentlich nicht die Kurzwahl gewählt, sondern Sie wird lediglich am Ende des Präfixes «+4144512» angehängt. Deshalb braucht für diese Funktion trotzdem jeder Benutzer eine eigene Direktnummer. Teams erkennt automatisch, dass es sich dabei um eine Nummer handelt, welche einem internen Benutzer zugeordnet ist und es wird ein interner Teams Anruf aufgebaut. Dabei entstehen keine Kosten für den Anruf.

Eingehende Anrufe

Eingehend sieht dies dann anders aus. Die Nummer «+41445124075;ext=4072» ist keine Normale Telefonnummer, daher kann ein Anruf nicht einfach so an die entsprechende Extension durchgestellt werden. Damit dies gelingt, braucht es eine gewisse Logik auf der Hauptnummer. Die richtige Komponente in Teams dafür heisst Auto Attenant (oder auch Automatische Telefonzentrale). Mit diesem Baustein lassen sich einfach IVRs (Interaktive Sprach Menus) realisieren. Ein Auto Attendant unterstützt zwei Möglichkeiten, (jedoch nur eine pro Auto Attendant) einen Anruf an eine bestimmte Person weiterzuleiten:

  • Dial by Name (Der Anrufer sagt den Namen der Person, welche er erreichen möchte)
  • Dial by extension (Der Anrufer tippt die Nummer der Person via Tastatur ein)

Nach Einagbe der Extension oder Sagen des Namens wird der Anrufer automatisch mit der gesuchten Person verbunden. Wer seinen Kunden trotzdem beide Möglichkeiten bieten will, von beiden Varianten gebrauch zu machen, kann dies erreichen, indem zwei verschiedene Auto Attendants verschachtelt werden.

Damit ein Auto Attendant in der Lage ist eine Person anhand der Extension Nummer im Verzeichnis zu finden, muss die Extension im Telefonnummer Feld des Benutzers entsprechend eingetragen sein.

Wenn wir mit diesem Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind Ihnen gerne bei der Konfiguration Ihrer Telefonzentrale in Teams behilflich.

 

Microsoft Business Voice für Office 365

Business Voice für Office 365 Business – Teams Telefonie zu günstigeren Preisen

Business Voice für Office 365 – was ist das? Ich meinte frohe Kunde für KMU die mit Office 365 telefonieren möchten. Microsoft hat heute bekannt gegeben (hier gibts die offizielle Info), dass nun auch Abonnenten von Office 365 Business Abos in den Genuss von Teams direct routing kommen. Bisher war es zwar «technisch» möglich, mit einer einzigen Enterprise Lizenz das «Phone System» Add-On zu kaufen, jedoch war und ist dies eine nicht unterstützte Variante. Sprich wer Probleme hat in dieser Konstellation, kriegt von Microsoft keinen Support.

Dank Business Voice ist es ab 1. April 2020 möglich, zu den erwähnten Lizenzen ein sogenanntes «Business Voice» Add-On zu kaufen. Der Kauf kann aber nur über einen Microsoft Partner erfolgen. Kunden welche Lizenzen über Kreditkarte beziehen, können leider davon nicht profitieren. Das «Business Voice» Lizenz Add-On besteht aus den beiden Lizenzen «Phone System» sowie «Audio Conferencing». Nebst der Telefonie erhalten Sie somit auch eine globale Konferenzlösung mit lokalen Einwahlnummern. So können Konferenzteilnehmer sich über ein normales Telefon an der Konferenz beteiligen.

Zudem entfällt der Kauf von «teureren» Enterprise Lizenzen (bspw. E1/E3/E5). Auch benötigt man keine Zusätze «Phone System/Audio Conferencing» mehr separat zu kaufen. Der KMU kann im direkten Vergleich rund 1/3 (ohne Gewähr, Preis ist abhängig vom Anbieter, aber bei uns kommt das so hin) der monatlichen Lizenzkosten einsparen. Ein Wechsel von Enterprise Lizenzen auf eine Business Premium oder Business Essential kann jederzeit vorgenommen werden. Es muss jedoch geprüft werden, ob Sie keine weiteren Enterprise Funktionen nutzen, welche durch das «downgrade» verloren gehen könnten.

Für Kunden, welche noch keine Teams Telefonie nutzen, bieten wir attraktive Angebote. Profitieren Sie aus der Kombination von Flat Abos und Office 365 Lizenzen aus einer Hand. Stellen Sie ihr Angebot zusammen auf https://twincapfirst.ch/produkt-kategorie/abos/. Gerne stehen wir Ihnen für alle Fragen rund um Office 365 und Teams zur Verfügung.

Angebot Teams Telefonie für KMU

Angebot Teams Direct Routing von TwinCap First AG – unsere Vorteile!

Business Voice für Office 365 Angebot Teams Telefonie mit Business Voice Lizenz Angebot von TwinCap First AG für Teams Telefonie

 

 

Partnerschaft mit Luware für Teams direct routing

Neue Partnerschaft mit Luware: Wir freuen uns die Partnerschaft mit Luware bekannt zu geben. Mit Luware haben wir einen Schweizer Partner gefunden, welcher über jahrelange Erfahrung in der Enterprise Kommunikation verfügt. Speziell im Microsoft Umfeld von Lync/Skype und Teams. Als Microsoft «Teams direct routing» Anbieter der ersten Stunde, sind wir stets bemüht unser Ökosystem zu erweitern.

Durch die Partnerschaft mit Luware, bieten wir unseren Kunden eine noch grössere Vielfalt an Lösungsvarianten und Einsatzmöglichkeiten. Insbesondere wenn es um den Einsatz von Microsoft «Teams direct routing» als Telefonielösung geht. Mit der neuen Partnerschaft mit Luware sind wir in der Lage auch weitergehende und komplexere Bedürfnisse im Bereich der Telefonie, sowie eine Vielzahl von Szenarien und Anforderungen aus dem Telefoniealltag abzudecken.

Zu Luware’s Portfolio gehören Lösungen für das Call routing, Contact Center Tools, Vermittlerlösungen (Rezeptionisten Arbeitsplätze) sowie Audio Recording. Beispiele von Lösungen sind Stratus Team, Stratus Agent und Stratus Switchboard. Weitere Infos finden Sie auf https://www.luware.com.

Dass sagt LuWare über sich selbst: Wir lieben, was wir tun: Entwicklung von Software für aussergewöhnlichen Kundenservice. Angeführt von den Bedürfnissen unserer Kunden, verwaltet von unseren Gründern: Wir sind über 80 Luwarians in der Schweiz, Großbritannien, Deutschland, den USA und Weißrussland mit einer Leidenschaft für moderne Technologie und exzellenten Kundenservice. In enger Partnerschaft mit Microsoft erweitern wir ihre Kommunikationsplattformen, um Mitarbeiter und Kunden über alle Kanäle hinweg zu verbinden. Mit fast 10 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung und im Kundenservice unterstützen wir unsere Kunden weltweit dabei, ihre Kundenerlebnisse aktiv zu gestalten.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit. Für Fragen zu den Lösungen von Luware stehe wir gerne zur Verfügung.

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