Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung (Teil 2): Vor gut zwei Monaten haben wir Ihnen Microsoft Teams Direct Routing in einem Blogbeitrag vorgestellt. Wie es scheint, hat dies einige Wellen geschlagen, denn die ersten Kunden, welche sich für unsere Lösung interessiert haben, sind bereits live und telefonieren über Microsoft Teams. Was dieser Schritt mit Microsoft Teams für ein Unternehmen im Detail bedeutet, möchten wir Ihnen heute in diesem Post beschreiben.

Warum reden denn eigentlich alle über Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung?

Teams ist die schnellst wachsende Applikation in Microsofts Firmengeschichte. Bereits über 329’000 Organisationen setzen Teams ein, um die Zusammenarbeit zu fördern, die Anzahl an versendeten E-Mails zu verringern, firmenübergreifend an Projekten zu arbeiten und nun auch um zu telefonieren.

Die Teams App ist quasi eine moderne, zentrale Kommunikationsplattform, welche die Infrastruktur der Microsoft Cloud nutzt. Die Begebenheiten in welchen Menschen heutzutage miteinander kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. So findet der Informationsaustausch z.B. vermehrt über Chats oder Gruppenchats statt, im Privaten wie auch im Geschäftlichen. WhatsApp dürfte mittlerweile jedem einen Begriff sein, bei jüngeren wie auch bei älteren mobilen Nutzern. Doch WhatsApp eignet sich nur schlecht als Firmenkommunikationslösung. Als Firma hat man keine Kontrolle über die Benutzer, spezifisch über die Sicherheit und den Datenschutz, doch gerade diese Themen gewinnen immer mehr an Wichtigkeit.

Einer der wichtigsten Faktoren bei der Einführung neuer IT-Tools im Allgemeinen, ist die Benutzerakzeptanz. Denn ohne diese läuft leider gar nichts. Wie man das von gängigen Chat Apps und Services gewohnt ist, bietet auch Teams Persistent Chats, d.h. der Chatverlauf ist immer präsent, man braucht nicht mehr in Outlook nach alten Skype for Business Nachrichten zu wühlen. Öffnet man ein Chatfenster, knüpft man gleich dort an, wo man aufgehört hat. Auch Emojis sind mit dabei, vorausgesetzt der Administrator erlaubt dies. 🙂

Nebst der Chatfunktion bietet Teams auch Onlinebesprechungen, Screensharing, Integration von diversen Online Diensten wie OneNote, OneDrive und zahlreichen Plugins, Sprach- und Videoanrufe und neu eben auch die Anbindung ans öffentliche Telefonnetz. Darum geht es ja in diesem Beitrag.

Das Fehlende Puzzleteil

Ich sage immer wieder, PSTN Calling (Anrufe ins PSTN – Publicly Switched Telephone Network) ist das fehlende Puzzleteil von Office 365. Warum? Im Wesentlichen brauche ich heute genau zwei Tools, welche meine Kommunikationsbedürfnisse komplett abdecken. Outlook für Email und Teams für Chat, Audioanrufe, Meetings und Fest-/Mobilnetzanrufe.

Warum Office 365 respektive Microsoft Teams DR als Telefonie Lösung nutzen?

Microsoft Teams auch für die Telefonie zu nutzen, ist meiner Meinung nach, der nächste logische Schritt. Warum sollte man die Telefonie von anderen Kommunikationsmitteln unterscheiden oder gar abspalten, wenn es eine Möglichkeit gibt, alles an einem Ort zu integrieren? Cloud oder Hosted PBX Systeme gibt es wie Sand am Meer, doch keine Lösung ist wirklich integriert in Office 365, ausser jetzt Microsoft Teams Direct Routing.

Wie sieht das aus?

Wenn Microsoft Teams Direct Routing fertig konfiguriert ist, erscheint im Teams Client der «Anrufe» Tab (ein kleiner Telefonhörer als Symbol). In diesem Tab sehen Sie Ihre Kontakte, den Anrufverlauf, das Wähl-Feld und eine visuelle Darstellung Ihrer Voicemails.

Monatliche Kosten.

Im letzten Post haben wir Ihnen erklärt, was es alles braucht, um Teams Direct Routing umzusetzen, heute zeigen wir Ihnen auf, was die einzelnen Komponenten kosten.

Im Prinzip gibt es 3 Kostenpunkte – Office 365, SIP Provider und TwinCap First für das Betreiben des Session Border Controllers in der Cloud.

Die Preise für Office 365 variieren, je nach Software Anbieter oder CSP Modell, die SIP Preise sind abhängig vom gewählten Provider, hier am Beispiel von unserem Telco Partner Netstream, welchen wir für die Telefonie Lösung bestens empfehlen können.

TCF Managed SBC.

