Microsoft Teams Extension Dialing

by Martin Heusser | 14 Okt, 2020 | Blog, Microsoft 365, Teams, Telecom Provider, Telefonie

Microsoft Teams Extension Dialing

Bei klassischen Telefonanlagen war es oftmals so, dass eine Firma nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine eigene Direktnummer hatte. Vielmehr wurden die Anrufe über eine zentrale Nummer empfangen und dann an die internen Nebenstellen (Telefonapparate) innerhalb des Netzwerks verteilt.

Ähnlich wie man in Cloud deployments jeden einzelnen Benutzer lizenziert, vergibt man üblicherweise auch jedem Benutzer seine eigene Direktnummer. Dies ist meist auch kostentechnisch kein Problem, da viele Anbieter, wie auch wir, keine monatliche Gebühr pro Nummer erheben.

Es gibt dennoch Situationen, in welchen nicht jedem Mitarbeiter eine Nummer zugeteilt werden kann. Typische Beispiele sind Start-Ups welche mit wenigen Nummern beginnen und dann rasant wachsen oder Firmen welche seit Jahrzenten dieselben fünf Nummern besitzen und einfach keine fortlaufenden Nummern mehr verfügbar sind.

Aus technischer Sicht kann in Teams jede Nummer nur einmal zugewiesen sein. Das bedeutet, dass die Attribute der Benutzer in jedem Fall eindeutig sein müssen. In diesem Fall kann das sogenannte Microsoft Teams Extension Dialing die Rettung sein. Hierbei können mehreren Benutzern die Hauptnummer, gefolgt von einer Extension Nummer zugewiesen werden.

Verhalten bei ausgehenden Anrufen

Die Rufnummer widerspiegelt sich dann auch entsprechend im Teams Client. Der Benutzer kann also somit sehen, welches seine Extension Nummer ist.

Bei ausgehenden Anrufen auf externe Nummern wird dann je nach Provider oder Gerät entweder nur die Hauptnummer oder die Hauptnummer + Extension angezeigt. Viele Firmen setzen ohnehin nach wie vor darauf, bei ausgehenden Anrufen immer die Hauptnummer oder die Nummer einer bestimmten Abteilung anzuzeigen. Wenn dies der Fall ist, bringt eine Implementation der Extension Nummern keinen Nachteil gegenüber der Zuweisung einer Direktnummer für jeden Benutzer.

Interne Anrufe

Ein Wechsel auf eine moderne Telefonie Plattform wie Microsoft Teams erfordert oftmals auch eine Umgewöhnung der Benutzer. Einige gewöhnen sich vielleicht schnell daran, die Kollegen/Innen neu per Namen, anstatt der Kurzwahl zu suchen, während andere vielleicht lieber wieder die drei oder vierstellige Kurzwahl eintippen würden. Auch das ist kein Problem.

Mit einer sogenannten Normalisierungs-Regel können Muster definiert werden (z.B. vierstellige Nummern) welche mit einer bestimmten Zahl beginnen und anschliessend in eine volle E.164 Rufnummer umgewandelt werden. Dies geschieht anhand einer Regular Expression (RegEx) welche die gewählte Nummer auf die Gültigkeit der Regel überprüft.

RegEx kann einem auf den ersten Blick ziemlich komplex und schwer zu lernen erscheinen. Daher hat Microsoft einen grafischen RegEx Wizard ins Teams Admin Center eingebaut mit welchem diese Regeln auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können.

In diesem Beispiel verwenden wir vierstellige stellige Kurzwahlen welche mit der Ziffer «4» beginnen, exakt vier Zeichen lang sind und normalisieren diese zu +4144512xxxx.

Dabei wird eigentlich nicht die Kurzwahl gewählt, sondern Sie wird lediglich am Ende des Präfixes «+4144512» angehängt. Deshalb braucht für diese Funktion trotzdem jeder Benutzer eine eigene Direktnummer. Teams erkennt automatisch, dass es sich dabei um eine Nummer handelt, welche einem internen Benutzer zugeordnet ist und es wird ein interner Teams Anruf aufgebaut. Dabei entstehen keine Kosten für den Anruf.

Eingehende Anrufe

Eingehend sieht dies dann anders aus. Die Nummer «+41445124075;ext=4072» ist keine Normale Telefonnummer, daher kann ein Anruf nicht einfach so an die entsprechende Extension durchgestellt werden. Damit dies gelingt, braucht es eine gewisse Logik auf der Hauptnummer. Die richtige Komponente in Teams dafür heisst Auto Attenant (oder auch Automatische Telefonzentrale). Mit diesem Baustein lassen sich einfach IVRs (Interaktive Sprach Menus) realisieren. Ein Auto Attendant unterstützt zwei Möglichkeiten, (jedoch nur eine pro Auto Attendant) einen Anruf an eine bestimmte Person weiterzuleiten:

• Dial by Name (Der Anrufer sagt den Namen der Person, welche er erreichen möchte)
• Dial by extension (Der Anrufer tippt die Nummer der Person via Tastatur ein)

Nach Einagbe der Extension oder Sagen des Namens wird der Anrufer automatisch mit der gesuchten Person verbunden. Wer seinen Kunden trotzdem beide Möglichkeiten bieten will, von beiden Varianten gebrauch zu machen, kann dies erreichen, indem zwei verschiedene Auto Attendants verschachtelt werden.

Damit ein Auto Attendant in der Lage ist eine Person anhand der Extension Nummer im Verzeichnis zu finden, muss die Extension im Telefonnummer Feld des Benutzers entsprechend eingetragen sein.

Wenn wir mit diesem Beitrag Ihr Interesse geweckt haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind Ihnen gerne bei der Konfiguration Ihrer Telefonzentrale in Teams behilflich.