Findtime – Das Doodle für Outlook

 

Findtime – das Doodle für Outlook: Oftmals ist es schwer mit Externen einen passenden Termin für ein Meeting zu finden. Dabei gibt es of ein langes hin und her mit zahlreichen E-Mails und Telefongesprächen bis der Termin steht. Es gibt jedoch ein praktisches Outlook Add-In, welches in Doodle-Manier, zwischen mehreren Teilnehmern, das nächste Meeting in einen Kalendereintrag umwandelt. Kleiner Exkurs: Auch eine coole Lösung ist Microsoft Bookings, diese eignet sich gut für 1:1 Meetings und hilft rasch Termine mit Einzelpersonen zu finden.

Aber zurück zu Findtime – die Idee an sich ist nichts neues und aussergewöhnliches. Mit Findtime erhälst du aber eine schlaue Lösung aus einer Hand. Du musst somit keine Links generieren oder sonstige Zusatzschritte ausserhalb von Outlook tätigen. Im Gegensatz zu Doodle bucht Findtime auch gleich alle «geplanten/vorgeschlagenen» Termine in deinen Kalender mit und erspart dir somit das mühsame «blockieren» von Terminen von Hand. Umgekehrt werden die provisorischen Termine natürlich auch gelöscht wenn der Termin fixiert wurde.

Findtime – Das Doodle für Outlook – so funktionierts!

Neue E-Mail Nachricht öffnen, die gewünschten Teilnehmer erfassen und Findtime Plug-In aufrufen. Auf der rechten Seite erscheint danach eine Liste, welche je nach Dauer des Termins, die passenden Zeiten aus deinem Kalender ausliest und für die Wahl vorschlägt. Hat man die gewünschten Termine ausgewählt, fügt man den Inhalt als Einladungskarte ein und sendet das Mail ab.

Findtime - Das Doodle für Outlook

Die ausgewählten Empfänger erhalten ein Mail und können nun abstimmen, welcher Termin für sie am besten passt. Danach wird ein automatisches Mail an den Organisator gesendet, welcher den Vorschlag der passenden Termine sieht.

Findtime - Das Doodle für Outlook

Beim Organisator zurück: Dieser erhält das Ergebnis seiner Terminumfrage und kann mit dem Schedule Button den gewünschten Termin im Kalender eintragen. Gleichzeitig wird allen Teilnehmern eine Termineinladung gesendet, bei der auch ein Link für ein Teams Meeting mitgesendet werden kann. Finito.

Wer als Organisator nicht selbst den Termin wählen möchte, kann dies auch Findtime überlassen (via Option beim Erstellen der Einladung anwählbar), d.h. beim ersten Termin der allen passt, schickt Findtime dann automatisch einen Termin raus an alle Teilnehmer. Einladungen können natürlich auch geändert werden. Sprich Personen hinzufügen/entfernen oder Termine hinzufügen/löschen. Diese Optionen können zu Beginn der Terminerstellung im Findtime Add-In hinterlegt werden.

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Poll Settings

Die beiden Optionen «Schedule when attendees reach consensus» und «Hold selected times on my calendar» sind besonders praktisch für Teilnehmer, die einen hohen Verkehr von Termineinträgen in Ihrem Kalender pflegen. FindTime berücksichtigt somit die freien Slots der betroffenen Teilnehmer und sendet den Termin automatisch raus. Zudem werden die ausgewählten Termine im Kalender festgehalten, sofern die Hold Selected Times Funktion aktiviert ist.

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Muss ich darauf achten, wem ich die Einladungen sende?

Nein, nur der Organisator benötigt das Plug-In und somit Office 365. Bei allen weiteren Teilnehmern spielt es keine Rolle, ob Extern oder überhaupt Outlook bzw. Office 365 Nutzer.

Wie komme ich an das Add In?

Outlook starten, Add-In Verwaltung aufrufen, nach “Findtime” suchen und Plug-In adden. Es ist völlig egal, ob man das Outlook App oder die Webversion nutzt. Unter folgendem Link gibt’s noch die Anleitung dazu: Install FindTime (microsoft.com).