Was bedeuten diese drei Säulen genau? Nun, die erste «TCF Managed SBC» Spalte bedeutet, dass wir den Betrieb des SBC komplett für Sie übernehmen. D.h. Sie müssen als Kunde nichts kaufen, installieren, geschweige denn in ein Rack schrauben. Sie sagen uns nur, wie viele gleichzeitige Gespräche Sie wünschen und wir richten dies für Sie ein. Wir kümmern uns um Updates, Wartung, Security und sogar das SSL Zertifikat, welches für das Direct Routing benötigt wird. Denn die Verbindung vom SBC zu Office 365 und umgekehrt, erfolgt ausschliesslich verschlüsselt. Sie müssen nicht mal ein SSL Zertifikat erwerben oder daran denken dieses vor dem Ablauf zu erneuern, denn wir haben unsere Umgebung so konzipiert, dass alle unsere Kunden unser Zertifikat mitbenutzen können.

Die Telefonie ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags, darum wird unser Session Border Controller redundant in einem Azure Rechenzentrum betrieben. Konkret betreiben wir zwei identische VMs in zwei verschiedenen Availability Zones (Physisch getrennte Gebäude) innerhalb der Azure Region West Europe (Amsterdam).

Als Anynode Product Partner der deutschen Firma TE-Systems nutzen wir als SBC deren Software Lösung Anynode – The Software SBC. Da es sich bei Anynode um einen Software SBC handelt, erlaubt uns dies extrem flexibel und skalierbar zu sein und so unsere Umgebung allenfalls auch an die Nachfrage und Bedürfnisse unserer Kunden anzupassen.

Konkret kostet eine Session CHF 15.- / Monat wobei schon alle Kosten wie etwa VM Hosting, IP Adressen, Software Lizenzen, SSL Zertifikat etc. bereits inbegriffen und abgedeckt sind.

Microsoft Office 365.

Die benötigten Office 365 Lizenzen wurden bereits im letzten Beitrag thematisiert. Ich fasse aber trotzdem nochmals kurz zusammen, welche Lizenzen pro Benutzer nötig sind. Es braucht jeweils eine dieser Kombinationen (siehe unten), die Lizenz kann pro Benutzer individuell gewählt werden. Sie müssen also nicht unbedingt jedem Benutzer eine Lizenz inklusive Office Anwendungen zuweisen.

• E1 Lizenz + Phone System Add-On: CHF 15.80* / Monat
• E3 Lizenz + Phone System Add-On: CHF 30.80* / Monat
• E5 Lizenz (Phone System bereits inkl.): CHF 40.20* / Monat

* Die Office 365 Preise sind abhängig vom Lizenz-Anbieter, dies sind aber ungefähre Richtpreise wie Sie bei Microsoft zu finden sind.

Alternativ kann bei einer E1 oder E3 Lizenz nebst dem Phone System Add-On auch noch die Audio Conferencing Lizenz für CHF 3.90 pro Monat erworben werden. Bei E5 ist diese bereits inklusive.

Ansonsten entstehen in Office 365 keine weiteren Kosten für Direct Routing. Pro gekaufter Phone System Lizenz, kann auch eine Leistungsnummer von Microsoft bezogen werden. Leistungsnummern können Call Queues und Auto Attendants zugeordnet werden. Aktuell bietet Microsoft in der Schweiz nur Leistungsnummern mit der Vorwahl 043 & 044 – also historisch Raum Zürich. Dies ist aber nicht weiter schlimm, da im Normalfall sowieso die eigene Hauptnummer auf eine Call Queue umgeleitet wird.

Netstream SIP Connect.

Wir haben unsere Lösung zusammen mit Netstream inklusive Failover und Failback getestet und telefonieren auch selbst über einen Netstream SIP Trunk.

Dieser kostet uns pro Linie bzw. pro gleichzeitigem Gespräch CHF 5.- pro Monat.

Dazu kommen noch die Gesprächsgebühren. Netstream bietet verschiedene Netstream Voice Talk Abos welche bei CHF 20.- pro Monat beginnen und je nach Gesprächsvolumen bis CHF 1000 gehen. Je höher das Gesprächsvolumen ist, desto mehr Rabatt auf die Gesprächskosten wird einem gewährt.

Ein Netstream Voice Talk 50 beinhaltet somit CHF 50 Gesprächsguthaben pro Monat und die Gesamtgesprächskosten werden am Ende des Monats mit 3% rabattiert.

Beispiel KMU 10 Benutzer – 4 Kanäle

Die monatliche Kostenverteilung könnte bei einem KMU zum Beispiel so aussehen. Im Beispiel wurde mit 10 Usern und 4 Channels gerechnet, wobei 6 User eine E3 und 4 User eine E1 Lizenz besitzen.

Pro Benutzer gäbe dies einen durchschnittlichen Preis von CHF 32.80 / Monat. Wenn man bedenkt, dass in diesem Preis bereits eine komplette Office 365 Lizenz inkl. Exchange Online Mailbox, Office Anwendungen, SharePoint Online etc. inbegriffen ist, kann es dieser Preis allemal mit Angeboten anderer Cloud oder Hosted PBX Lösungen aufnehmen. Oftmals bezahlt man hier einen ähnlichen Preis für nur ein PBX System, ohne die komplette Office 365 Produkt Palette.

Office 365 Phone System als PBX

Office 365 Phone System bzw. Telefonsystem ist die PBX Funktion, welche in Office 365 integriert ist. Mit Phone System erhalten Sie also eine Cloud Telefonanlage, welche die meisten Bedürfnisse einer Firma abdecken kann.

Mit dabei sind u.a. auch Auto Attendants (Automatische Telefonzentralen) und Call Queues (Anrufwarteschlangen/Ring Rufe).

Dem Kunden im obigen Beispiel würden 10 Leistungsnummern und somit auch insgesamt 10 Auto Attendants oder Call Queues zur Verfügung stehen.

Auto Attendants bieten Unterstützung für Begrüssungsnachrichten, Music on Hold (Wartemusik) Geschäftszeiten, Urlaubslisten, Anrufbehandlung während und nach den Geschäftszeiten und IVRs (Interactive Voice Response, bzw. Interaktive Sprachdialogsysteme – sprich «wählen Sie 1 für Deutsch» usw.).

Beispiel: Geschäftszeiten definieren.

Beispiel: Urlaubslisten definieren inkl. benutzerdefinierter Ansage und Aktion.

Beispiel: IVR erstellen mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.

Call Queues können ebenfalls mit einer benutzerdefinierten Begrüssung und Wartemusik versehen werden. Es gibt die Möglichkeit Anrufe bei den Call Agenten (Mitglieder der Ringruf-Gruppe) parallel oder seriell klingeln zu lassen. Des Weiteren haben die Agenten die Möglichkeit, sich selbständig von den Ihnen zugeteilten Call Queues ab oder anzumelden. Anhand mehrere Call Queues können z.B. auch Verschachtelungen realisiert werden, dass z.B. nach einem Timeout von 30s der Anruf an eine andere Call Queue weitergeleitet wird. Die Agenten einer Call Queue werden über Office 365 oder Sicherheitsgruppen gesteuert.

Teams Client als Softphone.

Sobald die Konfiguration von Direct Routing eingerichtet ist, erscheint bei den Benutzern der «Anrufe» Tab im Teams Client. Über das Wählfeld oder die Tastatur lassen sich dann bequem Nummern eintippen und Anrufe starten. Im Verlauf lässt sich einfach nachvollziehen welche Nummern gewählt wurden und von welchen Nummern oder Kontakten man angerufen wurde. Aus Datenschutz-Gründen verzichte ich hier auf einen Screenshot 😉

Auch Voicemail ist direkt im Teams Client als Visual Voicemail integriert, d.h. es ist nicht mehr nötig eine Nummer anzurufen, um seine Voicemails abzuhören. Über das Menu lässt sich auch gleich ein Rückruf initiieren. Wer die Standardansage seiner Voicemail Box personalisieren bzw. selbst besprechen möchte, kann dies über die Einstellungen tun.

Ein aktiver Anruf kann entweder mit oder ohne Rückfrage durchgestellt werden, sowohl an interne wie auch externe Kontakte/Nummern.

Jeder Direct Routing Benutzer kann direkt im Client einstellen, wie die Anrufe bei Ihm eingehen sollen. Es besteht die Möglichkeit, gleichzeitig einen anderen Kontakt oder eine andere Nummer anzurufen. Auch eine Einstellung für unbeantwortete Anrufe nach einer bestimmten Zeit, z.B. an Voicemail ist mit an Bord.

Wenn man in den Systemeinstellungen Teams als Standard App für Anruf Hyperlinks setzt, lassen sich auch Anrufe mit nur einem Klick tätigen.

Einmalige Kosten

Für die Basis Implementation von Teams Direct Routing verrechnen wir Pauschal einen Arbeitstag. (CHF 1’600.- exkl. MwSt.)

Wir hoffen, dass wir Ihnen einen tieferen Einblick geben konnten, wie man Microsoft Teams erfolgreich als Cloud Telefonie Lösung einsetzen kann, wie das Angebot aussieht und was Teams & Office 365 alles an Telefonie-Features bieten. Falls Sie Fragen zu Microsoft Teams Direct Routing haben oder eine Offerte wünschen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne.

Produkte-Video:

 

Das Team der TwinCap First AG wünscht Ihnen bereits jetzt frohe Festtage und ein gutes neues Jahr!