AudioCodes Teams Video Collaboration Bar RXV80

Aller guten Dinge sind drei, AudioCodes stellt nach Logitech und Yealink nun seine eigene Teams Video Collaboration Bar «RXV80» vor. Diese überzeugt ganz klar durch die einfache Bedienung. Wir haben die AudioCodes Teams Video Collaboration Bar RXV80 zwar noch in einer «Beta Version» bekommen, also kurz vor dem produktiven Release, aber das Gerät hat einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Die Collaboration Bar ist eine All-in-One Audio- und Videolösung für kleine und mittlere Räume. AudioCodes definiert «kleine» und «mittlere» Räume als bis zu 30m2 gross (z.b. 5m x 6m).

Bitte daran denken, verschiedene Kriterien entscheiden über Qualität von Bild und Ton. Zum Beispiel Höhe, Schall, Licht, Anzahl Teilnehmer, Qualität des TV-Lautsprechers usw. Wenn das Gerät mit dem jetzigen Lieferumfang genutzt wird, so sehen wir eher Räume im Bereich von 15-20m2 als optimal, da sonst zusätzliche Mikrofone benötigt werden (soll als Zubehör erhältlich sein). Im produktiven Betrieb hört man sonst die Teilnehmer als «weit» entfernt.

Originaltext AudioCodes

Die in Partnerschaft mit Dolby® entwickelte Collaboration Bar RXV80 wird mit schwierigen Lichtverhältnissen und unterschiedlichen Raumgrößen fertig und fängt jedes Detail mit der gleichen Präzision ein, als würde man sich tatsächlich gegenübersitzen. Intelligent Acoustics™ geben alles im Raum Hörbare wieder und gewährleisten unglaubliche Sprachqualität, wobei leise und entferntere Stimmen verstärkt werden, während jeder einzelne Sprecher − ungeachtet externer Störungen außerhalb der abgegrenzten Räumlichkeiten − isoliert wird. Das Ergebnis ist ein Meeting-Erlebnis, das jedem Teilnehmer eine Stimme verleiht; unabhängig von der Form des Konferenzzimmers, seiner Größe oder der Wandbeschaffenheit.

RXV80 Anordnungsmöglichkeiten
RXV80 im Raum Foto

Was verspricht die Hardware?

  • 4K Ultra HD / 30 FPS, 110° Sichtfeld
  • Android 9.0
  • 264, H.264 High Profile
  • 4 Beamforming Microphone Array (Omni-directional Mikrofon)
  • native Microsoft Teams
  • LAN (RJ45, Gigabit Ethernet, aber kein PoE möglich)
  • WLAN integriert (Dual Band WiFi)
  • Bluetooth integriert (4.2, Klasse 2 (~10m)
  • 2x HDMI
  • 2x USB 3.0
  • Audio output through HDMI (entwickelt in Partnerschaft mit Dolby)
  • Mit Netzteil
  • Es gibt einen HDMI IN, um PC-Content zu teilen, ist jedoch erst auf der Roadmap
RXV80 von hinten / anschlüsse

Das Datenblatt zum Gerät gibt es in Englisch hier oder in Deutsch

Was gehört zum Lieferumfang in der Box?

RXV80 Foto
  • Die AudioCodes Teams Video Collaboration Bar RXV80, etwas grösser als eine Schuhschachtel, ausgerüstet mit einem stabilen und einfachen Klemmechanismus, d.h. man kann die Bar auf einen TV oder Monitor positionieren und so ohne Probleme aufstellen, dies ist simpel. Auch wer handwerklich kein Talent hat, kriegt das ohne Probleme hin 😊
  • Ein HDMI Kabel mit dem man das System an jedem TV/Monitor mit HDMI Input anschliessen kann
  • Stromkabel/Netzteil
  • Zusatzlautsprecher und Mikrofon im Form eines runden Gerätes (sieht aus wie AC RX10, dürfte Jabra 750 sein) – d.h. falls der TV oder Monitor keine Lautsprecher hat, so kann dieses Gerät als Mikro/Lautsprecher genutzt werden, wobei die Nutzung der Stereo Lautsprecher eines TV Gerätes schon sehr praktisch ist, d.h. Lautstärke kann am Gerät oder auch am TV reguliert werden
  • Bluetooth Fernbedienung – siehe Details nächster Abschnitt

Fernbedienung

Die Fernbedienung läuft über Bluetooth, also ohne Infrarot. Somit funktioniert die remote Control, auch wenn man nicht auf den TV/Monitor zeigt. Das Koppeln passiert automatisch oder über gleichzeitiges drücken der Home/Menu Taste. Eingaben wie User, WLAN usw. erfolgen über ein On-Screen Keyboard ähnlich wie man es von Apple TV kennt.

Zwei Tasten leuchten im Dunkeln (Teams und Mute Button) was ganz praktisch ist wenn’s etwas dunklerim Raum ist. Der Teams Buttons wird für das «Joinen» eines Meetings genutzt. In Zukunft soll damit auch Cortana angesteuert werden können (Roadmap). Der Kamera Button ist für die Kamera Einstellungen, beispielsweise die Helligkeit.

Zudem gibt’s einen integrierten Reminder der bei einem Akkustand von 20% der remote Control informiert (dies auch über OVOC, die Management Plattform von AudioCodes). Wird die Fernbedienung aus dem Raum entfernt, respektive aus dem Empfangsbereich des Gerätes, wird ein akustischer Alarm ausgelöst.

 

Remote control RXV80

Setup

Was muss ich nach dem Auspacken der Hardware tun? Die AudioCodes Teams Video Collaboration Bar RXV80 nur auspacken, auf dem TV montieren, HDMI von der Bar an den TV führen, Strom einstecken und fertig. Gestartet wird das Gerät automatisch, nachdem es Strom hat, das Starten dauert gefühlt weniger als 1 Minute.

Über das On Screen Menu wird mit der remote Control WLAN verbunden (entfällt falls über LAN angeschlossen) und schon kann man sich auf Microsoft Teams anmelden.

Das Geräte unterstützt auch das Microsoft Phone System, d.h. die Box kann auch mit einer Telefonnummer über O365 provisioniert werden (setzt Teams Direct Routing oder Calling Plans voraus). So kann man direkt über eine PSTN Nummer telefonieren oder auch an Konferenz-Lösungen via Telefon/PIN teilnehmen.

Das Management des Gerätes erfolgt, wie bei allen anderen Teams Geräten direkt über das Teams Admin Center, soll heissen Updates der Teams App oder Firmware/Android erfolgen direkt über Microsoft.

Handling

Ist man eingeloggt (oder der jeweilige Bar/Sitzungszimmer Benutzer), zeigt die Box alle kommenden Meetings an. Mit der remote Control wird das entsprechende Meeting gewählt und es kann losgehen.

Das Prinzip ist einfach und bekannt, der Benutzer plant sein Meeting, meistens über seinen Outlook Kalender oder direkt in der Teams App. Dabei kann er (sofern konfiguriert) das Sitzungszimmer inklusive der Communication Bar als Ressource/Raum buchen.

Hat man kein Meeting geplant, so kann auch Ad Hoc ein Meeting gemacht werden, indem man jemanden über Teams zum Termin einlädt oder über aus einem Meeting über Proximity Join direkt einen Raum dazubucht. Somit ist das Handling sowohl geplant wie auch Ad Hoc äusserst einfach und sollte auch Benutzern mit wenig Erfahrung keine Probleme machen.

Fazit

Keep it «simple and stupid», die Einfachheit des Setups und der Nutzung ist für uns ganz klar das Hauptargument. Über die technischen «Raffinessen» lässt sich mit der Nerd Fraktion streiten, aber dem typischen Business Nutzer dürfte nur die einfache Bedienung, ein einwandfreies Bild und verständliche Akustik/Ton interessieren, ob das 4K mit 30 FPS oder mehr ist, wird kaum ausschlaggebend sein.

Auch der Marktpreis von CHF 1’600 – 1’800 exklusive MwSt. ist akzeptabel im Vergleich mit dem Wettbewerb. Wenn man bedenkt, dass eine MTR (Microsoft Teams Rooms) Lösung meistens erst ab CHF 2’800 aufwärts erhältlich ist und die Funktionsvielfalt dieser Geräte nicht unbedingt wahnsinnig viel mehr Nützliches und Brauchbares umfasst.

  • Einfach zu installierendes und zu bedienendes Gerät
  • Integrierter UC-Client macht persönliche Geräte wie Laptops oder Telefone überflüssig
  • Intelligente Acoustics™ bieten verbesserte Sprachqualität auch in Räumen mit hohen Decken, Glaswänden und anderen schwierigen Raumbedingungen
  • Unified Communications Funktionen unterstützen sowohl reine Sprachkonferenzen als auch videofähige Zusammenarbeit
  • Nutzung vorhandener TV-Lautsprecher für eine einfache und problemlose Installation
  • Arbeitet mit AudioCodes Meeting Insights (optional)
  • Preis: Das Gerät wird für rund CHF 1’500 – 1’800 auf dem CH Markt angeboten

 

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich die Teams Telefonie Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.